信息化在檔案實(shí)際工作中的應(yīng)用

于雷

摘 要：信息技術(shù)日益成為檔案管理工作的重要工具。將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案實(shí)際管理工作中，具有操作簡(jiǎn)便、高效快捷等特點(diǎn)，有效解決了傳統(tǒng)檔案管理工作存在的檔案分類繁瑣、信息檢索比較慢等缺陷。本文結(jié)合工作實(shí)際，對(duì)信息技術(shù)在檔案工作中應(yīng)用存在的問題進(jìn)行了分析，并加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)提出了對(duì)策。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理；檔案工作

檔案工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性很強(qiáng)的工作。近年來，信息化建設(shè)是檔案實(shí)際工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。傳統(tǒng)的檔案管理工作逐漸暴露出許多問題，比如檔案分類繁瑣、信息檢索比較慢等，這些問題迫切需要認(rèn)真解決。隨著信息技術(shù)不斷發(fā)展與更新，信息技術(shù)的優(yōu)越性不斷呈現(xiàn)，尤其是在檔案實(shí)際工作中更是得到了廣泛的認(rèn)可，日益凸顯出了信息技術(shù)的重要價(jià)值。

1 信息化是創(chuàng)新檔案實(shí)際工作的時(shí)代要求

傳統(tǒng)檔案管理主要依賴手工操作，這樣操作起來比較繁瑣，工作量比較大，耗時(shí)耗力，工作效率比較低。由此可見，這種傳統(tǒng)工作模式難以適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作的真實(shí)需求。為此，檔案工作需要?jiǎng)?chuàng)新，這是順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展潮流。然而，創(chuàng)新檔案工作需要一些技術(shù)工具進(jìn)行輔助。信息化建設(shè)是當(dāng)前檔案工作的一個(gè)熱點(diǎn)。應(yīng)該將信息技術(shù)有機(jī)地融合到檔案實(shí)際工作中，積極創(chuàng)新檔案工作服務(wù)手段。 運(yùn)用信息技術(shù)，可以讓檔案日常管理工作、分類工作、查詢工作等全部通過信息系統(tǒng)進(jìn)行實(shí)施，這樣就有效地改變了傳統(tǒng)檔案管理模式所存在的缺陷，進(jìn)而大幅度地提高了檔案實(shí)際工作的效率。

同時(shí)，信息技術(shù)在檔案實(shí)際工作中的應(yīng)用也可以說是創(chuàng)新檔案實(shí)際工作服務(wù)內(nèi)容之客觀要求。傳統(tǒng)檔案工作的服務(wù)內(nèi)容為向社會(huì)提供一些館藏紙質(zhì)的檔案信息，這樣服務(wù)內(nèi)容比較單一。 而隨著當(dāng)前政府大力推行電子公務(wù)，一些電子文件不斷涌現(xiàn)，導(dǎo)致紙質(zhì)文件與電子文件一起成為了檔案的信息資源。在檔案實(shí)際工作服務(wù)內(nèi)容范圍不斷擴(kuò)大下，如何有效地開發(fā)及利用這些信息資源就成為了一項(xiàng)重要課題。多項(xiàng)研究證明，檔案信息化建設(shè)的大力實(shí)施，就是要運(yùn)用先進(jìn)的息化技術(shù)對(duì)各種檔案信息資源給予整合及開發(fā)，進(jìn)而為社會(huì)提供一種多方位、多內(nèi)容新及高質(zhì)量的檔案信息產(chǎn)品，進(jìn)一步滿足在信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下社會(huì)對(duì)檔案信息之需求。

2 信息化在檔案實(shí)際工作中應(yīng)用存在的問題

當(dāng)前，許多檔案部門均將檔案信息化建設(shè)當(dāng)作工作重點(diǎn)來抓，在不同程度范圍內(nèi)均開展了信息化建設(shè)，比如檔案資源數(shù)字化建設(shè)、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)等。可以說，檔案信息化工作在一定程度上是取得了比較大的成績(jī)。然而，在開展信息化建設(shè)過程中也存在的一些困難及問題。主要問題有： 各地各部門檔案信息化建設(shè)的起點(diǎn)不一樣；有的部門對(duì)檔案信息化建設(shè)持等待及觀望的態(tài)度，信息化建設(shè)的步伐比較小； 有的部門還不可以有效地運(yùn)用檔案信息技術(shù)所取得的成果為社會(huì)提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)；檔案信息化建設(shè)與政府電子公文建設(shè)發(fā)展存在距離；嚴(yán)重缺乏信息化建設(shè)的技術(shù)人才；缺乏資金投入于信息化建設(shè)等。 這些問題只有順利解決了，才可以邁開檔案實(shí)際工作信息化建設(shè)步伐，與時(shí)俱進(jìn)創(chuàng)新檔案實(shí)際工作。

