卷煙配送中心業(yè)務(wù)流程優(yōu)化研究

徐 珂，胡紅春，張 展

（1.中國(guó)煙草總公司職工進(jìn)修學(xué)院，河南 鄭州 450008；2.河南中煙工業(yè)有限責(zé)任公司，河南 鄭州 450002）

目前，國(guó)內(nèi)卷煙配送中心的規(guī)模、現(xiàn)代化程度以及配送效率等參差不齊，這導(dǎo)致了業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化程度各不相同。從流程規(guī)范的角度看，規(guī)范化的宣傳貫徹力度差別較大，雖然行業(yè)出臺(tái)了一系列的規(guī)范化文件，但實(shí)施力度不強(qiáng)。從流程優(yōu)化的方式來(lái)看，行業(yè)近些年涌現(xiàn)了一些業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的典型案例，但都處于摸索階段，缺乏對(duì)有效優(yōu)化方式的總結(jié)歸納，不利于經(jīng)驗(yàn)的傳承和發(fā)展。

1 卷煙配送中心業(yè)務(wù)流程與流程優(yōu)化相關(guān)概念

1.1 卷煙配送中心業(yè)務(wù)流程

卷煙配送中心業(yè)務(wù)流程是指為實(shí)現(xiàn)卷煙成品從煙草商業(yè)企業(yè)到零售商的銷(xiāo)售活動(dòng)而采取的物流作業(yè)程序和相關(guān)管理程序的總稱(chēng)。

卷煙配送中心的業(yè)務(wù)流程分為主要作業(yè)流程和輔助作業(yè)流程。其中，主要作業(yè)流程包括收貨、倉(cāng)儲(chǔ)、備貨、分揀、配送和結(jié)算等，輔助作業(yè)流程主要包括殘損煙處理、包裝物回收和現(xiàn)場(chǎng)管理等。

卷煙配送中心的管理流程分為核心管理流程和輔助管理流程。其中，核心管理流程主要包括財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、考核和重大事項(xiàng)決策等，輔助管理流程主要包括日常辦公、物品領(lǐng)用和后勤保障等。

1.2 流程優(yōu)化

業(yè)務(wù)流程優(yōu)化是指為了解決企業(yè)面對(duì)的新環(huán)境以及在傳統(tǒng)以職能為中心的管理模式下產(chǎn)生的問(wèn)題，對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重整，從本質(zhì)上反思業(yè)務(wù)流程，甚至重新設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)流程，以便在當(dāng)今衡量績(jī)效的關(guān)鍵（如質(zhì)量、成本、速度、服務(wù)）上取得突破性的改變。

1.3 卷煙配送中心業(yè)務(wù)流程優(yōu)化

卷煙配送中心業(yè)務(wù)流程優(yōu)化是指通過(guò)不斷改進(jìn)現(xiàn)有作業(yè)及管理流程，使卷煙物流體系不斷趨向最科學(xué)與最合理的過(guò)程，從戰(zhàn)略、服務(wù)、成本、效率和安全等綜合角度出發(fā)，達(dá)到行業(yè)物流建設(shè)及運(yùn)行管理的最終要求。按照“現(xiàn)代、經(jīng)濟(jì)、適用、效率”的發(fā)展方向，努力實(shí)現(xiàn)企業(yè)物流向行業(yè)物流、行業(yè)物流向供應(yīng)鏈物流的轉(zhuǎn)變和提升。

2 卷煙配送中心業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的三個(gè)層面

2.1 流程規(guī)范

流程優(yōu)化的前提是流程規(guī)范化。也就是說(shuō)，雖然規(guī)范化的流程不一定是最優(yōu)化的，但不規(guī)范的流程一定不是優(yōu)化的。近些年來(lái)，行業(yè)頒布了一系列標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，如《卷煙配送中心現(xiàn)場(chǎng)管理規(guī)范》、《卷煙配送中心服務(wù)規(guī)范》、《煙草行業(yè)商業(yè)企業(yè)卷煙物流費(fèi)用核算管理辦法》等，對(duì)于這些標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，一定要提高“曝光度”，推進(jìn)貫徹執(zhí)行。

