高校實(shí)踐網(wǎng)上財(cái)務(wù)辦公平臺的思考

張 芬

（華中科技大學(xué) 機(jī)械科學(xué)與工程學(xué)院，武漢 430074）

我國高等教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展對高校的管理水平提出了更高的要求，高校財(cái)務(wù)管理作為高校管理的核心部分，必須適應(yīng)時代變化的要求。如何做好網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的高校財(cái)務(wù)信息管理，也是大家當(dāng)前關(guān)心的熱點(diǎn)之一［1］。

傳統(tǒng)報賬流程繁瑣，且多為手工作業(yè)，無法滿足教職工的需要。國庫集中支付在高校普遍實(shí)施后，更是加重了財(cái)務(wù)人員報賬的工作量，每到國庫經(jīng)費(fèi)要用完和放寒暑假的時候，一方面財(cái)務(wù)人員埋頭苦干，另一方面報賬人卻在長時間耐心等待。遇到報賬排隊(duì)的高峰期，很多項(xiàng)目組派學(xué)生一清早就去財(cái)務(wù)排隊(duì)。此外，隨著國家對高校教育經(jīng)費(fèi)的不斷投入，高?？蒲许?xiàng)目經(jīng)費(fèi)節(jié)節(jié)攀升。這些經(jīng)費(fèi)的使用票據(jù)繁雜，這無形中也加重了財(cái)務(wù)核算人員工作量。

當(dāng)前，高校財(cái)務(wù)正經(jīng)歷從核算處理型向核算與管理并重型，從事后控制向事前和事中控制，從會計(jì)點(diǎn)算化到會計(jì)信息化的轉(zhuǎn)變，這種轉(zhuǎn)變對財(cái)務(wù)管理的手段和水平也提出了越來越高的要求。因此，作為高校財(cái)務(wù)管理重要支撐手段的網(wǎng)上財(cái)務(wù)辦公平臺成為高校財(cái)務(wù)管理應(yīng)用的必然趨勢。筆者所在高校從2014年開始全面實(shí)施網(wǎng)上財(cái)務(wù)辦公平臺，平臺的上線實(shí)施運(yùn)行以財(cái)務(wù)處牽頭，各院系中心全面協(xié)同推進(jìn)，目前系統(tǒng)已平穩(wěn)運(yùn)行，取得預(yù)期目標(biāo)。

1 網(wǎng)上財(cái)務(wù)辦公平臺簡介

網(wǎng)上財(cái)務(wù)辦公平臺涵蓋財(cái)務(wù)核算、財(cái)務(wù)票據(jù)、財(cái)務(wù)信息查詢八大系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)從日常管理到信息發(fā)布的整體解決方案。系統(tǒng)以“財(cái)務(wù)核算、預(yù)算控制”為核心，通過“預(yù)算”指導(dǎo)“核算”可對學(xué)校財(cái)務(wù)管理活動進(jìn)行預(yù)測、控制、分析并輔助決策。學(xué)生收費(fèi)、工資、固定資產(chǎn)、票據(jù)、網(wǎng)上查詢等子系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的無縫聯(lián)接，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流、資金流、信息流一體化的良好財(cái)務(wù)管理模式。

2 網(wǎng)上財(cái)務(wù)辦公平臺實(shí)施方法

高校教職工人數(shù)眾多，以筆者所在學(xué)院為例，在職及離退休教職工400多人。財(cái)務(wù)工作量大，牽涉面廣，涉及每個人的切身利益。絕大部分教職工并不具備專業(yè)財(cái)務(wù)知識，他們可能開始對網(wǎng)上財(cái)務(wù)辦公平臺持不太歡迎態(tài)度。筆者所在院系實(shí)施網(wǎng)上財(cái)務(wù)辦公平臺的過程中，建立了基于“財(cái)務(wù)助理”制度的一套實(shí)施方法，此方法統(tǒng)一部署、分布實(shí)施，環(huán)環(huán)相扣，從而平緩有序推進(jìn)系統(tǒng)全面上線運(yùn)行。

