在辨析“目錄管理”中提升高校檔案工作

蔡雨

摘 要：通過(guò)研究其推行的過(guò)程，執(zhí)行的效果，分析其對(duì)高校檔案工作的現(xiàn)實(shí)作用，探尋其可能產(chǎn)生的中期影響。

關(guān)鍵詞：辨析；目錄管理；提升；高校檔案

高校檔案工作“目標(biāo)管理”的提出，為高校檔案工作提出了一個(gè)近期工作目標(biāo)。自推行以來(lái)，通過(guò)對(duì)高校的檔案工作量化的測(cè)試和標(biāo)準(zhǔn)的評(píng)定，使其在檔案工作管理體制 、列入學(xué)校各項(xiàng)管理、檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)、檔案信息開發(fā)利用等方面受到了全面地檢驗(yàn)、規(guī)范地考核，從近幾年推廣的情況看，對(duì)高校檔案工作確實(shí)起到了一定的推動(dòng)作用。高校檔案工作自此有了一個(gè)統(tǒng)一的衡量尺度，各校檔案管理水平在此標(biāo)準(zhǔn)尺度的衡量下，優(yōu)者勝出。

高校檔案“目標(biāo)管理”的推行狀況和實(shí)施特點(diǎn)：

1 其考核程序基本覆蓋了高校近期檔案工作的發(fā)展進(jìn)程

1.增強(qiáng)檔案意識(shí)，建立高校檔案領(lǐng)導(dǎo)體制

近年來(lái)，凡申報(bào)考評(píng)的學(xué)校基本建立起相應(yīng)的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制以及與學(xué)校整體發(fā)展相適應(yīng)的檔案工作機(jī)構(gòu)。一些高校檔案館的建立，表明高校檔案工作地位正穩(wěn)步提高，標(biāo)志著檔案工作邁出了與學(xué)校整體建設(shè)同步發(fā)展的第一步。

2.加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，檔案管理形成網(wǎng)絡(luò)

隨著學(xué)校對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)程度的加強(qiáng)，檔案干部隊(duì)伍建設(shè)逐步得到重視，隊(duì)伍結(jié)構(gòu)不斷優(yōu)化，人員年齡呈現(xiàn)年輕化趨勢(shì)，知識(shí)層次及專業(yè)素質(zhì)均有較大幅度提高。多數(shù)學(xué)校已形成由學(xué) 校領(lǐng)導(dǎo)分管、校辦主任主管，專職檔案人員負(fù)責(zé)，兼職檔案人員配合的檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系。為學(xué)校檔案工作的正常開展提供了可靠的組織保障。

3.建立健全檔案管理制度，與檔案工作進(jìn)程保持同步發(fā)展

由于檔案工作程序日趨完善，檔案管理制度的修訂、完善、更新的任務(wù)日漸艱巨、為適應(yīng)檔案工作快速發(fā)展變化的特點(diǎn)，各校采取一系列措施，如將檔案規(guī)章制度重新修訂后匯集成冊(cè) ，制訂特色檔案管理制度等。

4.檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)步入規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化軌道。

高校檔案工作“目錄管理”將傳統(tǒng)的檔案管理注入了生機(jī)和活力。自此，打破了傳統(tǒng)模式中由于缺乏統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)而出現(xiàn)的分散管理局面，提出了科學(xué)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的操作方式。部分高校檔案部門據(jù)此展開各具特色的有益嘗試。此外，檔案部門與有關(guān)部門密切配合，參與 學(xué)?？蒲谐晒b定、基建項(xiàng)目竣工、設(shè)備開箱驗(yàn)收等重大活動(dòng)，一定程度上實(shí)現(xiàn)了檔案工作和學(xué)校主要職能活動(dòng)的同步管理。檔案分類日趨勢(shì)科學(xué)、合理，逐步形成了適合學(xué)校檔案工作實(shí)際的檔案分類方案，并在實(shí)體分類的基礎(chǔ)上，開始多途徑的嘗試信息分類的實(shí)踐。

