基于門戶網(wǎng)站的數(shù)字檔案館知識(shí)服務(wù)體系構(gòu)

◎種金成

基于門戶網(wǎng)站的數(shù)字檔案館知識(shí)服務(wù)體系構(gòu)

◎種金成

數(shù)字檔案館建設(shè)背景下，傳統(tǒng)意義上的檔案信息服務(wù)已無(wú)法滿足廣大用戶的需求，目前大部分檔案管理部門對(duì)外服務(wù)僅停留在使用檔案管理軟件、建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的初級(jí)層面上，無(wú)法提供深層次的檔案專題服務(wù)。本文以加強(qiáng)對(duì)門戶網(wǎng)站建設(shè)的意義出發(fā)，探討了提供基于門戶網(wǎng)站的多元化服務(wù)方式，分析了構(gòu)建基于門戶網(wǎng)站的綜合服務(wù)平臺(tái)系統(tǒng)，最后提出了加強(qiáng)基于門戶網(wǎng)站的數(shù)字檔案館知識(shí)服務(wù)構(gòu)建的建議。

基于知識(shí)管理的數(shù)字檔案館服務(wù)則是要將各種資源(人力資源、檔案信息資源和技術(shù)資源等等)有機(jī)結(jié)合起來(lái),發(fā)揮數(shù)字檔案館在人力、智力與技術(shù)等資源方面的優(yōu)勢(shì)，利用豐富的知識(shí)資源提供多元化的知識(shí)服務(wù)。數(shù)字檔案館的一切服務(wù)要以用戶為中心,依據(jù)用戶需求搜集選擇各種信息。而檔案館門戶網(wǎng)站作為宣傳窗口，能夠使得利用者最直接獲得檔案信息資源，檔案部門應(yīng)該借助這種媒介為廣大利用者提供多元化的知識(shí)服務(wù)。

檔案部門加強(qiáng)門戶網(wǎng)站服務(wù)建設(shè)的意義

門戶網(wǎng)站是檔案館展示豐富館藏資源的窗口。通過(guò)門戶網(wǎng)站檔案館可以定期將館藏照片、視頻等聲像檔案資源展示給廣大用戶，這樣不僅提高了檔案館的知名度，也是對(duì)學(xué)校歷史和文化的一種宣傳。

門戶網(wǎng)站是提供各類編研專題信息資源的內(nèi)容庫(kù)。檔案管理部門可以將各類檔案分類、整理、編研的非保密信息發(fā)布到檔案館網(wǎng)站，建立相關(guān)的欄目，使得廣大用戶可以根據(jù)不同類別、不同需求獲得自己需要的檔案信息。這也是對(duì)廣大檔案工作者編研成果的一種認(rèn)可。

門戶網(wǎng)站是展現(xiàn)本部門檔案信息化程度的晴雨表。檔案信息化建設(shè)進(jìn)程不僅僅體現(xiàn)在硬件設(shè)施的購(gòu)置程度，更在于軟件系統(tǒng)的應(yīng)用程度，而數(shù)字檔案館建設(shè)背景下的門戶網(wǎng)站集成了檔案系統(tǒng)的后臺(tái)發(fā)布程序、各類在線征集系統(tǒng)接口、成績(jī)翻譯系統(tǒng)接口等，這些檔案子系統(tǒng)的應(yīng)用程度直接反映了該部門檔案信息化建設(shè)程度。

提供基于門戶網(wǎng)站的多元化服務(wù)方式

檔案信息資源主動(dòng)推送服務(wù)模式。在數(shù)字檔案館中利用推送技術(shù)可以將實(shí)用的信息直接推送到有此信息需求的用戶面前，使用戶不用自己手動(dòng)檢索查詢便可以瀏覽到所需要的檔案信息資源。此種形式的服務(wù)不僅可以主動(dòng)地向整個(gè)網(wǎng)絡(luò)用戶服務(wù)，還可以為特定群體提供專題信息服務(wù)，將這類信息以最直觀、最醒目的方式（主要包括頻道推送、郵件推送、網(wǎng)頁(yè)推送、專用通道推送等形式）在網(wǎng)站首頁(yè)展示，提高了信息服務(wù)的效率，節(jié)省了用戶信息摸索查詢時(shí)間。

