基于項(xiàng)目管理的高校圖書館服務(wù)創(chuàng)新

曹國鳳（順德職業(yè)技術(shù)學(xué)院 廣東 佛山 528333）

1 項(xiàng)目管理理念的提出

作為一門新興的科學(xué)，項(xiàng)目管理是指在特定的時(shí)間內(nèi)，為了完成一個(gè)既定的、特殊的任務(wù)目標(biāo)，通過縱橫相結(jié)合的運(yùn)行機(jī)制，達(dá)到對(duì)企業(yè)有限資源進(jìn)行有效的計(jì)劃、組織、控制的一種系統(tǒng)管理方法[1]。項(xiàng)目管理模式是現(xiàn)代企業(yè)管理理論研究的重要成果，是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代管理新理念中的核心理念之一。而圖書館作為一個(gè)不斷生長的有機(jī)體，其活動(dòng)越來越受市場(chǎng)管理體制和信息技術(shù)環(huán)境的影響。

圖書館的核心價(jià)值在于通過對(duì)各種文獻(xiàn)資源的保存和利用達(dá)到交流知識(shí)、傳播文化的目的，圖書館的各項(xiàng)管理也必然服從于它的目的，維持著圖書館功能的正常發(fā)揮。圖書館傳統(tǒng)的管理模式主要是圍繞其業(yè)務(wù)流程而設(shè)計(jì)，涉及資源采訪、編目、典藏、流通、參考咨詢、技術(shù)支持服務(wù)等整個(gè)業(yè)務(wù)過程的各個(gè)環(huán)節(jié)。隨著信息技術(shù)和圖書館事業(yè)的發(fā)展，現(xiàn)代圖書館在尋求服務(wù)創(chuàng)新過程中經(jīng)常會(huì)面臨一些突發(fā)性、臨時(shí)性或?qū)嶒?yàn)性的較大型任務(wù)，僅依靠原有的管理模式是難以解決的，此時(shí)必須建立一種自學(xué)習(xí)、自適應(yīng)性的管理機(jī)制，調(diào)整自身，彌補(bǔ)缺陷。而項(xiàng)目管理作為一種效益高、靈活、快速、高彈性的組織管理模式正好順應(yīng)了這種需要，贏得了圖書館界的青睞，并已迅速從企業(yè)界滲透到了圖書館領(lǐng)域。項(xiàng)目管理的對(duì)象是項(xiàng)目，它通過一個(gè)臨時(shí)性的組織對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行科學(xué)的管理和實(shí)施，從而使人力、財(cái)力、物力等各種資源優(yōu)化配置和有效利用，最終使項(xiàng)目的各種預(yù)期目標(biāo)得以順利實(shí)現(xiàn)[2]。其實(shí)，圖書館的每一項(xiàng)目標(biāo)工作或任務(wù)都可歸于項(xiàng)目，小到舉辦一個(gè)讀者座談會(huì)，大到文獻(xiàn)資源建設(shè)、讀者服務(wù)創(chuàng)新，甚至圖書館的長遠(yuǎn)規(guī)劃建設(shè)等，都可利用項(xiàng)目管理的方法來執(zhí)行。在實(shí)際工作中，項(xiàng)目管理相繼解決了諸如數(shù)字圖書館建設(shè)、圖書館搬遷、回溯建庫、專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)等“項(xiàng)目”問題。

項(xiàng)目管理作為一種企業(yè)管理模式，它強(qiáng)調(diào)的是效益、創(chuàng)新、溝通與合作。實(shí)踐證明，這種管理模式在幫助圖書館應(yīng)對(duì)復(fù)雜環(huán)境、推動(dòng)創(chuàng)新發(fā)展方面發(fā)揮了顯著效能，項(xiàng)目管理理念逐步深入人心。近幾年來，順德職業(yè)技術(shù)學(xué)院圖書館（以下簡稱順職館）一直堅(jiān)持將項(xiàng)目管理理念引入到服務(wù)創(chuàng)新實(shí)踐中，并取得了明顯成效。