5.引入現(xiàn)代化手段，主動(dòng)開發(fā)檔案信息資源

高校檔案部門在積極探索利用途徑，不斷豐富檢索工具的基礎(chǔ)上，圍繞學(xué)校的中心工作和重點(diǎn)任務(wù)，分析檔案需求信息，編制出大量適合當(dāng)前高校改革和發(fā)展的檔案編研資料。轉(zhuǎn)換被 動(dòng)服務(wù)方式，突出主動(dòng)服務(wù)特色。依托現(xiàn)代科技，制備出多層次檔案編研成果，不僅滿足了 利用者的需求，而且深化了檔案編研的層次。

2 其實(shí)施效果給檔案部門帶來(lái)雙重收益

1.硬件設(shè)施地更新、充實(shí)，使檔案管理?xiàng)l件和信息開發(fā)手段得到改善。

高校普遍增加了對(duì)檔案工作的投資份額，為檔案部門單獨(dú)配備或更新了現(xiàn)代化設(shè)備，并配備了與之相應(yīng)的專業(yè)人員，輔助檔案現(xiàn)代化管理工作的開展，并已取得可喜成果。

2.軟件收益顯著提高：

領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)加強(qiáng)，為檔案部門解決了大量現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。通過(guò)“目標(biāo)管理”使檔案部門獲得與其他教學(xué)部門等同的位置，接授檔案專業(yè)考評(píng)，其考核過(guò)程和結(jié)果在校內(nèi)引起關(guān)注和重視， 客觀上提高了檔案部門在學(xué)校的知名度，為檔案工作在學(xué)校綜合管理中贏得了相應(yīng)的地位。檔案人員的業(yè)務(wù)能力和工作水平在實(shí)踐檢驗(yàn)中全方位得到鍛煉。考核和提高。檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化程度大幅度提高，檔案信息開發(fā)成果倍出，為今后的工作奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3 從推進(jìn)程度分析其實(shí)施過(guò)程的難點(diǎn)

“目標(biāo)管理”推廣實(shí)行后，一些學(xué)校在實(shí)施過(guò)程中，遇到了某些實(shí)際情況和“目標(biāo)管理”的 有關(guān)條款不兼容的難題，突出體出在檔案工作與學(xué)校整體工作要求保持“四同步”發(fā)展等問(wèn)題。究其原因，高校檔案“目標(biāo)管理”是從檔案工作發(fā)展角度出發(fā)，對(duì)檔案工作的主體環(huán)節(jié)及周邊方面加以規(guī)范，力爭(zhēng)使之盡量合乎標(biāo)準(zhǔn)。然而，檔案管理作為一門邊緣學(xué)科，其承載 內(nèi)容涉及各個(gè)領(lǐng)域，管理方式滲透到多個(gè)層面。如果將檔案作為一個(gè)隔離體研究，則將失去 其存在的意義。同樣，檔案工作作為一種動(dòng)態(tài)的存在方式，應(yīng)考慮到它與周邊介質(zhì)的相互作 用與影響。上述問(wèn)題的主要癥結(jié)是“目標(biāo)管理”的設(shè)置初衷沒能找準(zhǔn)檔案工作的位置——服務(wù)性、輔助性，過(guò)分夸大了檔案部門的職能和作用。其基礎(chǔ)性、局域性表明它無(wú)法與學(xué)校整 體的中心工作和重點(diǎn)任務(wù)并舉，更不能單方面越級(jí)協(xié)調(diào)學(xué)校的整體規(guī)劃和片面干預(yù)教、科、研工作的實(shí)施過(guò)程。

