淺析人事管理中人事檔案的信息運(yùn)用

李元琳

（河南省地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開發(fā)局 第四地質(zhì)礦產(chǎn)調(diào)查院，鄭州 450000）

一、人事檔案信息是了解員工的直接材料

檔案記載著一個人成長的軌跡，記載著身份、黨團(tuán)組織關(guān)系、學(xué)歷、經(jīng)歷、職稱、政審情況以及人才能力、性格、工作作風(fēng)、思想政治表現(xiàn)等許多情況，具有重要的“憑證價值”和“參考價值”。個人找工作、轉(zhuǎn)正定級、職稱申報(bào)、辦理養(yǎng)老保險等，都需要檔案“說話”，它的作用不可被取代，如果沒有檔案，單位和個人的權(quán)益都無從得以保障！

（一）人事檔案的基本信息

人事檔案是企業(yè)了解員工信息的直接途徑。檔案是歷史的真實(shí)記錄，企業(yè)通過檔案可以清楚地了解員工過去的工作軌跡，可全面、準(zhǔn)確地了解員工，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，做到知人善任、選賢舉能，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策和科學(xué)管理提供重要的參考和依據(jù)。在人事檔案中一般會顯示員工的免冠照片，企業(yè)可以通過照片直觀地看到員工的相貌氣質(zhì)，為企業(yè)人力資源部門給員工安排崗位提供依據(jù)。相貌氣質(zhì)清麗溫婉的女員工可以安排在前臺接待或秘書的崗位，既能體現(xiàn)出企業(yè)的良好形象，又能使員工的外貌資源得到充分的開發(fā)利用。外表和藹、有親和力的員工，可以被安排在售后服務(wù)部門。一般需要售后服務(wù)的客戶心情都相對急躁，有親和力，性格溫和的員工能促使客戶心情舒緩，情緒冷靜。合理、高效的員工職業(yè)安排可以促進(jìn)企業(yè)的各項(xiàng)工作順利進(jìn)行。雖然企業(yè)用人不能以貌取人，但是在初級用人階段，這也是企業(yè)的選擇之一。在員工的基本信息中一般還會有年齡和婚姻狀況的信息顯示，企業(yè)可以根據(jù)員工的婚姻狀況為員工安排具體工作。例如，已婚，并且孩子年齡較小的員工，企業(yè)可能會選擇安排盡量少出差或者不出差的工作；對于富有活力，尚未結(jié)婚的年輕員工，企業(yè)可能給他們安排更富挑戰(zhàn)性的工作。員工的基本信息是企業(yè)人力資源管理的基礎(chǔ)，為人員安排提供基礎(chǔ)性的資料。

（二）人事檔案的潛在信息

在人事檔案信息中，員工的工作經(jīng)歷也是一個十分重要的信息源。員工曾經(jīng)的交際圈將可能會給現(xiàn)在的工作帶來一些有利的因素。所謂的人脈關(guān)系就成為人事檔案信息中的潛在信息，同時也是員工給企業(yè)提供的隱形資源。企業(yè)的人力資源部門可以依據(jù)員工曾經(jīng)的工作環(huán)境，工作特點(diǎn)以及工作成績?yōu)閱T工安排適合的崗位和提供發(fā)展空間。在人事管理工作中，員工潛在的信息應(yīng)該比基本的、直觀的信息更受重視。潛在信息在某種程度上也是員工尚待挖掘的資源。企業(yè)應(yīng)該利用員工所有的資源，無論智力資源、體力資源還是人脈資源。[1]在資源共享的時代里，廣闊的朋友圈往往能給企業(yè)帶來意外的商機(jī)，使企業(yè)在競爭中也能處于不敗之地。此外，人事管理相關(guān)部門和人員應(yīng)該對員工的人事信息進(jìn)行合理的保密存儲，不要未經(jīng)本人許可隨意透露員工的個人信息，以免對企業(yè)和個人造成不必要的困擾和損失。

二、人事檔案信息為員工合理調(diào)配提供可靠信息

（一）人事檔案信息為合理安排員工工作內(nèi)容提供參考

人事檔案信息將為企業(yè)人力資源部門合理安排員工崗位提供可靠的信息。在現(xiàn)代企業(yè)招聘過程中，企業(yè)往往更傾向于招聘具有相關(guān)從業(yè)經(jīng)驗(yàn)的人員。而現(xiàn)今，城市間人口流動量大，工作更換頻率，許多人一年之內(nèi)就換了幾個工作。人們的工作觀念已經(jīng)不像多年之前，尋找“鐵飯碗”“終身制”的職業(yè)了。有豐富工作經(jīng)驗(yàn)的人員，尋找薪資福利待遇更豐厚的職業(yè)和企業(yè)。年輕人雖然工作經(jīng)驗(yàn)相對欠缺，但是有朝氣，有熱情，更傾向于尋找發(fā)展?jié)摿Υ蟮穆殬I(yè)和能為自己提供更多發(fā)展空間的企業(yè)。人事管理部門應(yīng)該查閱員工檔案中的思想言行、業(yè)務(wù)水平、個人素質(zhì)、歷史情況等原始材料,結(jié)合工作意向，薪資要求等來合理安排員工的工作，把真正能為企業(yè)服務(wù)，能為行業(yè)發(fā)展做出貢獻(xiàn)的人才發(fā)掘出來，并高效地利用起來。