2 項(xiàng)目管理組織的形成與構(gòu)建

現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和數(shù)字信息資源的迅速發(fā)展和普及，使得圖書館及其用戶所處的信息環(huán)境發(fā)生了深刻的變化[3]。用戶對(duì)圖書館的要求也隨著這些變化而變得越來越高。高校圖書館作為學(xué)校的文獻(xiàn)信息服務(wù)中心、教學(xué)科研的服務(wù)基地，正面臨著前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，這就要求圖書館更新管理理念，不斷創(chuàng)新其服務(wù)，以滿足不斷變化的用戶需求。順職館引入項(xiàng)目管理就是創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)下的高校圖書館管理模式改革，為實(shí)現(xiàn)“創(chuàng)新服務(wù)，打造品牌”的服務(wù)目標(biāo)起到了關(guān)鍵性作用。

2.1 項(xiàng)目管理組織的形成

為了組織各方力量來完成特定的圖書館項(xiàng)目計(jì)劃與目標(biāo)，高校圖書館項(xiàng)目一旦獲得批準(zhǔn)，就必須成立相應(yīng)的項(xiàng)目工作小組，即項(xiàng)目管理組織。項(xiàng)目管理組織是支撐項(xiàng)目建設(shè)與正常運(yùn)轉(zhuǎn)的工作機(jī)構(gòu)。圖書館項(xiàng)目管理組織主要是依照工作目標(biāo)和服務(wù)的活動(dòng)范圍，根據(jù)圖書館項(xiàng)目的不同業(yè)務(wù)特點(diǎn)、技術(shù)要求、內(nèi)外環(huán)境條件來設(shè)置，建立能夠整體協(xié)作、共同完成核心任務(wù)的、職能交叉的各種任務(wù)團(tuán)體。項(xiàng)目管理組織因項(xiàng)目設(shè)立而成立，體系必須精干，成員少而精，講求實(shí)效，項(xiàng)目一旦完成，組織使命便結(jié)束。項(xiàng)目管理組織成員通過圖書館內(nèi)考核進(jìn)行選拔，通常由來自不同部門、不同學(xué)科、具有不同服務(wù)特長的若干館員共同組成。項(xiàng)目管理組織的形式有兩種，一種是為解決某一特定問題所組成的臨時(shí)性工作小組，另一種是為了達(dá)到某種工作目標(biāo)而組建的永久性工作小組。

圍繞著順職館提出的“創(chuàng)新服務(wù)，打造品牌”的服務(wù)目標(biāo)，全體館員齊心協(xié)力，相繼做出了一些成績，但同時(shí)也遇到了一些實(shí)際困難。一方面，隨著順德職業(yè)技術(shù)學(xué)院近幾年的生源擴(kuò)招，順職館的館藏紙質(zhì)文獻(xiàn)數(shù)量得到了迅猛增加，各類型數(shù)據(jù)庫也被不斷地引入、開發(fā)和利用；而另一方面，由于學(xué)院定編定崗制度的執(zhí)行卻減少了館員的數(shù)量。面對(duì)讀者服務(wù)壓力之大，工作人員之少的現(xiàn)狀，順職館要想實(shí)現(xiàn)目標(biāo)，必須更新管理理念，使圖書館現(xiàn)有的人力資源得到最優(yōu)化利用，服務(wù)效率得到最大化提高。于是，順職館于2009年引入項(xiàng)目管理理念到實(shí)際工作中，并先后成立了特藏建設(shè)小組、專業(yè)館員服務(wù)小組、社會(huì)服務(wù)小組、讀書節(jié)活動(dòng)小組、期刊數(shù)據(jù)整理小組、讀者培訓(xùn)小組及閱讀推廣小組等（見表1）。

