信息時(shí)代對(duì)辦公室人員工作能力的挑戰(zhàn)

文/岳彩萍

辦公室既是一個(gè)單位的綜合管理部門，又是一個(gè)具體的辦事機(jī)構(gòu)；它擔(dān)負(fù)著上傳下達(dá)、對(duì)外交往、對(duì)內(nèi)服務(wù)等大大小小很多繁重瑣碎的工作；它既是單位的信息中心、服務(wù)中心、參謀中心、運(yùn)轉(zhuǎn)中心和指揮中心，也是各項(xiàng)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的中樞機(jī)構(gòu)。所以，在如今這個(gè)信息時(shí)代，它的職能除了參謀、助手、協(xié)調(diào)、服務(wù)、后勤保障、督辦等方面工作外還涉及檔案信息資料的收集和管理等方面，這就要求辦公室工作人員不僅要具有較高的政治敏銳性、較準(zhǔn)確的預(yù)見性，工作具有超前性和豐富經(jīng)驗(yàn)，還要適應(yīng)如今這個(gè)信息時(shí)代辦公現(xiàn)代化的需要，才能確保各項(xiàng)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。那么，在如今這個(gè)信息時(shí)代，辦公室工作人員應(yīng)具備怎樣的能力，才能適應(yīng)現(xiàn)代辦公的需要呢？

（一）培養(yǎng)學(xué)習(xí)能力，迎接新的挑戰(zhàn)。辦公室人員要樹立“活到老學(xué)到老”的思想，與時(shí)俱進(jìn)，努力掌握新知識(shí)，使自己具有從事辦公室工作所必需的政策理論水平和分析解決問題的能力、調(diào)查研究能力、綜合協(xié)調(diào)能力，不但要學(xué)習(xí)文書學(xué)、邏輯學(xué)、應(yīng)用寫作、檔案管理、行政管理、保密守則、秘書學(xué)等相關(guān)知識(shí)，還要學(xué)習(xí)歷史、哲學(xué)、法律、金融、財(cái)稅、科學(xué)、社會(huì)保險(xiǎn)、人力資源等方面的知識(shí)，更要學(xué)習(xí)現(xiàn)代化辦公所需的電腦知識(shí)，不斷拓寬知識(shí)領(lǐng)域，更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，增強(qiáng)分析、應(yīng)對(duì)、解決各種所面臨問題的能力和綜合協(xié)調(diào)能力，提高自身的業(yè)務(wù)水平，迎接辦公室工作在新環(huán)境下的新挑戰(zhàn)。

（二）努力提高行文、辦事能力。行文、辦事是辦公室日常工作的主要特點(diǎn)。如今這個(gè)信息時(shí)代，給行文、辦事帶來了很多方便。

在行文方面:文件的草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核等，都可以利用現(xiàn)代辦公設(shè)備，在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行；同時(shí)還可以從網(wǎng)上搜索相關(guān)資料，擴(kuò)大知識(shí)量，提高公文的正確率和可信度，提高工作效率；并可以豐富文件的內(nèi)容。

在辦事方面:辦公室的日常事務(wù)，值班工作、電話接待工作、來客接待工作、印章的管理和使用、開具各種證明信函等等，其中的很多工作如今也都可以利用網(wǎng)絡(luò)來完成；如購(gòu)置辦公用品，儀器設(shè)備，可以利用網(wǎng)絡(luò)選購(gòu)，比較質(zhì)量、價(jià)格，并且從網(wǎng)上購(gòu)買、送貨上門，這樣既節(jié)約了人力物力，并且直觀方便。而且辦事效率也提高了。而單位內(nèi)部的各種通知、公示或告示等，也可通過本單位內(nèi)部的公共郵箱進(jìn)行發(fā)布及收集反饋等。

（三）增強(qiáng)檔案信息資料的管理能力。檔案信息工作也是辦公室工作的重要內(nèi)容，既能對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的工作起到參謀、參考作用；也能對(duì)本單位的工作不斷地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、汲取教訓(xùn)，以利不斷改進(jìn)，起到很大作用；還具有積累、記錄、保存本單位的歷史、榮譽(yù)、成就等檔案資料的作用。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，各類檔案信息生成的大量電子文檔，因載體小，承載信息量大，檢索、利用極為方便，是對(duì)紙質(zhì)文檔的有力補(bǔ)充。

