淺談5S管理在電纜技術(shù)檔案中的應(yīng)用

朱瑾

摘 要：該文簡(jiǎn)要介紹了5S管理主要包括整理、整頓、清掃、清潔和素養(yǎng)，其在電力電纜技術(shù)檔案管理工作中的運(yùn)用，可以有效的提高工作效率、工作水平。以及通過5S管理方式的運(yùn)用取得的效果。

關(guān)鍵詞：檔案管理 ?5S管理 ?工作效率

中圖分類號(hào)：G647.24 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2014）11（a）-0184-01

1 現(xiàn)狀

自電纜設(shè)備的運(yùn)用至今，電纜的技術(shù)檔案管理工作均根據(jù)上級(jí)公司的要求做好了以下幾方面的工作：第一，電纜技術(shù)檔案的收集，第二，電纜技術(shù)檔案的鑒別、整理與歸檔，第三，電纜技術(shù)檔案歸檔分類要求和方法。其中收集為首要環(huán)節(jié)，分類要求和方法屬于標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于檔案的鑒別、整理與歸檔是手段，做好以上幾方面的工作，同時(shí)也保證了檔案的完整、準(zhǔn)確，也便于今后在工作中的運(yùn)用。而現(xiàn)在科技的快速發(fā)展，浦東的日新月異，電纜技術(shù)檔案的數(shù)量逐年增加，根據(jù)每年技術(shù)檔案的增長率而言，目前的庫存空間已經(jīng)不能滿足5年后的檔案總量，許多的技術(shù)檔案并沒有跟隨著設(shè)備的退役而廢棄，因此我們要對(duì)現(xiàn)有的技術(shù)檔案進(jìn)行整理，并對(duì)現(xiàn)有的工作模式和流程進(jìn)行梳理，找出工作中的薄弱環(huán)節(jié)，加以改進(jìn)，從而提高電纜技術(shù)檔案管理的質(zhì)量和水平。

2 5S管理的基本內(nèi)容

（1）整理（SEIRI）將工作常說的任何物品區(qū)分為有必要與沒有必要的，除了有必要的留下，來以外，其它的都清除掉。在工作現(xiàn)場(chǎng)擺放不要的物品是一種浪費(fèi)，通過整理，便于騰出空間，空間的活用，是現(xiàn)有的空間得到最大的利用，同樣也能夠便于今后日常的查詢和整理，給日常工作帶來便利。

（2）整頓（SEITON）把留下來的必要用的物品依規(guī)定位置擺放，并放置整齊，加以標(biāo)示。使工作場(chǎng)所能夠一目了然，整齊的工作環(huán)境，減少找尋物品的時(shí)間，還能消除過多的物品積壓。在整理步驟的實(shí)施下，通過流程的梳理、確定放置的場(chǎng)所、規(guī)定放置的方法、明確數(shù)量、并對(duì)場(chǎng)所和物品進(jìn)行標(biāo)識(shí)，這是提高效率的基礎(chǔ)。

（3）清掃（SEISO）將工作場(chǎng)所內(nèi)看得見與看不見的地方清掃干凈，保持工作場(chǎng)所干凈、亮麗;檢查污染源。良好的工作環(huán)境能夠穩(wěn)定工作品質(zhì)，減少工作環(huán)境對(duì)勞動(dòng)者的傷害，同樣也能夠養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，規(guī)范勞動(dòng)者的工作能力，創(chuàng)造干凈、整潔的工作環(huán)境。

（4）清潔（SEIKETSU）標(biāo)準(zhǔn)化和維持上面3S的效果。在前三項(xiàng)工作環(huán)節(jié)的實(shí)施下，同時(shí)制定相應(yīng)的考核方法，制定獎(jiǎng)懲制度，加強(qiáng)落實(shí)執(zhí)行，迫使勞動(dòng)者在最短時(shí)間，最快的接收和習(xí)慣5S的工作模式，同時(shí)也把5S的模式融入到日常的工作環(huán)節(jié)中，使這些環(huán)節(jié)常態(tài)化，進(jìn)一步提高工作的效率和效能。

（5）素養(yǎng)（SHITSUKE）每位成員養(yǎng)成良好的習(xí)慣，并遵守規(guī)則做事，培養(yǎng)主動(dòng)積極的精神。不僅要提高勞動(dòng)者的業(yè)務(wù)水平，還要提高個(gè)人素養(yǎng)和增加團(tuán)隊(duì)意識(shí)，通過制訂共同遵守的相關(guān)規(guī)定、教育培訓(xùn)、測(cè)試、實(shí)踐、提升活動(dòng)等方式，使勞動(dòng)者的綜合素質(zhì)得到提高，也能促進(jìn)、強(qiáng)化團(tuán)隊(duì)精神的意識(shí)。

3 5S管理的特點(diǎn)

（1）提高生產(chǎn)效率。5S管理是檔案日常運(yùn)作的基礎(chǔ)，它代表著管理者對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)的高低，這也決定了管理水平的高低，從管理方式著手改進(jìn)現(xiàn)有工作中陳舊的模式，則能起到事半功倍的效果。

（2）提高庫存周轉(zhuǎn)率。對(duì)于檔案管理而言，技術(shù)資料的數(shù)量日益增加，根據(jù)近10年的統(tǒng)計(jì)，每年的增長量約為700份，對(duì)于一些完全廢棄的資料應(yīng)該進(jìn)行整理和處理，保證檔案室內(nèi)有足夠的空間存放檔案資料。

