高校檔案信息數(shù)字化建設(shè)探析

陳巖

摘要：21世紀(jì)是信息技術(shù)新時(shí)代，信息技術(shù)作為一項(xiàng)現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)正在支持社會(huì)各個(gè)行業(yè)、各個(gè)領(lǐng)域的高效工作和運(yùn)營(yíng)，高校檔案也已經(jīng)進(jìn)入信息數(shù)字化管理時(shí)代，信息技術(shù)提高了檔案管理工作效率，提高了檔案管理水平。該文分析了高校檔案信息數(shù)字化建設(shè)功能價(jià)值以及具體的建設(shè)方法和途徑。

關(guān)鍵詞：高校檔案；信息數(shù)字化；建設(shè)

中圖分類號(hào)：TP393 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044（2014）31-7532-02

高校是人才匯聚基地，無(wú)論是人事檔案還是其他檔案信息管理都是一項(xiàng)龐大的工作，需要管理者統(tǒng)籌、規(guī)劃浩瀚的信息數(shù)據(jù)資料，為了減輕工作人員壓力，提高檔案管理工作效率，近年來(lái)各大高校開(kāi)始引進(jìn)信息技術(shù)，開(kāi)始注重檔案信息數(shù)字化建設(shè)，為高校檔案信息化管理開(kāi)辟了一條更加寬廣的道路，提高了檔案管理水平，也確保了檔案信息管理準(zhǔn)確率，達(dá)到了良好的管理效果。

1 高校檔案信息數(shù)字化建設(shè)的功能和意義

高校檔案信息數(shù)字化建設(shè)與管理具有多方面的功能意義，特別是在這個(gè)信息技術(shù)繁榮、數(shù)字技術(shù)爆炸的時(shí)代，高校檔案管理模式只有緊跟時(shí)代發(fā)展，依托于現(xiàn)代化信息數(shù)字技術(shù)，才能提高自身工作效率，迎合時(shí)代發(fā)展，創(chuàng)造最佳工作效益和效果，高校檔案信息數(shù)字化建設(shè)的功能價(jià)值具體體現(xiàn)在以下方面：

1） 檔案信息集成功能

檔案信息數(shù)字化建設(shè)后，檔案信息將以數(shù)字形式存在，從而能夠有效促進(jìn)檔案信息資源的“雙規(guī)并行”的存儲(chǔ)狀態(tài)，一方面檔案紙質(zhì)實(shí)體資料被實(shí)地妥善保存，另一方面在信息技術(shù)支持下，檔案也能夠以文字、信息、圖片、圖像等電子數(shù)字化形式存儲(chǔ)，這樣就實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源與實(shí)體二元分離，達(dá)到信息內(nèi)容的集成再現(xiàn)，這就有效增加了高校信息資源的儲(chǔ)備規(guī)模，同時(shí)也加強(qiáng)了各個(gè)信息載體間的聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)了資源的集中分享，利用信息技術(shù)能夠?qū)n案信息實(shí)施全面的檢索、調(diào)查與采集。

2） 充分發(fā)揮輔助性管理功能

舊式的檔案管理相對(duì)傳統(tǒng)落后，而且容易受到多方面因素的不良影響，例如：資源性質(zhì)、客觀條件、技術(shù)條件等等，使得檔案信息資源作用得不到充分發(fā)揮，這與高校檔案資源的實(shí)效價(jià)值意義相違背，檔案無(wú)法被高效使用，信息數(shù)字化建設(shè)則有效解決了這一問(wèn)題，在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)功能的支持下，信息能夠被集中歸類、整合，為信息利用者提供方便、準(zhǔn)確的信息服務(wù)。

3）真實(shí)的歷史再現(xiàn)功能。立足于檔案資源的內(nèi)容、成份，就可以看到經(jīng)過(guò)信息數(shù)字化建設(shè)，使得檔案信息可以與其載體分離，并實(shí)現(xiàn)其內(nèi)部?jī)?nèi)容的集中共享，雖然，這種集成共享帶有虛擬性，然而，對(duì)能夠在時(shí)空方面實(shí)現(xiàn)對(duì)高校檔案信息資源的優(yōu)化整合，創(chuàng)建完善的檔案信息系統(tǒng)。使得校內(nèi)各個(gè)相關(guān)部門間有效聯(lián)系起來(lái)，而且憑借網(wǎng)絡(luò)信息工具與多媒體技術(shù)等有利于檔案歷史場(chǎng)景的再現(xiàn)，更加聚集大眾的目光，這樣就從整體上維護(hù)了檔案信息管理工作的權(quán)威性、嚴(yán)肅性。

