電力企業(yè)文書(shū)檔案管理原則解析

楊艷梅

摘 要：隨著市場(chǎng)化進(jìn)一步推進(jìn)，我國(guó)企業(yè)面臨機(jī)遇的同時(shí)，更多的是殘酷的競(jìng)爭(zhēng)。如何在競(jìng)爭(zhēng)中站穩(wěn)腳跟，這對(duì)企業(yè)內(nèi)部的有效管理提出了更高的要求。而電力企業(yè)作為能源型企業(yè)，是國(guó)家的支柱企業(yè)，文書(shū)檔案管理作為企業(yè)管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一，成為我們研究電力企業(yè)如何高效進(jìn)行企業(yè)管理的重點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè);文書(shū)檔案管理;管理原則

我國(guó)電力行業(yè)對(duì)文書(shū)檔案的管理還在摸索階段，要想通過(guò)文書(shū)檔案的有效管理促進(jìn)電力企業(yè)的運(yùn)營(yíng)，必須清楚管理的基本原則和如何高效的利用這些原則達(dá)到管理目的。文章從文書(shū)檔案的涵義、其對(duì)電力企業(yè)的意義、管理中應(yīng)堅(jiān)持什么原則這三個(gè)方面入手，并就檔案管理人員如何正確運(yùn)用此原則進(jìn)行指導(dǎo)，確保電力企業(yè)有效的利用文書(shū)檔案進(jìn)行企業(yè)管理，希望對(duì)電力企業(yè)管理者有所幫助。

一、文書(shū)檔案的涵義

文書(shū)檔案或管理性檔案，是將具有保存與備查價(jià)值的原始資料文件有規(guī)律的留存下來(lái)形成的文件組合，它一般是國(guó)家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體或其他社會(huì)組織等在行政管理等工作活動(dòng)中形成的文件檔案。

二、對(duì)電力企業(yè)發(fā)展的意義

文書(shū)檔案是企業(yè)管理重要的一環(huán)，是推動(dòng)企業(yè)運(yùn)行的重要資源，對(duì)于企業(yè)發(fā)展有著至關(guān)重要的作用。而電力企業(yè)的文書(shū)檔案因其特殊的行業(yè)性質(zhì)，使得它在電力企業(yè)的作用更加突出，企業(yè)可以通過(guò)文書(shū)檔案分析自身的問(wèn)題、調(diào)整企業(yè)運(yùn)營(yíng)、傳達(dá)上級(jí)決策、準(zhǔn)確定位目標(biāo)、方便職工協(xié)調(diào)溝通，還在對(duì)檔案的不斷更新中了解企業(yè)的發(fā)展及吸收更多的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，促進(jìn)企業(yè)更穩(wěn)更快的前進(jìn)。

三、對(duì)其管理原則的分析

（一）規(guī)范化原則

文書(shū)檔案在概念、管理原則、管理制度、歸檔標(biāo)準(zhǔn)等要規(guī)范化，因?yàn)槠髽I(yè)眾多，如果沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，就會(huì)讓執(zhí)行者和使用者頭痛。其中主要涉及：檔案收集、整理、審核、鑒定、統(tǒng)計(jì)的標(biāo)準(zhǔn);專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)詞匯的標(biāo)準(zhǔn);代碼代號(hào)標(biāo)準(zhǔn);編著、收錄標(biāo)準(zhǔn)等，這些都要進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)定，而且要求企業(yè)規(guī)范執(zhí)行。

規(guī)范化就要求檔案的建立人員要熟知檔案建立的各種制度、知識(shí)與原則，嚴(yán)格遵守規(guī)定，每一步都進(jìn)行規(guī)范處理，形成較強(qiáng)的職業(yè)素養(yǎng)，這樣既方便統(tǒng)一管理，又可以讓管理者快速的查詢(xún)到所需的信息，提高企業(yè)管理效率。

