辦公室巧妙使用Word制作標(biāo)準(zhǔn)格式公文模板操作實(shí)例

文/岳川平

辦公室巧妙使用Word制作標(biāo)準(zhǔn)格式公文模板操作實(shí)例

文/岳川平

2012年4月16日，中共中央辦公廳和國務(wù)院辦公廳聯(lián)合下發(fā)了《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》。同年6月29日，為提高黨政機(jī)關(guān)公文的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化水平，又發(fā)布了《黨政機(jī)關(guān)公文格式（GB/T9704—2012）》。所頒發(fā)的《條例》和《格式》，其目的就是要求統(tǒng)一公文格式，突顯公文的權(quán)威、莊重與嚴(yán)肅。但在實(shí)際工作過程中，各級(jí)黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位工作人員大多使用Microsoft Word軟件印制和辦理公文。本文作者就Word軟件印制新版公文進(jìn)行了初步探索，形成了Word版工作規(guī)范和新版公文規(guī)范解決方案。下面，作者以單一機(jī)關(guān)XX公司《關(guān)于召開安全工作會(huì)議的通知》這份公文為例，展示用Word制作新版標(biāo)準(zhǔn)格式公文的全過程。供大家學(xué)習(xí)交流。

一、具體操作流程及內(nèi)容

（一）頁面設(shè)置。

1.新建一個(gè)word文檔，單擊“文件”→“頁面設(shè)置”，打開“頁面設(shè)置”對(duì)話框，選擇“紙張”選項(xiàng)卡，把紙張大小設(shè)置為A4。

2.選擇“頁邊距”選項(xiàng)卡，首先在“頁碼范圍”設(shè)置欄的下拉選項(xiàng)中選擇“對(duì)稱頁邊距”，然后在“方向”設(shè)置欄中選擇“縱向”，然后在“頁邊距”設(shè)置欄中設(shè)置上3.7cm，下3.5cm，左2.8cm，右2.6cm。最后點(diǎn)“確定”。計(jì)算公式為：標(biāo)準(zhǔn)A4紙張297mm×210mm，版心高度297mm-37mm-35mm=225mm，版心寬度210mm-28mm-26mm=156mm。從而保證版心尺寸為156mm×225mm。版心總體居于A4略偏右下，布局滿足三大條件：一是從垂直方向看，公文版心整體略處于紙面下部，給人以沉重感覺，符合公文的莊重性。二是天頭留足空白空間，便于公文處理。三是從水平方向看，訂口略大于切口，便于裝訂閱讀。

（二）制作發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)。

1.在文檔的第一行輸入一個(gè)回車符，并把這個(gè)回車符的大小和行距（固定值）都設(shè)置為99.5磅，即35mm?；螯c(diǎn)擊插入文本框，設(shè)置文本框高度（行）3.5cm，選擇文本框設(shè)置為“無框線”。此距離為發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志上邊緣距版心上邊緣的準(zhǔn)確距離35mm。同時(shí)按照2012版黨政機(jī)關(guān)公文條例及規(guī)范，取消以往上行文與下行文差異距離設(shè)置，統(tǒng)一規(guī)定為35mm。35mm亦是三行多的距離，正好可以標(biāo)注份號(hào)、密級(jí)和保密期限，以及緊急程度等版頭中的三個(gè)重要要素。