2 高校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)存在的問(wèn)題

1） 人才資源匱乏

檔案信息化數(shù)字化建設(shè)需要一批強(qiáng)有力的人力資源力量的支持，這些人才資源要具備計(jì)算機(jī)技術(shù)、檔案管理技術(shù)雙重技術(shù)知識(shí)、雙方面才能，然而，從目前來(lái)看，這也正是高校檔案信息管理所面臨的一大挑戰(zhàn)和困惑，大多數(shù)高校目前缺乏類似的復(fù)合型人才資源，現(xiàn)有的檔案管理隊(duì)伍無(wú)法緊跟時(shí)代步伐、掌握先進(jìn)的信息數(shù)字化技術(shù)，這就使得檔案信息數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)步伐相對(duì)受阻，影響了檔案信息化建設(shè)步伐。

2） 檔案管理系統(tǒng)同辦公系統(tǒng)聯(lián)系不佳。當(dāng)前幾乎所有高校都實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化辦公，創(chuàng)建了自行研發(fā)、設(shè)計(jì)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，有效確保了辦公效率，提高了辦公質(zhì)量，這些辦公軟件系統(tǒng)多來(lái)自于自身校內(nèi)的設(shè)計(jì)，然而，對(duì)應(yīng)的檔案管理信息系統(tǒng)則不然，多數(shù)來(lái)自于檔案行政部的統(tǒng)一設(shè)計(jì)，這樣就無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)同學(xué)校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)之間的鏈接，二者之間無(wú)法達(dá)成互動(dòng)交流的局面，甚至也會(huì)影響檔案信息化數(shù)字化管理優(yōu)勢(shì)功能的發(fā)揮。

同時(shí)，雖然一些高校已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了檔案信息化數(shù)字化管理，然而，其信息的利用效率依然十分有限，現(xiàn)有的信息資源沒(méi)能被充分利用，甚至依然采取人工檢索、手動(dòng)翻閱查詢的形式，使得檔案信息化數(shù)字化管理模式優(yōu)勢(shì)無(wú)法體現(xiàn)出來(lái)。

3 高校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)的科學(xué)方法

1） 創(chuàng)建數(shù)字平臺(tái)，營(yíng)造良好信息環(huán)境

高校檔案管理要想實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、信息化，就要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)健全完善的信息技術(shù)平臺(tái)，為檔案信息化管理創(chuàng)造一個(gè)有力的條件與和諧環(huán)境空間。要打造出一個(gè)信息數(shù)字化建設(shè)系統(tǒng)，進(jìn)行全方位、全過(guò)程、全面的數(shù)字化建設(shè)，從數(shù)字平臺(tái)的設(shè)計(jì)、相關(guān)軟件的研發(fā)、檔案信息歸納、系統(tǒng)設(shè)計(jì)以及信息存儲(chǔ)備份等等都應(yīng)該有步驟、有目標(biāo)地開(kāi)展起來(lái)。第一，結(jié)合高校情況，研發(fā)出于其適合的檔案管理軟件，并對(duì)應(yīng)配置與詞數(shù)字平臺(tái)適宜的硬件設(shè)備，因?yàn)楦咝５男畔⒐ぷ魅蝿?wù)繁瑣，每個(gè)工作日都可能出現(xiàn)大規(guī)模的檔案信息急需錄入、儲(chǔ)存、上傳等等，所以做好在所建設(shè)的系統(tǒng)中引入雙服務(wù)器，高速掃描儀等設(shè)備，以便發(fā)揮良好的掃描、備份功能，確保檔案信息技術(shù)、精準(zhǔn)歸檔，維護(hù)檔案信息資料的安全。創(chuàng)設(shè)檔案信息查詢系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效核對(duì)、查詢等功能，確保檔案信息被高效利用，促進(jìn)檔案信息資源的共享。

