事業(yè)單位檔案管理信息化 設

◎周葦

事業(yè)單位檔案管理信息化 設

◎周葦

隨著我國經濟的發(fā)展，計算機網絡已經深入到各個行業(yè)之中，企業(yè)也逐漸采取信息化的管理方式，同時，在事業(yè)單位的現(xiàn)代化管理中檔案管理方式也發(fā)生了從傳統(tǒng)的管理方式向網絡信息化管理方式的轉變。這種轉變能夠適應社會現(xiàn)代化的要求，彌補傳統(tǒng)事業(yè)單位檔案管理工作的缺陷，不斷提高現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理的效率，已經成為我國事業(yè)單位檔案管理工作的核心任務。

檔案信息化主要是指在保證檔案原有內容的前提下，通過計算機網絡技術對檔案形式進行有效的信息轉換，從而在網絡中形成電子檔案。檔案管理信息化建設是我國現(xiàn)階段事業(yè)單文檔案工作的重要內容，隨著市場經濟以及網絡信息化的快速發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理模式不斷推進，加強信息化管理對事業(yè)單位檔案工作有效開展的作用越來越明顯。因此，對比傳統(tǒng)事業(yè)單位的檔案管理方式，信息化的檔案管理變得更加快捷、便利、高效，不僅簡化了檔案管理工作的繁瑣流程，還規(guī)范了檔案管理工作，顯示出了其自身的優(yōu)越性。同時，在針對的對象上看，檔案管理的信息化建設對當事人和事業(yè)單位都有著重要的作用。因此，在社會不斷發(fā)展的進程中要逐漸加強事業(yè)單位的檔案管理信息化建設。

事業(yè)單位檔案管理信息化管理的特點及優(yōu)勢

和傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理相比，信息網絡和計算機在管理軟件上的應用使得事業(yè)單位的檔案管理有以下兩點的特點及優(yōu)勢

檔案存儲環(huán)境的優(yōu)勢。事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理工作主要依靠紙張來對事業(yè)單位員工的信息進行記錄，由于紙張自身的特點，檔案的記載很容易受到潮濕環(huán)境、蟲蛀侵蝕破壞，以至于檔案無法實現(xiàn)長久的保存，為了實現(xiàn)檔案的完整和長久保存，事業(yè)單位相關的檔案工作人員就要反復對檔案進行整理和儲存，使得浪費了很多不必要的時間，影響了其他工作的進行。信息化的檔案存儲就及時彌補了傳統(tǒng)檔案管理的局限，可以將事業(yè)單位的各類檔案直接存儲到計算機的磁盤中，同時電腦的功能還可以對檔案信息進行備份，防止丟失。相比傳統(tǒng)的紙質檔案管理，信息化的檔案管理既安全、又節(jié)省了不必要的人力資源。

檔案的使用、查詢更加方便。事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理的工序非常復雜，在檔案的管理、分類、存儲等方面需要牽一發(fā)而動全身，對一方面信息的查詢，需要調動其他相關的信息進行輔助查找。而信息化的檔案管理可以迅速查找所需要的檔案材料，完全不用對其他相關資料的反復翻閱，同時，信息化的查詢方式和流程很方便，只需要簡單的電腦操縱就可以獲得想要的信息。

事業(yè)單位檔案管理信息化管理的現(xiàn)狀及問題

雖然我國事業(yè)單位檔案管理的信息化較之傳統(tǒng)的檔案管理存在無可比擬的優(yōu)越性，但是也存在一些問題。最明顯的就是很多事業(yè)單位沒有對檔案管理工作足夠重視，帶來了以下幾個方面的問題：

檔案管理信息化建設的平臺更新速度慢。雖然我國很多事業(yè)單位建立員工檔案的信息管理系統(tǒng)，但是在實際應用中卻對其不夠重視，沒有加大人力資源對檔案信息系統(tǒng)及時更新，使員工的信息始終停留在剛進單位時候的信息狀態(tài)，不能讓事業(yè)單位的上層領導了解各層員工的現(xiàn)狀，不能及時優(yōu)化事業(yè)單位的用人結構。

