對(duì)衛(wèi)生事業(yè)單位檔案管理的探討

【摘要】隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，檔案管理越來(lái)越凸顯出它的重要性，尤其是對(duì)于企事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，檔案管理工作做的好壞將直接影響企事業(yè)單位的發(fā)展。但是，就目前發(fā)展形勢(shì)來(lái)看，并沒(méi)有將檔案管理工作真正重視起來(lái)，沒(méi)有將其進(jìn)行科學(xué)有效的管理，所以，企業(yè)業(yè)單位的檔案管理工作頻頻出現(xiàn)問(wèn)題。今天本文就以衛(wèi)生事業(yè)單位的檔案管理工作為例，進(jìn)行探討。

【關(guān)鍵詞】衛(wèi)生事業(yè)；單位；檔案；管理；工作；探討；研究

前言

近年來(lái)，為了適應(yīng)我國(guó)深化改革的需要，檔案工作一直在探討檔案資料的優(yōu)化管理問(wèn)題。衛(wèi)生事業(yè)單位在檔案的管理形式上，采取集中一個(gè)單位各個(gè)職能部門不同門類，不同載體的檔案為一室的綜合管理方法，是值得提倡與推行的一種比較完善的管理形式，是衛(wèi)生事業(yè)單位檔案優(yōu)化管理的必然趨勢(shì)。衛(wèi)生事業(yè)單位為什么要實(shí)行檔案綜合管理？其優(yōu)越性和必要是什么？一個(gè)單位在綜合檔案室的建設(shè)過(guò)程中會(huì)遇到什么問(wèn)題？怎樣才能盡快實(shí)現(xiàn)綜合管理？談一下自己的看法。

1.衛(wèi)生事業(yè)單位實(shí)行檔案管理的必要性

1.1我國(guó)機(jī)關(guān)檔案管理的原則要求是“集中統(tǒng)一管理檔案”，實(shí)行綜合管理后，檔案室將各個(gè)職能部門各種門類，各種載體的檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，是對(duì)我國(guó)檔案工作管理原則在具體工作中的貫徹和體現(xiàn)。《中華人民共和國(guó)檔案法》第十條規(guī)定“對(duì)國(guó)家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷的檔案材料，必須按規(guī)定定期向本單位檔按結(jié)構(gòu)和檔案工作人員移交、集中管理，任何人不得拒為已有”。從《檔案法》的規(guī)定中可以看出，檔案室管理的不只是文書檔案，它還應(yīng)包括一個(gè)單位的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科研等活動(dòng)中形成的全部檔案。因此，它的管理形式不應(yīng)當(dāng)是孤立的，分散的，而應(yīng)當(dāng)是集中的，衛(wèi)生事業(yè)單位的檔案產(chǎn)生于單位的政治經(jīng)濟(jì)，文化科研等活動(dòng)，如：黨政工團(tuán)組織在日常工作中形成的文書檔案，財(cái)務(wù)部門產(chǎn)生的會(huì)計(jì)檔案，基本建設(shè)中的基建檔案，衛(wèi)生科研工作者產(chǎn)生的科技檔案以及各種活動(dòng)中形成的錄音，錄象，照片等特殊載體的檔案。這些檔案材料真實(shí)地記錄了一個(gè)單位政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科研活動(dòng)的歷史真面貌，只有集中起來(lái)實(shí)行綜合管理，才能維護(hù)單位歷史真面貌。

2.衛(wèi)生事業(yè)單位檔案施行綜合管理的重要性

2.1實(shí)行綜合管理有利于維護(hù)檔案資料的完整系統(tǒng)與安全。保證檔案資料的完整。系統(tǒng)與安全是檔案工作的原則要求之一，建立綜合檔案室集中統(tǒng)一管理檔案，能很好地保證一個(gè)單位全部檔案的完整性，系統(tǒng)性與安全性。因?yàn)?，在沒(méi)有集中管理的單位里，檔案資料多由各部門管理，管理人員多是兼職，由于業(yè)務(wù)生疏，特別是對(duì)文書檔案以外的其他檔案的保管利用方面，更是認(rèn)識(shí)不清，不夠重視，影響了工作。有的單位基建圖紙，長(zhǎng)期堆放在柜頂上，任憑光、塵、氣等對(duì)檔案的影響，致使整套圖紙臟破不堪。另有的單位基建圖紙由于沒(méi)有專人管理，在向新辦公樓搬遷的過(guò)程中，工作人員將這些圖紙當(dāng)作沒(méi)有用的廢紙丟棄，后被懂檔案知識(shí)的人發(fā)現(xiàn)才將圖紙撿回交辦公室。幾年后這個(gè)單位在改建擴(kuò)建施工中，這些圖紙起到了不可估量的作用。