檔案信息資源虛擬咨詢服務(wù)模式。在數(shù)字檔案館建設(shè)的的信息環(huán)境中，檔案用戶大部分用戶希望能夠隨時(shí)隨地向檔案管理部門提出問(wèn)題，而不收任何限制，并能及時(shí)獲得回復(fù)。通過(guò)建立Q/A數(shù)據(jù)庫(kù)（Question/ Answer數(shù)據(jù)庫(kù)）采用分布式參考咨詢系統(tǒng)則能夠?qū)崿F(xiàn)這種請(qǐng)求，用戶可以通過(guò)檔案館網(wǎng)頁(yè)上的咨詢服務(wù)鏈接按鈕，按照網(wǎng)頁(yè)規(guī)定的格式提出問(wèn)題，檔案管理人員通過(guò)請(qǐng)求管理器將問(wèn)題的解答傳給用戶，同時(shí)咨詢的問(wèn)題及答案也會(huì)自動(dòng)存入Q/A數(shù)據(jù)庫(kù)（Question/Answer數(shù)據(jù)庫(kù)），下次有相同或類似的提問(wèn)時(shí)，請(qǐng)求管理器則可以直接通過(guò)檢索數(shù)據(jù)庫(kù)回答問(wèn)題。目前比較流行的虛擬咨詢信息服務(wù)形式主要是電子郵件、留言板、BBS論壇系統(tǒng)等等。

檔案信息資源定題服務(wù)模式。數(shù)字檔案館的定題服務(wù)，是廣大用戶通過(guò)局域網(wǎng)或廣域網(wǎng)范圍給出所需信息的主題，由檔案管理人員通過(guò)多種技術(shù)手段及方式將檔案信息提供給用戶的一種過(guò)程。這個(gè)過(guò)程體現(xiàn)了檔案信息的一站式服務(wù)程度，這項(xiàng)任務(wù)的主體是檔案管理人員，他們通過(guò)對(duì)用戶提出問(wèn)題的分類、篩選進(jìn)行信息檢索，最后通過(guò)RSS訂閱形式、電子郵件或者網(wǎng)頁(yè)式推送等方式將用戶所需信息“推送”到他們面前。

構(gòu)建基于門戶網(wǎng)站的綜合服務(wù)平臺(tái)系統(tǒng)

檔案信息在線征集系統(tǒng)。主要是針對(duì)不能親自到學(xué)校檔案管理部門進(jìn)行檔案歸檔的單位或者個(gè)人，通過(guò)在線征集系統(tǒng)，將有保管價(jià)值的檔案（包括電子照片，視頻，錄音，各類證書掃描件等）歸集到檔案館。

預(yù)約查檔服務(wù)系統(tǒng)。針對(duì)身處外地導(dǎo)致當(dāng)日無(wú)法辦理完成所需檔案或者有特殊需求的用戶，可以通過(guò)預(yù)約查檔系統(tǒng)，登記個(gè)人相關(guān)信息，以及需要辦理的檔案服務(wù)內(nèi)容（例如開具畢業(yè)證明、查詢相關(guān)論文信息、入學(xué)信息、錄檢表信息等），檔案館工作人員可以根據(jù)其需要辦理的內(nèi)容，提前準(zhǔn)備好檔案，這樣大大提高了檔案服務(wù)效率。

