高等學(xué)校建筑檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)

摘 要：高等學(xué)校建筑檔案在高等學(xué)校建筑項(xiàng)目的日常管理、維修保護(hù)、改建擴(kuò)建等工作中具有舉足輕重的參考作用。因此，必須重視對(duì)高校建筑檔案的管理工作，針對(duì)目前存在的問(wèn)題加強(qiáng)規(guī)范化管理建設(shè)。本文結(jié)合高校建筑檔案管理工作的特點(diǎn)及存在問(wèn)題，提出了對(duì)其進(jìn)行規(guī)范化建設(shè)的方法措施。

關(guān)鍵詞：高等學(xué)校；建筑檔案；管理工作；規(guī)范化建設(shè)；

中圖分類號(hào)：TU29 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-3520（2014）-08-00-02

高等學(xué)校建筑檔案資料指的是開發(fā)單位或建設(shè)單位對(duì)高等學(xué)校某一基建項(xiàng)目從項(xiàng)目提出、可行性調(diào)研、工程施工、建成使用等開發(fā)建設(shè)與日常管理活動(dòng)中直接形成的所有具有保存意義的圖表、文字及聲像等檔案材料。它是建筑工程在項(xiàng)目建設(shè)、使用管理、項(xiàng)目維護(hù)與改建擴(kuò)建過(guò)程中的重要參考依據(jù)，也是高等學(xué)校校園內(nèi)各類建筑及管線等基建工程的項(xiàng)目規(guī)劃、項(xiàng)目設(shè)計(jì)、項(xiàng)目施工、項(xiàng)目維護(hù)等活動(dòng)的原始記錄材料，因此成為高等學(xué)校檔案工作管理中不可或缺的組成部分。

近年來(lái)，隨著高等教育規(guī)模的不斷提高，以新校區(qū)建設(shè)為標(biāo)志的高等學(xué)校校園規(guī)模擴(kuò)建也在如火如荼地展開。在這一過(guò)程中，積累了大量的建筑檔案材料。因此，規(guī)范化管理高等學(xué)校建筑檔案殘留已變得勢(shì)在必行。國(guó)務(wù)院與國(guó)家教委相繼頒布了一些高等學(xué)校建筑檔案管理工作的規(guī)范與條例，有力改善了高等學(xué)校建筑檔案的分類與管理工作，對(duì)于指導(dǎo)高等學(xué)校搞好建筑檔案管理工作具有重要的促進(jìn)作用。

一、高等學(xué)校建筑檔案材料的形成

高等學(xué)校建筑項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程同社會(huì)其他基建項(xiàng)目類似，都大致要經(jīng)過(guò)項(xiàng)目立項(xiàng)、項(xiàng)目設(shè)計(jì)、項(xiàng)目施工、竣工驗(yàn)收等四個(gè)階段。這四個(gè)階段中又包括六個(gè)不同環(huán)節(jié)，相應(yīng)形成了不同的建筑檔案材料：

（一）項(xiàng)目建議書，也稱項(xiàng)目建設(shè)建議書。高等學(xué)校根據(jù)學(xué)校建設(shè)、校園規(guī)劃等要求，結(jié)合對(duì)教育資源與招生前景的預(yù)測(cè)分析，向國(guó)家或地方建筑項(xiàng)目管理部門提交推薦的項(xiàng)目建設(shè)性材料。

（二）可行性研究報(bào)告。在確定高等學(xué)校建筑項(xiàng)目之前，對(duì)建筑項(xiàng)目的使用價(jià)值及各類影響因素進(jìn)行可行性研究，在這一過(guò)程中形成的供決策者與主管機(jī)關(guān)審批參考的上報(bào)文件。

（三）項(xiàng)目開工前期手續(xù)。在項(xiàng)目施工之前，要前往主管部門、建設(shè)單位、施工企業(yè)等多個(gè)單位辦理的多種手續(xù)材料。

（四）設(shè)計(jì)圖紙及建設(shè)規(guī)劃許可證。招標(biāo)單位或受其委托的設(shè)計(jì)單位及勘察部門對(duì)某一高等學(xué)校建筑項(xiàng)目展開設(shè)計(jì)并形成圖紙，再經(jīng)過(guò)消防、人防、設(shè)計(jì)等部門的審查，最后取得建設(shè)規(guī)劃許可證。

（五）招投標(biāo)材料。在通過(guò)招標(biāo)工作確定建筑項(xiàng)目的施工單位與監(jiān)理公司的整個(gè)過(guò)程中，形成的所有與招投標(biāo)相關(guān)的材料。

（六）竣工驗(yàn)收資料。建筑項(xiàng)目竣工后，開發(fā)單位會(huì)同設(shè)計(jì)單位、施工單位、設(shè)備供應(yīng)單位以及工程質(zhì)量監(jiān)督部門對(duì)該項(xiàng)目是否符合規(guī)劃設(shè)計(jì)要求及建筑施工、設(shè)備安裝等工程質(zhì)量進(jìn)行全面檢驗(yàn)，并最終取得軍工合格資料、數(shù)據(jù)與憑證等全部竣工驗(yàn)收資料。