2.2 項(xiàng)目管理組織架構(gòu)的確定

圖書館傳統(tǒng)管理模式呈金字塔形，是一種縱向組織結(jié)構(gòu)，權(quán)力集中于最高管理層，下級(jí)缺乏必要的自主權(quán)；同時(shí)，各職能部門有著明確的職能分工，部門之間的橫向聯(lián)系較弱[4]。高校圖書館項(xiàng)目管理組織模式縮短了從館長到普通館員之間的管理路徑，充分授權(quán)給各項(xiàng)目工作小組，減少了許多不必要的中間環(huán)節(jié)。為實(shí)現(xiàn)跨職能部門、多項(xiàng)目標(biāo)任務(wù)同時(shí)實(shí)施和運(yùn)作提供了最佳解決方案。項(xiàng)目管理組織成員與館員之間是通過各個(gè)具體的子項(xiàng)目聯(lián)系在一起，一名館員可以參與一個(gè)子項(xiàng)目，也可以同時(shí)在多個(gè)子項(xiàng)目中兼職，或主要負(fù)責(zé)，或輔助參與，項(xiàng)目之間相互交錯(cuò)、相互借鑒、相互補(bǔ)充，形成了蛛網(wǎng)狀的工作關(guān)系，即為蛛網(wǎng)型的項(xiàng)目管理模式（item manager）[5]。

表1 順職館項(xiàng)目工作小組情況一覽表

順職館成立的若干項(xiàng)目工作小組，其組織架構(gòu)設(shè)計(jì)可分為三層：第一層是圖書館領(lǐng)導(dǎo)和項(xiàng)目管理辦公室層，負(fù)責(zé)圖書館宏觀目標(biāo)任務(wù)的制訂、項(xiàng)目工作小組年度考核和任期內(nèi)項(xiàng)目主管的任免工作。由于有多個(gè)項(xiàng)目工作小組同時(shí)存在，項(xiàng)目管理辦公室還須負(fù)責(zé)項(xiàng)目之間或與職能部門之間的資源配置和協(xié)調(diào)。第二層是項(xiàng)目主管層，即項(xiàng)目工作小組層，是圖書館宏觀項(xiàng)目的再定義者、計(jì)劃者、控制者，對(duì)他所負(fù)責(zé)的項(xiàng)目有充分的責(zé)任、權(quán)力、利益。其任務(wù)是負(fù)責(zé)選拔項(xiàng)目工作小組成員，制訂項(xiàng)目的目標(biāo)任務(wù)和計(jì)劃，并負(fù)責(zé)實(shí)施。在分派任務(wù)時(shí)須先把宏觀項(xiàng)目分解成各子項(xiàng)目或子任務(wù)，能量化的盡可能定出參數(shù)指標(biāo)，不能量化的要給出定性標(biāo)準(zhǔn)。第三層是項(xiàng)目工作小組成員層，是項(xiàng)目目標(biāo)任務(wù)的具體執(zhí)行者。其職能是根據(jù)項(xiàng)目主管提出的任務(wù)目標(biāo)和要求，有計(jì)劃、有步驟地去實(shí)施。具體的圖書館項(xiàng)目管理組織架構(gòu)如圖1所示。

圖1 圖書館項(xiàng)目管理組織架構(gòu)

3 項(xiàng)目管理的運(yùn)作模式

3.1 項(xiàng)目管理運(yùn)作模式的構(gòu)建

項(xiàng)目管理主要包括項(xiàng)目的要素管理（靜態(tài)）和進(jìn)程管理（動(dòng)態(tài)）。前者主要涵蓋了時(shí)間管理、成本管理、質(zhì)量管理、人力資源管理、風(fēng)險(xiǎn)管理等各方面的靜態(tài)對(duì)象管理，它貫穿在項(xiàng)目管理的全過程中。項(xiàng)目的動(dòng)態(tài)管理總體包括項(xiàng)目的定義、計(jì)劃、執(zhí)行和控制、結(jié)束四個(gè)過程。其中，（1）項(xiàng)目定義包括提交可行性報(bào)告、項(xiàng)目審批、項(xiàng)目立項(xiàng)等；（2）項(xiàng)目計(jì)劃包括項(xiàng)目小組的成立、項(xiàng)目任務(wù)的分解、詳細(xì)的項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃的制訂；（3）項(xiàng)目執(zhí)行和控制包括項(xiàng)目計(jì)劃執(zhí)行的具體過程及與項(xiàng)目有關(guān)的進(jìn)度、質(zhì)量、變更、風(fēng)險(xiǎn)等方面的實(shí)施過程控制；（4）項(xiàng)目結(jié)束過程包括項(xiàng)目完成后的績效評(píng)估、項(xiàng)目總結(jié)、項(xiàng)目提交等。

