淺析如何加強(qiáng)工程檔案管理

摘 要：工程檔案管理在保留重要資料方面發(fā)揮了重要的作用，是對建筑工程項(xiàng)目建設(shè)過程中最為真實(shí)和原始的記錄，為以后工程建設(shè)提供非常豐富可借鑒的資料。因此，本文就如何加強(qiáng)工程檔案管理展開論述，同時提出相應(yīng)的對策和建議。

關(guān)鍵詞：工程檔案；管理措施；人員管理；

中圖分類號：C931.6 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-3520（2014）-08-00-01

工程檔案在進(jìn)行城市規(guī)劃設(shè)計(jì)、建設(shè)以及管理維護(hù)過程中發(fā)揮了重要的作用，其中記載的文字、圖像以及聲像是工程建設(shè)的載體，是比較寶貴的信息資源和知識寶庫，屬于潛在的生產(chǎn)力，為城市規(guī)劃和建設(shè)以及發(fā)展起到了非常重要的基礎(chǔ)作用。首先，工程檔案可以為城市建設(shè)提供必要的經(jīng)驗(yàn)，真實(shí)記錄其中的生產(chǎn)活動，為提高工程建設(shè)水平提供借鑒和幫助。同時工程檔案包含工程建設(shè)的各種因素，能夠?yàn)橐院蠊こ探ㄔO(shè)提供幫助和建設(shè)。近些年來，隨著城市化水平不斷提高，城市發(fā)展速度越來越快，為了有效緩解城市在發(fā)展過程中人多地少的矛盾，地下建筑和隱蔽工程比較多，對這些工程管理和維護(hù)以及擴(kuò)建就要需要大量的工程資料，才能有效避免盲目性，最大限度地減少浪費(fèi)。下面就如何做好工程檔案管理展開論述。

一、要不斷完善工程檔案管理制度

在進(jìn)行實(shí)際的檔案管理過程中，要明確管理的載體、主體、任務(wù)以及要素，要嚴(yán)格依照法律法規(guī)進(jìn)行管理，要建立相應(yīng)的檔案預(yù)驗(yàn)收和執(zhí)法制度，嚴(yán)格控制備案和報(bào)送過程，保證工程檔案的內(nèi)在和外在質(zhì)量。因此，管理人員要熟悉掌握有關(guān)工程檔案管理的法律和規(guī)定，提高自身素質(zhì)和綜合管理水平，同時在實(shí)際管理過程中不斷完善各種制度，明確各種程序，提高管理質(zhì)量和效率；同時還要進(jìn)行必要的監(jiān)督，避免出現(xiàn)重大失誤的情況或者管理事故。

二、要實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化和現(xiàn)代化

為了提高工程檔案的管理水平，提高管理人員自身的道德素質(zhì)，根據(jù)工程檔案管理的現(xiàn)狀，明確工程建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位以及建立單位資料管理人員的職責(zé)，保證整個工程資料搜集的完整和規(guī)范，保證與整個工程施工過程步調(diào)一致，同時工程資料和檔案在維護(hù)各個參建單位合法權(quán)益過程中發(fā)揮著重要的作用，是非常重要的依據(jù)。

三、要加強(qiáng)對工程竣工資料的驗(yàn)收

在進(jìn)行工程竣工驗(yàn)收過程中，建設(shè)單位和資料管理人員要嚴(yán)格按照建筑工程檔案管理的要求進(jìn)行資料的搜集和整理；同時對工程建設(shè)過程中的文件和資料進(jìn)行嚴(yán)格全面的審核和檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決現(xiàn)實(shí)中存在的問題，不斷查漏補(bǔ)缺，保證竣工材料的搜集有效及時，做好最后工程的驗(yàn)收工作和檔案資料驗(yàn)收工作，保證二者同步，避免出現(xiàn)不協(xié)調(diào)的情況。

四、要加強(qiáng)對工程資料管理人員的培訓(xùn)

近些年來，隨著我國建筑工程迅速發(fā)展，工程資料在管理過程中出現(xiàn)許多新的特點(diǎn)和變化，給管理人員提出了更高的挑戰(zhàn)和要求，要提高工程資料管理人員的工作意識、質(zhì)量以及水平。同時在實(shí)際管理過程中，要認(rèn)識到資料管理的重要性，采用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和系統(tǒng)進(jìn)行管理，引進(jìn)先進(jìn)的管理方法和手段，提高自我管理意識，能夠真正領(lǐng)會和掌握相關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，增強(qiáng)責(zé)任心，保證工程檔案的質(zhì)量。

五、做好工程建設(shè)資料編制工作

在很大程度上工程的技術(shù)資料可以反映施工質(zhì)量，因此，施工資料管理人員要根據(jù)實(shí)際情況，嚴(yán)格按照施工進(jìn)度進(jìn)行資料的搜集和整理，尤其做好工程技術(shù)資料的搜集整理，做好跟蹤的搜集工作以及各種質(zhì)量評定的原始記錄，保證整個內(nèi)容的連貫性和連續(xù)性，在工程竣工以后，要避免出現(xiàn)缺少資料的情況，明確各項(xiàng)資料管理人員的職責(zé)和責(zé)任，避免出現(xiàn)遺漏或者錯誤的情況，這就要求資料管理人員要對資料進(jìn)行詳細(xì)的手機(jī)，進(jìn)行分部和分項(xiàng)工程資料的分類整理，同時還要加強(qiáng)監(jiān)督，對出現(xiàn)的漏項(xiàng)或者錯誤情況，要及時進(jìn)行補(bǔ)充和糾正。

六、要利用各種手段開發(fā)工程資料的信息資源，做好工程資料信息統(tǒng)計(jì)工作

因此，資料管理人員要實(shí)現(xiàn)信息資料管理的微機(jī)化管理，對資料管理的時間、地點(diǎn)進(jìn)行嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾?，保證在使用過程中能夠及時調(diào)出，避免出現(xiàn)人力物力財(cái)力的浪費(fèi)，最大限度的降低管理人員的工作強(qiáng)度，實(shí)現(xiàn)工程檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、微機(jī)化以及信息化，大力建立電子文件類的資料。同時還要做好各方面的協(xié)調(diào)工作，提高管理工作的效率；按照標(biāo)準(zhǔn)和資料的性質(zhì)進(jìn)行科學(xué)合理的分類編號。另外，要做好材料的傳遞和變更記錄。在實(shí)際的管理使用過程中，進(jìn)行頻繁的變更，就會對材料和檔案的完整性產(chǎn)生一定程度的影響，因此，要對做好相應(yīng)的記錄，避免出現(xiàn)丟失或者損壞的情況。

綜上所述，在進(jìn)行工程檔案管理過程中，要制定有效完整的制度，根據(jù)實(shí)際管理過程中存在的問題采用先進(jìn)的管理技術(shù)和手段，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，保證工程檔案的完整性和有效性，從而為以后工程建設(shè)提供必要的借鑒和幫助。

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