（二）人事檔案信息是員工晉升、裁撤的重要參考

人事檔案信息常常會記錄著員工的各項(xiàng)工作成績。在用人過程中對定級、調(diào)資、任免、晉升、獎懲等方面的呈報(bào)、審批材料都會匯總歸入本人檔案，因此，用人單位在人員錄用、晉級、考核時，都會經(jīng)常使用檔案，考察其德、能、勤、績等情況，從而全面準(zhǔn)確地了解個人的情況，為人力資源的正確選拔和配置起到了重要參考作用。企業(yè)在市場競爭中遵循優(yōu)勝劣汰的規(guī)律，在經(jīng)濟(jì)出現(xiàn)危機(jī)時，很有可能遭受打擊甚至是重創(chuàng)。此時，企業(yè)為了減輕經(jīng)濟(jì)壓力以保存實(shí)力，必然會選擇裁員，那么人事檔案中的相關(guān)信息就會為人力資源部門的裁員活動提供參考。工作成績不突出，工作能力相對薄弱，人際交往欠佳的員工都可能成為裁撤對象。這些對企業(yè)參與下一輪競爭工作幫助甚微的員工被裁撤，也是企業(yè)內(nèi)部整頓的一部分，為企業(yè)今后立足，發(fā)展提供了保障。與此同時，在人事檔案顯示中，工作成績突出，有上進(jìn)心，有合作精神、富于創(chuàng)造力，敢于迎接挑戰(zhàn)的員工，自然會被發(fā)掘、重用，成為企業(yè)的無形資產(chǎn)。人事檔案是記錄員工成長歷程的重要信息庫，是人事管理部門為人員發(fā)展制定方向的重要參考資料，是員工今后選擇職業(yè)的參考之一，也是企業(yè)定位員工和員工尋找自我認(rèn)同的重要資料。[2]

三、人事檔案信息為社會保障情況提供參考資料

（一）人事檔案信息為國家提供勞動保險情況

人事檔案信息不僅是企業(yè)人力資源管理部門選拔、任用人員的依據(jù)，同時也是國家各項(xiàng)事業(yè)統(tǒng)計(jì)、調(diào)查的依據(jù)。中國正處于社會全面改革時期，面對人口基數(shù)大，人口流動性強(qiáng)等社會現(xiàn)狀，相對準(zhǔn)確的人事管理檔案將為國家的人口統(tǒng)計(jì)、升學(xué)率、就業(yè)情況、生育情況以及子女教育等情況的了解、掌握提供相對可靠的依據(jù)。面對中國人口老齡化的趨勢，建立相對公平、完善的勞動保險制度的呼聲也越來越高。而科學(xué)、合理的勞動保險制度的建立也要依據(jù)企業(yè)職工的人事檔案信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、核算。人事檔案信息對員工來說是十分重要的工作證明。在人事檔案中包含了員工工資金額，個人收入繳稅情況以及各種保險的繳費(fèi)情況，是員工各種社會信息的集合體。[3]國家相關(guān)部門將根據(jù)企業(yè)職工的各項(xiàng)社會信息制定并兼顧全社會勞動者利益的勞動保障機(jī)制和勞動保險體制，為勞動者日后的養(yǎng)老問題制定科學(xué)、可行的方案，為所有勞動者提供應(yīng)有的社會保障。

（二）人事檔案信息為國家提供醫(yī)療保險情況

人事檔案信息中除了勞動保險信息之外，另一項(xiàng)重要信息就是醫(yī)療保險信息。中國現(xiàn)在的“看病貴，看病難”問題十分突出，成為國家和社會亟待解決的問題，社會各方面都在獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，希望盡快盡早解決這個關(guān)乎全國人民就醫(yī)看病難的問題。人事檔案信息可以為醫(yī)療保險相關(guān)政策制定部門提供員工的醫(yī)療保險繳納信息作為醫(yī)保制度建設(shè)的參考資料。促使國家相關(guān)部門制定出更合理、更有利于企業(yè)職工的醫(yī)保制度。人事檔案中的各項(xiàng)信息都有助于國家制定相關(guān)政策更具普遍性、廣泛性。在人事管理過程中，企業(yè)應(yīng)該盡量保證人事檔案信息的真實(shí)性和可靠性，這不僅是對企業(yè)發(fā)展負(fù)責(zé)，也是對員工負(fù)責(zé)，更是對國家各項(xiàng)社會事業(yè)建設(shè)負(fù)責(zé)。人事檔案信息應(yīng)該用在正確的地方，為企業(yè)員工和國家提供更多更具體的人事信息。

四、結(jié)語

人事檔案信息具有其特殊性，其中包含了眾多詳細(xì)的個人信息，是對一個職工個人學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷、生活狀態(tài)和工作成績的原始記錄,不僅是職工享受各種社會待遇的憑據(jù),解決勞動糾紛的依據(jù)，關(guān)系到職工的切身利益,是職工接續(xù)保險、享受各項(xiàng)福利待遇的重要依據(jù)；更可以用于企業(yè)對人才的選拔、任用、晉升、裁撤等諸多方面，也可用于國家的各項(xiàng)事業(yè)建設(shè)過程中，為國家相關(guān)體制、機(jī)制的建立提供相對可靠的依據(jù)。人事檔案信息不僅是個人的信息匯總，也代表著整個社會的發(fā)展進(jìn)程和發(fā)展特點(diǎn)。人事管理部門應(yīng)該妥善保管，不要隨意存放，造成泄露、丟失等不良后果。人事檔案是個人重要的信息資料，我們應(yīng)該認(rèn)識到人事檔案信息的重要性，并把人事檔案信息用于正途，為企業(yè)、員工和國家謀福利。

[1] 孫旭東，朱玉玲.淺談自傳在干部檔案管理中的重要作用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013(5).

[2] 胡 凡.淺析人事檔案管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012(23).

[3] 羅 玲，吳 婷.人事檔案在人力資源管理中的應(yīng)用與研究[J].管理與財(cái)富，2009(12).