HIS環(huán)境下醫(yī)院會計(jì)信息系統(tǒng)存在的風(fēng)險(xiǎn)及防范

○葛長君

（浙江省臺州市椒江區(qū)衛(wèi)生局 浙江 臺州 318000）

一、HIS系統(tǒng)和醫(yī)院會計(jì)信息系統(tǒng)的特點(diǎn)

HIS系統(tǒng)是利用計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)等現(xiàn)代化手段，對醫(yī)院及其所屬各部的人流、物流、財(cái)流進(jìn)行綜合管理的一款軟件。對在醫(yī)療活動各階段中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行采集、存貯、處理、提取、傳輸、匯總、加工生產(chǎn)各種信息，從而為醫(yī)院的整體運(yùn)行提供全面的、自動化的管理及各類服務(wù)的信息系統(tǒng)。一般包括掛號收費(fèi)、醫(yī)生護(hù)士工作站、住院結(jié)算、電子病歷、藥房藥庫管理、財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)等模塊。

會計(jì)信息從某種意義上來說是醫(yī)院最重要的信息，它連續(xù)、系統(tǒng)、全面、綜合地反映和監(jiān)督醫(yī)院現(xiàn)在的經(jīng)營情況，并且為醫(yī)院決策者提供了非常重要的科學(xué)依據(jù)。計(jì)算機(jī)會計(jì)信息系統(tǒng)把計(jì)算機(jī)作為主要的工具，對各種會計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、記錄、存儲、處理與輸出，并完成對會計(jì)信息的分析，向使用者提供所需會計(jì)信息，輔助他們管理、預(yù)測和決策，提高醫(yī)院管理水平與工作效率。

二、HIS系統(tǒng)與會計(jì)信息系統(tǒng)的主要區(qū)別

HIS系統(tǒng)所運(yùn)用的集成管理技術(shù)，超出了會計(jì)信息系統(tǒng)的范疇，它是作用于整個(gè)價(jià)值鏈的管理。HIS系統(tǒng)是以醫(yī)療活動作為核心的，財(cái)務(wù)和成本是這個(gè)大系統(tǒng)里面的一個(gè)子系統(tǒng)。雖然財(cái)務(wù)子系統(tǒng)占整個(gè)系統(tǒng)的比例并不是特別的大，但它與其他子系統(tǒng)卻是高度緊密聯(lián)合的。HIS系統(tǒng)里面的數(shù)據(jù)都從掛號收費(fèi)等業(yè)務(wù)開始，財(cái)務(wù)與收費(fèi)、藥品采購、銷售、庫存等各個(gè)環(huán)節(jié)是緊緊相連的，真正實(shí)現(xiàn)了無縫對接。就拿HIS系統(tǒng)財(cái)務(wù)的那一部分來說，藥品采購這一環(huán)節(jié)是從下采購訂單的時(shí)候開始的，走庫單和送藥品進(jìn)倉庫時(shí)，系統(tǒng)都會自動的處理財(cái)務(wù)部分，直接生成了記賬憑證傳送到財(cái)務(wù)部門，由此財(cái)務(wù)人員可以直接審核、記賬，也可以通過人工進(jìn)行干預(yù)和調(diào)整。這些訂單的種類、數(shù)量就不得不與倉庫和采購部門一致，這就間接的與賬務(wù)處理保持了一致，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)隨醫(yī)療活動實(shí)時(shí)錄入系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，通過一種動態(tài)的形式形象地反映了醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)活動，非常全面地反映、控制和優(yōu)化醫(yī)院的資源。

三、HIS環(huán)境下會計(jì)信息系統(tǒng)的變化

面臨著管理要求的提高和科技發(fā)展賦予的新的意義，傳統(tǒng)會計(jì)信息系統(tǒng)具有十分明顯的局限性，這就促使我們從傳統(tǒng)會計(jì)業(yè)務(wù)過程的特點(diǎn)出發(fā)，結(jié)合HIS環(huán)境的新特性，開發(fā)出全新的會計(jì)信息系統(tǒng)，相對于傳統(tǒng)會計(jì)信息系統(tǒng)有著一些明顯的不同。

