高校無紙化辦公初探

文/姚虎 張俊杰 王志剛 張曉妮

高校無紙化辦公初探

文/姚虎 張俊杰 王志剛 張曉妮

所謂無紙化辦公，是指利用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以計算機(jī)、手機(jī)等電子產(chǎn)品為載體實(shí)現(xiàn)辦公自動化，從而減少傳統(tǒng)辦公模式中紙張使用及書寫的環(huán)節(jié)，主要媒介是計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等數(shù)字設(shè)備和Office、ERP等專用辦公軟件，理想狀態(tài)是實(shí)現(xiàn)完全不用或盡量減少紙張等辦公耗材的使用進(jìn)行各種業(yè)務(wù)以及事務(wù)處理。

所謂高校無紙化辦公是指，高?；谕晟频霓k公自動化系統(tǒng)，利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)的人與機(jī)協(xié)作的高效辦公方式。其運(yùn)作方式是辦公人員登陸辦公自動化系統(tǒng)，進(jìn)行日常辦公的各項(xiàng)內(nèi)容。

一、高校無紙化辦公的優(yōu)點(diǎn)

以往，高校行政管理部門每次制定新的政策，傳達(dá)新的精神或下發(fā)重要通知，都要印刷大量的紙質(zhì)文件，下發(fā)到各個部門。很明顯，這種信息發(fā)布方式既繁重落后又浪費(fèi)人力、物力、財力，不能適應(yīng)信息時代對高校行政管理快節(jié)奏的要求。無紙化辦公方式的適時出現(xiàn)，除了可以節(jié)約大量的人力、物力、財力，節(jié)省信息傳達(dá)時間，更具有提高辦公效率、規(guī)范辦公流程、便于信息保存與查詢的優(yōu)點(diǎn)。

(一）提高辦事效率。無紙化辦公具有傳輸速度快、傳播面廣、信息能夠同時到達(dá)各個終端、快速精確的數(shù)字計算和不受時間地點(diǎn)的限制等功能和特點(diǎn)。并且可以隨時實(shí)現(xiàn)信息共享,能夠有效協(xié)調(diào)多部門之間的協(xié)同工作問題，使各個部門、各個環(huán)節(jié)單獨(dú)處理的工作串聯(lián)起來，同時也能處理流程上多環(huán)節(jié)的任務(wù)。具體表現(xiàn)為：文件流轉(zhuǎn)批示快。在網(wǎng)上進(jìn)行若干份公文的發(fā)送可以實(shí)現(xiàn)即送即達(dá)，從而提高公文流轉(zhuǎn)審批的速度。以筆者所在的西北農(nóng)林科技大學(xué)為例，通知的發(fā)布、會議室的申請、文件的接收、各類科技數(shù)據(jù)統(tǒng)計查詢等，都能通過電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)。

（二）規(guī)范辦公流程，易于發(fā)現(xiàn)工作疏漏,改進(jìn)工作作風(fēng)。通過無紙化辦公體系的建立，在單位建立起一個緊密、協(xié)調(diào)、透明、高效的管理機(jī)制，讓單位充滿活力，促進(jìn)單位持續(xù)發(fā)展，使工作人員責(zé)任明確，權(quán)限分明，具體事務(wù)落實(shí)到人，查有所依，杜絕推脫、扯皮現(xiàn)象，便于及時發(fā)現(xiàn)問題、改進(jìn)過程和解決問題,同時，使大家養(yǎng)成了及時查閱文件和辦理文件的良好習(xí)慣，對改進(jìn)工作作風(fēng)起到了極大的促進(jìn)作用。

（三）便于信息保存和查詢。保存紙質(zhì)文件需要足夠的空間，時間長了，隨著積累的資料增多，存放空間受限，需要整理、清除不必要的文件，工作量較大，查找資料較為不便，而且查找容易出錯。辦公自動化系統(tǒng)可以很好地解決上述問題，數(shù)據(jù)保存在網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫，信息存儲量比紙質(zhì)存儲大大加強(qiáng)，可以利用關(guān)鍵字方便快捷查閱所需的資料，提高查詢效率，同時解決了儲存空間不足的問題。筆者所在單位西北農(nóng)林科技大學(xué)科研處，將歷年來的通知公告、收發(fā)文、會議紀(jì)要等各類文檔及時上傳到科研管理系統(tǒng)里面，非常方便各類信息的保存和查詢。

二、高校無紙化辦公面臨的挑戰(zhàn)