2.1 一把手工程，領(lǐng)導(dǎo)高度重視

為了更快讓系統(tǒng)上線運(yùn)行，筆者所在學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)班子高度重視，細(xì)致安排部署各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。 在教職工代表大會、黨政聯(lián)系會等多種場合，強(qiáng)調(diào)推廣網(wǎng)上財(cái)務(wù)辦公平臺，建立數(shù)字化校園的意義。并建立學(xué)院負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作的團(tuán)隊(duì)，團(tuán)隊(duì)主要為機(jī)關(guān)行政人員，這樣可以減少教師的先期投入，降低其排斥程度。

2.2 做好宣貫，統(tǒng)一思想

對于廣大的普通教師，他們是系統(tǒng)的主要用戶。在系統(tǒng)推廣初期，他們認(rèn)識不到這個系統(tǒng)能為他們帶來什么，看到的卻是需要他們做什么。針對這些問題，筆者所在學(xué)院做了大量的宣貫工作。舉例子，擺事實(shí)，說明網(wǎng)上財(cái)務(wù)辦公平臺在校園信息收集、處理、整合、存儲、傳輸、應(yīng)用方面帶來的好處。這樣，統(tǒng)一思想，堅(jiān)定大家應(yīng)用此系統(tǒng)的決心。

2.3 全面培訓(xùn)，熟悉操作

在使用培訓(xùn)方面，“以點(diǎn)帶面，全面覆蓋”。首先學(xué)校制定了操作的全套視頻和文字資料，然后安排財(cái)務(wù)助理統(tǒng)一參加財(cái)務(wù)處的培訓(xùn)會，學(xué)院還自行組織了專職財(cái)務(wù)助理開展了系列培訓(xùn)，保證了新的財(cái)務(wù)報賬系統(tǒng)的使用方法被全體老師所熟悉。在試運(yùn)行初期，學(xué)院認(rèn)真做好師生的認(rèn)證工作。在發(fā)送電子郵件和電話通知后，每位教師及時領(lǐng)取了認(rèn)證密碼袋，第一時間網(wǎng)上進(jìn)行認(rèn)證。

2.4 財(cái)務(wù)助理，溝通橋梁

在試運(yùn)行初期，學(xué)院設(shè)立財(cái)務(wù)助理，他們一般是機(jī)關(guān)職員兼職或課題組秘書兼職，財(cái)務(wù)助理視為網(wǎng)上財(cái)務(wù)報賬系統(tǒng)的關(guān)鍵用戶。他們經(jīng)過重點(diǎn)培訓(xùn)，具備基本的財(cái)務(wù)知識。老師們在使用初期遇到的各種問題，財(cái)務(wù)助理負(fù)責(zé)講解和協(xié)助解決。對于一些實(shí)在使用有困難的老教師，財(cái)務(wù)助理協(xié)助網(wǎng)上辦理。

財(cái)務(wù)助理還負(fù)責(zé)收集系統(tǒng)使用過程中存在的問題，將改進(jìn)建議和財(cái)務(wù)處積極溝通。如系統(tǒng)之初打印的財(cái)務(wù)單為一維碼的，一維條碼識別困難，對打印機(jī)要求高，很多老師反映現(xiàn)在的打印機(jī)不能適應(yīng)。問題向財(cái)務(wù)處反映后，財(cái)務(wù)單的條碼全部改為二維碼。

3 網(wǎng)上財(cái)務(wù)辦公平臺應(yīng)用效果分析

隨著網(wǎng)上財(cái)務(wù)辦公系統(tǒng)的推廣應(yīng)用，老師們逐步認(rèn)識到數(shù)字平臺帶來的好處，有效提高財(cái)務(wù)辦公效率、為師生帶來便利。

3.1 個人財(cái)務(wù)信息便捷查詢，信息可視透明

以前老師們的報銷流程到哪里了、賬上到了一筆錢，卻不知道明細(xì)是什么？財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)僅僅是供財(cái)務(wù)處人員使用的內(nèi)部數(shù)據(jù)。發(fā)放人員為了讓每位老師知道詳情，需要一個個打電話、發(fā)送郵件，費(fèi)時費(fèi)力?，F(xiàn)在，老師只要登錄網(wǎng)上財(cái)務(wù)辦公系統(tǒng)，個人財(cái)務(wù)信息一目了然，什么時候報銷了多少、報銷了什么，收入了哪一筆酬金、年收入多少都清晰可視，提高了財(cái)務(wù)管理的透明度。

