淺談軍隊(duì)高校年鑒編撰工作

蔣夢(mèng)薇

[摘 要]隨著全國高校的快速發(fā)展，高校年鑒工作日益受到重視，軍隊(duì)高校年鑒編撰工作也得以長(zhǎng)足發(fā)展。本文以第二軍醫(yī)大學(xué)年鑒編撰工作為范例，從軍隊(duì)高校年鑒的功能、編撰要求入手，粗淺地分析了軍隊(duì)高校年鑒編撰工作需要把握的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

[關(guān)鍵詞]高校年鑒;功能作用;寫作要求

近些年，隨著編寫高校年鑒熱情的高漲，軍隊(duì)高校編寫年鑒的工作也進(jìn)行得如火如荼。作為軍隊(duì)高校中較早編制年鑒的單位之一，第二軍醫(yī)大學(xué)從2007年開始，至今已連續(xù)編制完成了7個(gè)年度共350萬字的年鑒，年鑒編撰工作受到了學(xué)校和總部領(lǐng)導(dǎo)的一致肯定。

一、軍隊(duì)高校年鑒的功能定位

高校年鑒是以年為期，全面、系統(tǒng)、翔實(shí)地介紹學(xué)?；久婷埠桶l(fā)展情況，記載學(xué)校年度教學(xué)、科研、管理的重大事件、重大成果、重要統(tǒng)計(jì)資料，匯集學(xué)校各方面重要信息，逐年編撰，連續(xù)出版的大型資料性工具書，是對(duì)年度內(nèi)教學(xué)、科研、管理等各方面工作的如實(shí)總結(jié)[1]。由此可見高校年鑒具有資料權(quán)威、反映及時(shí)、連續(xù)出版等特點(diǎn)，這就決定了它在高教管理中具有多方面的功能[2]：

1.存史功能。高校年鑒是一種獨(dú)特的歷史記載，它以年為單位，以檔案為基礎(chǔ)，通過系統(tǒng)有效地整理，最終編輯成冊(cè)。它真實(shí)的記錄著學(xué)校的發(fā)展歷程。單本的年鑒，可能不足以證明它的重要性;但是隨著時(shí)間的推移，數(shù)量的累積，年鑒中所記載的各項(xiàng)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)和內(nèi)容，就成為了彌足珍貴的歷史史料。它展示著高校發(fā)展史的最原始的面貌，為校史、教育史、軍事志、軍事年鑒等各類文獻(xiàn)編撰提供著翔實(shí)而準(zhǔn)確的資料。從2007年至今，第二軍醫(yī)大學(xué)積累的7年年鑒資料，詳實(shí)地記錄了學(xué)?！笆晃濉?、“十二五”各方面發(fā)展的過程與成就。它不但為以后了解這個(gè)時(shí)期學(xué)校的發(fā)展歷程提供方便，還可以為學(xué)校編寫各種關(guān)于“十一五”、“十二五”的總結(jié)匯報(bào)提供參考憑證。

2.資治功能。高校年鑒是對(duì)學(xué)校教學(xué)、科研、外事、管理、后勤等方面的客觀總結(jié)，其顯著特點(diǎn)是客觀性和史實(shí)性并存，既反映取得的成績(jī)，也不忌避學(xué)校工作中的失誤和不足[3]。年鑒中真實(shí)的信息、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)、簡(jiǎn)明扼要的概述，是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、部門領(lǐng)導(dǎo)熟悉本校、本部門工作情況、歷史面貌及建設(shè)、發(fā)展軌跡的重要渠道。這些翔實(shí)的材料從多層次、多方面比較系統(tǒng)地反映了學(xué)校的發(fā)展水平和發(fā)展?fàn)顩r，為領(lǐng)導(dǎo)制定出既符合國家、社會(huì)需要、又符合學(xué)校情況發(fā)展規(guī)劃、為領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策提供了依據(jù)。

3.借鑒功能。高校年鑒能夠準(zhǔn)確、全面、系統(tǒng)地搜集、整理和匯編每一年度學(xué)校教育事業(yè)發(fā)展變化的概況和基本統(tǒng)計(jì)資料，反映高校教育指導(dǎo)思想、辦學(xué)管理水平、教學(xué)質(zhì)量的基本情況。機(jī)關(guān)工作人員在平時(shí)工作中可隨時(shí)從年鑒中查找相關(guān)信息、數(shù)據(jù)，作為向上級(jí)主管部門、領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況、上報(bào)材料的依據(jù);教師和科研人員在開展科研和教學(xué)研究時(shí)也可以利用年鑒掌握學(xué)校的大政方針和學(xué)校的發(fā)展動(dòng)態(tài)。比如說在本校年鑒中設(shè)有大事記一欄，詳細(xì)地記錄著學(xué)校一年內(nèi)各部門發(fā)生的大事件，學(xué)校的參謀干事就常在上報(bào)材料的時(shí)候查閱參考相關(guān)信息。