項(xiàng)目管理的運(yùn)作模式是將一定時(shí)期內(nèi)的圖書館整體目標(biāo)劃分為若干階段性目標(biāo)，由館員根據(jù)階段性目標(biāo)設(shè)計(jì)、創(chuàng)新項(xiàng)目，提交可行性報(bào)告，待項(xiàng)目通過審批、成功立項(xiàng)后組建項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，并運(yùn)用項(xiàng)目管理方式完成項(xiàng)目任務(wù)[6]。同時(shí)，為配合項(xiàng)目管理制度的建立和完善，順職館制定了一系列配套制度，如項(xiàng)目申報(bào)辦法、項(xiàng)目立項(xiàng)規(guī)定、項(xiàng)目進(jìn)程管理細(xì)則等，具體的項(xiàng)目管理運(yùn)作模式如圖2所示。

圖2 項(xiàng)目管理的運(yùn)作模式

在實(shí)際工作中，順職館按上述的項(xiàng)目管理流程對(duì)每一個(gè)具體的項(xiàng)目進(jìn)行管理，確保了每個(gè)項(xiàng)目環(huán)節(jié)的順利實(shí)施，體現(xiàn)了項(xiàng)目開展的高效率和高效益。其中，項(xiàng)目立項(xiàng)是正式認(rèn)可一個(gè)新項(xiàng)目的開始，圖書館立項(xiàng)過程中應(yīng)當(dāng)對(duì)項(xiàng)目的可行性進(jìn)行深入的研究，并提出詳細(xì)的項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃建議書；項(xiàng)目計(jì)劃制訂是項(xiàng)目管理的核心內(nèi)容，一份完善的項(xiàng)目計(jì)劃是項(xiàng)目成功的重要前提，它提供了協(xié)調(diào)所有各項(xiàng)工作的核心信息，詳細(xì)擬定了工作內(nèi)容、進(jìn)度、費(fèi)用和時(shí)間安排等，以保障項(xiàng)目的成功進(jìn)行；項(xiàng)目實(shí)施與控制則是項(xiàng)目管理時(shí)間最長也是最重要的階段，它是項(xiàng)目計(jì)劃的具體執(zhí)行過程，負(fù)責(zé)控制項(xiàng)目實(shí)施的各個(gè)環(huán)節(jié)，最終確保項(xiàng)目的順利完成。

3.2 項(xiàng)目運(yùn)作模式的創(chuàng)新實(shí)踐

順職館實(shí)行項(xiàng)目管理模式5年來，通過不斷探索與實(shí)踐，開展了多種形式和內(nèi)容的服務(wù)創(chuàng)新，取得的成效有目共睹，尤其凸顯了面向館藏資源優(yōu)化、面向校園文化建設(shè)、面向教學(xué)科研需求、面向地方發(fā)展需求等方面的創(chuàng)新服務(wù)成果。（1）特藏建設(shè)小組多年來根據(jù)順德職業(yè)技術(shù)學(xué)院的重點(diǎn)或特色專業(yè)的建設(shè)目標(biāo)，結(jié)合順德當(dāng)?shù)刂饕еa(chǎn)業(yè)、文化發(fā)展方向，依次推出了家具專題特色數(shù)據(jù)庫、制冷專題特色數(shù)據(jù)庫、涂料技術(shù)專題特色數(shù)據(jù)庫等自建特色資源庫。其中，家具專題特色數(shù)據(jù)庫獲CALIS（China Academic Library & Information System，中國高等教育文獻(xiàn)保障系統(tǒng)）三期專題特色數(shù)據(jù)庫立項(xiàng)項(xiàng)目，成為了國內(nèi)獲CALIS資助建設(shè)專題庫的少數(shù)高職院校圖書館之一。同時(shí)，家具專題特色數(shù)據(jù)庫也為藝術(shù)設(shè)計(jì)類教師的教學(xué)、科研和學(xué)生的專業(yè)學(xué)習(xí)、設(shè)計(jì)提供了全方位的特色資源服務(wù)。（2）為推動(dòng)校園文化建設(shè)，順職館的讀書節(jié)活動(dòng)小組、讀者培訓(xùn)小組、閱讀推廣小組每年的創(chuàng)新舉措不斷涌現(xiàn)，組織了形式多樣、貼近學(xué)生生活的校園讀書活動(dòng)，開展了全方位的閱讀推廣項(xiàng)目。其中，閱讀推廣小組通過挖掘社會(huì)或網(wǎng)絡(luò)熱點(diǎn)，正著力將受讀者歡迎的“閱讀分享會(huì)”打造成校園文化品牌活動(dòng)。（3）順職館打破了學(xué)科界限，以專業(yè)為依據(jù)，建立了專業(yè)館員制度，成立了專業(yè)館員服務(wù)小組，為師生提供了滿足其個(gè)性化需求、針對(duì)性強(qiáng)的文獻(xiàn)、信息和知識(shí)服務(wù)，建立了以需求為中心的個(gè)性化服務(wù)模式。（4）順德職業(yè)技術(shù)學(xué)院作為順德唯一的一所高職院校，一直以立足地方、服務(wù)地方產(chǎn)業(yè)發(fā)展進(jìn)行辦學(xué)。近年來，其社會(huì)服務(wù)小組本著回饋社會(huì)、反哺地方的責(zé)任感，深入到各相關(guān)單位，了解他們的需求，為他們提供了校外讀者辦證、集體外借、文獻(xiàn)傳遞等服務(wù)，得到了當(dāng)?shù)馗鹘绲膹V泛認(rèn)可和贊同。