（3）減少錯(cuò)誤率，保證工作質(zhì)量。檔案資料既是今后設(shè)備運(yùn)作唯一的查詢途徑，也是需要高精確度的工作效率。在檔案管理中通過整理的環(huán)節(jié)，可以區(qū)分出必要的和不必要的，把不必要的東西明確地、嚴(yán)格地區(qū)分開，同時(shí)盡快的處理掉?？梢詼p少工作中錯(cuò)誤率的產(chǎn)生，保證工作的質(zhì)量。

（4）加強(qiáng)安全，減少安全隱患。檔案資料不僅要保證資料的準(zhǔn)確性，還要進(jìn)一步保護(hù)好資料，確保完整性。資料工作對(duì)環(huán)境要求很高，溫度應(yīng)保持在14～24℃，相對(duì)濕度控制在45%～60%，需要恒溫、恒濕、防水、防火，環(huán)境的安全也是保證檔案安全的一道屏障。

（5）營造良好的工作環(huán)境。5S管理能夠營造一種人人積極參與，試試遵守標(biāo)準(zhǔn)的良好氛圍。有了這種氛圍的推動(dòng)，在工作中也就更容易獲得員工的支持和配合，有利于調(diào)動(dòng)職工的工作熱情和積極性，形成強(qiáng)大的推動(dòng)力。

4 5S管理在電纜技術(shù)檔案中的應(yīng)用

（1）在信息化的當(dāng)下，將5S管理運(yùn)用在電纜技術(shù)檔案中，可以全面提升檔案管理人員的總體素質(zhì)起到非常重要的作用。對(duì)于檔案管理工作人員而言，通過技能的培養(yǎng)以及知識(shí)的更新，可以使其緊跟時(shí)代的步伐，避免出現(xiàn)落后于社會(huì)的情況。因此就需要接受新的管理知識(shí)，把全新的工作理念融入日常的工作。

（2）強(qiáng)化檔案管理的規(guī)范化。對(duì)檔案管理的流程、類別、分類進(jìn)行梳理，也對(duì)檔案的數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄、整理和收集，因此細(xì)化了檔案的流程，除去了一部分不規(guī)范的工作，這樣對(duì)電纜技術(shù)檔案的歸檔以及今后的查詢帶來了極大的便利。

（3）進(jìn)一步標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)行檔案管理。為了全面提高技術(shù)檔案的管理工作水平，就需要進(jìn)一步規(guī)范工作方法和流程，在對(duì)技術(shù)檔案的管理中，需要嚴(yán)格按照規(guī)定的方法和程序進(jìn)行開展。避免一些重復(fù)、多余的勞動(dòng)，進(jìn)一步提高電纜技術(shù)檔案管理工作的效率和效能。

（4）加強(qiáng)檔案管理的安全化。在如今的電子時(shí)代的大背景下，科技、電子、網(wǎng)絡(luò)都是每天工作都要面對(duì)的東西，信息的泄露、外傳、盜取都是在日常工作中要避免的重要工作。技術(shù)檔案對(duì)今后電纜的運(yùn)作是唯一的參考依據(jù)，那技術(shù)檔案的重要性也就不言而喻了。在對(duì)檔案資料的管理上，檔案管理人員應(yīng)具有安全意識(shí)，注重防范、預(yù)防，保護(hù)資料的完整無缺，進(jìn)而確保檔案資料的安全性。

（5）提高員工素養(yǎng)。俗話說“人造環(huán)境，環(huán)境育人”。通過5S管理的運(yùn)用，不僅環(huán)境得到了改善，從而也帶動(dòng)員工素養(yǎng)的提高，并通過素養(yǎng)的提高和習(xí)慣的養(yǎng)成，促進(jìn)環(huán)境的持續(xù)改善。一個(gè)人在良好的環(huán)境中工作，能相應(yīng)提升工作情緒，在加上良好的工作環(huán)境和氣氛，有了高素質(zhì)且有修養(yǎng)的伙伴，彼此之間的團(tuán)隊(duì)精神也能得到提高，從而使得員工的業(yè)務(wù)能力和技術(shù)水平都有明顯的提高，解決現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際問題的能力不斷增強(qiáng)。

提升企業(yè)形象。通過對(duì)5S管理的運(yùn)用，保證每一步都能有條不紊的開展和實(shí)施，才能讓員工逐漸形成良好的工作習(xí)慣，才能有利于形成可持續(xù)的5S長效管理機(jī)制，達(dá)到素養(yǎng)及管理的良性提高。員工是企業(yè)最基本的保證，只有員工的整體素質(zhì)得到了提高，企業(yè)的形象才會(huì)有所提升，進(jìn)一步樹立良好的企業(yè)形象。

5 結(jié)語

只有通過不斷的改革、創(chuàng)新，電纜的技術(shù)檔案管理工作才會(huì)有自己的高度和特色，技術(shù)檔案工作才能真正實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。因此電纜技術(shù)檔案工作無論是在業(yè)務(wù)工作上，還是在管理服務(wù)工作上，都要努力做到保持原有的特色工作，逐步在現(xiàn)有的工作模式下進(jìn)一步拓展、改革、創(chuàng)新，時(shí)時(shí)變、時(shí)時(shí)改、時(shí)時(shí)新，這樣才能使電纜技術(shù)檔案工作循序漸進(jìn)。電纜的技術(shù)檔案管理工作，還需要我們?cè)诮窈蟮墓ぷ髦胁粩嗟耐晟?，等待我們?nèi)ラ_發(fā)，通過這些改進(jìn)，必將進(jìn)一步提高我們的現(xiàn)代化檔案管理水平。endprint