4.信息功能。高校年鑒是高質(zhì)量的信息載體，是條理化的信息庫。高校年鑒運(yùn)用條目、表格、概述等形式對(duì)零亂繁雜的各類信息進(jìn)行分門別類，再通過專門的格式編輯加工，最終形成條理性強(qiáng)、信息量大的信息庫。同時(shí)，它還每年定期添加新的數(shù)據(jù)，是取之不盡的再生性信息資源。本校年鑒中設(shè)有科學(xué)研究、人才培養(yǎng)、學(xué)員名錄、表彰獎(jiǎng)勵(lì)等欄目，對(duì)學(xué)校每年的科研項(xiàng)目、學(xué)術(shù)論文、學(xué)員進(jìn)出、職務(wù)變動(dòng)、表彰情況等進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，經(jīng)過7年的積累，已經(jīng)形成了數(shù)據(jù)可觀的信息資料庫。

5.宣傳功能。高校年鑒是檔案編研成果，其取材主要來源于檔案，是對(duì)檔案資源的匯編和整理。所以也可以說年鑒的編寫是對(duì)學(xué)校檔案工作的檢查與宣傳。通過年鑒的利用，間接地?cái)U(kuò)大著檔案的影響，傳播著檔案的文化，提高著檔案的地位。如今，年鑒被越來越多的用于校際交流，這有助于增強(qiáng)高校間的了解與協(xié)作;有助于各校校園文化的傳播;更有助于學(xué)校間的對(duì)比借鑒、共同提高。每年年鑒編輯成冊(cè)后，學(xué)校辦公室都會(huì)給各兄弟院校和總部領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)各寄去一本年鑒，用以匯報(bào)學(xué)校上一年的發(fā)展情況，這已然成為我校宣傳交流的一種固定方式。

二、軍隊(duì)高校年鑒的編撰要求

1.定位準(zhǔn)確。首先，要明確高校年鑒既不是單純的學(xué)校年度工作總結(jié)也不是簡(jiǎn)單的資料匯編，而是對(duì)學(xué)校各部門的年度工作總結(jié)和全年工作中形成的重要材料的一種規(guī)范化提煉。所以在編撰年鑒的時(shí)候，我們必須按照一定的編寫規(guī)范來編制材料。比如，要用第三人稱的方式編寫;要綜合使用記事體、敘述體、條目、圖表數(shù)據(jù)等多種編寫手法;要重?cái)⑹龆p評(píng)論;要客觀地體現(xiàn)學(xué)校的成功與失敗兩面;要剔除帶有感情色彩的形容詞或定語等。其次，要明確高校年鑒也不同于地方志、軍事志之類的其它年鑒。高校年鑒的形成單位是學(xué)校，編撰目的是為學(xué)校教育服務(wù)，所以高校年鑒的記錄重點(diǎn)應(yīng)該是學(xué)校的“教育教學(xué)”“科學(xué)研究”等能凸顯高校核心功能的事業(yè)。它應(yīng)該有別于其它類史志資料，在堅(jiān)定政治立場(chǎng)、提升政治覺悟的前提下，適當(dāng)?shù)氐姓芾砼c政治氣息。在本校年鑒的編撰過程中，我們有意識(shí)地控制了領(lǐng)導(dǎo)講話等政策性宣揚(yáng)類內(nèi)容的篇幅，把年鑒的主要篇幅用在了學(xué)校的學(xué)科建設(shè)、醫(yī)療工作、科研課題等方面內(nèi)容上。