4 思 考

4.1 更新理念是前提

圖書館項(xiàng)目化管理就是創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)下的圖書館管理模式改革，是對(duì)圖書館創(chuàng)新工作中的創(chuàng)新資源、創(chuàng)新目標(biāo)、創(chuàng)新計(jì)劃、創(chuàng)新環(huán)境等進(jìn)行優(yōu)化管理，以發(fā)揮圖書館資源的最大功效，解決圖書館工作中的實(shí)際問題，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新目標(biāo)的過程[7]。實(shí)踐證明，順職館在提出開展服務(wù)創(chuàng)新目標(biāo)之初，如果不在管理模式方面進(jìn)行改革，只一味地沿用傳統(tǒng)的管理方式，圖書館的服務(wù)拓展和創(chuàng)新就會(huì)遇到瓶頸，發(fā)展也會(huì)受到制約，更不可能在服務(wù)創(chuàng)新方面取得顯著成效。因此，與其說順職館在服務(wù)創(chuàng)新方面取得了很大進(jìn)步，不如說其在管理理念上先邁出了一大步。這一方面彰顯了圖書館領(lǐng)導(dǎo)層率先學(xué)習(xí)新的管理模式、轉(zhuǎn)變思路、與時(shí)俱進(jìn)的思想作風(fēng)；另一方面為了盡快讓大家領(lǐng)會(huì)、熟悉項(xiàng)目管理理論和方法，圖書館領(lǐng)導(dǎo)層指派項(xiàng)目負(fù)責(zé)人參加學(xué)校組織的相關(guān)培訓(xùn)，并在全館范圍內(nèi)展開學(xué)習(xí)、進(jìn)行宣傳，對(duì)每個(gè)人進(jìn)行理念上的“洗腦”。從而為實(shí)施項(xiàng)目管理做了充分的準(zhǔn)備工作，也為以后各個(gè)項(xiàng)目的順利開展提供了有利保障。

4.2 協(xié)調(diào)發(fā)展是關(guān)鍵

圖書館傳統(tǒng)的管理模式是以部門為單位，將員工分配到各個(gè)部門，完成圖書館的各項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，強(qiáng)化的是部門職能；而項(xiàng)目管理是以項(xiàng)目為中心，根據(jù)需要將員工分配到各項(xiàng)目工作小組中，項(xiàng)目任務(wù)完成后其成員又各回其位，強(qiáng)調(diào)的是項(xiàng)目職能。

