執(zhí)行全面預(yù)算出現(xiàn)的問題及對策

侯萍

（天津中新藥業(yè)集團(tuán)股份有限公司銷售公司，天津 300193）

執(zhí)行全面預(yù)算出現(xiàn)的問題及對策

侯萍

（天津中新藥業(yè)集團(tuán)股份有限公司銷售公司，天津 300193）

全面預(yù)算編制完成后落實(shí)在企業(yè)日常的生產(chǎn)經(jīng)營當(dāng)中，這個過程就是全面預(yù)算的執(zhí)行。預(yù)算的執(zhí)行較之預(yù)算的編制更為復(fù)雜和瑣碎，因?yàn)轭A(yù)算的編制是以預(yù)測的市場環(huán)境為基礎(chǔ)，而預(yù)算的執(zhí)行涉及現(xiàn)實(shí)的逐筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，因此會出現(xiàn)各種各樣的問題，主要集中在銷售預(yù)算、費(fèi)用預(yù)算的執(zhí)行中。此外，企業(yè)內(nèi)部信息的溝通和全面預(yù)算的考核制度也是預(yù)算執(zhí)行中應(yīng)關(guān)注的重點(diǎn)。

全面預(yù)算；執(zhí)行；問題；對策

全面預(yù)算編制完成之后并不意味著大功告成，因?yàn)轭A(yù)算本身并不是最終目的，重要的是如何通過預(yù)算的執(zhí)行來實(shí)現(xiàn)對企業(yè)經(jīng)營活動的有效控制，從而確保公司經(jīng)營目標(biāo)的最終實(shí)現(xiàn)。但全面預(yù)算的實(shí)際執(zhí)行并不是一帆風(fēng)順的，在這一過程中會出現(xiàn)各種各樣的問題。

1　預(yù)算執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題

1.1銷售預(yù)算執(zhí)行中出現(xiàn)的問題

企業(yè)銷售預(yù)算的執(zhí)行主要受內(nèi)、外部因素的共同影響。外部因素主要指市場供需雙方關(guān)系的不斷變化，是不可控制的因素，企業(yè)只能根據(jù)外部因素的變化隨時調(diào)整銷售預(yù)算；而內(nèi)部因素主要指人的因素即對業(yè)務(wù)人員的管理，是可控因素。剔除外部因素，企業(yè)在銷售預(yù)算的實(shí)施過程中如果缺乏對業(yè)務(wù)人員有效地管理與控制，就會使銷售預(yù)算難以按進(jìn)度完成，從而影響總體經(jīng)營目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。例如，有些業(yè)務(wù)人員為完成分配的銷售任務(wù)，不是在積極想辦法拓寬銷售渠道打開銷售局面，而是不擇手段地找捷徑耍小聰明，向其它地區(qū)大批量串貨、將企業(yè)用于產(chǎn)品宣傳的銷售費(fèi)用挪作它用，從而擾亂市場價格。殊不知這樣做是以犧牲企業(yè)整體利益為代價的；還有一些業(yè)務(wù)人員由于個人業(yè)務(wù)素質(zhì)差，沒有很好的領(lǐng)會企業(yè)的銷售戰(zhàn)略，更沒有充分利用企業(yè)出臺的優(yōu)惠政策促進(jìn)本地區(qū)的銷售。

