淺析縣級公司內部控制建設

王承超+歐陽毅

摘 要：內部控制，是指為了合理保證企業(yè)經(jīng)營管理合法合規(guī)、資金安全、財產(chǎn)報告及相關信息真實完整，提高經(jīng)營效率和效果、促進企業(yè)實現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略而制定和實施的政策和程序。近幾年，煙草行業(yè)連續(xù)開展了財經(jīng)秩序整頓、同級審計、清產(chǎn)核資等專項檢查，在內部控制方面的問題得到較為徹底的整改，會計信息真實性進一步提高，生產(chǎn)經(jīng)營秩序明顯好轉，基本業(yè)務管理大都有章可循。本文主要闡述我公司在領導的重視下內部控制也取得一定的成績。

關鍵詞：控制;機制;文化;管理;信息

一、公司內部控制現(xiàn)狀

1.建立了健全的內部監(jiān)督機制

沒有監(jiān)督的企業(yè)無法讓股東、員工和消費者放心。只有實施合理的監(jiān)督控制才能使內部控制適應環(huán)境的變化。因此，公司建立了一整套科學合理的監(jiān)督機制，并根據(jù)具體情況增加內部審計隊伍人員的方式以期實現(xiàn)經(jīng)常對企業(yè)的內部控制的執(zhí)行情況進行督導和檢查，并且要求企業(yè)內部各部門也應對其內部控制的貫徹執(zhí)行情況進行檢查和把關，發(fā)現(xiàn)問題應及時制止和糾正，并追究有關人員的責任。同時公司也經(jīng)常組織有關機構和人員對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中出現(xiàn)的新情況、新問題進行分析研究，及時對企業(yè)內部控制進行調整。

2.切實加強了資金的監(jiān)管

通過逐步建立資金有效監(jiān)管的網(wǎng)絡體系，著重從資金的安全性，規(guī)范性，有效性角度加強了監(jiān)管，規(guī)范了結算程序，加強了對重點資金和大額資金結算的監(jiān)管，建立健全了資金開支的審批辦法，明確了單位內部資金審批的權限，實行了嚴格的授權批準制度。

3.強化了預算管理

建立了嚴格的資金審批制度，明確了審批權限，嚴格了審批程序。對于已列入預算的開支項目，要求嚴格按照資金的審批權限進行審批，堅決不允許先開支再補報手續(xù)的情況的出現(xiàn)。

4.嚴格執(zhí)行不相容崗位分離

企業(yè)的不相容職務分離是設計內部控制系統(tǒng)時首先確定的內容。公司通過制度嚴格規(guī)定了授權審批與業(yè)務經(jīng)辦、業(yè)務經(jīng)辦與會計記錄、會計記錄與財產(chǎn)保管、業(yè)務經(jīng)辦與稽核檢查、授權批準與監(jiān)督檢查崗位的分離，從根本上防范了舞弊行為的發(fā)生。

二、公司內部控制存在的問題

公司內部控制建設在很多方面公司還是存在著一些不足，特別是各分公司，本文將從控制環(huán)境、控制活動和信息與溝通等三個方面進行探討。

1.內部控制環(huán)境方面

控制環(huán)境具體包括：管理者思想和經(jīng)營作風、單位組織結構和部門職能和對這些職能的制約、確定職權和責任的方法、企業(yè)在監(jiān)控和檢查工作時所采用的控制措施、影響本單位業(yè)務的各種外部關系等?？刂骗h(huán)境對一個公司的內部控制的成功與否至關重要。

目前公司控制環(huán)境主要存在如下幾點問題：

（1）人員素質結構對內部控制的貫徹落實的影響

在內部控制系統(tǒng)中，由于員工本身素質不高，致使掌握的信息量不完備、曲解指令等，影響其主觀判斷失誤，從而會導致控制失效。目前公司現(xiàn)狀是人員年齡結構偏大，部分員工并不具備有必要的素質，更有甚者，長期的工作年限往往還會使得部分員工可能會凌駕于內部控制之上，這就將直接導致空有完善內部控制制度，卻無法正常執(zhí)行，人員結構成為了公司內部控制環(huán)境的第一道坎。

（2）部門權責不對等對內部控制的影響

我們可以發(fā)現(xiàn)公司在目前的機構設置及權責分配方面還存在一定的缺陷，權責分配方面沒有按照權責對等的原則進行權利分配，有的部門權利大于義務，甚至只有權利沒有義務，而有的部門卻存在缺乏對等的權利，例如財務部門作為內部控制的一個重要部門，肩負著公司內部控制的主力軍的重任，但我們卻發(fā)現(xiàn)財務部門尤其是分公司的財務部門并沒有被授予相應的權利，財務部門尤其是縣公司財務在進行內部控制時，尤其是進行預算控制時，面對領導、面對其他各部門根本就沒有足夠的權利進行控制，這樣直接導致內部控制的執(zhí)行力度不夠。