1、數(shù)據(jù)采集不同

從數(shù)據(jù)信息采集方式上來看，以前的會計(jì)業(yè)務(wù)流程是根據(jù)需求從各個(gè)部門一一采集來完成的，很容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)的冗余和重復(fù)，數(shù)據(jù)產(chǎn)生的不相同等情況，不利于進(jìn)行準(zhǔn)確的分析。但是HIS的環(huán)境狀況下會計(jì)業(yè)務(wù)過程中的數(shù)據(jù)采集則是按產(chǎn)生的地方一次完成采集完成的，采集完成后將其存儲在數(shù)據(jù)服務(wù)器上，各個(gè)醫(yī)療業(yè)務(wù)部門都能共同分享。這樣一來可以消除數(shù)據(jù)的重復(fù)和冗余這些毛病。從數(shù)據(jù)采集范圍上看，以往的傳統(tǒng)會計(jì)業(yè)務(wù)流程是根據(jù)是否會對財(cái)務(wù)報(bào)表產(chǎn)生影響和會計(jì)實(shí)物的定義來整合會計(jì)信息的。而HIS最大的特性是業(yè)務(wù)信息和財(cái)務(wù)信息的生成。所以，HIS環(huán)境下的會計(jì)業(yè)務(wù)過程處理和采集的數(shù)據(jù)范疇，可以說是包括了一個(gè)醫(yī)院絕大部分業(yè)務(wù)活動的所有數(shù)據(jù)的集合，這就比以往的會計(jì)業(yè)務(wù)過程更加的全面。從數(shù)據(jù)的時(shí)間效果來看，以往會計(jì)業(yè)務(wù)過程的時(shí)間效果差，沒有辦法完成信息的時(shí)間的支持。HIS環(huán)境下會計(jì)業(yè)務(wù)過程能很好地實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)采集，及時(shí)處理、存儲和傳輸，大大的提高了工作的效率和流暢性。

2、會計(jì)憑證的生成方法不同

由會計(jì)憑證的生成方法上看，傳統(tǒng)會計(jì)信息系統(tǒng)的會計(jì)憑證全部是由會計(jì)人員填制的，但是HIS環(huán)境下會計(jì)信息系統(tǒng)的會計(jì)憑證并不完全是由會計(jì)人員填制的。HIS環(huán)境下，業(yè)務(wù)部所產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)方面的會計(jì)憑證由HIS系統(tǒng)自動生成，并且自動快速地傳送到總賬這一部分上，各個(gè)款項(xiàng)的收付等其他業(yè)務(wù)的會計(jì)憑證則還是會由會計(jì)工作人員填寫制作。此項(xiàng)做法，保證了會計(jì)數(shù)據(jù)的一致性和財(cái)務(wù)處理的及時(shí)性，避免了數(shù)據(jù)過多時(shí)容易產(chǎn)生混亂或者不一致。

3、藥品成本核算的體系不一致

從藥品成本核算體制上看，以往的會計(jì)信息系統(tǒng)所采用的是實(shí)際的成本核算的體系。藥品按計(jì)劃的成本計(jì)價(jià)，最后仍然需要將計(jì)劃成本調(diào)整為實(shí)際成本，從而計(jì)算出做好藥品的實(shí)際成本，這就不得不讓成本計(jì)算人員需要去花大量的時(shí)間來計(jì)算。但是HIS系統(tǒng)是根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的成本去組織核算成本的。最后才由財(cái)務(wù)人員將實(shí)際成本與標(biāo)準(zhǔn)成本之間存在的不同之處在銷貨之間與存貨進(jìn)行調(diào)配。這種根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)成本完成產(chǎn)品成本核算的方法，對醫(yī)院生產(chǎn)經(jīng)營的實(shí)際情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控是非常具有有利性的，從而整個(gè)核算也會比較流暢。

