信息時(shí)代的檔案管理技術(shù)創(chuàng)新研究

馬英

[摘 要]隨著經(jīng)濟(jì)技術(shù)的快速發(fā)展和社會的巨大進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)以及眾多的科學(xué)技術(shù)都展示出了自己強(qiáng)大的生命力。它們在諸多生產(chǎn)領(lǐng)域得到了廣泛使用和普及，很好地發(fā)展了信息經(jīng)濟(jì)。從檔案來看，它在信息資源中居于主體地位，這就要求在檔案管理系統(tǒng)內(nèi)盡可能地運(yùn)用計(jì)算機(jī)、通訊以及網(wǎng)絡(luò)等在內(nèi)的多種先進(jìn)技術(shù)，從而為發(fā)展經(jīng)濟(jì)做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。本文提出了實(shí)施檔案管理技術(shù)創(chuàng)新的若干策略，希望能夠發(fā)展出更好地適應(yīng)符合信息化要求的檔案管理創(chuàng)新技術(shù)和體制，更好地推進(jìn)檔案管理工作。

[關(guān)鍵詞]信息化時(shí)代

前言

從當(dāng)前來看，我國在信息化建設(shè)方面已經(jīng)取得了巨大的成就，例如在通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)等，都在檔案工作中得到了很好的運(yùn)用和普及。從檔案管理方面的技術(shù)創(chuàng)新來看，非常注重面向廣大用戶而進(jìn)行的應(yīng)用創(chuàng)新，但是在技術(shù)創(chuàng)新卻沒有很好地注重技術(shù)支持，所以只存在著較低的成果轉(zhuǎn)化率，不具備較強(qiáng)的便捷性以及推廣性。

一、最新運(yùn)用的檔案管理技術(shù)創(chuàng)新

1、云計(jì)算

從云計(jì)算的含義來看，這是在當(dāng)前的科技環(huán)境中，深入地發(fā)展了多種類型的科學(xué)計(jì)算。從云計(jì)算的工作原理分析，它借助許多大型服務(wù)器所提供的集成環(huán)境，構(gòu)件好自己所需要的數(shù)據(jù)計(jì)算中心以及交互中心，從而借助強(qiáng)大的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，為廣大網(wǎng)絡(luò)用戶提供較好的數(shù)據(jù)保存以及共享服務(wù)，此外也提供軟件、硬件資源等不同的服務(wù)方式，能夠經(jīng)濟(jì)適用地存在較大數(shù)量的數(shù)據(jù)和信息。

2、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)

移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)指的是將互聯(lián)網(wǎng)和移動(dòng)通信設(shè)備聯(lián)系在一起的技術(shù)措施，經(jīng)過了迅猛發(fā)展的技術(shù)進(jìn)步，人們能夠在移動(dòng)通信領(lǐng)域很好地使用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，這就完成了互聯(lián)網(wǎng)的移動(dòng)應(yīng)用，也為廣大移動(dòng)設(shè)備使用者提供了卓有成效的信息傳輸方法。這種方式為廣大人群提供了有效地共享檔案信息資源的方式，這在很大程度上受益于我國在移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)方面所取得的巨大進(jìn)步和迅猛發(fā)展。

二、實(shí)施檔案管理技術(shù)創(chuàng)新的相關(guān)策略

1、電子文件歸檔

在進(jìn)行檔案管理的過程中，可以很好地借助移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)或云計(jì)算技術(shù)，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)或檔案資料的遠(yuǎn)程歸檔業(yè)務(wù)。對檔案工作者來說，他們不必在電腦上安裝任何類型的軟件，只要能夠獲得WIFI使用權(quán)或能夠使用移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)，就能夠按照本單位的相關(guān)需要和要求，開展相關(guān)操作。這樣以來，無論檔案管理人員身處何處，只要能夠使用移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)或移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，就能夠高效地實(shí)現(xiàn)本單位的檔案歸檔工作。借助這種方式，能夠有效地打破檔案歸檔工作在過去受到較大的時(shí)空限制和地域限制因素的影響。按照當(dāng)前快速發(fā)展的科技形勢，可以預(yù)測的是，在今后檔案歸檔的工作過程中，可能會存在以下三種重要形式：傳統(tǒng)歸檔、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)歸檔以及互聯(lián)網(wǎng)遠(yuǎn)程歸檔。它們將會在檔案管理過程中發(fā)揮各自的優(yōu)勢和作用，密切配合，更好地完成檔案歸檔工作。