3.2 減少了現(xiàn)場排隊(duì)等候，改善財(cái)務(wù)服務(wù)質(zhì)量

網(wǎng)上財(cái)務(wù)辦公平臺建設(shè)有利于提高財(cái)務(wù)管理的工作效率，以前大量的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)需要人工記錄和整理［3］。每到國庫經(jīng)費(fèi)要用完和放寒暑假的時候，都是報賬排隊(duì)的高峰期。一些學(xué)生花費(fèi)很多時間在排隊(duì)上面，甚至一清早就要去排隊(duì)?，F(xiàn)在實(shí)行網(wǎng)上報賬后，再不用去排隊(duì)了。以前發(fā)放酬金需要到銀行排隊(duì)辦理進(jìn)賬，現(xiàn)在財(cái)務(wù)直接網(wǎng)銀進(jìn)賬，不需要跑銀行了。這都解決了最大的問題，提高了大家的辦事效率。

高校財(cái)務(wù)人員從海量的日常票據(jù)處理中解放出來，完善了高校財(cái)務(wù)人員執(zhí)業(yè)環(huán)境，他們可以開展更精細(xì)的財(cái)務(wù)管理和學(xué)習(xí)，提升財(cái)務(wù)人員專業(yè)水平［2］。

3.3 根據(jù)預(yù)算，合理開支

高校的財(cái)務(wù)收費(fèi)與支出必須符合國家的法律法規(guī)，因此如何加強(qiáng)高校的財(cái)務(wù)預(yù)算管理，規(guī)范學(xué)校財(cái)務(wù)秩序，是高校財(cái)務(wù)管理的重要內(nèi)容。以前每一筆經(jīng)費(fèi)在進(jìn)帳之初，負(fù)責(zé)人制定紙質(zhì)預(yù)算［4］。后期在使用過程中，由于沒有日常數(shù)據(jù)的支撐，到底各個預(yù)算項(xiàng)目總支出了多少，只能是“大概，可能，差不多”。如要詳細(xì)數(shù)據(jù)，就需要去財(cái)務(wù)翻單據(jù)?，F(xiàn)在各個項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在財(cái)務(wù)辦公平臺上就可以實(shí)時統(tǒng)計(jì)分析各項(xiàng)預(yù)算和支出，為合理開支奠定基礎(chǔ)。

3.4 助研津貼的發(fā)放方便快捷

學(xué)生酬金發(fā)放管理模塊，按模板要求填寫信息，然后導(dǎo)入表格即可。由于學(xué)生信息都在系統(tǒng)里，所以只需要收集學(xué)生的學(xué)號姓名即可，系統(tǒng)會自動匹配學(xué)生的身份證號碼和銀行卡信息，這充分節(jié)省了填報學(xué)生信息的時間，方便快捷。

4 小結(jié)

隨著網(wǎng)上財(cái)務(wù)辦公平臺的穩(wěn)步運(yùn)行，可深切體會到財(cái)務(wù)處報賬信息化改造對學(xué)校各個院系財(cái)務(wù)工作的支持和幫助，希望新財(cái)務(wù)系統(tǒng)能在全校師生的積極支持下全面貫徹施行，提高財(cái)務(wù)管理的數(shù)字化、精細(xì)化、透明化、便捷化。

［1］冉潔，丁慧平，張駿溫．基于一卡通平臺的高校財(cái)務(wù)信息管理流程重組［J］．中國管理信息化：會計(jì)版，2007（12）：66-67．

［2］張學(xué)軍，張金貴，盛東花．高校財(cái)務(wù)信息公開的必要性和緊迫性［J］．會計(jì)師，2012（8）：24-26．

［3］趙龍，金偉民．“校園一卡通”對高校財(cái)務(wù)工作的影響分析［J］．引進(jìn)與咨詢，2006（4）：42-44．

［4］洪倩倩．高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)中存在的問題分析［J］．財(cái)政金融，2015（6）：63．