所謂提高“曝光度”是指不僅要有相關(guān)規(guī)范和工作準(zhǔn)則，大家還要能看得到，便于查閱。不是將這些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范束之高閣，而是及時(shí)對(duì)員工進(jìn)行宣貫與培訓(xùn)，使他們充分了解、認(rèn)知并踐行這些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

2.2 流程改進(jìn)

所謂流程改進(jìn)，主要是指持續(xù)審視企業(yè)的流程和優(yōu)化流程，不斷自我完善和強(qiáng)化企業(yè)的流程體系。目前煙草行業(yè)的流程改進(jìn)主要采用流程取消、合并和重排三種形式。

2.2.1 流程的取消。流程的取消是指消除不必要的和無(wú)附加價(jià)值的流程以節(jié)約成本和提高效率。煙草行業(yè)流程取消的典型案例是密集式倉(cāng)儲(chǔ)儲(chǔ)分一體化。

傳統(tǒng)的卷煙從入庫(kù)到配送到戶(hù)多達(dá)15個(gè)環(huán)節(jié)，即卸車(chē)、掃碼、組盤(pán)、入庫(kù)、存儲(chǔ)、出庫(kù)、掃碼、分揀緩存、拆盤(pán)補(bǔ)貨、分揀、打碼、包裝、籠車(chē)暫存、裝車(chē)和配送到戶(hù)。儲(chǔ)分一體優(yōu)化后，秉承倉(cāng)儲(chǔ)分揀一體化的作業(yè)理念，將通道設(shè)置、存量控制及出庫(kù)順序與分揀系統(tǒng)緊密結(jié)合，取消了分揀系統(tǒng)所需的“備貨庫(kù)”或分揀前卷煙的暫存區(qū)（庫(kù)），實(shí)行整托盤(pán)貨物（即件煙）的自動(dòng)存取與分揀，實(shí)現(xiàn)了與條煙分揀線(xiàn)全過(guò)程的自動(dòng)化無(wú)縫連接，實(shí)現(xiàn)了從倉(cāng)儲(chǔ)與分揀相對(duì)獨(dú)立的儲(chǔ)分模式向“環(huán)節(jié)少”、“動(dòng)線(xiàn)短”的倉(cāng)儲(chǔ)分揀一體化轉(zhuǎn)變。

對(duì)比儲(chǔ)分一體前后的作業(yè)流程可以發(fā)現(xiàn)，優(yōu)化后取消了人工組盤(pán)、叉車(chē)搬運(yùn)入庫(kù)、人工備貨出庫(kù)、分揀拆盤(pán)補(bǔ)貨和籠車(chē)暫存等5個(gè)需要人工參與的環(huán)節(jié)，使得件煙在聯(lián)合工房?jī)?nèi)從倉(cāng)儲(chǔ)到分揀的動(dòng)線(xiàn)大大縮短，卷煙從入庫(kù)、存儲(chǔ)到分揀線(xiàn)全程實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化控制，使倉(cāng)儲(chǔ)與分揀緊密結(jié)合、融為一體。

2.2.2 流程的合并。合并是指將某一流程與其它工作流程、操作以及實(shí)現(xiàn)工具及資源的合并。煙草行業(yè)流程合并的典型案例是“煙草行業(yè)工商協(xié)同庫(kù)存調(diào)度系統(tǒng)”的運(yùn)行。

“煙草行業(yè)工商協(xié)同庫(kù)存調(diào)度系統(tǒng)”，即在一定范圍內(nèi)、一定條件下，以工商協(xié)同信息平臺(tái)為基礎(chǔ)，通過(guò)商業(yè)企業(yè)庫(kù)存前置，工商聯(lián)動(dòng)庫(kù)存管理，整合工商物流資源，建立工商協(xié)同面向市場(chǎng)、提高客戶(hù)服務(wù)水平的柔性反應(yīng)機(jī)制，從而達(dá)到降低物流成本，提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的目的。

在實(shí)際操作中，商業(yè)企業(yè)按照每日訂單數(shù)據(jù)，當(dāng)日向工業(yè)企業(yè)發(fā)出購(gòu)進(jìn)需求。工業(yè)企業(yè)實(shí)時(shí)調(diào)度貨源，保證分揀配送需要，不在商業(yè)企業(yè)形成庫(kù)存（不包括周轉(zhuǎn)性庫(kù)存），實(shí)現(xiàn)工商企業(yè)之間實(shí)時(shí)溝通和迅速響應(yīng)的協(xié)同調(diào)度機(jī)制。

