《黨政機(jī)關(guān)公文格式》實際應(yīng)用缺憾淺析

文/邱惠

GB/T 9704-2012《黨政機(jī)關(guān)公文格式》于2012年7月1日期開始施行。新《國標(biāo)》施行2年來，已有各專家學(xué)者與工作人員對公文格式的各方面進(jìn)行了大量的討論。本文擬將未做討論的地方及在工作中發(fā)現(xiàn)的一些實際存在但新《國標(biāo)》和《GB/T 9704-2012〈黨政機(jī)關(guān)公文格式〉國家標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用指南》未涵蓋的地方，同時，新《國標(biāo)》與《應(yīng)用指南》存在矛盾的地方指出來，提出解決辦法，以期對公文格式的實際應(yīng)用有所幫助。

一、份號

新《國標(biāo)》對版頭中左上角三要素中的其他兩要素標(biāo)注方式規(guī)定為3號黑體字，而對份號僅規(guī)定了字號為3號字，未規(guī)定字體。這是為手工打號留有操作空間。但份號與公文其他要素同時印制時，其字體該如何標(biāo)注呢？新《國標(biāo)》“5.2.2字體和字號”規(guī)定：“如無特殊說明，公文格式各要素一般用3號仿宋體字。特殊情況可以作適當(dāng)調(diào)整”。據(jù)此，份號可標(biāo)注為：

圖1 仿宋份號

通過上圖可以看出，版頭左上角三要素字體上的不同，尤其是份號的數(shù)字與保密期限的數(shù)字字體不同，讓頁面顯得不和諧、不統(tǒng)一，不符合公文“莊重美觀”的原則。故份號直接印制時，可采用與其他兩要素相同的標(biāo)注方法，即三號黑體字，如圖2所示：

圖2 黑體份號、黨的機(jī)關(guān)公文版頭分隔線

份號標(biāo)注的位數(shù)，新《國標(biāo)》規(guī)定為6位阿拉伯?dāng)?shù)字。《應(yīng)用指南》推薦采用3～6位。這是隨意擴(kuò)大了新《國標(biāo)》規(guī)定的外延，不可取。

二、密級和保密期限

新《國標(biāo)》對“密級和保密期限”的規(guī)定，未提及同時標(biāo)注密級和保密期限時，是否標(biāo)注“★”，“★”如何標(biāo)注的相關(guān)內(nèi)容。《應(yīng)用指南》對該項的條款釋義中指出，“一般密級和保密期限之間可用‘★’分隔，如‘秘密★1年’……”。但在附錄A《2012版國家標(biāo)準(zhǔn)與99版國家標(biāo)準(zhǔn)全文對照表》中又指出“密級和保密期限去掉‘★’”。而在新《國標(biāo)》與《應(yīng)用指南》所有示例中，同時標(biāo)注密級和保密期限時，均標(biāo)注有“★”。這給實際應(yīng)用帶來很大困擾，二者間的“★”究竟該不該標(biāo)？還是可標(biāo)可不標(biāo)？

密級和保密期限在新《國標(biāo)》中雖定義為一個要素，但實際是兩項內(nèi)容。中間標(biāo)注“★”主要有兩個作用：第一，對這兩項內(nèi)容進(jìn)行區(qū)分。第二，最主要的，為了加以強(qiáng)調(diào)、突出顯示?！秶颐孛芏芄芾頃盒幸?guī)定》中規(guī)定：“國家秘密標(biāo)志形式為‘密級★保密期限’、‘密級★解密時間’或者‘密級★解密條件’”。故密級和保密期限之間的“★”，不是可標(biāo)可不標(biāo)，而是必須標(biāo)。

根據(jù)《國家秘密定密管理暫行規(guī)定》對在國家秘密載體上作出國家秘密標(biāo)志的規(guī)定可以看出，標(biāo)注方式有兩種：一，“密級+★+時間或條件”。二，“未標(biāo)明保密期限或者解密條件”的，“密級+★”。無論哪一種，都需要標(biāo)注“★”。換句話說，“★”才是表明某份載體涉密與否的標(biāo)志。那么，新《國標(biāo)》給出的僅標(biāo)注密級不標(biāo)注“★”的示例，在《國家秘密定密管理暫行規(guī)定》頒布施行之后，應(yīng)當(dāng)不再采用。

