從檔案宣傳角度提高公眾檔案意識

葛艷霞　張瑞　韓南南

摘 要：檔案意識影響著公眾利用檔案的機(jī)率和程度，但檔案利用現(xiàn)狀反映出當(dāng)前公眾檔案意識堪憂，存在諸多問題亟待解決。宣傳是運(yùn)用各種符號傳播一定的觀念以影響人們思想和行動的社會行為，增強(qiáng)公眾檔案意識，檔案宣傳是其必要手段和重要途徑。因此有必要以傳播學(xué)理論為指導(dǎo)，從檔案宣傳角度提出相應(yīng)對策，從而增強(qiáng)公眾檔案意識、促進(jìn)檔案利用工作的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：傳播學(xué)；檔案宣傳；公眾檔案意識

知曉是行為的基礎(chǔ)，公眾檔案意識在影響著檔案利用行為。檔案要在個(gè)人發(fā)展、社會建設(shè)中發(fā)揮作用，必須提高公眾對檔案的知曉度，這樣才能改善公眾檔案利用行為，從而提升檔案在社會中的地位，促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展。

1 公眾檔案意識現(xiàn)狀與存在的問題

意識是人們對客觀物質(zhì)世界的認(rèn)識，公眾檔案意識就是人們對檔案和檔案工作的認(rèn)識，它表現(xiàn)出整個(gè)社會對檔案的認(rèn)識和態(tài)度，反映了對檔案的重視程度。公眾檔案意識強(qiáng)烈，對檔案的利用程度加大，才能使檔案發(fā)揮出更加大的作用，從而提高檔案工作在整個(gè)社會中的地位，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。

（一） 公眾檔案意識現(xiàn)狀

公眾檔案意識作為一種觀念存在，本身是難以量化的，但可以通過公眾對檔案、檔案館和檔案工作的認(rèn)知程度來對其進(jìn)行衡量。[1]在蘇州大學(xué)社會學(xué)院胡燕《我國檔案館尚未走向公共的實(shí)證分析—基于六省、市居民的調(diào)查數(shù)據(jù)》一文中，對北京市、蘇州市、秦皇島、莆田市、淄博市、南昌市六個(gè)市的3600名城市居民進(jìn)行調(diào)查。被調(diào)查對象的年齡、收入、受教育程度等分布范圍廣，在一定程度上具有普遍性，涉及的問題主要集中在對檔案、檔案館的熟悉、利用程度和相關(guān)原因。

數(shù)據(jù)顯示六市居民對檔案和檔案館“了解（包括非常了解和比較了解）”的僅占21.5%，“不了解（包括不太了解和非常不了解）”的占到35.2%，43.3%的被調(diào)查者則選擇“說不清”。對遇到什么問題時(shí)需要使用檔案，表示“非常了解”和“比較了解”的被調(diào)查者有21.1%，，有近80%的居民不了解何種情況需要使用檔案解決。在調(diào)查過程中僅有18.9% 的人“去過檔案館（包括經(jīng)常去和不太常去）”，余下的81.1%從未去過檔案館，并且占到92.7%的人認(rèn)為在工作、生活、學(xué)習(xí)中說不清或基本沒有檔案需求。公眾不去檔案館的主要原因前三位分別是：“對檔案和檔案館不了解”、“沒有檔案利用需求”、“對館藏內(nèi)容不感興趣” 。

（二）公眾檔案意識存在的問題

根據(jù)以上數(shù)據(jù)，將近80%的人并不知道或不能說明檔案和檔案館的用途、作用，公眾對檔案和檔案館以及對什么情況需要使用檔案的認(rèn)知較低，這說明在我國檔案的利用仍是小眾的，大多數(shù)人遇到問題想不到或是不會去檔案館查閱資料。對于公眾不去檔案館的原因，最主要和直接的便是“對檔案和檔案館不了解”，對于根本不知道或說不清楚檔案、檔案館的人來說進(jìn)檔案館查閱、利用檔案的可能性微乎其微。對檔案和檔案館缺乏了解是我國公眾檔案意識不強(qiáng)的重要因素之一，如何讓公眾更加便捷、廣泛的知曉檔案和檔案館的相關(guān)信息便成為了現(xiàn)如今面臨的主要問題。信息的流通依靠交流和宣傳，檔案相關(guān)信息的流通也是如此。由此可見，檔案宣傳的方式和程度決定著公眾檔案意識的高低，換言之，檔案宣傳是提高檔案公眾意識的重要途徑。

