高校人事檔案信息化建設(shè)的思索

徐海峰

摘 要：網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)步驟的加快，帶動各行各業(yè)都發(fā)生了翻天覆地的變化，高校人事檔案管理也同樣如此。與網(wǎng)絡(luò)相結(jié)合，構(gòu)建新型的高校人事檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為高校人事檔案的未來發(fā)展趨勢，其也必將帶動更加全面的檔案管理。本文對高校人事檔案的信息化建設(shè)進行研究，提出其信息化建設(shè)策略。

關(guān)鍵詞：高校人事檔案；人事檔案管理；信息化建設(shè)

科技化的發(fā)展已經(jīng)讓網(wǎng)絡(luò)走入千家萬戶，其同樣走進高校的環(huán)境中，給高校的各項管理帶來方便。當(dāng)信息化建設(shè)與高校的人事檔案相結(jié)合，其所帶來的將是人事檔案管理中的變革。當(dāng)前，部分高校以及校級管理層已經(jīng)對人事檔案的信息化建設(shè)引起了高度的關(guān)注，將計算機的應(yīng)用引入到檔案管理中，使其更加具有規(guī)范性，實現(xiàn)了由從前的人工操作轉(zhuǎn)變成為信息化管理，讓信息化的建設(shè)為人事檔案管理增磚添瓦。高校管理層要對人事檔案信息化建設(shè)的重要意義引起重視，探尋高校人事檔案信息化建設(shè)存在的問題，構(gòu)建新型的信息化管理系統(tǒng)。

1 高校進行人事檔案信息化建設(shè)的重要意義

隨著社會的發(fā)展，歷史的變革，高效進行人事檔案信息化建設(shè)對其具有重要的意義，其能夠有效促進高校對人員管理的質(zhì)量的提升，同時對于學(xué)校形象的提升也具有重要作用。首先，其能夠提高管理人員的工作效率。將人事檔案的管理納入到信息化系統(tǒng)管理中，能夠有效節(jié)省之前人力勞動所產(chǎn)生的人力成本，使檔案管理更加高效、高質(zhì)，其通過科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用減少了錯誤發(fā)生的幾率。其次，其能夠使管理人員的業(yè)務(wù)水平得到提高。人事檔案進行信息化管理之后，有效節(jié)省了管理人員的管理時間，讓管理人員能夠有更多的時間進行自身專業(yè)技能的研究和提高，對于其業(yè)務(wù)水平的提高起到一定的幫助作用。第三，其是高?，F(xiàn)代化水平的表現(xiàn)。將人事檔案納入到信息化管理中，從一個層面反映了高校所進行的現(xiàn)代化建設(shè)程度，能夠有效推動高效的計算機信息化進程，讓其更好地為高校服務(wù)。第四，其是時代發(fā)展的需要。信息化管理水平在高校中的應(yīng)用，體現(xiàn)了我國國家或者地區(qū)的科學(xué)技術(shù)發(fā)展水平，在我國的信息化建設(shè)中占有重要的地位，是我國科學(xué)技術(shù)發(fā)展的具體表現(xiàn)。因此，加強我國高校人事檔案信息化建設(shè)不僅是管理人員的需要，是學(xué)校建設(shè)的需要，更加是時代發(fā)展、社會進步的需要。

2 高校人事檔案信息化建設(shè)存在的問題

當(dāng)前高校在人事檔案管理中已經(jīng)取得了一定的成績，在引入網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用，進行信息化建設(shè)的過程中也展現(xiàn)了其優(yōu)勢所在。但是，不可否認的是，高校人事檔案信息化建設(shè)過程中依然存在著一些問題，這些問題對其信息化建設(shè)造成一定程度的阻礙。推進高校人事檔案信息化建設(shè)，需要首先將這些問題予以有效解決，從而讓其未來發(fā)展之路變得更加順暢。

1.人事檔案信息化建設(shè)工作的重視度需待提高

當(dāng)前階段，很多高校已經(jīng)注重了計算機信息技術(shù)的應(yīng)用，并對其進行了很好的發(fā)展。但是，我們也必須看到，計算機信息技術(shù)的應(yīng)用與其人事檔案管理方面的結(jié)合還不夠充分，高校管理層在此方面的重視程度還不夠，對其所投入的人力、物力成本還沒有達到所需要的程度，很多檔案的管理還沒有納入到信息化管理中，甚至一部分紙質(zhì)檔案已經(jīng)流失。

2.人事檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容空泛

當(dāng)前高校在進行人事檔案信息化建設(shè)的過程中，對于其內(nèi)容的構(gòu)建還沒有形成有效的體系，大部分高校在進行信息化建設(shè)的時候，側(cè)重的是教職工的基本簡歷或者信息，對于其業(yè)務(wù)能力和成績方面的評價則較為少見，甚至根本沒有提及。這就造成了其信息化建設(shè)的內(nèi)容較為空泛，難以展現(xiàn)相關(guān)人員的全面狀況。

3.缺乏系統(tǒng)的規(guī)范和指導(dǎo)

目前，很多高校在進行人事檔案信息化建設(shè)的過程中，都是邊摸索邊前進。在此方面全國范圍內(nèi)還沒有一個學(xué)校建立了完善的檔案管理系統(tǒng)，成為其他各校學(xué)習(xí)的典范。這就造成很多學(xué)校在進行檔案信息化建設(shè)的過程中沒有系統(tǒng)化的規(guī)范標(biāo)準，也沒有專業(yè)人士對其進行指導(dǎo)，很多資源無法實現(xiàn)共享，也不能滿足高校對其的多樣化需求。