檔案成績(jī)翻譯系統(tǒng)。對(duì)已經(jīng)畢業(yè)或者在校大學(xué)生，需要翻譯在校學(xué)習(xí)期間的各門成績(jī)，可以通過(guò)檔案館網(wǎng)站點(diǎn)擊成績(jī)翻譯系統(tǒng)鏈接，注冊(cè)并登錄，根據(jù)要求填寫個(gè)人信息，可以通過(guò)兩種方式進(jìn)行成績(jī)翻譯，一種是由本人錄入各門課程成績(jī)通過(guò)系統(tǒng)提交，再由檔案館成績(jī)翻譯負(fù)責(zé)人審核無(wú)誤后通知其本人來(lái)檔案館拿取紙質(zhì)成績(jī)翻譯證明。另一種是直接選擇由檔案工作人員進(jìn)行成績(jī)翻譯，本人在規(guī)定工作日內(nèi)直接到檔案館來(lái)取英文成績(jī)單。

檔案專題展示系統(tǒng)。根據(jù)高校自身發(fā)展、館藏信息資源、檔案數(shù)字化等情況將檔案信息資源內(nèi)容進(jìn)行深層次加工，形成專題匯編、文件匯編、聲像匯編等，通過(guò)檔案館網(wǎng)站開辟專題欄目進(jìn)行網(wǎng)上對(duì)外開放和展示。

檔案信息服務(wù)在線反饋系統(tǒng)。反饋系統(tǒng)一方面能及時(shí)解答用戶在訪問(wèn)檔案館網(wǎng)站過(guò)程中遇到的問(wèn)題，使用戶被關(guān)注，從而提高用戶的體驗(yàn)度和滿意度；另一方面，也使得網(wǎng)站管理員能及時(shí)了解用戶的需求、分析用戶需求并作出網(wǎng)站功能的調(diào)整，從而使網(wǎng)站內(nèi)容更符合用戶的需求。例如，可以設(shè)置“檔案論壇”欄目，為用戶交流提供場(chǎng)所；設(shè)置“網(wǎng)上留言”、“在線QQ”“網(wǎng)站BBS”等欄目，安排專人負(fù)責(zé)，及時(shí)與網(wǎng)站登錄用戶進(jìn)行溝通，解決用戶的需求。

搭建基于VPN技術(shù)的綜合檔案管理系統(tǒng)登錄平臺(tái)。使用計(jì)算機(jī)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)可以在特定的權(quán)限和網(wǎng)絡(luò)范圍內(nèi)對(duì)數(shù)字檔案隨時(shí)進(jìn)行訪問(wèn)，簡(jiǎn)化了檔案的查閱流程，提高了檔案利用率。但是，由于檔案查閱及系統(tǒng)登錄服務(wù)往往局限至在一定的局域網(wǎng)范圍內(nèi)，造成有權(quán)限登錄檔案系統(tǒng)卻由于不在規(guī)定的局域網(wǎng)范圍內(nèi)而無(wú)法進(jìn)行正常的檔案信息查閱，這對(duì)于數(shù)字化程度較高的一些檔案部門造成了一定的局限性。針對(duì)這種情況，可以通過(guò)鋪設(shè)專用的局域網(wǎng)來(lái)實(shí)現(xiàn)。而對(duì)于辦公地點(diǎn)分散不在同一城市、距離較遠(yuǎn)的情況，如果鋪設(shè)專用網(wǎng)絡(luò)或者使用撥號(hào)進(jìn)行訪問(wèn)，網(wǎng)絡(luò)建造成本和通信費(fèi)用都很高。而通過(guò)VPN(Virtual Private Networking，虛擬專用網(wǎng)絡(luò))技術(shù)則不需要安裝專用的網(wǎng)絡(luò)，利用公共網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施，就可以達(dá)到類似私有專網(wǎng)的效果。VPN采用隧道技術(shù)、身份驗(yàn)證、密鑰管理技術(shù)和加解密技術(shù)等四個(gè)方面的技術(shù)保證了檔案系統(tǒng)通信的安全性,能確保信息在傳輸過(guò)程中不被偷看、篡改或復(fù)制，保證了不同的檔案用戶只要擁有校園或者檔案館VPN帳號(hào)就可以在任何地方、任何時(shí)間登錄檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行信息查詢。

