淺析如何做好企業(yè)物資招標工作

李 慧

（西北化工研究院，西安 710061）

一、前言

在一個企業(yè)龐大復雜的管理體系中，人、財、物的管理是最基本的組成部分。而要使管理工作得到一個質(zhì)的提升，必須加強對物資的管理。企業(yè)物資招標采購管理是物資管理的重中之重，其管理質(zhì)量在一定程度上決定了企業(yè)的整體效益和生命力。當今的社會經(jīng)濟發(fā)展迅速，我國部分企業(yè)為了規(guī)范內(nèi)部物資采購行為，結(jié)合企業(yè)自身發(fā)展特點推出了相關(guān)的物資招標制度。這些制度的實施不僅提高了企業(yè)管理人員對物資變動感知的敏感度，還能準確把握內(nèi)部的供求變化情況，更好地了解供貨商信譽，從而結(jié)合需求角度與物資方面來進行采購范圍控制，避免了物資采購過程出現(xiàn)的違規(guī)行為，純潔了內(nèi)部采購工作。長期的實踐證明，只有改變傳統(tǒng)的管理模式，促使物資采購時間縮短到最小化，提升采購效率，才能實現(xiàn)采購效益的最大化。此外，只有提升企業(yè)物資招標采購管理的質(zhì)量和水平,才能有效降低企業(yè)采購成本,使物資在經(jīng)營過程中的損失控制在一定范圍內(nèi),達到規(guī)避物資采購風險的目的。

二、當前企業(yè)物資采購招標中存在的主要問題

（一）價格機制不完善

當前企業(yè)物資采購招標的價格機制并不完善。很多招標人在招標活動中對原材料或產(chǎn)品的價格劃定上并不明確，模棱兩可，并且存在著許多隱形的附加條件。采購人員對原材料進行采購的時候，對市場研究不到位，對市場供求狀況和價格走勢不調(diào)研。往往在原材料價格上容易受到招標人的誤導，導致做出錯誤的選擇。等真正確定買賣關(guān)系的時候，就發(fā)現(xiàn)自己潛意識里面的原材料價格跟招標人設定的價格并不相符，并且隨之而來是一系列附加條件，這就對采購方極為不利，極易引發(fā)雙方矛盾。

（二）管理流程比較混亂認識不到位

調(diào)查發(fā)現(xiàn)，目前有的企業(yè)物資采購管理的流程相當混亂，嚴重阻礙了管理工作進程，降低管理工作效率。企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中，不科學規(guī)劃管理流程，極有可能導致采購成本超標現(xiàn)象；部分企業(yè)內(nèi)部分工不明確，造成員工之間相互推卻工作，員工的工作積極性不高。企業(yè)內(nèi)部不同層面管理不同物資，導致采購出現(xiàn)嚴重的分散現(xiàn)象。這種分散的采購模式雖然在一定程度上滿足了企業(yè)物資的快速配置，但實踐起來十分困難，因為企業(yè)難以進行大批量的采購，這樣各個下屬部門的具體采購情況便無法實現(xiàn)有效控制，這也意味著企業(yè)預算的采購成本將會增加。

（三）招標投標過程中存在不公平性

我國招投標法明確規(guī)定招標要遵循公平、公正、公開原則，但實際的招投標工作中存在著不少“違規(guī)操作”、“暗箱操作”情形。但這種類型的招投標很難從工作環(huán)節(jié)里分析其違規(guī)性，但無形之中很多潛在的投標人公平競爭的機會卻被剝奪了。此外，很多公開招標項目的管理模式存在“明招暗定”現(xiàn)象，這就導致很多“關(guān)系標”和“權(quán)力標”的出現(xiàn)。一些招標投標活動當事人相互串通，圍標串標，直接或間接影響了行業(yè)的公平競爭，嚴重阻礙行業(yè)的健康發(fā)展。

（四）物資招標人員的素質(zhì)有待提高

很多企業(yè)物資管理人員來自于技術(shù)工人或以工代干轉(zhuǎn)型人員，沒有經(jīng)過系統(tǒng)的學習，對物資業(yè)務不熟悉，因此文化水平不統(tǒng)一，參差不齊，基層物資管理人員整體業(yè)務素質(zhì)偏低。