（3）企業(yè)文化對內部環(huán)境的影響

衡陽煙草的“船文化”是一個優(yōu)秀的企業(yè)文化，但是我們卻不得不承認目前我們的“船文化”并沒有真正的得到全體員工的認同，尤其是對新進員工的企業(yè)文化方面的培訓遠遠不夠。

2.從控制活動方面分析

控制活動是確保管理階層的指令得以執(zhí)行的政策和程序，是將風險控制在可承受范圍之內。隨著縣級分公司法人的的取消，要處理好市本級和縣級分公司的權屬關系及管理職能，必須運用多種有效的控制活動措施的組合，這樣就可以充分考慮市本級的主體地位，又能兼顧縣級公司的自主性和能動性的平衡。我們主要采取了不相容崗位分離、授權審批會計系統(tǒng)控制、預算控制以及績效考評控制，但是還是存在著一些不足：

（1）授權審批不能有效執(zhí)行

實際上授權審批控制是比較常用的一種內部控制活動，簡單而有效。我們縣級貫徹的是多重授權審批制度，就是所有財務收支均需要由兩個或者兩個以上的審批人員共同審批通過。這樣達到相互牽制的目的，提高審批質量，不過做起來相對較為繁瑣。所以在縣級局授權審批很多時候流于形式，授權審批人并沒有仔細考察審批經(jīng)濟事項就貿貿然就簽了字，后者看了前者已經(jīng)審批通過也不加審批就通過。授權審批甚至出現(xiàn)流程順序顛倒的情況，很多時候為了加快審批效率，經(jīng)辦人越過中間審批人直接交由單位負責人審批，這樣前期審批的部門出于自身利益考慮或為平衡各種關系，往往也不敢有異議直接審批通過。這其中就隱藏這種種風險。

（2）全面預算控制還處于初級階段

由于行業(yè)特殊性，我們對公司的預算控制最終是關注費用控制，而且很多情況下預算的編制方法不科學。一方面，我們的預算并沒有形成一項全程性和全員性的管理活動。另一方面，預算的執(zhí)行力度也缺乏剛性，部門預算超支了，并不是積極去進行業(yè)務改進或縮減費用開支，而是寄希望于期中預算調整，造成結果和預算普遍存在較大差距。

（3）績效考評制度設計不合理endprint

在很多員工眼中所謂的績效考核僅僅是行政管理部門“扣工資”的工具，激勵和處罰機制并不配比，不能有效的激勵員工的積極性。

3.內部信息的不對稱直接降低了內部控制的效率

信息與溝通環(huán)節(jié)貫穿于其他四個環(huán)節(jié)之中，內部控制基本規(guī)范要求我們首先要對收集的各種內部信息和外部信息進行合理篩選、核對、整合，保證將內部控制相關信息在企業(yè)內部各個管理層級以及企業(yè)內部的各個業(yè)務部門之間進行有效的溝通和反饋，然而事實上從我們工作的實際情況來看，無論是市級公司與縣級公司之間通還是縣級公司內部各部門之間的溝通都不充分，就會出現(xiàn)公司財務部門不知道業(yè)務部門各項開支具體發(fā)生情況，業(yè)務部門又不清楚部門相關數(shù)據(jù)的來源的情況。在經(jīng)過層層的取舍和整理后，信息的真實性、完整性、可信性往往就會大打折扣，信息傳遞的速度和質量也必然都會受到影響，從而加劇了內部信息的不對稱。

三、優(yōu)化企業(yè)內部控制措施

1.內部控制環(huán)境是一種氛圍，職員在這一氛圍中從事控制活動并履行其控制責任。所以我必須首先必須做到以下幾點來全力優(yōu)化企業(yè)的內部環(huán)境，為公司的內部控制奠定扎實的基礎：

第一，在人力資源政策方面，公司職員的勝任能力和正直性在很大程度上取決于公司的有關雇傭、訓練、待遇、業(yè)績考評及晉升等政策和程序的合理程度，當然培訓是必不可少的。（1）企業(yè)應設置定期培訓機制，即每隔一段固定時間就要對員工進行培訓;（2）豐富培訓內容，不能只把培訓當作過程形式，一定要以提高員工的素質和技能為目的進行培訓;（3）注重對全體員工在企業(yè)價值觀方面的培訓，使其能深深的滲透到每個人思想當中。只有每個人都能認同企業(yè)的文化理念，才能真正起到效益;（4）努力建立“學習型組織”，提高培訓的效果。學習型組織是不斷進步的組織，在其中大家可以不斷突破自己的能力上限，創(chuàng)造真心向往的結果，培養(yǎng)全新、前瞻、開闊的思考方式，全力實現(xiàn)共同的抱負以及不斷學習如何共同學習。第二，在企業(yè)文化建設方面，我們加強對公司新進員工的企業(yè)文化培訓，使公司的“船文化”真正的落實在員工的心里。所有內部控制活動都是由人來執(zhí)行的，因此要樹立員工對任務持久的奉獻精神，就只能通過創(chuàng)造有助于形成內在機理的條件。所以企業(yè)更需注重培育健康、合理的企業(yè)文化，且內部控制制度的設計和建設也應處處體現(xiàn)出企業(yè)文化理念，必須使企業(yè)員工在價值觀上與企業(yè)達到統(tǒng)一，使他們對內控制度有著強烈的認同感。所以充分發(fā)揮企業(yè)文化，不僅有利于科學合理地制定和執(zhí)行內部控制， 還能夠有效克服人為因素對內部控制運行的不利影響和內部控制自身的局限性，使企業(yè)的內部控制始終處于有效狀態(tài)。