2 傳播學(xué)角度下檔案宣傳的應(yīng)用

人的意識支配著行為，公眾不明白檔案和檔案館為何物就不會了解其作用，更不會在遇到問題時(shí)嘗試使用這一方式解決。所以，要增強(qiáng)公眾檔案意識，首先要各部門通過各種途徑，采用多種方式向社會各個(gè)方面進(jìn)行檔案宣傳，增強(qiáng)公眾對檔案、檔案館和檔案工作的認(rèn)識、了解。

（一）檔案宣傳

檔案宣傳的內(nèi)容有三項(xiàng)：對館藏內(nèi)容的宣傳，包括館藏檔案的體系、結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和成分；宣傳檔案對社會主義建設(shè)的作用和實(shí)際效果，可以用典型事例說明館藏檔案在機(jī)關(guān)工作、生產(chǎn)建設(shè)、科學(xué)研究等方面發(fā)揮的經(jīng)濟(jì)、社會效益；宣傳檔案館（室）工作的規(guī)章制度和基本知識，從而提高檔案查找和利用效率、維護(hù)檔案的完整與安全。[2]

檔案宣傳的目的主要在于啟發(fā)公眾正確認(rèn)識檔案的價(jià)值和憑證依據(jù)、參考咨詢、傳播知識、傳遞信息等作用，促使更多的用戶利用檔案，擴(kuò)大利用檔案的社會覆蓋面，取得社會各方面的重視與支持，促進(jìn)檔案室的發(fā)展進(jìn)步。

檔案宣傳的方式多種多樣：舉辦檔案展覽；利用報(bào)紙、刊物、廣播、電視宣傳；開展編研工作，編輯出版檔案史料和各種專題參考資料；上街進(jìn)行檔案咨詢、利用調(diào)查問卷形式進(jìn)行宣傳；組織有關(guān)檔案的知識競賽；形成興趣小組、協(xié)會等團(tuán)體；檔案人員下基層進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)時(shí)的指導(dǎo)性宣傳等。

（二）檔案宣傳與信息傳播

在馮惠玲、張輯哲教授主編的《檔案學(xué)概論》中，給檔案下了這樣一個(gè)定義：“檔案是社會組織或個(gè)人在以往的社會實(shí)踐中直接形成的具有清晰、確定的原始記錄作用的固化信息?！?[3]把檔案作為人類社會的一種重要信息資源來看待，即社會信息的一種；那么檔案宣傳也可以說是一種信息的傳播。檔案作為一種信息，必須遵循信息運(yùn)行的規(guī)律；檔案宣傳作為一種信息傳播，也必須符合信息傳播的原理。信息傳播的類型包括人內(nèi)傳播、人際傳播、群體傳播、組織傳播和大眾傳播，檔案宣傳作為一種信息傳播主要涉及的傳播類型有人際傳播、群體傳播和大眾傳播。

1.檔案宣傳與人際傳播

人際傳播是個(gè)人與個(gè)人之間的信息傳播活動，即兩個(gè)個(gè)體系統(tǒng)連接組成的傳播系統(tǒng)。檔案宣傳方式中，檔案工作人員上街進(jìn)行一對一的相關(guān)咨詢和問卷調(diào)查，以及對相關(guān)人員進(jìn)行單獨(dú)指導(dǎo)，這都屬于人際傳播。