3 高校人事檔案信息化建設(shè)實施途徑探索

高校要從多渠道尋找實現(xiàn)人事檔案信息化建設(shè)的方法，不斷推進其檔案的信息化建設(shè)步伐，讓高校的現(xiàn)代化建設(shè)更快、更早的實現(xiàn)。本節(jié)，筆者結(jié)合自身對人事檔案管理信息化建設(shè)的認識，提出以下幾方面的實施途徑。

1.提高人事檔案信息化建設(shè)的重視程度

高效進行人事檔案信息化建設(shè)，首先需要的是領(lǐng)導(dǎo)層的重視，只有領(lǐng)導(dǎo)層對此引起高度關(guān)注，不斷推進其建設(shè)的進度，才能保證高校盡快的實現(xiàn)檔案的信息化管理。首先，高校領(lǐng)導(dǎo)要開拓思維，參加相關(guān)的培訓(xùn)或者會議，學(xué)習(xí)先進的計算機信息管理技術(shù)，將之與人事檔案管理有效結(jié)合。其次，要對網(wǎng)絡(luò)信息平臺進行充分的利用，在進行校園建設(shè)的同時，構(gòu)建關(guān)于人事檔案的信息系統(tǒng)。第三，高校管理層要運用多種方式，對本校人事檔案的信息化建設(shè)進行大力宣傳，讓全校人員都對此進行關(guān)注，甚至可以倡導(dǎo)教師職工與學(xué)生對此進行監(jiān)督。通過意識上的重視，使人事檔案管理具備信息化的條件，實現(xiàn)其信息化的管理。

2.建立相應(yīng)的規(guī)范制度，實行標(biāo)準化管理

高校在認真貫徹執(zhí)行《檔案法》《人事制度管理條例》等的法律法規(guī)文件的同時，要結(jié)合自身校園的實踐情況，制定相應(yīng)的規(guī)章制度，讓人事檔案的信息化建設(shè)在標(biāo)準化的環(huán)境中進行。同時，高校還要健全信息化建設(shè)的內(nèi)容，完善系統(tǒng)中的相應(yīng)內(nèi)容，讓被管理的職工檔案更加完善，在進行查詢的時候能夠做到按需查詢。高校在進行制度設(shè)定的時候要堅持合理性和合法性原則相結(jié)合，建立標(biāo)準化的規(guī)章制度，使高校的人事檔案實行制度化、標(biāo)準化、規(guī)范化的管理。

3.開發(fā)資源，建立系統(tǒng)共享

高校人事檔案管理信息化的目標(biāo)是檔案內(nèi)容數(shù)字化、信息資源網(wǎng)絡(luò)化、利用方式便捷化。其人事檔案信息化建設(shè)依托于計算機的信息化，要想實現(xiàn)此目標(biāo)，就要堅持引進高科技的手段，建立各個部門之間的信息共享，保證各個部門在需要的時候能夠及時高效的進行相關(guān)人員的檔案查詢。首先，管理人員要將所有需要管理的人事檔案納入系統(tǒng)，在系統(tǒng)中進行數(shù)據(jù)建立。其次，要運用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，在各個部門需要的時候能夠及時進行數(shù)據(jù)調(diào)取。第三，人事檔案因為涉及到個人隱私，對于非常重要的相關(guān)數(shù)據(jù)要進行加密處理，對個人隱私進行積極有效的安全保護?？傊?，高校管理層以及檔案管理人員要積極開發(fā)資源，力爭讓檔案信息在安全的基礎(chǔ)上實現(xiàn)共享的最大化。

4.加強管理人員隊伍建設(shè)

人事檔案的信息化建設(shè)需要管理人員的專業(yè)職業(yè)能力的配合，因此，建立一支具有專業(yè)化的管理人員隊伍能夠縮短信息化建設(shè)的進程。首先，管理人員要具有極強的責(zé)任感，對所管理的檔案進行認真核對，對系統(tǒng)進行認真管理。其次，要具有一定的現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，能夠通過系統(tǒng)進行檔案管理方面的操作。第三，要對管理人員進行專業(yè)化的培訓(xùn)，使管理人員掌握系統(tǒng)操作等方面的專業(yè)化知識，并將其進行熟練運用，保證工作的流暢性。第四，具有為人民服務(wù)的意識。人事檔案管理人員的工作起根本是一項服務(wù)性質(zhì)的工作，只有管理人員具有服務(wù)的意識，才能將工作做好，才能保證檔案管理的高質(zhì)量。

4 結(jié)語

高校人事檔案信息化建設(shè)是人事檔案管理工作的未來發(fā)展趨勢，其必將給檔案管理帶來更加便捷管理方式，更加高效的服務(wù)質(zhì)量，更加全面的管理職能。因此，無論高校管理層還是檔案管理人員，甚至高校的每一名職工都要參與的信息化建設(shè)中，才能讓人事檔案得到更好的管理，才能讓檔案在其工作中發(fā)揮更大的價值與作用。

參考文獻

[1]張升杰. 高校人事檔案信息化管理研究[J]. 黑龍江科技信息，2015，29：169.

[2]連清平. 高校人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)要點淺析[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2015，15：102-103.

[3]賀蕊，屈曉淵. 基于.NET技術(shù)的高校人事檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[J]. 電腦知識與技術(shù)，2015，18：59-60.

[4]肖永菊. 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下地方高校人事檔案信息化建設(shè)的研究[J]. 科技視界，2015，26：193.

[5]黃偉新. 高校人事檔案信息化建設(shè)的問題及對策[J]. 賀州學(xué)院學(xué)報，2011，02：126-128