物資采購工作本身具有明顯的專業(yè)性與技術(shù)性，采購人員應該對物資市場的動態(tài)有最直觀、最全面的認識，并且要掌握相關(guān)的經(jīng)濟學知識。而這些對物資市場的敏感度以及需要具備的知識是大多數(shù)采購人員沒有具備的。采購人員的采購工作在某種意義上是一種金錢交易，這就需要采購人員在工作工程中始終保持著良好的職業(yè)素質(zhì)與責任意識。然而，在各種因素的干擾下，采購工作需要根據(jù)企業(yè)需求的變化而進行相應的調(diào)整，這就容易導致企業(yè)采購人員與外部人員聯(lián)手操作，做出違法違紀的事情，嚴重破壞物資采購管理。

三、提升企業(yè)物資招標質(zhì)量的有效策略

（一）完善企業(yè)招標采購管理制度

制定完善采購責任制、質(zhì)量檢驗責任制及價格管理責任制，使得采購質(zhì)量得到相關(guān)制度的保證，盡量減少采購到質(zhì)量不合規(guī)格的產(chǎn)品，避免劣質(zhì)產(chǎn)品進入生產(chǎn)環(huán)節(jié)，提高企業(yè)民主管理力度，制定適應現(xiàn)代化發(fā)展的企業(yè)制度，切實提高工作實效。完善與規(guī)范物資招標采購環(huán)節(jié)，始終堅持公平、公正、公開、誠實信用原則。實現(xiàn)招標采購的集中化，進一步規(guī)范相互制約管理制度，規(guī)范招標采購制度，實現(xiàn)集中把關(guān)采購產(chǎn)品質(zhì)量、集體進行質(zhì)量審核、逐級審批，加強審批環(huán)節(jié)的監(jiān)督、管理，這樣才可以真正使得采購質(zhì)量得到保障，使采購成本控制在預算范圍內(nèi)。

企業(yè)內(nèi)部管理制度在很大程度上決定了企業(yè)的生死存亡，然而加強其管理工作不是一朝一夕的事情，除了在企業(yè)制度本身方面進行完善外，還需要輔以其它手段進行管理。首先，加強對采購材料質(zhì)量的檢驗，進行科學的物資計量，及驗收入庫等基礎工作原始記錄，確定標書上面的質(zhì)量、數(shù)量及交貨時間等內(nèi)容與購進的中標物資相一致，防止出現(xiàn)以次充好、以少報多等不利于企業(yè)生產(chǎn)的現(xiàn)象發(fā)生。

其次，要加強招標工作專門的考核制度，招標工作要接受監(jiān)督部門的嚴格檢查，對于購買方原因或操作違規(guī)而造成的購進材料質(zhì)量不達標，材料數(shù)量跟標書不符合的現(xiàn)象，可以對相關(guān)責任工作人員進行必要的職業(yè)能力考核。招標工作失誤導致的錯誤，應該加強對招標領(lǐng)導小組成員的考核；驗收失職導致的錯誤，則加強對相關(guān)業(yè)務人員的考核。企業(yè)按照錯誤的輕重程度及損失情況進行相應的扣獎、罰款及崗位調(diào)離等處罰。再次，對投標供應商資格進行預審，及加強財務監(jiān)控招標工作中的力度，企業(yè)應該加強跟信譽好、價廉物美的供貨單位之間的合作，開標前應進行技術(shù)交流，必要時簽訂技術(shù)協(xié)議。在購進價格的制定上，應該實現(xiàn)現(xiàn)款、抵款及商業(yè)票據(jù)等不同付款方式的有效結(jié)合，實現(xiàn)合理公平。

最后，對于采購的原材料在數(shù)量、質(zhì)量上存在疑問的供貨單位，采取必要的制約措施來處理，也可以暫停支付貨款。制定原材料質(zhì)量供貨單位內(nèi)部退貨制度，減少數(shù)量不夠，質(zhì)量不過關(guān)的原材料進入采購范圍。

（二）加強企業(yè)招標采購隊伍建設

招標采購人員除了需要掌握過硬的業(yè)務技術(shù)、遵章守紀、嚴于律己，還應該擁有良好的職業(yè)素養(yǎng)。對于一些職業(yè)素質(zhì)低，屢教不改的人員應該進行相應的調(diào)整。要在采購人員成長過程中，不斷豐富他們的職業(yè)知識，提高他們采購的基礎水平和業(yè)務技術(shù)，讓他們能夠正確理解知識，并能運用知識進行熟練的操作。因此，可以定期對采購人員進行相關(guān)培訓，抓住工作重點與技巧，努力學習電子商務，切實提高工作效率。同時，還要鼓勵采購人員要不斷加強自己的自覺學習能力，保持求實求是科學嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L，認真計劃采購的每一個環(huán)節(jié)，認真做好工作中的每一個細節(jié)，不斷優(yōu)化自身的知識結(jié)構(gòu)，用科學、發(fā)展的理念進行采購工作，提高工作實效。加強他們對相關(guān)政策、法規(guī)法律的認識與掌握，使他們在采購工作中規(guī)范自己的采購行為。在法律的約束下，強化自身的工作素質(zhì)，提升自身的責任意識，保證不受外界不當利益因素的誘惑而做出違法違紀的行為。