2.在文檔的第二行輸入“XX公司文件”，并使之居中排列。選擇這行字，對(duì)它進(jìn)行格式設(shè)置：點(diǎn)擊“格式”→“字體”，選擇“字體”選項(xiàng)卡，在“中文字體”選擇框中，選擇“小標(biāo)宋”（或用宋體代替），在“字形”選擇框中選擇“常規(guī)”，在“字號(hào)”選擇框中直接輸入“62”，即單個(gè)字的寬和高都是62磅，也就是22mm，在“字體顏色”選擇框中選擇紅色；選擇“字符間距”選項(xiàng)，在“縮放”選擇框中選擇“68%”，使單個(gè)字的寬度縮小為高度的68%，即15mm。點(diǎn)擊“確定”，完成發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)的制作。本次發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99版國標(biāo)中“國務(wù)院文件”是此標(biāo)準(zhǔn)，而2012版國標(biāo)未對(duì)“發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志”規(guī)定具體數(shù)值，但規(guī)定以不大于上級(jí)機(jī)關(guān)為原則。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志在具體排布上，文字少的情況下要適當(dāng)拉寬字間距，文字多的情況下盡量壓縮字間距（或縮放比例），總體上要小于版心，做到醒目、美觀、莊重。

3.選中第二行，把第二行的行距設(shè)置成固定值“62磅”，單擊確定。

（三）確定并標(biāo)識(shí)發(fā)文字號(hào)。

1.在文檔的第三行和第四行分別輸入大小為3號(hào)仿宋字的回車符，并把這兩行的行距都設(shè)置成“固定值”“16磅”，即3號(hào)字的高度值，這樣根據(jù)《格式》要求，發(fā)文字號(hào)在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空兩行的位置。

2.根據(jù)公文內(nèi)容或公司規(guī)范化簡稱擬定發(fā)文字號(hào)，比如“XX司〔2014〕1號(hào)”或“XX廠〔2014〕1號(hào)”，用3號(hào)仿宋體字居中排布在文檔的第五行。注意發(fā)文字號(hào)中的年份要用六角括號(hào)“〔〕”括起。

3.選中第五行，并把第五行的行距設(shè)置成“固定值”“16磅”。

（四）紅色分隔線。

1.在文檔的第六行，輸入一個(gè)大小為11磅即約4mm的回車符。滿足公文分隔線在發(fā)文字號(hào)下方4mm處的規(guī)定。

2.選中第六行，并把第六行的行距設(shè)置為“固定值”“11磅”。

3.在第六行回車符的下面插入一條長度為156mm、寬度為0.35mm-0.5mm的紅色分隔線。單擊“插入”→“圖片”→“自選圖形”，打開“自選圖形”工具欄，選擇直線工具，在第六行的下面畫一條與版心同寬的橫線→雙擊橫線，打開“設(shè)置自選圖形格式”對(duì)話框，選擇“顏色與線條”選項(xiàng)卡，設(shè)置線條顏色為“紅色”，線條虛實(shí)為“實(shí)線”，線條粗細(xì)為“1.0磅-1.5磅”，即0.35mm-0.5mm。單擊“確定”，完成分隔線條格式設(shè)置。分隔線具體高度也可根據(jù)發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志字體字號(hào)酌定調(diào)整，最大應(yīng)不超過1mm，即“2.8磅”。

（五）設(shè)置標(biāo)題。

1.在文檔的第七行和第八行分別輸入一個(gè)3號(hào)仿宋字大小的回車符，并把這兩行的行距都設(shè)置成“固定值”“16磅”。

2.在文檔的第九行和第十行輸入公文的標(biāo)題（因?yàn)樵摴臉?biāo)題較長，需占用兩行的位置），并設(shè)置成2號(hào)小標(biāo)宋（或宋體），居中排布。第九行輸入“XX公司”，第十行輸入“關(guān)于召開安全工作會(huì)議的通知”。同時(shí)，把兩行的行距設(shè)置成“固定值”“33磅”。因?yàn)?號(hào)字的高度是22磅，把行距設(shè)置成33磅，就是使用了0.5倍行距，從視覺效果上看比較美觀大方。

（六）設(shè)置主送機(jī)關(guān)。

1.在文檔的第十一行輸入一個(gè)3號(hào)字大小的回車符，并把這一行的行距設(shè)置成“固定值”“28.8磅”（后正文部分待述）。新版《格式》要求主送機(jī)關(guān)編排于標(biāo)題下“空一行”的位置，此處“空一行”應(yīng)為標(biāo)準(zhǔn)正文行距，即一個(gè)漢字的字高加3號(hào)漢字字高的7/8的距離。