4、會計(jì)信息輸出形式不同

從會計(jì)信息的輸出形式上看，傳統(tǒng)會計(jì)信息系統(tǒng)的信息輸出形式相對來說固定死板，HIS環(huán)境下的會計(jì)信息系統(tǒng)所輸出的會計(jì)信息卻是形式變化多樣，HIS系統(tǒng)下大部分業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)都以原始的、未經(jīng)處理的方式存放，只需要保證數(shù)據(jù)被及時(shí)完整、準(zhǔn)確地記錄在正確的文件中，那么就可按照用戶的信息需求來進(jìn)行參數(shù)的任意組合，準(zhǔn)確地報(bào)告數(shù)據(jù)。

四、HIS環(huán)境下會計(jì)信息系統(tǒng)存在的風(fēng)險(xiǎn)

1、管理部門內(nèi)的控制風(fēng)險(xiǎn)

職責(zé)分離是醫(yī)院內(nèi)部控制比較常見的手段，它的主要目標(biāo)是預(yù)防由于內(nèi)部人員的不誠實(shí)行為而使醫(yī)院蒙受損失。在HIS環(huán)境下，如果一個(gè)醫(yī)院不對各個(gè)職位的職責(zé)進(jìn)行有效的分離，那么各個(gè)職位的工作人員就有可能對系統(tǒng)不重視，會隨便查看甚至盜用一些數(shù)據(jù)，這會對醫(yī)院造成很大的損失，這也是醫(yī)院在使用HIS時(shí)應(yīng)該注意的問題。

2、控制信息傳遞的風(fēng)險(xiǎn)

信息傳遞，醫(yī)院HIS系統(tǒng)與財(cái)務(wù)會計(jì)系統(tǒng)以及藥品網(wǎng)上采購系統(tǒng)等進(jìn)行協(xié)調(diào)。工作人員通過藥品網(wǎng)上競標(biāo)得到的供應(yīng)商信息記錄到HIS系統(tǒng)中進(jìn)行藥品、衛(wèi)生材料采購的管理。所有財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息也通過工作人員導(dǎo)入到HIS系統(tǒng)中，系統(tǒng)處理后，形成可識別文件類型。整個(gè)過程都是要在確保正確輸入的條件下進(jìn)行的。在這一整個(gè)過程中，風(fēng)險(xiǎn)存在于各個(gè)環(huán)節(jié)，比如在輸入的這一環(huán)節(jié)中，可能會發(fā)生輸入數(shù)據(jù)的錯(cuò)誤，有的時(shí)候一個(gè)數(shù)據(jù)的錯(cuò)誤就會引起蝴蝶效應(yīng)，導(dǎo)致整個(gè)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)無法對上，如果再次去錄入或者檢查又會浪費(fèi)大量的時(shí)間，大大降低了工作效率。各個(gè)系統(tǒng)的連接方面，也有可能會出現(xiàn)問題，導(dǎo)致HIS系統(tǒng)的運(yùn)用出現(xiàn)一系列差錯(cuò)等等。

3、安全風(fēng)險(xiǎn)

HIS系統(tǒng)是一個(gè)面向醫(yī)院行政管理和醫(yī)療活動管理等信息系統(tǒng)集成，其系統(tǒng)高度集成性的一個(gè)顯著特點(diǎn)就是使用唯一一個(gè)的數(shù)據(jù)庫，而且都是單點(diǎn)輸入數(shù)據(jù)的，雖然這樣一來保證了數(shù)據(jù)的共享性和一致性，減少了不必要的重復(fù)勞動，但從另一方面來說，維護(hù)數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)所有權(quán)等的安全倒成為了值得重視的問題。假如有不合適的訪問權(quán)限的定義存在，缺乏有效法規(guī)控制系統(tǒng)使用，系統(tǒng)中存在的重要的數(shù)據(jù)特別是財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)會透露出去，給醫(yī)院造成了很大的損失。所以，系統(tǒng)的安全問題會比傳統(tǒng)會計(jì)軟件系統(tǒng)更加的復(fù)雜，當(dāng)然，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)由此被篡改和截取的風(fēng)險(xiǎn)也會大得多。