福建省工商企業(yè)的試點(diǎn)單位，就通過(guò)探索工商物流對(duì)接方式，實(shí)現(xiàn)了商業(yè)企業(yè)的準(zhǔn)零庫(kù)存。其具體做法是：商業(yè)企業(yè)在第一天匯總第三天零售戶(hù)訂單量后，向工業(yè)提交訂貨合同；工業(yè)于第二天、第三天完成合同、準(zhǔn)運(yùn)證、調(diào)撥單、增值稅發(fā)票等的開(kāi)具以及訂貨卷煙的調(diào)度工作，于第三天下午送貨到商業(yè)分揀現(xiàn)場(chǎng)。這一做法中，合并了工商企業(yè)庫(kù)存管理的流程，提高了效率。

2.2.3 流程的重排。流程重排是指根據(jù)需要對(duì)工作的順序進(jìn)行重新科學(xué)排列。煙草行業(yè)流程重排的典型案例是“配送中心非法人實(shí)體化運(yùn)作”的推行。

配送中心作為商業(yè)企業(yè)的物流業(yè)務(wù)單位，要有效提升效率，必須有激發(fā)效率的激勵(lì)和約束機(jī)制。而在當(dāng)前運(yùn)行機(jī)制下，物流配送中心與地市級(jí)公司的其它職能部門(mén)一樣，只是商業(yè)企業(yè)物流職能的執(zhí)行單位和參謀單位，既沒(méi)有物流業(yè)務(wù)的運(yùn)作自主權(quán)，也沒(méi)有相應(yīng)的承擔(dān)和管理物流成本的責(zé)任約束。企業(yè)的物流成本與其它成本未能清晰分離，導(dǎo)致物流績(jī)效不能通過(guò)準(zhǔn)確的成本核算得到衡量和改進(jìn)。同時(shí)，配送中心也不關(guān)心成本與績(jī)效的提高。

配送中心非法人實(shí)體化運(yùn)作后，管理和作業(yè)流程得到了重排，增加專(zhuān)職財(cái)務(wù)部，實(shí)現(xiàn)了垂直統(tǒng)一管理。對(duì)現(xiàn)有配送中心在其非法人身份前提下，在內(nèi)部運(yùn)作上實(shí)行業(yè)務(wù)運(yùn)作的自主化、財(cái)務(wù)核算的相對(duì)獨(dú)立化和對(duì)物流成本尤其是可控成本的中心負(fù)責(zé)制，將配送中心的職能部門(mén)定位轉(zhuǎn)變?yōu)槌杀局行亩ㄎ?，?shí)現(xiàn)配送中心業(yè)務(wù)運(yùn)作的相對(duì)獨(dú)立和成本控制的自我管理，達(dá)到提高物流效率、降低物流成本和增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力的目的。

2.3 流程再造

流程再造是針對(duì)企業(yè)發(fā)生的重大變化，重新對(duì)企業(yè)的流程進(jìn)行再設(shè)計(jì)和再塑造，使其在成本、質(zhì)量、服務(wù)和速度等關(guān)鍵指標(biāo)上取得顯著的提高。例如分揀線(xiàn)由電子標(biāo)簽升級(jí)為半自動(dòng)或全自動(dòng)分揀線(xiàn)等。鑒于流程再造難度較大，在實(shí)際操作中，多采用聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)咨詢(xún)公司的方式具體完成。

3 結(jié) 論

卷煙配送中心業(yè)務(wù)流程優(yōu)化工作順應(yīng)煙草行業(yè)精益物流工作的要求，應(yīng)通過(guò)不斷改進(jìn)現(xiàn)有作業(yè)及管理流程、探索流程優(yōu)化的方法和總結(jié)流程優(yōu)化的經(jīng)驗(yàn)，盡量消除或避免不必要的浪費(fèi)和消耗，從而達(dá)到提高效率和降低成本的目的，使卷煙物流體系不斷趨向最科學(xué)與最合理的過(guò)程。

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