三、版頭中的分隔線

新《國標(biāo)》對黨的機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)的分隔線未加區(qū)分。新《國標(biāo)》與《應(yīng)用指南》給出的示例也僅有不加“★”的一種分隔線。長期以來，黨的機(jī)關(guān)公文版頭分隔線居中位置標(biāo)有“★”，而行政機(jī)關(guān)沒有。在新《國標(biāo)》施行后，行政機(jī)關(guān)繼續(xù)沿用不標(biāo)注“★”的做法；黨的機(jī)關(guān)公文版頭分隔線中，有的標(biāo)有“★”，有的沒有。如2014年1月19日印發(fā)的《中共中央辦公廳印發(fā)〈關(guān)于開展第二批黨的群眾路線教育實踐活動的指導(dǎo)意見〉的通知》（中辦發(fā)〔2014〕4號）標(biāo)有“★”。而2014年3月4日印發(fā)的《中共中央組織部辦公廳等關(guān)于做好2014年青年拔尖人才支持計劃申報推薦工作的通知》（組廳字〔2014〕17號）沒有標(biāo)“★”。這讓各基層單位實際操作時莫衷一是。

在新《國標(biāo)》發(fā)布施行的背景下，黨的機(jī)關(guān)與行政機(jī)關(guān)公文各要素格式已統(tǒng)一。而筆者認(rèn)為，版頭分隔線標(biāo)不標(biāo)注“★”，是唯一可對黨的機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)公文進(jìn)行區(qū)分的地方。因此，在實際工作中，建議保留黨的機(jī)關(guān)公文版頭分隔線標(biāo)注“★”的做法。如圖2所示。

同時，對團(tuán)的機(jī)關(guān)公文也可進(jìn)行單獨標(biāo)注，示例如圖3：

圖3 團(tuán)的機(jī)關(guān)公文版頭分隔線

四、附件的附件

附件的附件在公文中大量存在，雖大部分不需要單獨作附件說明，但仍有部分是需要特別標(biāo)注出來，起主要或特殊作用的。附件的附件如何標(biāo)注，在新《國標(biāo)》中未予明確，新《國標(biāo)》和《應(yīng)用指南》中也無示例。

筆者認(rèn)為，應(yīng)按附件說明與附件的標(biāo)注方式，結(jié)合層次標(biāo)注的方式進(jìn)行標(biāo)注。具體形式如圖4、圖5：

圖4 附件說明

圖5 附件、2號小標(biāo)宋附件標(biāo)題

五、“正文”的定義

新《國標(biāo)》表述嚴(yán)謹(jǐn)，對可以進(jìn)行調(diào)整的地方都單獨做了說明，但仍存在個別隨意改變定義內(nèi)涵的地方。

“7.3.7 附件”部分，共出現(xiàn)了3次“正文”。第一次出現(xiàn)表述為：“附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文一起裝訂?！边@里的“正文”（下稱“正文A”）指的是附件之前的所有部分，含版頭至附注之間的內(nèi)容。第三次出現(xiàn)表述為：“如附件與正文不能一起裝訂……”這里的“正文”（下稱“正文B”）指的是正文A加上版記的內(nèi)容。而除開“7.3.7 附件”部分，新《國標(biāo)》中其他提到“正文”（下稱“正文C”）的地方，所指與《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》定義相同，為“公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容”，即指主送機(jī)關(guān)與附件說明之間的部分。

那么，“7.3.7附件”中第二次出現(xiàn)“正文“時，表述為“附件格式要求同正文”。這里的“正文”究竟指正文A（正文B對格式的要求同正文A）？還是正文C？采用正文A或C對附件其他要素格式無影響，但對附件標(biāo)題格式的要求則不同。如采用正 文A，附件的標(biāo)題應(yīng)按“5.2.2字體和字號”的規(guī)定，使用3號仿宋體字。