五、HIS環(huán)境下會計(jì)信息系統(tǒng)存在風(fēng)險(xiǎn)防范對策

1、對HIS系統(tǒng)正確的認(rèn)知

HIS系統(tǒng)是醫(yī)院的靈魂，無論是在醫(yī)院內(nèi)部還是醫(yī)院外部，從內(nèi)部財(cái)務(wù)信息和醫(yī)療業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的整合，到未來的延伸型醫(yī)院和協(xié)同醫(yī)療業(yè)務(wù)平臺，這些是醫(yī)院長遠(yuǎn)發(fā)展的基礎(chǔ)。醫(yī)院不但需要去了解HIS系統(tǒng)究竟是有什么作用的，還要了解HIS系統(tǒng)實(shí)施會給醫(yī)院帶來什么樣的改變或者風(fēng)險(xiǎn)，怎樣才會真正運(yùn)用好HIS系統(tǒng)的作用，這樣HIS系統(tǒng)才會真正的成功。要做好醫(yī)院高級管理人員的觀念轉(zhuǎn)變，主要還是醫(yī)院決策者的觀念的轉(zhuǎn)變。

2、保證合適的制度

需要有使HIS系統(tǒng)實(shí)施成功的制度保證機(jī)制。比如設(shè)計(jì)好的績效考核機(jī)制，調(diào)適各部門利益，調(diào)動職工積極性，加強(qiáng)管理等等。醫(yī)院內(nèi)部人員不公平的利益分配，是醫(yī)院中經(jīng)常出現(xiàn)的問題，所以就要在利益點(diǎn)上找到一個(gè)平衡的位置，加強(qiáng)績效的考核，最好是用制度來管人而不是“人管人”，這樣才能消除職工內(nèi)心的不公平的感覺，提高職工工作的積極性和忠誠度。不管是HIS系統(tǒng)也好，還是其它的一些系統(tǒng)軟件也罷，只有更高效和有力度的實(shí)施，才能得到職工的理解與支持，所以這些制度都是需要醫(yī)院決策者們?nèi)ニ伎嫉摹?/p>

3、培養(yǎng)一支高素質(zhì)的會計(jì)團(tuán)隊(duì)

會計(jì)人員作為會計(jì)工作的主體，培養(yǎng)一支政治素質(zhì)好、業(yè)務(wù)素質(zhì)硬、管理水平高的會計(jì)團(tuán)隊(duì)就尤為重要。首先要明確規(guī)定的會計(jì)入崗的資格，其次定期對會計(jì)人員進(jìn)行培訓(xùn)并考試，對成績排名較后的按百分比執(zhí)行待崗處理，以增強(qiáng)職工的緊迫感和危機(jī)感。再者全面實(shí)行會計(jì)主管輪崗制，可以使會計(jì)核查具有相對的可控制性，相對較容易發(fā)現(xiàn)各種不合規(guī)業(yè)務(wù)、違規(guī)違紀(jì)行為。此外，會計(jì)人員必須具有良好的職業(yè)道德，這就要求會計(jì)人員具有較高的政治思想素質(zhì)。職業(yè)道德教育可以培養(yǎng)責(zé)任感，對自身業(yè)務(wù)產(chǎn)生警醒作用，對于他人違規(guī)違紀(jì)進(jìn)行監(jiān)督。一有異常變化，及時(shí)反映情況并報(bào)告，使管理人員采取相應(yīng)的措施，防止出現(xiàn)內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)。

HIS系統(tǒng)被一個(gè)醫(yī)院主要用于內(nèi)部控制，這是由于當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)信息的發(fā)達(dá)，可以通過網(wǎng)絡(luò)功能進(jìn)行內(nèi)部控制。而會計(jì)信息系統(tǒng)已經(jīng)成為成為了HIS系統(tǒng)中的一部分，會計(jì)信息系統(tǒng)是HIS管理系統(tǒng)的重要一環(huán)，雖然這一系統(tǒng)存在著一定的風(fēng)險(xiǎn)，但是只要我們嚴(yán)格執(zhí)行前面所提建議，相信是可以大大降低這些風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率的。

[1]袁毅然、呂樂：會計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制研究——基于業(yè)務(wù)流程重組的分析[J].商業(yè)會計(jì)，2006（1）.

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