（一）文化習(xí)慣因素。無紙化辦公要成為現(xiàn)實(shí)，首先需要改變?nèi)藗兊挠^念和習(xí)慣，因?yàn)橛^念和習(xí)慣直接影響人們的選擇和行為。在人們的傳統(tǒng)觀念中，白紙黑字具有一定的權(quán)威性，是真實(shí)可信的，人們閱讀紙上的信息比較容易輕松，而且不受時間地域的限制。同時，很多辦公人員對辦公自動化本質(zhì)作用理解還不夠深，對使用辦公自動化系統(tǒng)的緊迫性和必要性認(rèn)識不夠，還沒有養(yǎng)成自覺使用無紙化辦公的習(xí)慣。有些人甚至潛意識地認(rèn)為電腦和網(wǎng)絡(luò)的安全性得不到保障，不愿把部門和個人工作的一些文件和數(shù)據(jù)存放在電腦里或通過網(wǎng)絡(luò)傳輸。所以，要一下子改變原有的工作方式和習(xí)慣，全部或大部分應(yīng)用辦公網(wǎng)絡(luò)處理公文，確實(shí)存在一定的難度。

（二）電子簽名和批示存在難點(diǎn)，電子公文法定地位受到挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，手工簽批文件時，其字體、字跡圖像、印章等清晰可見，不同的人筆跡不同，內(nèi)容真?zhèn)我子谂袆e，司法部門還有套成熟的物證鑒定技術(shù)，因此其證據(jù)作用和法律效力已無異議。但是，在計算機(jī)上修改編輯文件，要辨別各人的簽名、痕跡卻不是一件簡單的事情，電子文件面臨著證據(jù)作用和法律認(rèn)可方面的障礙，這一問題長期以來懸而未決，困擾著相關(guān)部門，直接影響著無紙化辦公的進(jìn)程。筆者所在的單位，文件的公布已經(jīng)實(shí)現(xiàn)無紙化網(wǎng)上操作，但是考慮到真實(shí)性、合法性的難題，文件的批閱依然使用紙質(zhì)文件批閱的方式。

（三）計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)亟待提高。無紙化辦公成功實(shí)施必須建立一支高效的技術(shù)隊伍，以提供堅實(shí)的技術(shù)保障。無紙化辦公的文件都需要通過計算機(jī)來完成。這就要求所有的發(fā)文人、收文人和閱讀批示人都要有一定的計算機(jī)操作技能。現(xiàn)實(shí)中部分領(lǐng)導(dǎo)干部、工作人員由于年齡較大，在多年的工作中習(xí)慣了比較容易的紙質(zhì)文件的批示和簽署。再加上，缺乏專門的計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)，各位工作人員的計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)水平參差不齊，因此計算機(jī)在很多部門，只是一個打字機(jī)或?yàn)g覽器，計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)的信息傳遞、辦公協(xié)同等作用遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有得到發(fā)揮。同時，各個部門的辦公設(shè)備參差不齊，標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，電腦、傳真、打印等設(shè)備新舊不一，嚴(yán)重影響了辦公效率。校園網(wǎng)絡(luò)速度也亟須提高，以應(yīng)對大數(shù)據(jù)時代對辦公的挑戰(zhàn)。

（四）系統(tǒng)未統(tǒng)一，單位之間缺乏協(xié)調(diào)。一個統(tǒng)一的自動化辦公系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)無紙化辦公的重要前提。目前各高校雖然已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了通知通告的網(wǎng)上發(fā)布，基本完成了校園網(wǎng)的硬件環(huán)境建設(shè)，但現(xiàn)階段應(yīng)用范圍都非常有限，各個部門的辦公系統(tǒng)各不相同，部門之間的各種系統(tǒng)難以兼容，信息資源難以充分共享。這也是當(dāng)前辦公自動化建設(shè)中最需要改善的問題之一。筆者所在的西北農(nóng)

林科技大學(xué)，電子政務(wù)、新聞網(wǎng)等公用平臺已經(jīng)實(shí)現(xiàn)平臺統(tǒng)一、資源共享，但各職能部門的系統(tǒng)，例如人事處的人事管理系統(tǒng)、教務(wù)處的教務(wù)管理系統(tǒng)、科研處的科研管理系統(tǒng)等自成體系，互不兼容，暫未得到融合。

三、高校無紙化辦公的實(shí)施措施

（一）轉(zhuǎn)變觀念，改變習(xí)慣。任何一個變革，首先要轉(zhuǎn)變?nèi)藗兊挠^念。傳統(tǒng)的紙質(zhì)公文，領(lǐng)導(dǎo)批示、簽字等方面與電子公文相比較具有攜帶方便、符合傳統(tǒng)閱讀習(xí)慣、便于辨認(rèn)、具有權(quán)威性等優(yōu)越性。而電子文本卻有依賴網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、需要輸入一系列身份確認(rèn)信息、不易辨認(rèn)真?zhèn)蔚戎萍s性。領(lǐng)導(dǎo)傳閱和領(lǐng)導(dǎo)審批是公文處理的主要環(huán)節(jié)，所以要實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，主要領(lǐng)導(dǎo)不僅要帶頭轉(zhuǎn)變觀念，還要放棄傳統(tǒng)的方便、省事的公文閱批方式，在實(shí)際工作中落實(shí)和重視無紙化辦公。