3 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

3.1 轉(zhuǎn)變觀念，不斷強(qiáng)化創(chuàng)新意識(shí)

當(dāng)前，一些檔案管理人員的工作觀念尚未轉(zhuǎn)變過來，大部分停留在傳統(tǒng)的工作觀念，信息意識(shí)不強(qiáng)，導(dǎo)致檔案實(shí)際工作難以跟上時(shí)代步伐，難以打開新的局面。檔案管理人員應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到開展檔案信息化的必要性及可行性，大力引入科技含量高的信息技術(shù)，向社會(huì)提供更多、更快捷的檔案信息服務(wù)。這既是新時(shí)期社會(huì)對(duì)我們檔案部門的需求，也是檔案工作的自身發(fā)展需要。檔案部門一定要強(qiáng)化創(chuàng)新意識(shí)，順應(yīng)時(shí)代的潮流，積極轉(zhuǎn)變觀念，在努力做好傳統(tǒng)的檔案資源的開發(fā)及利用等多項(xiàng)服務(wù)工作的基礎(chǔ)上，要積極發(fā)揮出工作主觀能動(dòng)性，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。

3.2 科學(xué)制定規(guī)劃，進(jìn)一步強(qiáng)化目標(biāo)意識(shí)

檔案部門應(yīng)該根據(jù)《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要 》所提出的關(guān)于檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的要求以及檔案信息資源建設(shè)要求，結(jié)合本部門的檔案實(shí)際工作情況，分階段有計(jì)劃有步驟地推進(jìn)本部門的檔案工作信息化建設(shè)的進(jìn)程。檔案部門也要因地制宜地地科學(xué)制定出符合本部門實(shí)際的檔案信息化建設(shè)的規(guī)劃，進(jìn)一步明確本部門的檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)及方向，，這樣才可以做好信息化建設(shè)。

3.3 積極轉(zhuǎn)化成果，進(jìn)一步強(qiáng)化服務(wù)功能

要積極發(fā)揮 “三網(wǎng)一庫(kù) ”的建設(shè)成果，不斷強(qiáng)化檔案工作之信息服務(wù)社會(huì)這項(xiàng)重要的功能。要結(jié)合實(shí)際建設(shè)好富有特色的檔案網(wǎng)站，讓檔案網(wǎng)站能夠成為一個(gè)宣傳及開展檔案工作的重要服務(wù)窗口；同時(shí)安排人員及時(shí)更新網(wǎng)站內(nèi)容，上載開放檔案目錄，不斷向社會(huì)提供各種網(wǎng)上查詢與利用服務(wù)。 應(yīng)該努力將檔案信息化建設(shè)當(dāng)作政府電子政務(wù)建設(shè)之重要內(nèi)容，搭建檔案信息平臺(tái)，大力提升檔案實(shí)際工作的服務(wù)質(zhì)量。

3.4 提高技術(shù)，強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)

眾所周知，檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)性很強(qiáng)的工作，需要技術(shù)支持，需要設(shè)備支持，需要有一定的檔案和計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)的人員從事檔案信息化工作。從各級(jí)檔案部門的實(shí)際工作情況來看，當(dāng)前最緊缺的就是這些既懂得現(xiàn)代檔案管理基本知識(shí)，又懂得計(jì)算機(jī)技術(shù)，比較熟練操作微機(jī)，掌握網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，靈活使用檔案管理軟件，勝任文檔存儲(chǔ)、編輯、檢索、利用等工作的實(shí)用操作人才。 為此，各級(jí)檔案部門需要加大力度，采取各種措施，加強(qiáng)檔案工作人員技術(shù)方面的訓(xùn)練及提高，鼓勵(lì)相關(guān)人員參加信息技術(shù)水平等級(jí)考試等，使現(xiàn)有工作人員逐步掌握現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)，提高應(yīng)用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的水平。同時(shí)要通過人才隊(duì)伍建設(shè)，使檔案信息化工作能夠得以順利開展，檔案工作創(chuàng)新得以落到實(shí)處。

綜上所述，信息技術(shù)在檔案實(shí)際工作中具有重要的應(yīng)用價(jià)值，值得大力推廣及應(yīng)用。

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