1.2費(fèi)用預(yù)算執(zhí)行中出現(xiàn)的問題

費(fèi)用預(yù)算在執(zhí)行過程中很典型的問題是“先斬后奏”與超預(yù)算支出。“先斬后奏”主要指一些職能部門在支出某項(xiàng)費(fèi)用時尤其是與銷售有關(guān)的費(fèi)用項(xiàng)目，在沒有得到領(lǐng)導(dǎo)層層審批的情況下，先予以支付形成欠款，之后再將情況向領(lǐng)導(dǎo)匯報并將相關(guān)費(fèi)用票據(jù)交財務(wù)報賬。這樣的費(fèi)用支出不論是預(yù)算內(nèi)支出，還是超預(yù)算支出都會給企業(yè)的費(fèi)用預(yù)算控制帶來很大困難，因?yàn)樗诡A(yù)算控制難以公平合理地進(jìn)行，也容易使費(fèi)用預(yù)算形同虛設(shè)，更會引起部門間的矛盾；超預(yù)算支出顧名思義，指沒有在預(yù)算范圍之列的費(fèi)用支出。這些費(fèi)用支出多是一些因經(jīng)營情況變化而隨之發(fā)生的臨時性支出，但即使這樣也超出了預(yù)算的范圍會影響整個預(yù)算的完成，需要對預(yù)算進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。

1.3信息反饋不及時

全面預(yù)算的執(zhí)行過程中信息反饋不及時也是經(jīng)常遇到的問題。信息反饋來源于兩個方面，一個是外部信息，即市場信息，它是宏觀信息，可以影響企業(yè)的經(jīng)營策略乃至經(jīng)營方向。另一個是內(nèi)部信息，即企業(yè)內(nèi)部各部門向領(lǐng)導(dǎo)匯報的各種報表數(shù)據(jù)資料。外部信息反饋不及時會使企業(yè)在激烈的市場競爭中失去商機(jī)處于劣勢；內(nèi)部信息反饋不及時，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)就不能在第一時間掌握預(yù)算的執(zhí)行進(jìn)度和完成情況，且不能結(jié)合外部信息及時調(diào)整經(jīng)營策略。

1.4考核制度不完善

對預(yù)算結(jié)果的考核是全面預(yù)算管理很重要的一個階段，它對預(yù)算的執(zhí)行起到了積極的推動作用?？墒窃S多企業(yè)的預(yù)算考核制度并不完善，對預(yù)算執(zhí)行的結(jié)果沒有給予公平、合理的評價和獎懲，極大地挫傷了員工的積極性。這樣會使企業(yè)的全面預(yù)算管理陷入惡性循環(huán)，最終變得毫無意義。

2　全面預(yù)算執(zhí)行中出現(xiàn)問題的對策

針對預(yù)算執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，企業(yè)應(yīng)首先建立和完善相應(yīng)的規(guī)章制度和基礎(chǔ)工作體系，并理順工作流程和部門之間的業(yè)務(wù)傳遞手續(xù)，這樣就給全面預(yù)算的實(shí)施提供了依據(jù)并打下了良好的基礎(chǔ)，同時也可使各部門分清責(zé)任避免推諉扯皮現(xiàn)象的發(fā)生，便于對預(yù)算執(zhí)行結(jié)果的評定和考核；其次，需要嚴(yán)格監(jiān)控全面預(yù)算的執(zhí)行過程，并將預(yù)算實(shí)際執(zhí)行情況同原預(yù)算進(jìn)行比較，分析差異查找原因以達(dá)到對企業(yè)經(jīng)營情況的控制目的。

2.1嚴(yán)格監(jiān)控全面預(yù)算的實(shí)施

在市場經(jīng)濟(jì)條件下企業(yè)以銷售為經(jīng)營中心，因此對銷售預(yù)算執(zhí)行情況的監(jiān)控就顯得尤為重要。銷售預(yù)算的實(shí)施首先由業(yè)務(wù)人員根據(jù)銷售政策、銷售進(jìn)度和所轄地區(qū)的消費(fèi)特點(diǎn)、客戶情況擬定銷售方案，并向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報，達(dá)成一致意見后進(jìn)行具體實(shí)施。實(shí)施過程中主管領(lǐng)導(dǎo)不僅要通過各種銷售統(tǒng)計數(shù)據(jù)隨時掌握銷售情況，還要親自到各地進(jìn)行市場調(diào)查搜集各種有關(guān)信息，并檢查銷售方案的落實(shí)情況；其次，每月召開業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)大會。會上公布各地區(qū)的銷售、回款情況和總體銷售進(jìn)度的完成情況，并與業(yè)務(wù)人員共同分析當(dāng)前的市場情況、尋找應(yīng)對策略，以便及時調(diào)整預(yù)算；還要對業(yè)務(wù)人員進(jìn)行相應(yīng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高他們的業(yè)務(wù)水平。