檔案管理信息化建設平臺的使用率低。事業(yè)單位使用信息化的檔案管理為了是節(jié)約單位檔案管理的成本，方便人員之間的互相了解。但是，在實際應用中，卻很少有員工對其進行使用，導致了平臺的閑置。

檔案管理的工作人員素質低下。事業(yè)單位在選取檔案信息化的管理人員時不夠嚴謹，在人員選拔上顯得過于隨意，造成了很多檔案信息化管理工作人員不達標準的現(xiàn)象。他們大多缺乏足夠的計算機信息儲備，計算機的專業(yè)技能低下，甚至還有不會對計算機進行操作的人員存在，嚴重制約了平臺建設。

事業(yè)單位檔案資源信息化建設的主要任務

加強檔案數據庫的建設。為了進一步完善檔案信息，提升檔案部門的工作效率，要加強檔案數據庫的建設。比如可以全面引進檢索系統(tǒng)以及相關管理軟件，在檔案管理建設的初始階段應該注重加強檢驗和管理，對于復雜、特殊、重要的信息要加快信息化建設。具體可以表現(xiàn)為：首先，將傳統(tǒng)的檔案工作資源優(yōu)先入館，保證事業(yè)單位人員能夠及時查到普遍性的資源信息；其次，增長入庫檔案資源的使用年限；最后，逐步全面錄入所有檔案信息，實現(xiàn)檔案信息化的全面。

加強對電子資源檔案的管理。事業(yè)單位大多引用了信息化檔案管理，為了保障電子檔案的真實性、完整性、規(guī)范性以及安全性，要加強對電子檔案錄入的監(jiān)督和管理，做好電子檔案的保密工作。

事業(yè)單位檔案管理信息化建設的路徑

提升檔案管理人員的素質。要加強對檔案管理人員的計算機操作水平、工作技能、工作素質等方面的培訓，在培訓的潛移默化中加強檔案管理人員對檔案工作的重視，從思想上提升管理人員的認識。同時，要定期對管理人員進行相關的技能考核，及時對管理人員進行更新，提升他們的競爭意識，從而為事業(yè)單位檔案管理信息化提供全面的高素質人才。

完善檔案管理的硬件建設。事業(yè)單位要保障檔案管理信息化的硬件設施完備，在硬件設施的建設中加大資金力度，這樣不但能促進檔案工作的管理，還能有效保證檔案資料的齊全。其中，關鍵的是加大計算機的儲存容量。

將信息化管理和傳統(tǒng)的管理方式結合。事業(yè)單位要在檔案管理的工作將信息化管理和傳統(tǒng)管理相結合，在循序漸進中不斷推動檔案管理的信息化建設。要讓檔案管理員工分別了解兩種不同的管理形式，在傳統(tǒng)管理形式的基礎上利用信息資源開拓創(chuàng)新，提升檔案管理效率。

加強信息化建設平臺的推廣。檔案信息化建設平臺的建設目的在于為事業(yè)單位的員工提供更多優(yōu)質化的信息。因此，事業(yè)單位的管理部門要不斷加強對檔案信息化建設平臺的宣傳和推廣 ，從而不斷提升其知名度和影響力。

實現(xiàn)檔案管理制度的科學性和安全性。科學、安全的檔案管理制度能夠保證檔案管理信息化的進行，因此，企業(yè)要根據實際情況制定能夠指導檔案管理信息化建設的管理制度，實現(xiàn)檔案資源的信息共享，保障檔案信息資源的安全。另外，企業(yè)還可以將制度的實施作為一項考核標準，以此來激勵員工踐行制度的積極性，促進檔案管理信息化的建設。

信息化以其自身的優(yōu)越性已經成為事業(yè)單位檔案管理工作的重要方向，因此，事業(yè)單位的領導要不斷落實檔案管理信息化的建設工作，從而不斷提升事業(yè)單位檔案管理的工作效率、工作質量和服務水平。

（作者單位：鄆城縣人力資源和社會保障局）