如采用正文C，附件的標(biāo)題應(yīng)按“7.3.1 標(biāo)題”的規(guī)定，使用2號小標(biāo)宋體字。雖然第二次出現(xiàn)“正文”與正文A在同一段文字中，但筆者認(rèn)為，在考慮公文“莊重美觀”的原則下，這里的“正文”所指應(yīng)與正文C格式要求相同，采用2號小標(biāo)宋體字。這樣做，一是在文面結(jié)構(gòu)上顯得平衡，不頭輕腳重。二是突出顯示了附件的主旨。如圖5所示。

六、頁碼一字線

新《國標(biāo)》對頁碼一字線僅規(guī)定了標(biāo)注位置，未規(guī)定具體的標(biāo)注格式。如按“5.2.2字體和字號”規(guī)定應(yīng)采用3號字大小。但為了公文頁面整體的協(xié)調(diào)統(tǒng)一，筆者認(rèn)為頁碼的一字線應(yīng)與其所附屬的頁碼數(shù)字格式統(tǒng)一，標(biāo)注為4號字大小。

七、橫排表格頁碼

新《國標(biāo)》僅規(guī)定了橫排表格的標(biāo)注位置，未對標(biāo)注具體方式進(jìn)行規(guī)定?！稇?yīng)用指南》也只給出了橫排表格的示例，而未給出橫排表格頁碼的示例。按正常的閱讀方法，在有橫排表格的頁面中，頁碼也應(yīng)該與表格內(nèi)容的閱讀方向一致。

標(biāo)注頁碼是為了保證公文的有效性和完整性，對公文進(jìn)行查閱、統(tǒng)計、檢索、印制、裝訂，甚至防偽。在實際工作中，尤其是公文成為檔案的過程中，還存在不看公文內(nèi)容單獨使用頁碼的情況。橫排表格頁頁碼與其他頁頁碼方向不同，利用起來很不方便，不利于保證公文的依次順序向下看。

八、紀(jì)要的附件說明、附注

紀(jì)要是新《國標(biāo)》中格式最為靈活的一種。格式雖然靈活，但公文各要素仍應(yīng)具備。新《國標(biāo)》對紀(jì)要的附件說明、附注標(biāo)注位置未作規(guī)定。通過《應(yīng)用指南》紀(jì)要條款釋義可以看出，附件說明應(yīng)標(biāo)注在正文與出席人員之間，上下各空一行；但仍未對附注標(biāo)注位置予以說明。新《國標(biāo)》和《應(yīng)用指南》中也無二者示例。

除特定格式之外的其他公文有附注的，應(yīng)“居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行”。但紀(jì)要成文日期一般標(biāo)注在版頭分隔線之上或標(biāo)題之下。紀(jì)要正文或附件說明下空一行是出席人員。那么附注應(yīng)該標(biāo)注在附件說明之下還是出席、請假、列席人員之下呢？

根據(jù)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》的定義，附注是“公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說明的事項”。而紀(jì)要的印發(fā)傳達(dá)范圍，一般為參會的單位、人員，或其下級單位。合乎邏輯的做法是，應(yīng)在對參會人員進(jìn)行說明后，再對紀(jì)要發(fā)放范圍等事項進(jìn)行說明。所以，附注應(yīng)標(biāo)注在出席、請假、列席人員之后。

九、公文中圖、表的標(biāo)題

根據(jù)新《國標(biāo)》規(guī)定，在同一份公文中，已經(jīng)出現(xiàn)了7種不同的字體、字號。在同一頁公文中，最多則可能出現(xiàn)6種字體、字號。隨意增加新《國標(biāo)》規(guī)定之外其他字體的做法不可取。在新《國標(biāo)》已規(guī)定的字體中，與公文正文字體有所區(qū)別、又不會引起層次上的歧義的字體，為宋體。標(biāo)題的字號以略小于正文為宜，可采用4號。

縱觀整個新《國標(biāo)》，有3個剛性規(guī)定：一是首頁必須有正文，二是首排印章必須同正文（或附件說明）在同一頁，三是空白頁不加頁碼。在尊重新《國標(biāo)》這3個剛性規(guī)定的前提下，盡可能地做到統(tǒng)一、規(guī)范，既可充分體現(xiàn)公文的美觀性，又突顯了權(quán)威和嚴(yán)肅的效果，可以更好地為各級黨政機(jī)關(guān)服務(wù)。