為保證銷售預(yù)算的順利實(shí)施采購部門要隨時了解銷售情況，遵循“以銷定進(jìn)”的原則，按照采購預(yù)算嚴(yán)格控制各種產(chǎn)品的購進(jìn)數(shù)量和價格并嚴(yán)把進(jìn)貨質(zhì)量關(guān)。此外，財務(wù)部設(shè)置存貨專職管理會計，加強(qiáng)對庫存商品的監(jiān)管。每月親自到倉庫和保管員一起參與實(shí)地盤點(diǎn)，并編制“庫存商品余額調(diào)節(jié)表”，對賬面數(shù)與實(shí)盤數(shù)不符的情況及時查明原因予以解決。在盤點(diǎn)的過程中重點(diǎn)關(guān)注貨物的批號，及時反映庫存結(jié)構(gòu)的變化，避免因批號過長而發(fā)生無法銷售的情況發(fā)生。

財務(wù)部還要對費(fèi)用預(yù)算的實(shí)施進(jìn)行重點(diǎn)控制。首先每筆費(fèi)用在實(shí)際支付前都要嚴(yán)格審查其用途和金額，如超出預(yù)算應(yīng)先查明原因再視情況予以支付或拒付；其次對于各種不符合規(guī)定的票據(jù)一律予以拒付，并向相關(guān)部門說明拒付原因以杜絕類似現(xiàn)象的再次發(fā)生。此外，每月要匯總?cè)抠M(fèi)用的實(shí)際支出，并與費(fèi)用預(yù)算逐項(xiàng)進(jìn)行對比，隨時掌握各項(xiàng)費(fèi)用支出情況，尤其對超支項(xiàng)目要格外關(guān)注，除查明原因外還要進(jìn)行增減變動分析。企業(yè)的固定費(fèi)用在預(yù)算執(zhí)行中要關(guān)注它們每月支出是否均衡與預(yù)算有無大的差異，如果有超支要及時與相關(guān)部門聯(lián)系查明原因；而變動費(fèi)用的控制重點(diǎn)在于是否與銷售增減同向變動，如有逆向變動要及時查明原因。例如，銷售費(fèi)用中的運(yùn)輸費(fèi)、差旅費(fèi)、廣告費(fèi)等。

2.2保證信息及時反饋

預(yù)算在實(shí)際執(zhí)行過程中要保持通暢的信息反饋渠道，以便及時解決經(jīng)營中出現(xiàn)的各種問題，不斷調(diào)整執(zhí)行偏差，確保預(yù)算目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。這主要依靠企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)和銷售一線的業(yè)務(wù)人員不斷地對市場進(jìn)行調(diào)查和分析得來；內(nèi)部信息局限于企業(yè)內(nèi)部，它要求各部門之間要相互溝通并及時將本部門的預(yù)算執(zhí)行情況反饋給企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)。