這四個(gè)階段與六個(gè)環(huán)節(jié)中所形成的全部圖紙、聲像、文字資料，就構(gòu)成了一整套完整的高等學(xué)校建筑項(xiàng)目檔案材料。這些材料對(duì)于與之相應(yīng)的高等學(xué)校建筑項(xiàng)目的日常使用與維護(hù)，具有非常重要的指導(dǎo)意義與參考價(jià)值。

二、高等學(xué)校建筑檔案的特點(diǎn)

除了具有普通檔案資料的價(jià)值性、信息性、原始記錄性等一般特點(diǎn)外，高等學(xué)校建筑檔案資料還具有獨(dú)特的特點(diǎn)：

（一）整體性。高等學(xué)校建筑檔案材料同其所反映的客觀高校建筑實(shí)體必須保持一致。高等學(xué)校建筑項(xiàng)目的各部分工程文件資料彼此關(guān)聯(lián)，共同構(gòu)成了完整的檔案材料，這決定了高等學(xué)校建筑檔案是一個(gè)具有內(nèi)在有機(jī)聯(lián)系的統(tǒng)一整體。

（二）實(shí)效性。高等學(xué)校建筑檔案不但可以為工程建設(shè)的技術(shù)交流與科學(xué)研究服務(wù)，還可以為現(xiàn)實(shí)使用與生產(chǎn)服務(wù)。對(duì)于建筑項(xiàng)目的全生命周期，具有不可取代的實(shí)用效果。

（三）滯后性。在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)，許多高等學(xué)校建筑項(xiàng)目依然未能完全整理好各類驗(yàn)收資料。直到驗(yàn)收工作完成后，才能根據(jù)需要逐漸整理出所有文件資料以便歸檔管理。這就導(dǎo)致高等學(xué)校建筑檔案的形成對(duì)項(xiàng)目本身來(lái)說(shuō)具有一定的滯后性。

三、高等學(xué)校建筑檔案管理工作存在的問(wèn)題

高等學(xué)校建筑檔案的形成過(guò)程及其特點(diǎn)，決定了其具有不可估量的使用價(jià)值。但長(zhǎng)期以來(lái)，不少高等學(xué)校對(duì)建筑檔案的整理、收集、歸檔管理重視不足，使得很多建筑檔案材料不夠完整，給以后的項(xiàng)目使用與維護(hù)、學(xué)校的發(fā)展造成了諸多不便。高等學(xué)校建筑檔案的建設(shè)管理中存在的主要問(wèn)題，大致如下：

（一）管理體制不健全。某些高校未能建立起建筑檔案建設(shè)管理制度，更不用說(shuō)與之配套的管理操作方法。由于沒(méi)有具體明確基建部門在建筑檔案建設(shè)管理中的職責(zé)，導(dǎo)致建筑檔案管理工作存在很大的隨意性，難以遭到有據(jù)可依、有章可循，更不用說(shuō)照章辦事。

（二）檔案意識(shí)匱乏。由于長(zhǎng)期以來(lái)存在的“重建設(shè)、輕檔案”意識(shí)，建筑檔案管理部門及其工作人員普遍缺乏檔案意識(shí)，在具體的檔案管理工作中對(duì)檔案材料及數(shù)據(jù)的編制、收集具有很大的隨意性。這使得在施工過(guò)程中可能隨意丟放圖紙，日常工作中對(duì)圖紙保管不善，致使其污染嚴(yán)重、破舊不堪，造成項(xiàng)目檔案資料不完整、不齊全、不配套。

（三）專業(yè)性不足。建筑檔案涉及到設(shè)計(jì)、測(cè)繪、法律、施工等多個(gè)專業(yè)方面，檔案管理人員也應(yīng)當(dāng)充分具備相關(guān)的專業(yè)知識(shí)。但目前高等學(xué)校中普遍缺乏既熟悉項(xiàng)目建設(shè)業(yè)務(wù)又熟悉建筑檔案管理的工作人員，而且高等學(xué)校又普遍沒(méi)有對(duì)管理人員組織建筑檔案管理培訓(xùn)工作，導(dǎo)致在檔案管理中往往只是被動(dòng)地交接材料，造成竣工后大量的建筑項(xiàng)目檔案資料流失。

（四）硬件投入不足。按照住建部要求，在建工程形成紙質(zhì)檔案材料時(shí)還應(yīng)相應(yīng)制作電子工程檔案，并強(qiáng)化建筑檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理，以便建筑利用者可以準(zhǔn)確、及時(shí)、可靠、完整地獲得檔案信息服務(wù)。但不管是在管理理念與控制方法方面，還是技術(shù)處理與運(yùn)作設(shè)備方面，高等學(xué)校的硬件投入都明顯不足。