（二）保密化原則

文書(shū)檔案除了日常的企業(yè)信息外，還有一些涉及企業(yè)內(nèi)部的保密信息，特別是電力企業(yè)，對(duì)于檔案的保密管理更加的重要，這不僅保障了企業(yè)的利益，還確保國(guó)家能源信息的安全得以維護(hù)。根據(jù)國(guó)家規(guī)定，按照機(jī)密程度文書(shū)可分為絕密、機(jī)密、秘密及內(nèi)部文件4種，而電力企業(yè)中絕密和機(jī)密文件較少，只包括一定的秘密文件（涉及國(guó)家一般秘密）和大量?jī)?nèi)部文件（僅限內(nèi)部使用，不必對(duì)外公開(kāi)），所以保密原則一定要嚴(yán)格執(zhí)行。

而面對(duì)日益發(fā)達(dá)的通訊搜索技術(shù)，信息的隱秘性逐漸消失，這對(duì)于檔案的保密工作帶來(lái)了考驗(yàn)，這就要求我們的執(zhí)行人員要認(rèn)識(shí)到保密工作的重要性、增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，并將責(zé)任劃分落實(shí)到人，對(duì)主要涉密人員嚴(yán)格要求，責(zé)任與處罰都要明確。當(dāng)然，要掌握好保密的度，我們的最終目的是使用檔案，所以不能因?yàn)楸Ｃ芏鴮n案封閉化，這樣就失去了建立檔案的目的。

（三）科學(xué)化原則

由于現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展，文書(shū)檔案的形式也產(chǎn)生了變化，由過(guò)去的紙質(zhì)文件演變?yōu)楝F(xiàn)在的紙質(zhì)、電子、感光介質(zhì)（如影片、照片、膠片等）、磁介質(zhì)（磁帶錄音與錄像、磁盤(pán)等）文件，這就要求我們的檔案管理也要科學(xué)化、現(xiàn)代化，運(yùn)用信息化網(wǎng)絡(luò)和技術(shù)進(jìn)行檔案的建立、存儲(chǔ)、更新、管理、編排、統(tǒng)計(jì)，既減輕管理人員工作負(fù)擔(dān)，也方便隨時(shí)隨地快速搜索，無(wú)紙化操作還可以節(jié)約成本。

科學(xué)信息化的管理雖然減少了工作人員錄入、編排、統(tǒng)計(jì)工作的任務(wù)量，但與此同時(shí)，對(duì)其電腦的操作技能、熟練掌握科學(xué)軟件、科學(xué)管理檔案等提出了要求，因此，檔案管理人員要不斷吸收、更新先進(jìn)的科學(xué)管理知識(shí)，學(xué)習(xí)電腦操作流程;相應(yīng)的，對(duì)于使用者也提出同樣的要求，這樣才能有效快捷的發(fā)揮科技在管理中的作用。

（四）有效利用原則

文書(shū)檔案對(duì)于企業(yè)有著多重作用，它記載著企業(yè)的重大活動(dòng)、為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)提供依據(jù)、為職工的宣傳教育提供真實(shí)素材、為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)與管理者提供決策指導(dǎo)，同時(shí)它還具有歷史性、政治性、行業(yè)推動(dòng)性，是企業(yè)一筆非常寶貴的財(cái)富，必須將其有效利用，發(fā)揮它最大的效用。

有效利用原則就要求檔案從業(yè)者和使用者都要清楚文書(shū)檔案建立的目的，了解電力企業(yè)文書(shū)檔案的設(shè)置，懂得檔案查詢(xún)的方法和技巧，學(xué)會(huì)利用合理利用文書(shū)檔案，上面的三個(gè)原則都是為最后一項(xiàng)原則服務(wù)的，因?yàn)槲覀兘n案的目的就是供企業(yè)管理者使用的。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，文書(shū)檔案管理的四項(xiàng)基本原則對(duì)企業(yè)管理有著非常重要的作用。電力企業(yè)作為更加特殊的企業(yè)，它的管理和發(fā)展不僅關(guān)系到本行業(yè)，還關(guān)系到國(guó)家的穩(wěn)定，而我國(guó)電力企業(yè)的文書(shū)檔案管理仍處于探索嘗試階段，面臨很多問(wèn)題和困境，但只要以基本原則為基礎(chǔ)，不斷的完善下去，將它的積極作用發(fā)揮出來(lái)是指日可待的。

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