銷售部為每一個客戶建立詳細(xì)的銷售檔案，隨時記錄該客戶的銷售和回款情況，并定期與財務(wù)部進(jìn)行核對。財務(wù)部為每個客戶建立應(yīng)收賬款明細(xì)賬，核算與該客戶的應(yīng)收往來情況，定期給客戶發(fā)出“應(yīng)收賬款詢證函”核實(shí)銷售與回款情況。并設(shè)置專人負(fù)責(zé)每月與銷售部對賬，逐戶核對其銷售和回款金額，對產(chǎn)生的差異要及時查明原因予以解決；同時，每月還要對應(yīng)收賬款進(jìn)行賬齡分析，對于回款及時信用度好的客戶可以建議企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)給予其適當(dāng)?shù)膬?yōu)惠政策以形成長期良好的合作關(guān)系，相反對于拖欠貨款信用度差的客戶要及時提醒企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)督促業(yè)務(wù)人員按時收回貨款，以免形成壞賬給企業(yè)造成損失。在商品采購環(huán)節(jié)，財務(wù)部對每筆業(yè)務(wù)都要嚴(yán)格審查專用發(fā)票是否規(guī)范、是否按進(jìn)度購進(jìn)商品等。此外，也要為每個供應(yīng)商建立應(yīng)付賬款明細(xì)賬，根據(jù)欠款及供應(yīng)商的信譽(yù)等情況來調(diào)節(jié)付款時間，爭取最優(yōu)惠的付款方式，從而有效地控制成本及相關(guān)費(fèi)用的開支。對于資金的控制財務(wù)部要根據(jù)每天的現(xiàn)金流量編制現(xiàn)金收支日報表；銀行存款各賬戶要按時與銀行對賬單進(jìn)行核對，對產(chǎn)生的未達(dá)帳項(xiàng)要及時查明原因予以解決，這樣才能有效的對資金進(jìn)行控制。

2.3獎懲分明、合理進(jìn)行預(yù)算結(jié)果考評

對預(yù)算執(zhí)行結(jié)果的考評是一種綜合考評，是對企業(yè)整個經(jīng)濟(jì)活動的事后控制，在整個預(yù)算循環(huán)中處于承上啟下的地位。其考評對象包括企業(yè)內(nèi)部各部門，考評內(nèi)容以銷售收入、利潤等主要經(jīng)濟(jì)指標(biāo)為主。在進(jìn)行考核評價時要結(jié)合實(shí)際、客觀公正，獎罰分明，以利于充分調(diào)動員工的積極性和創(chuàng)造性，同時更要堅持責(zé)、權(quán)、利相一致的原則，堅決按照制度兌現(xiàn)獎懲，以保證全面預(yù)算管理的順利實(shí)施和最終經(jīng)營目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。對全面預(yù)算的考評主要以各部門完成預(yù)算的實(shí)際情況作為考評依據(jù)，但在具體考評各部門預(yù)算完成情況時企業(yè)還應(yīng)注意到，不能以實(shí)際完成情況作為唯一的考核依據(jù)，應(yīng)該具體問題具體分析。例如，采購部門按照“以銷定進(jìn)”的原則編制了采購預(yù)算，可實(shí)際執(zhí)行時由于銷售部沒有按預(yù)算完成銷售任務(wù)，采購部為避免因存貨大量積壓而給企業(yè)造成的損失，不得不減少購進(jìn)從而沒有完成預(yù)算指標(biāo)。該情況下就不能以實(shí)際完成情況來考核評價采購部當(dāng)年的預(yù)算完成情況；還有對銷售收入、應(yīng)收賬款等主要指標(biāo)要進(jìn)行雙重考核。當(dāng)完成全年銷售任務(wù)時，還要看當(dāng)年因銷售而形成的應(yīng)收賬款是否已經(jīng)全部收回，應(yīng)收賬款年末余額是否符合預(yù)算要求。如果銷售收入指標(biāo)完成，但并未實(shí)現(xiàn)當(dāng)年銷售當(dāng)年回款，造成應(yīng)收賬款年末余額高于預(yù)算要求，或者雖然實(shí)現(xiàn)當(dāng)年銷售當(dāng)年回款且應(yīng)收賬款年末余額符合預(yù)算要求，但銷售收入指標(biāo)并未完成，這兩種情況都不能評價為完成了預(yù)算指標(biāo)。二者必須同時完成，缺少任何一項(xiàng)都不算很好的完成全面預(yù)算。

10.3969/j.issn.1673-0194.2015.21.017

F275

A

1673-0194（2015）21-0037-02

2015-05-11