四、高等學(xué)校建筑檔案材料的規(guī)范化管理

建筑檔案管理包括收集歸檔、資料整理、日常保管、資料鑒定、材料統(tǒng)計(jì)、日常利用等六項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，高等學(xué)校建筑檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)要從每一項(xiàng)做起。

（一）收集歸檔。高等學(xué)校建筑檔案的來(lái)源及取得方式包括主管與協(xié)作單位進(jìn)行文書處理，外單位編制，施工現(xiàn)場(chǎng)記錄等。檔案收集工作就是對(duì)這些具有保存意義的零散檔案文件資料進(jìn)行有計(jì)劃、有目的的接收與收集?？⒐ず笠皶r(shí)做好移交歸檔工作，確保歸檔材料字跡線條清楚、紙質(zhì)優(yōu)良、內(nèi)容相符、及時(shí)歸檔。

（二）資料整理。檔案管理使得檔案材料從零碎無(wú)序到規(guī)范有序，大致包括檔案分類與檔案編目?jī)蓚€(gè)方面的工作。首先要依工程項(xiàng)目類別確立分類標(biāo)準(zhǔn)，也可按照文件性質(zhì)將檔案材料分為設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等不同類別。其次可用卡片形式對(duì)工程項(xiàng)目情況及進(jìn)展進(jìn)行著錄、編目。

（三）日常保管。根據(jù)檔案資料的成分與狀況來(lái)采用必要保管手段以維護(hù)檔案材料的完整性與安全性，盡可能地延長(zhǎng)檔案壽命。這要求必須貫徹以防為主、防治結(jié)合的保管原則，保證檔案庫(kù)房條件可以做到防火、防潮、防塵、防臟、防熱、防蟲、防火等七防，并尋求科學(xué)有效的保管條件與方法從物質(zhì)條件與防護(hù)措施方面做好檔案材料保管工作。

（四）資料鑒定。遵照一定標(biāo)準(zhǔn)或要求來(lái)判定檔案資料的真?zhèn)闻c價(jià)值，對(duì)于提高檔案質(zhì)量、促進(jìn)資料綜合利用具有重要意義。檔案資料可以脫離建筑本身在經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、科學(xué)研究等方面重復(fù)利用，另外，做好資料鑒定工作以保護(hù)具有重要價(jià)值的檔案材料，也有助于在發(fā)生突發(fā)事件時(shí)進(jìn)行及時(shí)應(yīng)變。

（五）材料統(tǒng)計(jì)。統(tǒng)計(jì)建筑檔案是用數(shù)字說(shuō)明檔案的基本情況、文件類型數(shù)量及管理狀況的技術(shù)分析手段，它是一項(xiàng)貫穿檔案管理始終的日常業(yè)務(wù)工作。做好這一工作要求結(jié)合本校實(shí)際需求來(lái)明確統(tǒng)計(jì)目的，并用準(zhǔn)確可靠的數(shù)據(jù)反映項(xiàng)目特征與規(guī)律。對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)字要認(rèn)真分析研究，從中發(fā)現(xiàn)并解決問(wèn)題，進(jìn)而總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、不斷探索。

（六）日常利用。建筑檔案作為一種信息資源，保存的最終目的是為了充分利用。為了盡可能發(fā)揮其使用價(jià)值，檔案管理人員要注意：對(duì)建筑檔案情況心中有數(shù)、熟練掌握；編制查找與介紹參考工具，以提高利用率；注意反饋利用效果，以便日后改進(jìn)；采用計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)完善檔案管理。

高等學(xué)校檔案管理工作六個(gè)方面的規(guī)范化建設(shè)相輔相成，其中檔案收集是工作起點(diǎn)，日常利用是最終目的。

五、結(jié)語(yǔ)

高等學(xué)校建筑檔案形成于項(xiàng)目建設(shè)的不同階段與環(huán)節(jié)，具有鮮明特征與重要意義。它是學(xué)校檔案的一個(gè)重要組成部分，是高等學(xué)校日后建設(shè)和改造的一個(gè)重要依據(jù)，是高等學(xué)校在日常管理中必須要重視的一個(gè)部分。縱觀當(dāng)前高等學(xué)校建筑檔案的管理，還存在諸如意識(shí)匱乏、機(jī)制不健全、專業(yè)性不足和硬件投入不到位等多個(gè)問(wèn)題，這些問(wèn)題將會(huì)阻礙檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)步伐。因此，高等學(xué)校檔案管理工作者必須要強(qiáng)化認(rèn)識(shí)，必須要重視學(xué)校建筑從項(xiàng)目立項(xiàng)、項(xiàng)目設(shè)計(jì)、項(xiàng)目施工、竣工驗(yàn)收等四個(gè)階段檔案的形成和整理，采取有效措施改善檔案管理中存在的問(wèn)題，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化，為高等學(xué)校的發(fā)展獻(xiàn)力。

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