2.在文檔的第十二行輸入主送機(jī)關(guān)名稱，并設(shè)置成3號(hào)仿宋體，居左頂格排布，后標(biāo)全角冒號(hào)。然后，把這一行的行距設(shè)置成“固定值”“28.8磅”（后正文部分待述）。

（七）設(shè)置正文。

1.自文檔的第十三行起，輸入公文的正文，每自然段首行左空2字，回行頂格。

2.輸入完畢后，選擇全部正文，設(shè)置成3號(hào)仿宋體字，行距為“固定值”“28.8”磅。3號(hào)仿宋體字的寬度約為5.54mm，28個(gè)字的總寬度為155.12mm，取整后等于版心寬度（156mm）。3號(hào)字字高約為5.54mm，因此一行（3號(hào)字字高+3號(hào)字字高的7/8）就約等于10.39mm，由于版心高度為225mm，兩者相除為21.65，取整后正好能排22行。注意撐滿版心后，每頁面公文實(shí)際應(yīng)該由22行3號(hào)仿宋字加21個(gè)行距組成。其中1個(gè)3號(hào)字字高的7/8分?jǐn)偟?2行約為0.23mm，則得出實(shí)際每行調(diào)整為10.16mm。又因磅值相對(duì)毫米的初略換算可使用“磅數(shù)÷2.84=毫米數(shù)”的公式來進(jìn)行換算，故所得每行正文行距設(shè)置固定值約“28.8”磅。

（八）設(shè)置發(fā)文機(jī)關(guān)和成文日期。

新版《格式》中對(duì)發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期等進(jìn)行了統(tǒng)一規(guī)定，并按照加蓋印章、不加蓋印章、加蓋簽發(fā)人簽名章等三種不同情況進(jìn)行了詳細(xì)說明，本文暫不過多闡述。重點(diǎn)講解加蓋印章的情況：對(duì)于單一機(jī)關(guān)發(fā)文或聯(lián)合行文來說，發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期的標(biāo)注位置都應(yīng)該滿足加蓋印章時(shí)“印章上邊緣距正文1行之內(nèi)（即10mm之內(nèi)），下壓成文日期”的要求。由于一般機(jī)關(guān)或者企事業(yè)單位的印章直徑都是45mm，加上與正文的距離0mm～10mm，這就要求成文日期的下邊緣與正文最后一行的下邊緣之間的垂直距離保持在45mm～55mm之間。這個(gè)距離減去發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期字符本身及行距的高度58磅，即約21mm，則需要在正文的最后一行與發(fā)文機(jī)關(guān)署名之間空出一個(gè)24mm～34mm的距離，換算成磅值，大約就是68磅～96磅。因此：1.在正文最后一行的下面輸入一個(gè)高度為68磅～98磅的回車符，然后把這一行的行距設(shè)置為與回車符高度相等的“固定值”。2.前面提到正文行距設(shè)置固定值為28.8磅，經(jīng)初略計(jì)算則在正文后面空行2.3～3.4行，提行按規(guī)定輸入發(fā)文機(jī)關(guān)署名及成文日期。經(jīng)作者實(shí)際操作，空3行加蓋印章時(shí)，印章上邊緣距正文最后一行的下邊緣大約8～10mm，接近1行距離，但也符合規(guī)定；空2行加蓋印章時(shí)，印章上邊緣距正文最后一行的下邊緣大約1～2mm。為防止空白過大，容易被人插入內(nèi)容，實(shí)際操作建議空2行為宜。3.把光標(biāo)放在成文日期的最后，按要求連續(xù)輸入空格，每2個(gè)空格為1字，以滿足《格式》中不同情況對(duì)成文日期“右空字?jǐn)?shù)”的要求。