人際傳播下的檔案宣傳，傳遞和接收信息的渠道多，除了語言宣傳者還可以運(yùn)用表情、眼神、動作等多種渠道或手段傳達(dá)，同樣，受傳者也可以通過多渠道接收；同時(shí)人際傳播的雙向性強(qiáng)，反饋及時(shí)，互動頻率較高，由于這種特點(diǎn)，人際傳播在溝通和說服方面，效果好于其它形式的傳播。也正是因?yàn)檫@些特點(diǎn)，在檔案宣傳過程中，宣傳者要十分注意自己語言的表達(dá)、姿態(tài)動作，甚至是外觀形象，以達(dá)到更好的宣傳效果。

2.檔案宣傳與群體傳播

群體是指“一定數(shù)量的個(gè)體基于某些因素和目的，以特定的方式組合而成的系統(tǒng)” [4]；群體傳播就是群體內(nèi)部成員之間的信息傳遞和交流活動。

群體包括聯(lián)系松散、自發(fā)形成的社會群體，也包括制度化的組織，在檔案宣傳中，舉辦檔案展覽和組織知識競賽時(shí)形成的臨時(shí)性集體與興趣小組和團(tuán)體都屬于群體的范疇，這些宣傳方式歸屬于群體傳播。群體是個(gè)人信息的重要來源之一，群體內(nèi)部的規(guī)范也制約著個(gè)人的態(tài)度和行為，因此在群體傳播的檔案宣傳過程中，要利用群體規(guī)范對個(gè)人的影響，使在群體中的個(gè)體認(rèn)識到檔案重要性，從而增強(qiáng)其檔案意識。

3.檔案宣傳與大眾傳播

大眾傳播就是專業(yè)化的媒介組織運(yùn)用先進(jìn)的傳播技術(shù)和產(chǎn)業(yè)化手段，以社會上一般大眾為對象進(jìn)行的大規(guī)模信息生產(chǎn)和傳播活動。[5]所以利用報(bào)紙、刊物、廣播、電視宣傳，編輯出版檔案史料和各種專題參考資料，這都是大眾傳播的一部分。

大眾傳播是有組織的傳播活動，有特定的目標(biāo)和指導(dǎo)方針，加之其擁有先進(jìn)的技術(shù)和產(chǎn)業(yè)化手段可以大量生產(chǎn)、復(fù)制和傳播信息，檔案的宣傳得以迅速便捷的進(jìn)行；但是由于這種傳播方式單向性很強(qiáng)，缺少靈活有效的反饋機(jī)制，傳播者不能及時(shí)得知傳播的效應(yīng)，因此，檔案宣傳過程中應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況謹(jǐn)慎使用這種傳播方式。

3 傳播學(xué)視角下提高公眾檔案意識的對策

（一）設(shè)置公眾感興趣的檔案議題

所謂的議程設(shè)置就是通過反復(fù)播出某類新聞報(bào)道，以強(qiáng)化該話題在公眾心目中的重要程度。也就是說，如果某一問題被大眾媒介所關(guān)注，則該問題的位置就會在公眾心目中得以提升。檔案宣傳在利用大眾媒介的過程中，首先要設(shè)置一個(gè)公眾較為感興趣或具有時(shí)效性的議題，比如在6月9日國際檔案日前后一段時(shí)間宣傳檔案活動，要使公眾有興趣了解或者覺得有意義，從而反復(fù)報(bào)道，加深印象，最終使公眾了解檔案在社會生活中的作用和重要意義。當(dāng)然，這類宣傳要得到主管部門的足夠重視，也要有充足的資金。

（二）針對不同的人群設(shè)定宣傳內(nèi)容

根據(jù)“社會分類論”，把持有相似社會觀、價(jià)值觀的人歸為同一群體，同一群體的受眾對某些特定的信息可能做出類似的反映，對不同的社會群體分別加以研究。同樣，檔案宣傳也要把宣傳對象按一定的因素區(qū)分開來，如性別、年齡、文化程度、工資收入、職業(yè)等，根據(jù)不同群體對象的特點(diǎn)設(shè)計(jì)和制作不同的宣傳策略，有針對性的進(jìn)行檔案宣傳。讓不同的群體對象認(rèn)識到檔案對自身的有用性，才能激發(fā)受眾了解檔案的興趣和利用檔案的意愿。