4 從高校檔案部門對(duì)考評(píng)工作的反饋意見分析其可能產(chǎn)生的中期影響

從目前高校檔案部門對(duì)考評(píng)工作的反饋意見看，認(rèn)為考評(píng)基本反映出高校檔案工作的特點(diǎn)和 檔案管理的全過(guò)程，具有較強(qiáng)的可操作性。但是，經(jīng)過(guò)整體考評(píng)過(guò)程后，總感覺有些缺憾。 在實(shí)際考核和驗(yàn)收過(guò)程中，似乎比較偏重申報(bào)性文件資料的齊備與否，而實(shí)際工作的量化程 度及考評(píng)前后的差異狀況未能充分體現(xiàn)出來(lái)。這樣會(huì)出現(xiàn)一些負(fù)效應(yīng)，一些學(xué)校在初步了解 了考評(píng)程序后，在申報(bào)文件和自檢報(bào)報(bào)告上大作官樣文章，而較多的忽略了檔案工作扎實(shí)內(nèi) 功的修煉，致使高校檔案工作“目標(biāo)管理”的效果大打折扣。如據(jù)此預(yù)測(cè)其中期效果，終究 會(huì)對(duì)高校檔案工作“目標(biāo)管理”的整體運(yùn)作蒙上一層陰影。另外從考評(píng)結(jié)果看，一些學(xué)校反 映考評(píng)后的獎(jiǎng)勵(lì)由于學(xué)校受到某些因素的制約無(wú)法兌現(xiàn)，若此現(xiàn)象發(fā)展至在數(shù)量上具有一定的代表性，勢(shì)必在一定程度上影響檔案人員繼續(xù)取進(jìn)的積極性。既然是依法治檔，檔案行政 管理機(jī)關(guān)能否以此為依據(jù)，向有關(guān)的財(cái)政部門申請(qǐng)專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)用于此項(xiàng)活動(dòng)的表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。這 樣，既可緩解不校經(jīng)費(fèi)緊張狀部分，又可保證此項(xiàng)工作持續(xù)執(zhí)行的效果。高校檔案工作“目標(biāo)管理”對(duì)高校檔案工作產(chǎn)生的影響實(shí)行高校檔案工作“目標(biāo)管理”對(duì)高校檔案工作總體發(fā)展水平不均衡，檔案工作尚未與高校 整體工作完全實(shí)現(xiàn)“四同步”，檔案干部素質(zhì)差異較大，檔案部門環(huán)境設(shè)施有待進(jìn)一步改善 ，檔案信息開發(fā)薄弱于基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)等高校檔案工作現(xiàn)存的問(wèn)題，具有較好的“醫(yī)治”作用 。一定程度上可以改善或緩解目前存在于高校檔案部門的尖銳矛盾，相信經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的努力，高校檔案工作的整體水平會(huì)在現(xiàn)有基礎(chǔ)上整體提高。此外，隨著檔案工作“目標(biāo)管理” 等級(jí)地遞進(jìn)，從“目標(biāo)管理”的內(nèi)容，可見檔案工作重點(diǎn)逐步從基礎(chǔ)建設(shè)轉(zhuǎn)至現(xiàn)代化管理， 其所占比重也在逐步遞增。既然高校檔案工作“目標(biāo)管理”設(shè)置者在其設(shè)置初衷，已預(yù)測(cè)到 檔案工作發(fā)展趨勢(shì)，主觀規(guī)定了其發(fā)展軌跡，相信在進(jìn)一步推向深入的過(guò)程中，客觀上會(huì)在 中期發(fā)展階段看到其顯著軌跡，相信在進(jìn)一步推向深入的過(guò)程中，客觀上會(huì)在中期發(fā)展階段 看到其顯著成效。但是，前文述及的某些問(wèn)題也不容忽視。倘若在近期解決不好，勢(shì)必成為 阻礙發(fā)展的隱患，其日積月累的負(fù)面效應(yīng)，會(huì)逐漸吞噬高校檔案工作“目標(biāo)管理”的主體。

為此，應(yīng)給予高度重視。盡快采取有效措施，以利該項(xiàng)工作全面、深入的推進(jìn)和發(fā)展。