（九）設(shè)置版記。

1.把光標(biāo)放在公文末頁的最后一行，輸入抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期，并設(shè)置成4號(hào)仿宋體字?！俺蜋C(jī)關(guān)”左空一字居左；“印發(fā)機(jī)關(guān)”提行左空一字居左，印發(fā)時(shí)間右空一字居右。印發(fā)時(shí)間使用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)。比如輸入印發(fā)機(jī)關(guān)“四川維尼綸廠辦公室”，“2014年7月31日印發(fā)”。

2.版記分隔線。單擊“插入”→“圖片”→“自選圖形”，打開“自選圖形”工具欄，選擇直線工具，在“抄送機(jī)關(guān)”行和“印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間”行的上下各劃一條與版心同寬的橫線→雙擊橫線，打開“設(shè)置自選圖形格式”對(duì)話框，選擇線條虛實(shí)為“實(shí)線”，版記中的首條分隔線與末條分隔線為粗線“1磅”，即0.35mm；中間分隔線為細(xì)線“0.7磅”，即0.25mm，單擊“確定”，完成線條格式設(shè)置。

（十）標(biāo)注頁碼。

公文一般為雙面印制，版記則一定在偶數(shù)頁上。此時(shí)公文編印的頁碼應(yīng)為外側(cè)標(biāo)記，裝訂為騎馬釘（或左側(cè)裝訂）。本文以左側(cè)裝訂、頁碼外側(cè)設(shè)置為例說明操作。

1.單擊“頁面設(shè)置”→“版記”→“頁眉和頁腳”→選擇“奇偶頁不同”→頁腳“2.8cm”。

2.單擊“插入”→“頁碼”→“頁碼設(shè)置”→選擇“1,2,3…”、“續(xù)前節(jié)”“外側(cè)”。

3.鼠標(biāo)移至頁面頁碼位置雙擊，選中頁碼文本框拉長。奇數(shù)頁：靠左對(duì)齊，左空一字（2個(gè)空格）后直接插入特殊符號(hào)“—”，然后1個(gè)空格，右移光標(biāo)，繼續(xù)1個(gè)空格后插入特殊符號(hào)“—”，則奇數(shù)頁頁碼設(shè)置完畢。偶數(shù)頁：靠右對(duì)齊，右空一字（2個(gè)空格）后直接插入特殊符號(hào)“—”，然后1個(gè)空格，左移光標(biāo)，繼續(xù)1個(gè)空格后插入特殊符號(hào)“—”，則偶數(shù)頁頁碼設(shè)置完畢。

4.分別選中頁碼字體，設(shè)置成白體（Tahoma）4號(hào)字或仿宋4號(hào)字。

至此，一份Word版公文格式模板就設(shè)計(jì)完成。此模板適用多版本W(wǎng)ord軟件。

二、公文制作規(guī)范思考

筆者通過外出學(xué)習(xí)和參觀交流，以及閱讀上級(jí)及相關(guān)企事業(yè)單位公文，發(fā)現(xiàn)不同單位不同部門，甚至同一企業(yè)內(nèi)部的公文模板都不盡相同，千差萬別。特別是針對(duì)《格式》規(guī)定的不具體地方，更是千姿百態(tài)。這些現(xiàn)象說明了不同工作人員對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的不同理解，也說明了工作中缺乏公文格式數(shù)值化標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一。一是Microsoft Word軟件已經(jīng)進(jìn)入各個(gè)領(lǐng)域，在公文印制和流轉(zhuǎn)中的使用面和使用率都很高，有必要對(duì)Word制版進(jìn)行說明和規(guī)范，從而體現(xiàn)公文的嚴(yán)肅和莊重。二是制版應(yīng)該遵循《格式》已經(jīng)明文規(guī)定的具體數(shù)值，比如頁面、版心等尺寸。三是突出公文的嚴(yán)肅、莊重特性。四是工作人員應(yīng)對(duì)各版本word辦公軟件熟悉掌握與靈活運(yùn)用。

（作者單位：中國石化集團(tuán)四川維尼綸廠）