（三）首先對群體中的“意見領(lǐng)袖”進(jìn)行宣傳

每個(gè)群體中都有一個(gè)“意見領(lǐng)袖”，就是在人際傳播網(wǎng)絡(luò)中經(jīng)常為他人提供信息，同時(shí)對他人施加影響的人，這些人在大眾傳播效果的形成過程中起著中介或過濾作用，由他們將信息擴(kuò)散給受眾，形成信息傳遞的兩級傳播。雖然傳播學(xué)界對“意見領(lǐng)袖”和“兩級傳播”模式有很多的批判，但群體中的“意見領(lǐng)袖”的確存在而且對群體意識有著啟發(fā)和引領(lǐng)作用，所以在檔案宣傳的時(shí)候還是可以借鑒這種傳播模式的。在一般的群體組織中，一般意見領(lǐng)袖都是具有一定社會地位、且更多的接觸與其影響范圍相關(guān)的媒介，他的作用是通過一切合適的媒介將本群體與社會環(huán)境的相關(guān)部分連接起來。[6]在進(jìn)行檔案宣傳時(shí)，使群體的意見領(lǐng)袖首先了解、認(rèn)知、使用檔案，利用意見領(lǐng)袖的引領(lǐng)力，群體中其余人認(rèn)識檔案的幾率會大大增加。

（四）記者、編輯等媒體人培養(yǎng)一定的檔案素養(yǎng)

根據(jù)“把關(guān)人”理論，信息的傳播網(wǎng)絡(luò)中布滿了把關(guān)人，即采集、制作信息的過程中對各個(gè)環(huán)節(jié)乃至決策發(fā)生影響的人。在大眾傳播的檔案宣傳中，所說的“把關(guān)人”一般指媒體記者、編輯，媒體把關(guān)人對檔案相關(guān)新聞的把握影響著檔案宣傳的效果，正確無誤是基本要求。然而，由于記者、編輯對檔案知識模糊，混淆了很多概念，因此在新聞報(bào)道中時(shí)常出現(xiàn)常識錯(cuò)誤的現(xiàn)象。如2013年10月15日，作家臧克家子女向山東大學(xué)捐贈其遺物，包括臧克家獲贈名人學(xué)者字畫、手跡手稿、獎(jiǎng)牌、榮譽(yù)證書、、生前用過的家具、部分著作等，其中手稿和獎(jiǎng)牌證書很明顯屬于檔案范疇，但是新聞報(bào)道中根本未提及。公眾只有知曉并正確理解檔案和檔案工作，才會有認(rèn)知和加以利用的可能，所以大眾傳媒中的把關(guān)人在增強(qiáng)公眾檔案意識中起到了重要作用，培養(yǎng)記者、編輯的檔案素養(yǎng)是重要的步驟。

參考文獻(xiàn)

[1]胡燕.我國檔案館尚未走向公共的實(shí)證分析—基于六省、市居民的調(diào)查數(shù)據(jù)[J].檔案學(xué)研究，2015，（1）.

[2]鄭文.檔案管理學(xué)原理[M].昆明：云南科技出版社，1999.

[3]馮惠玲，張輯哲.檔案學(xué)概論（第二版）[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，2008.

[4]董璐.傳播學(xué)核心理論與概念[M].北京：北京大學(xué)出版社，2008.

[5]郭慶光.傳播學(xué)教程（第二版）[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，2012.

[6][美]沃納·賽佛林著，郭鎮(zhèn)之譯.傳播理論起源、方法與應(yīng)用（第五版）[M].北京：中國傳媒大學(xué)出版社，2006.