（三）完善企業(yè)物資招標流程和評審過程

完善和規(guī)范招標采購程序意義重大。這就需要物資招標采購部門完善招標流程及評審過程。采購部門應該對技術(shù)資料進行認真查閱、核實技術(shù)數(shù)據(jù)、明確招標的品種，還要對采購的數(shù)量予以規(guī)定。對于采購信息的整理與收集，可以通過網(wǎng)絡傳媒查找生產(chǎn)廠家相關(guān)資料，分析整理相關(guān)資料，然后以電子郵件、網(wǎng)上查詢及電話聯(lián)系手段與生產(chǎn)廠家交流接觸，對招標品種進行市場調(diào)研，并適當預測價格。在資源地分布、質(zhì)量標準及運輸方式等層面進行同口徑對標比價。此外，采購部門應該分析現(xiàn)行車間生產(chǎn)工藝現(xiàn)狀，并積極與質(zhì)量檢驗部門進行溝通，這有利于招標采購物料質(zhì)量技術(shù)標準的確定。

同時，企業(yè)應該積極管理與監(jiān)督物資招標采購工作，運用“分口把關(guān)、權(quán)力分解”手段，促使采購環(huán)節(jié)各種權(quán)力的相分離，加強企業(yè)內(nèi)部權(quán)力之間的相互制約，使得采購腐敗現(xiàn)象被扼殺于源頭上。

（四）確保評標專家的資質(zhì)滿足標準和要求

企業(yè)如果收到了投標方的投標文件，就意味著招投標工作已經(jīng)進入評標環(huán)節(jié)。評估環(huán)節(jié)具體工作流程如下。

1.專家對接到的“技術(shù)方案”進行書面形式的技術(shù)評審。

2.專家對”技術(shù)方案”進行評審后，企業(yè)可以就投標文件中的相關(guān)疑問提出來，以尋求專家或企業(yè)技術(shù)人員的解答與幫助，并以書面形式向投標方提出相關(guān)的商務或技術(shù)澄清提綱，并要求投標方在設定時限內(nèi)以書面形式返回應答。

3.企業(yè)將投標方返回的澄清提綱答卷進行復印，將復印的紙張傳發(fā)給評標專家，這就實現(xiàn)了采購評標過程。整個評標階段時間應該根據(jù)問題的多少來設定，做到先評技術(shù)標，再評商務標。

4.事先設定好評分方法，專家組各成員在評標和投標方面的基礎上實現(xiàn)最后評審。評審的主要內(nèi)容應包括：技術(shù)性能、性能價格比、投標方能力與業(yè)績、優(yōu)惠條件、投標方資質(zhì)等方面，也可以進行評審排名。

因此，必須保證專家和企業(yè)技術(shù)人員的職業(yè)水平，確保他們本身的知識程度，操作能力達到相應標準，這才使評標結(jié)果更科學，更有說服力。

四、結(jié)語

通過上文的分析，可以知道物資招標采購是企業(yè)成長與壯大過程中不容忽視的一個重要環(huán)節(jié)，它可以使企業(yè)獲得源源不斷的發(fā)展能源，保持企業(yè)長盛不衰的生命力。但現(xiàn)階段的物資招標工作中還存在諸多問題，提高招標采購管理工作水平還任重道遠。因此，必須進行采購管理模式的創(chuàng)新，結(jié)合企業(yè)自身發(fā)展的情況和經(jīng)濟能力，制定和完善相關(guān)的采購責任制、質(zhì)量檢驗責任制及價格管理責任制，加強對采購原材料的質(zhì)量把關(guān)，嚴禁質(zhì)量不達標的材料進入生產(chǎn)領(lǐng)域。還要加強對采購環(huán)節(jié)腐敗問題的監(jiān)督，提高采購人員的相關(guān)法律意識，豐富他們的職業(yè)知識，提高操作技能，最大程度提高企業(yè)采購工作的水平和效率。

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