利用網(wǎng)絡(luò)，可以提高檔案信息資料收集的完整性和時(shí)效性。而網(wǎng)絡(luò)化管理，又可以實(shí)現(xiàn)圖書、情報(bào)、檔案、資料的一體化管理。并且還可以通過互聯(lián)網(wǎng)及時(shí)地獲取外部信息，準(zhǔn)確、全面地收集和分析有管理、發(fā)展意義的各種相關(guān)信息，從而更好地滿足對(duì)信息多方面、深層次的需求，以利于發(fā)揮本單位強(qiáng)大的整體效應(yīng)，進(jìn)而為本單位在改革開放大潮中進(jìn)一步提高市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力作出更大的貢獻(xiàn)。

（四）提高信息分析處理能力。在如今這個(gè)信息時(shí)代，辦公室工作人員的信息能力主要是指在工作實(shí)踐活動(dòng)中所應(yīng)具備的對(duì)日常工作信息的搜集、理解、分析、處理的能力。這主要包括4個(gè)方面的內(nèi)容:一是信息獲取能力。辦公室工作人員除了充分利用好內(nèi)部信息網(wǎng)絡(luò)以外，還應(yīng)認(rèn)真建立并掌握自己的信息渠道，善于開發(fā)日常工作信息資源，并及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地獲取本單位相關(guān)工作所需的信息。二是信息選擇能力。當(dāng)今時(shí)代是一個(gè)信息時(shí)代，增強(qiáng)信息選擇意識(shí)是辦事人員提高工作效率的重要保證。辦公室工作人員每天接觸的各種公文、請(qǐng)示、批示、報(bào)告等材料中含有大量信息，辦事人員應(yīng)在對(duì)這些材料的收集、歸類、處理過程中將各種信息進(jìn)行嚴(yán)格的篩選、取舍，把最有用的信息提供給領(lǐng)導(dǎo)以為參考。三是信息預(yù)測(cè)能力。辦公室工作人員通過自己對(duì)有關(guān)情況、資料的熟悉、占有、掌握程度以及對(duì)信息的敏感度，應(yīng)能夠?qū)κ挛锏陌l(fā)展做出正確的判斷、推理和科學(xué)的預(yù)測(cè)、合理的評(píng)估，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考。四是信息處理能力。主要是指對(duì)本單位相關(guān)信息的加工、開發(fā)、傳輸、存貯以及吸收等能力。

（五）提高創(chuàng)新能力，應(yīng)對(duì)激烈競(jìng)爭(zhēng)。在如今這個(gè)信息時(shí)代，辦公室工作創(chuàng)新，主要是指理念創(chuàng)新、辦公技術(shù)創(chuàng)新和思維創(chuàng)新。就是要針對(duì)新情況、新問題，樹立以決策為中心，以人為本、傳統(tǒng)與開拓創(chuàng)新相結(jié)合的新型服務(wù)理念；熟練使用辦公自動(dòng)化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等先進(jìn)的辦公設(shè)備、辦公手段，以實(shí)現(xiàn)辦公室工作的信息化、數(shù)字化，提高工作的效率和質(zhì)量。而且，要始終關(guān)注經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)，做到計(jì)劃性和靈活性相結(jié)合。這樣，不僅能使辦公室的工作不斷出新，也能在做領(lǐng)導(dǎo)的參謀時(shí)，使本單位的工作得以不斷出新、更上層樓，進(jìn)而促使本單位的各項(xiàng)工作紅紅火火，不斷發(fā)展壯大。

（六）增強(qiáng)適應(yīng)能力，跟上單位發(fā)展步伐。辦公室人員要根據(jù)網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和單位改革的實(shí)際，從自身素質(zhì)和能力上主動(dòng)適應(yīng)單位發(fā)展的要求，面對(duì)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的挑戰(zhàn)，增強(qiáng)主動(dòng)性，從業(yè)務(wù)技能、工作環(huán)境、管理機(jī)制等各方面增強(qiáng)自己的適應(yīng)能力。網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展的主要特點(diǎn)是工作和生活節(jié)奏越來越快，市場(chǎng)化程度越來越高，高科技信息通訊與辦公設(shè)備層出不窮、更新迅速，這就要求作為協(xié)調(diào)和服務(wù)機(jī)構(gòu)的辦公室工作人員適應(yīng)不斷變化、日新月異的工作環(huán)境；而單位改革則屬于改革開放形勢(shì)下的大趨勢(shì)，事業(yè)單位轉(zhuǎn)企、公務(wù)員改革、“三公”公開、退休制度改革等都是很多單位所面臨的單位改革的新形勢(shì)，而與之密切相關(guān)的各單位的辦公室，更要認(rèn)真領(lǐng)會(huì)吃透上級(jí)的有關(guān)方針政策，為本單位領(lǐng)導(dǎo)有效實(shí)施這些方針政策當(dāng)好參謀，服好務(wù)。