2.框架合理。年鑒的框架是全書內(nèi)容和結(jié)構(gòu)的整體設(shè)計(jì)，是年鑒的基本結(jié)構(gòu)，直接影響年鑒的質(zhì)量。好的架構(gòu)可方便編撰者和查閱者，最終可達(dá)到規(guī)范存史和閱史的目的。本校年鑒采用的是通用的欄目、分目、條目三級(jí)結(jié)構(gòu)層次;在欄目之首設(shè)“綜述”，分目之首設(shè)“概況”，用以記述各單位的總體情況;在分目之下設(shè)條目，用以記述各單位的具體事件。本校年鑒以條目為主要編寫形式，其欄目的設(shè)置依據(jù)學(xué)校工作的任務(wù)和性質(zhì)，分目的設(shè)置則依據(jù)學(xué)校的編制體制情況。年鑒的欄目和分目相對(duì)比較固定，基本只在學(xué)校編制體制調(diào)整時(shí)才進(jìn)行相應(yīng)的增減。為了能體現(xiàn)年鑒“年年更新”的特點(diǎn)，我校在年鑒的整體框架中特別設(shè)置了用來反映年度特點(diǎn)的專記欄目，比如，2009年的建校60周年系列校慶活動(dòng)、2010年的上海世博會(huì)，都在當(dāng)年年鑒的專記欄目中進(jìn)行了專題報(bào)道。

3.內(nèi)容豐富。年鑒的內(nèi)容是年鑒編寫的基礎(chǔ)，只有有了翔實(shí)的材料，才能盡可能全面地反映學(xué)校的年度情況。年鑒的內(nèi)容豐富主要表現(xiàn)為兩個(gè)方面：一是年鑒材料的來源豐富。為了最大限度地豐富年鑒的內(nèi)容，我校年鑒編撰辦公室在材料的來源方面盡可能做到了多途徑全面收集。既收集學(xué)校所接收和發(fā)行的各類與本校工作相關(guān)的文件，又收集校內(nèi)外各報(bào)刊雜志、新聞媒體中關(guān)于本校工作的報(bào)道等符合年鑒編輯需要的素材。同時(shí)，還發(fā)動(dòng)全校各教職員工主動(dòng)提供其工作中形成的跟年鑒內(nèi)容相關(guān)的各種材料，例如獎(jiǎng)勵(lì)、科研、重大活動(dòng)的材料等。二是年鑒材料的種類豐富。我校是軍事醫(yī)學(xué)綜合類大學(xué)，這就決定了要收集的年鑒材料除了基本的教學(xué)類材料外，還有醫(yī)療類的材料和演習(xí)類的材料。而且為了使年鑒變得更具可看性，我們?cè)谑占淖植牧系耐瑫r(shí)，還注意收集圖片材料和表格材料。

4.審查嚴(yán)格。年鑒的審查貫穿著年鑒編寫的整個(gè)過程，是年鑒質(zhì)量保證的關(guān)鍵。年鑒的審查包含三個(gè)環(huán)節(jié)：首先，在編寫之前，要對(duì)原始材料進(jìn)行審查，要核對(duì)材料是否齊全、有無差錯(cuò)。對(duì)不真實(shí)、不合理的材料直接舍棄，對(duì)不完整、不配套的材料應(yīng)發(fā)回提供者進(jìn)行補(bǔ)充完善。其次，在編寫的過程中，要對(duì)材料進(jìn)行篩選審查。年鑒在內(nèi)容的設(shè)置上應(yīng)充分考慮本校的辦學(xué)層次、辦學(xué)水平、目標(biāo)定位、特色優(yōu)勢(shì)，所以在內(nèi)容的篩選上就要做到有側(cè)重的審查。最后，編寫完成后還要進(jìn)行校對(duì)審查。從總體上看，內(nèi)容是否反映了學(xué)校的全貌，重大事件有無遺漏;從文字上看，標(biāo)題設(shè)置是否規(guī)范、文體運(yùn)用是否規(guī)范、內(nèi)容要素是否規(guī)范;從格式上看，照片是否清晰能否反映主題，表格數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確真實(shí)，排版是否合理美觀。我校作為一所軍隊(duì)院校，有些學(xué)術(shù)研究和教學(xué)任務(wù)具有很強(qiáng)的保密性，所以在本校年鑒的編撰過程中我們除了要進(jìn)行以上三環(huán)節(jié)的基本審查外，還要進(jìn)行去密審查，以確保沒有敏感內(nèi)容的出現(xiàn)。

5.出版及時(shí)。年鑒一年一編，如果出版周期過長(zhǎng)的話，會(huì)導(dǎo)致信息老化，相應(yīng)地降低年鑒信息的現(xiàn)實(shí)使用價(jià)值，影響年鑒信息傳播的實(shí)效性。我校年鑒編撰辦公室目前已使用計(jì)算機(jī)來完成年鑒編撰前期的文件信息收集與整理工作。下一步打算制定固定的年鑒文體格式下發(fā)給部門撰稿人，要求相關(guān)人員按照規(guī)定格式提前編制有關(guān)內(nèi)容，并通過學(xué)校的辦公平臺(tái)系統(tǒng)直接傳給年鑒辦，然后再統(tǒng)一進(jìn)行修改和校對(duì)。這樣既便于各單位及時(shí)提交材料，又可以有效地節(jié)省編輯周期，從整體上提高年鑒的質(zhì)量。