高校圖書館項(xiàng)目成員通常來自各個(gè)職能部門，他們?cè)谄渎毮軑徫簧隙加凶约旱膷徫宦氊?zé)和任務(wù)，在項(xiàng)目運(yùn)作過程中會(huì)出現(xiàn)諸如職能崗位工作和項(xiàng)目任務(wù)之間的選擇沖突、孰重孰輕難以取舍問題、人員調(diào)配問題等。其實(shí)，職能工作和項(xiàng)目任務(wù)同等重要，雙方均不可被忽視。那么，圖書館如何協(xié)調(diào)好職能和項(xiàng)目兩者的關(guān)系，避免沖突發(fā)生就顯得尤為關(guān)鍵。鑒于此，筆者認(rèn)為，首先，圖書館應(yīng)清晰界定各職能部門和項(xiàng)目工作小組的職責(zé)任務(wù)、部門主任和項(xiàng)目組長的權(quán)責(zé)劃分，明確工作中的長期和短期目標(biāo)；其次，遇到問題，由雙方的部門主任和項(xiàng)目主管進(jìn)行溝通、協(xié)調(diào)，雙方應(yīng)優(yōu)先考慮完成時(shí)間緊、任務(wù)重、影響因子大的任務(wù)；再者，對(duì)于無法協(xié)調(diào)的問題，雙方可報(bào)項(xiàng)目管理辦公室或館長，由他們根據(jù)工作任務(wù)的重要性、緊迫性和圖書館的實(shí)際資源，對(duì)雙方進(jìn)行協(xié)調(diào)，力爭實(shí)現(xiàn)兩者分工協(xié)作、有效融合、一體化協(xié)調(diào)發(fā)展的管理目標(biāo)。

4.3 激勵(lì)創(chuàng)新是根本

項(xiàng)目成員一般都身兼數(shù)職，除了做好本職崗位工作，還要參與到項(xiàng)目任務(wù)中，他們的管理水平和業(yè)務(wù)能力將直接影響到圖書館的整體服務(wù)水平和效率。因此，首先，高校圖書館應(yīng)營造一種學(xué)習(xí)型組織氛圍，考慮多給館員提供培訓(xùn)、進(jìn)修、外出參觀學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，使學(xué)習(xí)和工作成為每個(gè)館員的自覺行為，從而挖掘他們對(duì)圖書館信息服務(wù)的創(chuàng)新潛能，提升他們?cè)谠擃I(lǐng)域內(nèi)的創(chuàng)新思維能力，培養(yǎng)出一批高素質(zhì)、高質(zhì)量的優(yōu)秀館員，使他們成為創(chuàng)新的驅(qū)動(dòng)者、項(xiàng)目的管理者、成果的分享者。其次，項(xiàng)目任務(wù)與日常崗位工作相比，存在創(chuàng)新性強(qiáng)、能力挑戰(zhàn)度高的問題，各項(xiàng)目之間也有著復(fù)雜性、風(fēng)險(xiǎn)性不同的情況。因此，為全面調(diào)動(dòng)館員的工作熱情和積極性，圖書館必須對(duì)個(gè)體館員的努力程度、工作效果進(jìn)行動(dòng)態(tài)跟蹤，實(shí)行職能工作和項(xiàng)目任務(wù)的雙重考核，公平、合理、有效地對(duì)他們的績效進(jìn)行評(píng)價(jià)，建立一種有利于提高館員工作滿意度的科學(xué)的績效激勵(lì)機(jī)制。這將從根本上影響?zhàn)^員挑戰(zhàn)復(fù)雜任務(wù)的積極性和創(chuàng)新能力。

5 結(jié) 語

創(chuàng)新是圖書館發(fā)展的動(dòng)力源泉與永恒主題。面對(duì)復(fù)雜多變、日新月異的信息環(huán)境，圖書館唯有創(chuàng)新，才能發(fā)展壯大。實(shí)踐證明，高校圖書館利用項(xiàng)目管理模式開展服務(wù)創(chuàng)新工作取得了前所未有的顯著成績。這不僅是管理模式上的一種改革嘗試，更是推動(dòng)圖書館事業(yè)發(fā)展的一次突破。但作為一種創(chuàng)新的管理模式，能否在圖書館的各項(xiàng)工作中進(jìn)行全面推行、有效利用，將是圖書館界同仁共同探討、共同實(shí)踐的問題。

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