（二）建立健全制度,規(guī)范辦公流程。實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，需要不斷建立、完善新的法律法規(guī)，使電子審批、電子檔案等無紙化辦公的手段和其成果合法化。同時，我們需要制定相關(guān)的辦公管理制度來開展工作。一是要制定數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)。對公文的格式、數(shù)據(jù)的格式等都要制定一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)并要求各部門辦公人員按此標(biāo)準(zhǔn)來草擬公文。二是要制定相關(guān)的管理制度。由于公文需要按照網(wǎng)絡(luò)辦公流程進(jìn)行依次傳遞辦理，所以必須制定相關(guān)的管理制度來規(guī)范辦公人員的行為。例如制定辦公人員的工作職責(zé)，對網(wǎng)上辦公、公文收發(fā)管理等的規(guī)定，對辦公人員的獎懲措施等等。

（三）不斷普及操作技能,專業(yè)維護(hù)系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行。無紙化辦公需要人人都要掌握操作計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)的基本技能，在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日新月異，知識更新加快的大背景下，必須組織工作人員進(jìn)行系統(tǒng)的、深入的計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)，以適應(yīng)自動化辦公的要求。同時，無紙化辦公的各終端是依靠龐大的辦公系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)傳輸來處理各種公文和信息的。一個安全、穩(wěn)定、可靠的辦公系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是無紙化辦公順利運(yùn)行的首要保障。所以要實(shí)現(xiàn)無紙化辦公不僅人人都需要掌握一定的計算機(jī)技術(shù)，還要有專業(yè)的技術(shù)人員時時維護(hù)辦公系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)的安全可靠、穩(wěn)定暢通地運(yùn)行。

（四）整合資源，統(tǒng)一平臺，加強(qiáng)合作。辦公不是一個部門或單位獨(dú)立完成的，是很多上級和下級、領(lǐng)導(dǎo)和職工或不同職能的單位和部門的共同協(xié)助和互相配合的工作過程。要實(shí)現(xiàn)無紙化辦公首先要建立一個能使上述個體有機(jī)結(jié)合的，具有高度安全性、穩(wěn)定性、易用性和共享性的辦公網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。同時，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，不僅需要一個安全可靠、易學(xué)易用的網(wǎng)絡(luò)平臺，更主要的是相關(guān)單位部門和工作人員要緊密合作，按照無紙化辦公規(guī)律和系統(tǒng)要求及時處理分內(nèi)工作。筆者所在高校各相關(guān)部門各自采用自己的系統(tǒng)，比如除科研管理系統(tǒng)外，教務(wù)處有教務(wù)管理系統(tǒng)，人事處有人事管理系統(tǒng)，學(xué)生處有學(xué)生管理信息系統(tǒng)，財務(wù)處有財務(wù)管理系統(tǒng)等等，各個系統(tǒng)都是離散的，無法進(jìn)行有效的數(shù)據(jù)聯(lián)系，形成一個個信息孤島。以科研處為例，科研管理系統(tǒng)是連接科教人員與學(xué)校的橋梁，其中一些業(yè)務(wù)，例如科研人員人事關(guān)系轉(zhuǎn)移、項(xiàng)目資金下達(dá)等與人事處、財務(wù)處等部門的職能有關(guān)，因此要實(shí)行真正的無紙化辦公必須在全校范圍內(nèi)對原有各個系統(tǒng)重新進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃和統(tǒng)一構(gòu)思，建立整體性信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)集成、資源整合，以打破原有的各自為政的現(xiàn)象。

高校無紙化辦公是現(xiàn)代科技帶來的辦公模式的巨大變革。但是我們也要清醒地認(rèn)識到，高校無紙化辦公還面臨著傳統(tǒng)習(xí)慣、信息安全、技術(shù)瓶頸等問題的困擾，目前有些業(yè)務(wù)領(lǐng)域還不能實(shí)施無紙化辦公，比如涉密文件辦理、檔案管理(紙質(zhì)檔案)等等。一些文書可能在相當(dāng)長時間內(nèi)會一直“雙軌”運(yùn)行，如公告類。還有一些特殊文書可能只有紙質(zhì)和其他形式，如涉密文件等。所以，高校辦公必將有一個從“有紙”辦公為主走向“有紙”辦公、“無紙”辦公并存，最后走向無紙化辦公的過程，要想做到完全理想化的“無紙化”辦公還不現(xiàn)實(shí)，“有紙”辦公與“無紙”辦公將會在一定時間內(nèi)并存，需要我們在實(shí)踐中進(jìn)一步進(jìn)行研究和解決。

（作者單位：西北農(nóng)林科技大學(xué)科學(xué)技術(shù)發(fā)展研究院）