淺談城建檔案管理信息化建設(shè)

高偉紅

【摘 要】 為進(jìn)一步推動(dòng)城市信息化進(jìn)程，更好地滿(mǎn)足城市規(guī)劃、建設(shè)、管理與服務(wù)的自動(dòng)化、智能化需求，及時(shí)有效地提供高效信息服務(wù)，本文就威海城建檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀、問(wèn)題和推進(jìn)措施進(jìn)行論述，為一般意義上的城建檔案信息化建設(shè)提供借鑒。

【關(guān)鍵詞】 城建檔案 信息化 建設(shè)

隨著科學(xué)技術(shù)日新月異地發(fā)展，一場(chǎng)以科技進(jìn)步為主題的信息化浪潮席卷全球，城市信息化建設(shè)和電子政務(wù)的不斷推進(jìn)，深刻影響著人們的生產(chǎn)和生活，逐步改變著我們的工作方式，這一方面為城建檔案管理創(chuàng)新提供了更加廣闊的前景，另一方面也對(duì)城建檔案工作提出了更高、更新的要求。

1 城建檔案信息化建設(shè)的意義

城建檔案信息化是指通過(guò)運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，配置城建檔案計(jì)算機(jī)輔助管理的基礎(chǔ)設(shè)施，建立和完善城建檔案信息資源庫(kù)，依據(jù)城建檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，以城建檔案網(wǎng)絡(luò)為平臺(tái)，依托高素質(zhì)的信息人才，對(duì)城建檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)的活動(dòng)和過(guò)程。[1]

與傳統(tǒng)城建檔案管理模式相比，數(shù)字化城建檔案具有明顯優(yōu)勢(shì)：一是有助于節(jié)約空間。數(shù)字化檔案突破了傳統(tǒng)檔案保管空間及年限的局限，將傳統(tǒng)的檔案以現(xiàn)代化的硬盤(pán)、光盤(pán)載體予以保存，極大地節(jié)省了空間，同時(shí)簡(jiǎn)化了維護(hù)程序，降低了維護(hù)成本，延長(zhǎng)了保管年限。二是拓寬了檔案范圍。傳統(tǒng)的檔案大都局限于紙質(zhì)載體，保存形式單一，范圍有限，而數(shù)字化檔案，除以文字、圖片形式保存檔案外，還可以通過(guò)語(yǔ)音、視頻等形式保存，形式更加多樣，范圍更加擴(kuò)大。三是提高了檔案的運(yùn)用效率。借助計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，數(shù)字化檔案可以極大地加快檔案的檢索、備份、傳輸速度，實(shí)現(xiàn)了資源的共享，檔案的服務(wù)水平進(jìn)一步提升。

2 威海城建檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及優(yōu)勢(shì)

近年來(lái)，威海市城建檔案管理部門(mén)以新型城鎮(zhèn)化發(fā)展需要為著眼點(diǎn)和立足點(diǎn)，以城建檔案信息化為主線(xiàn)，圍繞城建檔案管理與應(yīng)用做了大量工作，多次獲得住房城鄉(xiāng)建設(shè)部及省、市表彰，積累了大量寶貴經(jīng)驗(yàn)。目前，威海市城建檔案信息化工作有兩大特點(diǎn)：一是信息化建設(shè)起點(diǎn)高。2010年開(kāi)發(fā)運(yùn)行了“威海市地下管線(xiàn)信息共享平臺(tái)”系統(tǒng)，并與市規(guī)劃局“數(shù)字威海地理空間信息公共平臺(tái)”、市城管辦“威海市數(shù)字化城市管理平臺(tái)”實(shí)現(xiàn)了對(duì)接，形成一個(gè)涵蓋地上地下的直觀三維立體系統(tǒng)。該共享平臺(tái)面向政府部門(mén)、管線(xiàn)權(quán)屬單位、社會(huì)團(tuán)體和公眾等不同層次用戶(hù)，按照權(quán)限配置提供網(wǎng)上數(shù)據(jù)免費(fèi)共享服務(wù)。2013年，“威海市地下管線(xiàn)信息共享平臺(tái)”在線(xiàn)查詢(xún)3000余次，累計(jì)點(diǎn)擊4萬(wàn)多次。二是數(shù)字化建設(shè)基礎(chǔ)好。首先，加快了原有館藏檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換，開(kāi)展了館藏檔案數(shù)字化和數(shù)據(jù)異地備份工作。其次，做好增量城鄉(xiāng)建設(shè)檔案數(shù)字化工作，開(kāi)展了建設(shè)電子檔案的接收、保管和利用工作，并嚴(yán)格執(zhí)行進(jìn)館檔案分類(lèi)、編目、入庫(kù)及管理。