2.2科研檔案不實(shí)行集中管理會(huì)散落在科技人員個(gè)人手中，容易造成因工作調(diào)動(dòng)，退休等原因資料難以收回的現(xiàn)象如有的專業(yè)人員在退休時(shí)不愿主動(dòng)交出自己的資料，甚至將此作為達(dá)到個(gè)人某些愿望的交換條件。實(shí)行綜合管理后檔案室及時(shí)收回應(yīng)立卷保存的資料，避免了上述弊端。

2.3實(shí)行綜合管理還可以保證檔案資料在同一項(xiàng)目中的有機(jī)聯(lián)系。如基本建設(shè)中形成的檔案資料除了設(shè)計(jì)圖紙以外還有計(jì)劃任務(wù)書，施工合同書，工程預(yù)算書等多種文書材料，在沒(méi)有綜合檔案室的情況下會(huì)因各自規(guī)檔范圍不同形成兩個(gè)流向，既圖紙歸了科技檔案室，文書資料歸了文書檔案室，導(dǎo)致人為地分割了該工程項(xiàng)目的有機(jī)聯(lián)系，影響了完整性與系統(tǒng)性。

2.4實(shí)行綜合管理有利與提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。有利與檔案資料的開發(fā)與利用。檔案實(shí)行了集中管理后，檔案室集中了一個(gè)單位的全部檔案，檔案管理人員由兼職變?yōu)閷I(yè)，可以提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，資料由單一為多元，館藏豐富了，在檔案的收集，整理，保管，鑒定，統(tǒng)計(jì)，利用和編目等方面都會(huì)引起深刻變化，檔案管理的內(nèi)容多了，就迫使工作人員從多方面了解和掌握檔案工作的方針，政策以及科技的管理方法，提高工效率。同時(shí)由于明確了服務(wù)方向，端正了服務(wù)態(tài)度，全面熟悉了館藏內(nèi)容，主動(dòng)了解客觀需求，編制先進(jìn)的檢索工具，有效地揭示館藏內(nèi)容，采取多種形式給單位提供信息，使檔案資料在政治，經(jīng)濟(jì)，科研，文化活動(dòng)中發(fā)揮重要作用。

2.5實(shí)行綜合管理有利于促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。一個(gè)單位的檔案實(shí)行綜合管理與否。在檔案事業(yè)的發(fā)展上有很大不同，在沒(méi)有綜合管理的單位里，由于管理人員多是兼職，檔案數(shù)量少，沒(méi)有專門的庫(kù)房，門類不全，難以為單位的政治，經(jīng)濟(jì)，科研等工作提供有效服務(wù)，相反在實(shí)行了綜合管理的單位。由于配備了專門的庫(kù)房和與檔案管理相適應(yīng)的工作人員，會(huì)把檔案工作開展得有聲有色，使人們認(rèn)識(shí)到這項(xiàng)工作是單位不可缺少的一部分，從而提高了檔案工作的地位，推動(dòng)了檔案事業(yè)的發(fā)展。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，衛(wèi)生事業(yè)單位建立綜合性檔案室統(tǒng)一地管理一個(gè)單位的全部檔案，是科學(xué)性較強(qiáng)又系統(tǒng)完善的管理形式，既與檔案工作性質(zhì)相適應(yīng)，又與當(dāng)案工作原則相一致的管理方法，是人們?cè)陂L(zhǎng)期的檔案工作中逐步認(rèn)識(shí)掌握客觀規(guī)律的基礎(chǔ)上的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，是值得檔案監(jiān)督指導(dǎo)部門大力提倡與推廣的一種好辦法。當(dāng)人事檔案管理工作做好了，就會(huì)促進(jìn)醫(yī)院人才資源的合理化配置，進(jìn)而促進(jìn)醫(yī)療單位的整體發(fā)展，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的人才戰(zhàn)略。

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