三、軍隊(duì)高校年鑒工作的條件保障。

1.取得領(lǐng)導(dǎo)的支持。領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好年鑒工作的必要前提。為了更好地開展學(xué)校年鑒工作，我校領(lǐng)導(dǎo)在三個(gè)方面給予了高度重視：第一，在組織機(jī)構(gòu)方面，學(xué)校于2005年成立了年鑒編審委員會(huì)，由分管檔案工作的副校長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)年鑒編撰的全面工作。并于同年設(shè)立年鑒編撰辦公室，由校辦直接領(lǐng)導(dǎo)，具體負(fù)責(zé)年鑒編撰工作。第二，在物力、財(cái)力方面。學(xué)校在檔案館中單獨(dú)安排了一間辦公室作為年鑒辦的常駐辦公場(chǎng)所;每年還劃撥專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)用于年鑒的人員聘用和出版印刷。第三，在制度落實(shí)方面，年鑒編審委員會(huì)多次召開會(huì)議，協(xié)調(diào)和安排年鑒工作的重要事項(xiàng)。首先，明確了各學(xué)院、各部門的分管領(lǐng)導(dǎo)和部門撰稿人。其次，制定通過了各種相關(guān)制度，如年鑒材料征集制度（規(guī)定年鑒材料的收集范圍，上報(bào)時(shí)間等）、年鑒審批制度（規(guī)定年鑒的審批校對(duì)手續(xù)和權(quán)限等）等。另外，對(duì)年鑒框架、欄目進(jìn)行了總體設(shè)計(jì)。

2.建立固定的編撰班底。編輯人員的高素質(zhì)是編好年鑒的關(guān)鍵。雖然和大多數(shù)高校的情況一樣，每年學(xué)校的二級(jí)部門辦公人員都會(huì)有些微的變動(dòng)，這使得年鑒的部門撰稿人也會(huì)有所更改。所以為了保障年鑒編寫風(fēng)格的延續(xù)性，我校年鑒辦的工作人員都是返聘的退休老干部，他們沒有其它工作的干擾，專職從事年鑒的整理編撰工作，相對(duì)比較穩(wěn)定。他們?cè)趯W(xué)校從事了多年的機(jī)關(guān)工作，對(duì)學(xué)校的工作流程、部門設(shè)置、人員配備非常的熟悉和了解;他們還有著較強(qiáng)的文字編輯能力和廣泛的群眾基礎(chǔ)，有些老干部更是具備了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，這些條件都極大地便于年鑒材料的收集和編撰工作。而且在他們剛開始接觸年鑒工作的時(shí)候，學(xué)校都對(duì)其進(jìn)行過專門的培訓(xùn)，所以他們清楚地了解學(xué)校年鑒收集與編寫的具體要求和注意事項(xiàng)。

3.爭(zhēng)取學(xué)校各部門的通力合作。年鑒主要反映學(xué)校各部門發(fā)展的新情況，各部門每年相關(guān)材料的收集是年鑒編撰的基礎(chǔ)。只有收集到足夠數(shù)量的材料，才能確保年鑒的質(zhì)量，所以學(xué)校各部門的積極主動(dòng)配合就顯得極其重要，不但能確保年鑒內(nèi)容的全面性，還能縮短年鑒的編撰時(shí)間，提高年鑒的實(shí)效性。從另一個(gè)角度來講，學(xué)校各部門也是年鑒的主要利用對(duì)象，各部門的積極配合，也在一定程度上保證了年鑒的利用率。

高校年鑒的編撰工作是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程，是一項(xiàng)長(zhǎng)期而又繁瑣的工作，涉及并影響到學(xué)校的方方面面。要編好一本年鑒，既要對(duì)年鑒的功能有足夠的認(rèn)識(shí)，又要對(duì)年鑒的內(nèi)容和編寫框架有明確的要求，還要學(xué)校的各個(gè)部門的通力協(xié)作，上到領(lǐng)導(dǎo)，下到具體編寫人員，大家共同努力才能把年鑒編撰工作做得更精細(xì)、更周全、更合理。

參考資料：

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