3 威海市城建檔案信息化建設(shè)存在的制約因素

威海市城建檔案信息化建設(shè)雖然起點(diǎn)較高、基礎(chǔ)較好，但與城市快速發(fā)展的現(xiàn)實(shí)和要求相比還存在一些瓶頸性因素，制約了城建檔案信息化的快速推進(jìn)和高效利用：（1）檔案信息資源建設(shè)不全。當(dāng)前城建檔案信息資源建設(shè)相對(duì)滯后有待于從基礎(chǔ)抓起，進(jìn)一步強(qiáng)化城建檔案信息化的基礎(chǔ)支撐和核心鞏固。（2）軟硬件設(shè)施建設(shè)不夠。目前有些檔案館的城建檔案管理主要傳統(tǒng)的人工手段完成，計(jì)算機(jī)、光盤(pán)等現(xiàn)代化工具應(yīng)用不多，檔案搜集不便，保管復(fù)雜、應(yīng)用低效。（3）技術(shù)人才缺乏。目前城建檔案管理部門(mén)中，既懂城建檔案業(yè)務(wù)知識(shí)又懂信息專(zhuān)業(yè)知識(shí)的復(fù)合型人才缺少，制約著城建檔案信息化的快速推進(jìn)。

4 加快城建檔案信息化建設(shè)的思路和措施

（1）積極推進(jìn)城建檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。一是以爭(zhēng)創(chuàng)“全國(guó)數(shù)字城建檔案館示范館”為目標(biāo)，到2014年底，全面實(shí)施“四網(wǎng)一庫(kù)”（城市地下管線(xiàn)綜合管理信息網(wǎng)、館內(nèi)局域網(wǎng)、連接當(dāng)?shù)卣?wù)信息網(wǎng)、連接互聯(lián)網(wǎng)和館藏檔案數(shù)據(jù)庫(kù)）建設(shè)。二是對(duì)現(xiàn)有館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)存。檔案數(shù)字化應(yīng)以現(xiàn)實(shí)需要為前提，按照“珍貴檔案、重點(diǎn)檔案、普通檔案”順次數(shù)字化的原則，把現(xiàn)有實(shí)體檔案資源分期分批轉(zhuǎn)變成數(shù)字信息資源。三是異地城建數(shù)字檔案?jìng)浞?。做好市?nèi)、市外、各市區(qū)間的數(shù)字檔案?jìng)浞莨ぷ?。四是加快增量城鄉(xiāng)建設(shè)檔案數(shù)字化。在全市實(shí)行建設(shè)工程電子檔案同步報(bào)送制度，建設(shè)單位在報(bào)送紙質(zhì)檔案的同時(shí)，一并報(bào)送與紙質(zhì)檔案一致并符合國(guó)家、省、市有關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的電子檔案和完整齊全的聲像檔案。

（2）配套完善軟硬件設(shè)施。一是城建檔案管理部門(mén)要根據(jù)自身實(shí)際情況制定工作計(jì)劃，逐步配置齊全服務(wù)器、服務(wù)器切換器、磁盤(pán)陣列等硬件設(shè)備，確保其具有較強(qiáng)的支撐、兼容和拓展能力，為城建檔案信息管理提供基礎(chǔ)條件。二是配置高效實(shí)用的管理應(yīng)用系統(tǒng)軟件。配置的軟件系統(tǒng)要以實(shí)現(xiàn)城建檔案生命周期全過(guò)程的信息集成管理為目標(biāo)，完成包括聲像檔案在內(nèi)的各種檔案的收集、整理、著錄、數(shù)字化加工處理、保管與利用、查閱與調(diào)檔、檢索與分析等工作流程。同時(shí)與數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)相互融合，實(shí)現(xiàn)從數(shù)據(jù)錄入到數(shù)據(jù)管理再到數(shù)據(jù)輸出全過(guò)程的無(wú)縫連接，以適應(yīng)城建檔案數(shù)字化管理示范項(xiàng)目實(shí)施的需要，為城建檔案信息交換、實(shí)現(xiàn)城建檔案信息資源共享創(chuàng)造條件。三是充實(shí)城鄉(xiāng)建設(shè)檔案網(wǎng)站。城建檔案管理部門(mén)要依托公共信息網(wǎng)，建成服務(wù)社會(huì)、服務(wù)公眾的城建檔案網(wǎng)站。同時(shí)不斷豐富完善網(wǎng)站內(nèi)容，有計(jì)劃地向社會(huì)公開(kāi)檔案目錄，確保信息及時(shí)、準(zhǔn)確。開(kāi)通網(wǎng)上查詢(xún)和利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，使城建檔案網(wǎng)站成為宣傳城建檔案工作、開(kāi)展信息服務(wù)的有效載體。

（3）努力加快人力資源建設(shè)工作。一是引進(jìn)高技術(shù)人才。補(bǔ)充具有計(jì)算機(jī)、信息化等學(xué)歷背景的技術(shù)人員，逐步改變現(xiàn)有業(yè)務(wù)人員隊(duì)伍專(zhuān)業(yè)結(jié)構(gòu)，滿(mǎn)足城建檔案信息化的需要。二是強(qiáng)化在職人員培訓(xùn)。把工作需要的城建檔案著錄、計(jì)算機(jī)、數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等知識(shí)以及有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范列入業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)計(jì)劃，普及城建檔案信息化專(zhuān)業(yè)知識(shí)，不斷提高城建檔案工作人員的知識(shí)水平和業(yè)務(wù)技能，全面提高信息化應(yīng)用水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]李文蘭.《對(duì)當(dāng)前城建檔案信息化建設(shè)的思考》.《中外建筑》，2009年第10期.

[2]《全國(guó)城建檔案信息化建設(shè)規(guī)劃與實(shí)施綱要》.endprint