2） 創(chuàng)設(shè)溝通渠道，實(shí)現(xiàn)部門間信息溝通。必須積極在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)以及數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)之間創(chuàng)設(shè)溝通渠道，為了解決二者之間的有效鏈接問(wèn)題，應(yīng)該在查詢接口程序中設(shè)置檔案信息查詢項(xiàng)目，以此來(lái)確保檔案信息管理同高校的自動(dòng)化辦公系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)以及財(cái)務(wù)系統(tǒng)之間的有效鏈接，為這些部門在辦公過(guò)程中，檔案信息資料的查詢提供便利條件，也為檔案管理部門提供了信息數(shù)據(jù)收集、整理與歸檔便利，從而實(shí)現(xiàn)自身檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的不斷優(yōu)化整合。

同時(shí)，也要注意在電子文件和紙張資料之間形成綠色通道，科學(xué)的方法是將他們通過(guò)文本、影像兩種模式進(jìn)行共存，參照檔案管理數(shù)字化特點(diǎn)來(lái)編制出科學(xué)、完備、客觀的管理規(guī)范制度，例如：歸檔制度、數(shù)字化檢測(cè)制度等等。從政整體上維護(hù)檔案信息數(shù)據(jù)化管理的科學(xué)性、權(quán)威性、精準(zhǔn)性。

3） 創(chuàng)設(shè)一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范系統(tǒng)。標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化已經(jīng)成為高校檔案信息數(shù)字化管理的基礎(chǔ)和條件，應(yīng)該逐漸創(chuàng)建并打造出一個(gè)高校檔案的標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)，其中涵蓋信息處理、錄入、傳播、檢索、調(diào)控等多方面內(nèi)容。通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化模式來(lái)達(dá)到對(duì)檔案信息資源的高效利用，從而體現(xiàn)檔案信息數(shù)字化管理的科學(xué)性、權(quán)威性，必須將標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范放在首要位置，利用其支持高校檔案信息數(shù)字化建設(shè)的健康發(fā)展。

4） 培養(yǎng)并儲(chǔ)備先進(jìn)人才資源。檔案信息化數(shù)字化管理的前提是要擁有一批合格的信息技術(shù)人才，因?yàn)橹挥羞@樣才能確保信息化技術(shù)得到充分、合理的利用，才能確保檔案數(shù)字化管理優(yōu)勢(shì)功能的發(fā)揮，因此，必須加大檔案管理人才建設(shè)力度，重點(diǎn)培養(yǎng)并培訓(xùn)具備檔案管理專業(yè)能力，同時(shí)又精通計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的復(fù)合型人才，發(fā)揮這些復(fù)合型人才對(duì)學(xué)校檔案信息數(shù)字化管理的有效支持作用。積極吸收、引進(jìn)并培養(yǎng)更多高級(jí)人才，使他們具備嫻熟的計(jì)算機(jī)技術(shù)操作能力，又扎實(shí)掌握了檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)，并具有超強(qiáng)的責(zé)任感與積極的工作態(tài)度，重用這些人支持學(xué)校檔案信息化管理工作，為學(xué)校的檔案信息管理儲(chǔ)備一大批合格的技術(shù)人才。

5） 創(chuàng)建各類檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。檔案信息數(shù)字化管理必然離不開(kāi)信息數(shù)據(jù)庫(kù)的支持，因此，既要擁有一定規(guī)模的檔案信息資源，又要將這些資源進(jìn)行科學(xué)的歸類、歸納與分類，創(chuàng)建一個(gè)與之相適應(yīng)，能夠發(fā)揮查詢、檢索以及其他多功能的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，參照不同學(xué)校的學(xué)科特征，研究方向等進(jìn)行科學(xué)歸納、歸類與匯總，形成一個(gè)包括目錄系統(tǒng)與具體內(nèi)容的數(shù)據(jù)庫(kù)，例如：教師科研成果數(shù)據(jù)庫(kù)、人事調(diào)動(dòng)數(shù)據(jù)庫(kù)、學(xué)生學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)庫(kù)等等，為高校校內(nèi)各類信息查詢提供便利，這樣才能體現(xiàn)出檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的合理功能。

4 總結(jié)

高校檔案信息數(shù)字化建設(shè)是未來(lái)高校檔案管理的未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)，必須注重相關(guān)信息技術(shù)的引進(jìn)與開(kāi)發(fā)，不斷優(yōu)化、調(diào)整并改革檔案信息化技術(shù)，提高信息化管理水平，從整體上確保高校檔案信息數(shù)字化建設(shè)水平，實(shí)現(xiàn)高校檔案信息數(shù)字化建設(shè)的與時(shí)俱進(jìn)，開(kāi)拓創(chuàng)新。

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