加強(qiáng)基于門戶網(wǎng)站的數(shù)字檔案館知識(shí)服務(wù)構(gòu)建的建議

建立檔案網(wǎng)站知識(shí)服務(wù)管理機(jī)制。檔案管理部門以門戶網(wǎng)站為依托開展知識(shí)服務(wù)不僅要以有效的知識(shí)管理作為保障，還要建立起嚴(yán)格的管理機(jī)制：一要基于檔案館管理職能構(gòu)建一個(gè)穩(wěn)定的基礎(chǔ)組織單元機(jī)制，以保證日常的檔案信息發(fā)布工作；二要完善相關(guān)的協(xié)調(diào)組織機(jī)制，以檔案學(xué)者、專家以及資深檔案工作者組建成檔案知識(shí)服務(wù)團(tuán)隊(duì)，以延伸檔案網(wǎng)站知識(shí)服務(wù)內(nèi)容的廣度和深度。

優(yōu)化館藏，拓展服務(wù)內(nèi)容。由于大部分檔案管理部門對(duì)門戶網(wǎng)站服務(wù)功能的關(guān)注度不夠，往往只從管理的高度加以規(guī)劃，而不是從被服務(wù)對(duì)象的角度出發(fā)，缺乏服務(wù)需要的考慮，造成了重形式、輕內(nèi)容的局面，忽視了檔案網(wǎng)站的內(nèi)容建設(shè)。在數(shù)字檔案館建設(shè)和檔案信息化程度較高的大背景下，檔案部門在加快館藏檔案信息資源數(shù)字化的同時(shí)，要對(duì)館藏檔案進(jìn)行專題組織加工與開發(fā)，為用戶提供不同層次的知識(shí)服務(wù)。

構(gòu)建檔案網(wǎng)站專題知識(shí)庫(kù)。檔案知識(shí)服務(wù)更關(guān)注的是服務(wù)內(nèi)容的知識(shí)屬性，因而，需要構(gòu)建基于門戶網(wǎng)站的檔案服務(wù)專題知識(shí)庫(kù)和檔案服務(wù)專家信息庫(kù)。檔案服務(wù)專題知識(shí)庫(kù)應(yīng)該包括檔案工作基礎(chǔ)知識(shí)、檔案實(shí)踐知識(shí)、檔案信息資源專題匯編等。檔案服務(wù)專家知識(shí)庫(kù)的內(nèi)容應(yīng)該是由一批高?；驒n案研究領(lǐng)域的學(xué)者、專家及檔案實(shí)踐工作者組成，利用他們的知識(shí)來(lái)解決用戶遇到的知識(shí)難題。建立檔案網(wǎng)站專題知識(shí)庫(kù)是實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)共享與創(chuàng)新的需要，也是檔案館網(wǎng)站開展知識(shí)服務(wù)的基礎(chǔ)之一。

構(gòu)建基于門戶網(wǎng)站的知識(shí)服務(wù)技術(shù)平臺(tái)。檔案部門門戶網(wǎng)站對(duì)外提供的知識(shí)服務(wù)不僅需要豐富的知識(shí)內(nèi)容，還需要建立在強(qiáng)大的技術(shù)平臺(tái)基礎(chǔ)之上，通過(guò)這種技術(shù)平臺(tái)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源由基礎(chǔ)信息向知識(shí)的演變，并通過(guò)相關(guān)的技術(shù)實(shí)現(xiàn)知識(shí)的積累、共享、挖掘與利用，從而實(shí)現(xiàn)基于實(shí)體館藏資源體系和虛擬知識(shí)館藏資源體系的檔案信息服務(wù)集成，最終達(dá)到以檔案用戶為中心的個(gè)性化、專業(yè)化和智能化檔案信息服務(wù)。

（作者單位：南京中醫(yī)藥大學(xué)檔案館）

2013年南京中醫(yī)藥大學(xué)校哲學(xué)社會(huì)科學(xué)基金項(xiàng)目（13XSK09）。