2.控制活動是關鍵，它是為了合理的保證經(jīng)營管理目標的實現(xiàn)，指導員工實施管理指令，管理和化解風險而采取的政策和程序。針對公司目前控制活動中存在的缺陷采取相關措施對其進行完善。

（1）在授權審批方面，組織授權審批人員及單位負責人認真學習貫徹《會計法》，精通其內涵，領會其精神，使其樹立審批簽字不能走“形式主義”，每一個簽字都是要承擔責任的思想，發(fā)現(xiàn)的濫用職權未按規(guī)定程序審批并給企業(yè)造成損失的追究審批人員的責任。

（2）預算管理方面，我們應該更好更快更有效的落實全面預算管理，要深入應用煙草行業(yè)預算管理制度的建設成果，重點我們應該要關注以下內容：一是要做好預算的編制，實現(xiàn)預算項目標準化管理，使企業(yè)的財務預算更具科學性;而是要做好預算的執(zhí)行（執(zhí)行力往往是一個制度切實有效的關鍵），明確預算執(zhí)行的偏差率，要嚴格執(zhí)行;二是要把好好預算調整關，這是保障財務預算的重要措施，明確預算調整的條件、內容、標準，做到有理有據(jù)、增加預算的剛性;三就是要做好預算的監(jiān)控，我們財務部門應該要定期不定期的加強相關檢查和監(jiān)督，這樣才能確保預算的嚴肅性;四是全面預算管理是“一把手工程”，領導要重視，充分認識和培養(yǎng)預算管理理念，各級一把手親手抓、親自管，要讓企業(yè)的全體員工積極參與到預算的偏制、執(zhí)行和控制中來，為更好地實施全面預算管理獻計獻策。

（3）績效考評方面，我們應該要建立長效激勵機制，通過激勵的方式控制人的行為，使他們的行為與企業(yè)目標相協(xié)調，所以我們的績效考核制度不能僅僅看看處罰這一方面，企業(yè)應建立約束與激勵相結合的用人制度，真正體現(xiàn)獎優(yōu)罰劣。公司職員的勝任能力和正直性在很大程度上取決于公司的有關雇傭、訓練、待遇、業(yè)績考評及晉升等政策和程序的合理程度。因此，首先，在用人制度上應明確各層級人員的任職資格標準，能力要求職責范圍、晉升晉級等規(guī)定，并嚴格執(zhí)行;其次，在激勵員工方面，應該從制度上規(guī)范考核機制，建立科學合理的考核指標并盡可能予以量化，增強考核結果的客觀性和公正性，避免主觀臆斷，以達到充分調動員工工作積極性的效果，這樣就可以將員工單體的利益同企業(yè)的目標結合，充分發(fā)揮績效的杠桿效應，最終實現(xiàn)企業(yè)更好的發(fā)展。

3.信息與溝通方面

企業(yè)有效信息溝通是內部控制的重要保證，也是提高管理能力的重要抓手。所以公司應通過信息與傳遞機制建設強化內部控制，公司應關注信息的收集、加工、傳遞、報告與反饋。首先，建立和制定與企業(yè)經(jīng)營目標相結合的信息溝通制度，包括會議制度、反饋制度等。建設信息收集與加工的組織機構，明確職責和任務，并予以監(jiān)督考核。其次，完善信息傳遞的機制，明確不同等級之間、同一等級不同部門之間、企業(yè)組織內外部直接信息傳遞的管理辦法和要求，合理保證信息傳遞的有序。在這個方面應該說是目前公司最急需改進的，目前說來，主要任務還是提高在信息溝通上的執(zhí)行，所以我們可以從以下兩點著手改進：首先我們可以采用定期的會議制度來建立相關的信息共享機制以加強各部門之間信息的共享，特別是關鍵信息在各相關部門之間的溝通;其次，財務部門在充分了解自己的專業(yè)知識的前提下，更應該深入了解各業(yè)務部門的業(yè)務流程和關鍵控制環(huán)節(jié)切實提高內部控制的執(zhí)行力。

總之，在公司領導的重視下，公司內部控制已初具成效，控制手段也逐漸成熟，在此基礎上我們只有持續(xù)不斷實踐創(chuàng)新，加強企業(yè)內部控制的執(zhí)行力，才能有效構筑起防范風險的安全網(wǎng)防火墻，實現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略目標。endprint