（七）提高溝通能力，加強(qiáng)內(nèi)部交流。在如今這個(gè)信息時(shí)代，溝通是指利用高科技進(jìn)行的溝通。即:可以充分利用內(nèi)部局域網(wǎng)的眾多溝通功能，發(fā)布內(nèi)部文件的網(wǎng)上公告板，及時(shí)將那些周知性的事宜加以公布；或?qū)⒁恍┪募?bào)告等信息通過內(nèi)部局域網(wǎng)發(fā)往單位的各個(gè)部門；也可通過E-mail，不僅可以像傳真機(jī)一樣傳送文件、數(shù)據(jù)、表格，還可以增加內(nèi)容的色彩信息，增強(qiáng)信息的保密性，同時(shí)便于內(nèi)部交流，也便于接收者修改并存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)內(nèi)。而且重要的是，其費(fèi)用比傳真機(jī)便宜，并且使原先一對(duì)一單調(diào)的語音溝通立體直觀化。比如，有關(guān)福利條款的修訂，關(guān)于節(jié)假日的休息日程安排等信息，包括很多規(guī)章制度、考核標(biāo)準(zhǔn)等的征求意見稿；不論是常規(guī)的還是非常規(guī)的，都可以快捷地把信息傳送到每個(gè)員工手里。

還有內(nèi)部局域網(wǎng)提供的電子郵件服務(wù)，這也是內(nèi)部員工相互通信的快捷通道。與互聯(lián)網(wǎng)上提供的電子郵件相比，公司內(nèi)部網(wǎng)提供的電子郵件服務(wù)更加具有針對(duì)性，不僅可以用于一對(duì)一，還可以實(shí)現(xiàn)單對(duì)多、多對(duì)多的通信與溝通；而且可以采用標(biāo)準(zhǔn)的通信格式。內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)為企業(yè)管理人員與員工的對(duì)話提供了絕佳的平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了管理人員與員工間的平等溝通。而QQ作為一種即時(shí)通信軟件，源于國(guó)際流行軟件ICQ。由于該軟件是共享的，因此目前它既可在內(nèi)部網(wǎng)也可在互聯(lián)網(wǎng)上使用。QQ的主要功能有語音聊天、視頻聊天、傳輸文件、發(fā)送語音郵件、接收郵件、查詢網(wǎng)絡(luò)資訊和使用聊天室等。有些單位甚至要求每位員工一上班就得打開內(nèi)部網(wǎng)的QQ，既證明你已出勤；也可使需要與你有工作上的溝通交流的同事方便與你溝通、交流，使需要通知和發(fā)布相關(guān)信息的辦公室與各部門領(lǐng)導(dǎo)及該部門相關(guān)的同事方便溝通、交流。以提高工作效率。但正如一切事物都具有兩面性一樣，這種溝通方式也有它的缺點(diǎn)，即不像面對(duì)面聊天或促膝談心那樣直接、溫暖、親切，而且也使單位內(nèi)部的人與人之間的交流、溝通都顯得非常虛幻、有距離感，同時(shí)也顯得有些冷冰冰的。如何使這種“雞犬之聲相聞，老死不相往來”般的溝通交流更加人性化、消除距離感，變得親切、熱情。只有在利用內(nèi)部局域網(wǎng)這種新的信息傳遞方式傳遞各種信息的同時(shí)，不斷地豐富傳遞方式，或探索出更有感情色彩的傳遞載體形式。

信息是現(xiàn)代社會(huì)的寶貴資源，隨著社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步，信息的價(jià)值將不斷飚升。世界著名未來學(xué)家阿爾溫·托夫勒就曾預(yù)言過:“誰掌握了信息，控制了網(wǎng)絡(luò)，誰就掌握了整個(gè)世界?！痹谶@個(gè)快速發(fā)展的信息時(shí)代，辦公室工作人員更應(yīng)掌握好網(wǎng)絡(luò)信息化的相關(guān)知識(shí)，提高信息素養(yǎng)和信息能力，才能全方位地為本單位領(lǐng)導(dǎo)及整個(gè)單位做好服務(wù)，很好地完成自己本職的各項(xiàng)日常工作，以適應(yīng)如今這個(gè)信息時(shí)代對(duì)辦公室工作所提出的更新及更高的需要。