人力資源和社會(huì)保障部門檔案管理工作的實(shí)踐與認(rèn)識(shí)

文/四平市鐵西區(qū)英雄街人力資源和社會(huì)保障事務(wù)所 王文芳

一、檔案管理工作的現(xiàn)狀與問(wèn)題

（一）沒(méi)有建立統(tǒng)一的檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化

隨著電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的推廣和普及，很多工作領(lǐng)域都陸續(xù)引進(jìn)了先進(jìn)的軟件和系統(tǒng)，大大提高了工作效率，同時(shí)也可以減少人為勞動(dòng)出現(xiàn)的失誤。人力資源和社會(huì)保障部門檔案管理工作也順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，從傳統(tǒng)的手工檢索發(fā)展成為計(jì)算機(jī)輔助檢索，但是檔案目錄建設(shè)缺乏一個(gè)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，也都是計(jì)算機(jī)檢索到目錄后，再給使用者去庫(kù)房調(diào)卷，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化。

（二）工作人員少，任務(wù)重，專業(yè)素質(zhì)不強(qiáng)

人力資源和社會(huì)保障部門的檔案管理工作，本社就是一項(xiàng)對(duì)專業(yè)和技術(shù)要求比較高的工作，并不是一般工作人員就可以勝任的，再加上檔案管理涉及方面比較多，任務(wù)量比較繁重，給工作人員提出了更高的要求。從我國(guó)檔案管理工作的實(shí)際情況來(lái)看，專業(yè)檔案管理人員較少，還存在很多兼職檔案管理人員，他們的專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力都不能滿足工作需要，給檔案管理工作的順利開(kāi)展造成很大負(fù)擔(dān)。

（三）檔案管理庫(kù)房分散，造成管理成本的增加

人力資源和社會(huì)保障部門的檔案材料比較多，受到現(xiàn)實(shí)條件的限制，很難集中設(shè)置在同一個(gè)區(qū)域進(jìn)行統(tǒng)一管理，從而出現(xiàn)了庫(kù)房分散布局的情況。庫(kù)房分散設(shè)置就增加了檔案統(tǒng)一管理的難度和管理成本，每個(gè)檔案庫(kù)房都需要配備相應(yīng)的檔案設(shè)施、電腦、空調(diào)等，也容易出現(xiàn)重復(fù)管理、重復(fù)建設(shè)的問(wèn)題，造成資源的浪費(fèi)、檔案管理成本的增加。

（四）未能實(shí)現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理，還存在自行管理現(xiàn)象

由于人力資源和社會(huì)保障部門比較繁多，各部門之間業(yè)務(wù)不同，每個(gè)檔案管理室的管理機(jī)制存在差異，所以檔案統(tǒng)一管理基本上很難實(shí)現(xiàn)，針對(duì)這種情況就仍然實(shí)行對(duì)口業(yè)務(wù)單位自行管理本單位檔案的情況。實(shí)行自主管理檔案的單位主要包括醫(yī)療保險(xiǎn)檔案室、就業(yè)管理檔案室、農(nóng)民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案室、勞動(dòng)檢查檔案室等，尤其是就業(yè)管理檔案室管理檔案數(shù)量龐大。

二、加強(qiáng)檔案管理工作的有效措施

（一）必須引起有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視

有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的充分重視，是檔案管理工作能夠順利開(kāi)展的前提和必備條件，檔案管理工作取得的每一項(xiàng)成績(jī)都離不開(kāi)領(lǐng)導(dǎo)的重視。人力資源和社會(huì)保障部門檔案管理工作要取得領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和支持，加大對(duì)檔案管理的宣傳力度，爭(zhēng)取讓全社會(huì)都認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性和意義，在此基礎(chǔ)上爭(zhēng)取更多的財(cái)政支持，解決資金短缺和庫(kù)房設(shè)備緊張的窘迫局面，加快綜合檔案室的建設(shè)進(jìn)程。

（二）加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

要想解決檔案管理工作人員素質(zhì)低下的問(wèn)題，就需要從源頭抓起，經(jīng)過(guò)嚴(yán)格考核聘用專業(yè)的檔案管理人員，打破檔案管理兼職的局面。在檔案管理工作的過(guò)程中，有關(guān)單位還要根據(jù)工作需要，對(duì)工作人員進(jìn)行一定的技能培訓(xùn)，讓他們掌握豐富的檔案管理專業(yè)知識(shí)，能夠從用應(yīng)對(duì)工作中可能出現(xiàn)的難題，提高檔案管理工作的正確性和工作效率。

（三）加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理資源共享

傳統(tǒng)的檔案管理工作，單純的依靠人工來(lái)完成，工作效率比較低下，工作中出現(xiàn)的疏忽和失誤也比較多，電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的使用，有利于實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，可以促進(jìn)管理工作走向一個(gè)新臺(tái)階。檔案管理工作單位較多，每一個(gè)檔案室都需要一定的基礎(chǔ)設(shè)施，資源需求量很大，實(shí)現(xiàn)資源共享能夠提高檔案用具的使用效率，避免資源浪費(fèi)現(xiàn)象的出現(xiàn)。

（四）建立完整的檔案管理運(yùn)行機(jī)制

人力資源和社會(huì)保障部門的檔案管理迫切需要建立完整的運(yùn)行機(jī)制，讓企業(yè)職工的個(gè)人檔案和與之有關(guān)的醫(yī)療保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、再就業(yè)保險(xiǎn)、養(yǎng)老保險(xiǎn)等形成一個(gè)完整的系統(tǒng)，建立與檔案管理配套的教育機(jī)制、激勵(lì)機(jī)制、約束機(jī)制，通過(guò)檔案管理運(yùn)行機(jī)制的不斷完善，加快檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化進(jìn)程，更好的為個(gè)人和社會(huì)發(fā)展提供保障。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，文關(guān)于人力資源和社會(huì)保障部門檔案管理工作的實(shí)踐與認(rèn)識(shí)，檔案管理工作涉及到個(gè)人和社會(huì)的發(fā)展，是一項(xiàng)應(yīng)該受到全社會(huì)重視和支持的工作。針對(duì)檔案管理工作存在的一些問(wèn)題，加強(qiáng)人員培訓(xùn)、實(shí)現(xiàn)檔案資源共享、建立相應(yīng)的管理運(yùn)行機(jī)制，將會(huì)是我國(guó)人力資源和社會(huì)保障部門檔案管理工作的必由之路。

[1] 賈洪慧.論新形勢(shì)下人力資源和社會(huì)保障局的檔案管理[J].辦公室業(yè)務(wù).2014(05).