2、存放和管理實(shí)物檔案

在物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)方面，運(yùn)用較多的技術(shù)是RFID電子標(biāo)簽技術(shù)，從這種技術(shù)來看，它自身有著較強(qiáng)的無線通信識別能力，可以有效地處理附著的物體信息。這種新型技術(shù)存在著諸多點(diǎn)：它有著較遠(yuǎn)的感知距離，不需要實(shí)際接觸就能感知相關(guān)信息，便于操作，感知能力較強(qiáng)，而且有著較強(qiáng)的適應(yīng)性等。這項(xiàng)科學(xué)技術(shù)使得檔案管理人員能夠在那些有著重大價(jià)值的檔案資源上貼上相應(yīng)的RFID標(biāo)簽，在RFID上面標(biāo)記利用好這些有價(jià)值的檔案資料的相關(guān)信息：例如它的放置位置、檔案的號碼、檔案名稱、歸檔日期。在對這些檔案進(jìn)行管理的過程中，不需要親自完成對檔案的動(dòng)手查找以及整理工作，只需要借助網(wǎng)絡(luò)，就能夠很好地管理好這些實(shí)物檔案。例如，在需要查找這些檔案的情況下，能夠借助所記錄的檔案位置以及物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，較為便捷地發(fā)現(xiàn)和獲取所需要的相關(guān)檔案?？紤]到RFID具備較強(qiáng)的感應(yīng)能力，它能夠?qū)ν饨绛h(huán)境的濕度、溫度以及地點(diǎn)進(jìn)行有效感知，能夠體現(xiàn)出以下兩個(gè)方面的運(yùn)用優(yōu)勢，首先是可以隨時(shí)管理檔案，例如可以按照存放檔案的環(huán)境以及濕度，決定如何存放檔案。其次是假如實(shí)物檔案在未能接收到RFID指令的情況出現(xiàn)了位置移動(dòng)，則RFID能夠第一時(shí)間報(bào)警，告知管理員相關(guān)實(shí)物檔案在出現(xiàn)移動(dòng)后的實(shí)際位置，從而更好地提升了有價(jià)值檔案的管理質(zhì)量。

3、檔案管理技術(shù)創(chuàng)新中的檔案數(shù)字化、信息化目標(biāo)舉例

對技術(shù)研發(fā)而言，為了更好地開發(fā)出更好的檔案管理技術(shù)，從而更好地使得相關(guān)人員能夠運(yùn)用這些技術(shù)進(jìn)行服務(wù)，確保內(nèi)容的完整性以及真實(shí)性，要持續(xù)不斷地開展技術(shù)系統(tǒng)的創(chuàng)新工作。這就要科學(xué)地開發(fā)和設(shè)計(jì)出系統(tǒng)的研發(fā)能力以及設(shè)計(jì)能力，而且要逐漸地對相關(guān)技術(shù)進(jìn)行完善，從而更好地助推檔案工作的升級換代，切實(shí)提高在檔案管理創(chuàng)新方面的技術(shù)水平和設(shè)計(jì)思想。從此處來看，選取了研發(fā)電子文件管理系統(tǒng)的相關(guān)案例，基本上可以分為以下若干階段：用戶需求調(diào)查、系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設(shè)計(jì)、程序設(shè)計(jì)、系統(tǒng)測試與新舊系統(tǒng)轉(zhuǎn)換、系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)以及評價(jià)階段等不同的階段。從上述所論述的若干階段來看，起到至關(guān)重要的階段是系統(tǒng)測試與新舊系統(tǒng)轉(zhuǎn)換階段。從這個(gè)階段來看，要科學(xué)地運(yùn)用具備了代表性的模擬數(shù)據(jù)來完成相關(guān)測試。查看所設(shè)計(jì)出來的新技術(shù)能不能真正地支持實(shí)際的應(yīng)用狀況，在測試過程中，要完整地走完每條路徑，從而盡早地暴露出所存在的問題，這樣以來，就能夠在使用相關(guān)的檔案技術(shù)創(chuàng)新之前，能夠很好地對它進(jìn)行改正和協(xié)調(diào)。按照軟件的生命周期方法，在完成了系統(tǒng)的測試版本后，如果試運(yùn)行沒有出現(xiàn)任何問題，才能開展客觀公正的鑒定，然后要通過用戶的驗(yàn)收公正，順利地結(jié)束系統(tǒng)開發(fā)公正。

三、結(jié)束語

從上文分析可以看出，處在信息化背景下，要求檔案管理部門要進(jìn)一步強(qiáng)化技術(shù)創(chuàng)新活動(dòng)。對檔案管理工作人員來說，要切實(shí)能夠?qū)⒆陨碜鳛樾畔＜业木薮笞饔梅e極地發(fā)揮出來。在檔案管理的工作和實(shí)踐過程中，要切實(shí)使得檔案工作人員不但強(qiáng)化和提升學(xué)習(xí)科學(xué)技術(shù)的積極性和實(shí)效性，要能夠最大限度地運(yùn)用好在檔案管理創(chuàng)新方面的科技成果，從而更好地助推本單位在檔案管理工作方面的技術(shù)創(chuàng)新和技術(shù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]遼寧省檔案局，遼寧省檔案系列中初級專業(yè)技資格考試指南[R].遼寧大學(xué)出版社，2006