商務英語信函中的禮貌策略

陳征 張珍

摘 要： 商務英語信函作為溝通的橋梁，在對外貿(mào)易中起著不容忽視的作用。隨著我國對外貿(mào)易的進一步發(fā)展，商務英語信函的適用范圍越來越廣。禮貌是商務英語信函寫作中要遵循的一個重要原則，一封禮貌得體的商務英語信函，有助于雙方建立和加強友好合作關系。因此，對禮貌原則在商務英語信函寫作中的運用進行分析與探討是十分必要的。本文將探討使商務英語信函禮貌得體的主要方法和技巧。

關鍵詞： 商務英語信函 禮貌策略 寫作

商務英語信函（Business English Letter）是以英語為媒介，以促進商務活動順利進行為目的的信件，其涵蓋的內(nèi)容涉及與商務有關的諸多領域。隨著經(jīng)濟全球化和中國加入世界貿(mào)易組織，我國的涉外商務活動日益頻繁，商務英語已經(jīng)成為世界經(jīng)濟活動中必不可少的語言交際工具，作為涉外商務活動中傳遞信息和洽談業(yè)務主要手段的商務信函得到越來越廣泛的使用和普遍的重視。在世界經(jīng)濟和信息技術快速發(fā)展的時代，商務英語信函已經(jīng)成為對外貿(mào)易不可或缺的重要組成部分，為雙方的溝通交流搭起橋梁，準確而具體地傳遞雙方的各類相關的商務信息。鑒于商務英語信函的重要性，商務英語信函的寫作就顯得尤為重要。其中，禮貌是商務英語信函寫作中要遵循的一個重要原則，可以說禮貌原則在商務英語信函寫作中運用得恰當與否直接影響經(jīng)濟貿(mào)易與商業(yè)合作能否順利進行。禮貌的商務英語信函可以促進人與人之間的交流，使人與人之間的關系更融洽，給對方愉悅的感覺而樂意采取合作的態(tài)度，帶來無限商機。因此，對禮貌原則在商務英語信函寫作中的運用進行分析與探討是十分必要的。本文將探討使商務英語信函禮貌得體的主要方法和技巧。

1.及時回復

在商務信函的寫作過程中，及時是禮貌之首[1]。及時回復信函是尊重對方、展現(xiàn)我方良好職業(yè)道德的重要環(huán)節(jié)。如果對方?jīng)]有在合理的時間內(nèi)收到回函，就會認為我方無禮，問題、要求或建議沒有得到應有的重視；或者認為我方故意回避或拖延，推卸責任，因而心存芥蒂，無形中破壞了雙方關系，甚至會使雙方的交易合作中斷。尤其對于抱怨、索賠信函，更是要給予及時、迅速和明確的答復，若問題的出現(xiàn)確屬自己的責任，應立即糾正并謀求解決的方法；若一時無法定論，也應先回復來函，告知對方正在調(diào)查，并表明一定會妥善處理的態(tài)度；即使遇到不合理的要求，也要冷靜禮貌地指明。這樣即使之前有某些誤會，如果處理得當，反而會給對方留下辦事認真、誠實可信的良好印象，從而繼續(xù)保持友好的合作關系。

2.使用You attitude

商務信函應以收函人為中心，采用You attitude，設法理解和尊重客戶的觀點，從對方的角度看待和處理商務，并盡量滿足對方的需要，這樣顯得更加真誠、有禮貌。如果一封商務信函處處為收函人的利益著想，這樣無形中就縮短了雙方心理上的距離，收函人也最有可能接受寫函人的要求和建議，這就進一步縮小了雙方的分歧，為促進雙方的貿(mào)易起著積極的作用。比較下面兩個句子：

A：We allow you 5% discount for cash payment.

B：You earn 5% discount when you pay cash.

A句是寫函人站在自己的角度說的，意為現(xiàn)金付款的話，我方可打5%的折扣。言外之意，在一定條件下，我方可允諾你方某種優(yōu)惠，主動權仍然在我方；而B句則顯示出主動權在對方，更容易讓對方接受。下面的例子同樣表明，You attitude可使句子語氣更加委婉客氣，更加真誠有禮。

（1）We hope that in future you will establish your letters of credit exactly according to the terms and conditions of the relevant sales confirmation.By so doing you will not only save much trouble，but also help us facilitate shipment of your products.

我們希望將來貴方能完全按照相關銷售確認書的條款開立信用證。這樣，不僅可以省去許多麻煩，而且有助于我們及時裝運你方所需貨物。

（2）The following copies of shipping documents are enclosed so that you may find no trouble in taking delivery of the goods when they arrive.

隨信寄上以下裝運單據(jù)，以便貨物抵達貴處時你方得以順利提貨。

（3）If you care to place an order with us any time in the future，you may be assured of the prompt attention.

無論將來什么時候，如果貴公司愿意訂購我們的產(chǎn)品，我們保證會迅速辦理。

3.多肯定，少否定

商務信函的語調(diào)應是積極合作的，因此，商務信函多采用樂觀肯定語氣，避免消極否定語氣。樂觀肯定的語氣會給對方的心情帶來愉悅和減少對方的挫折感，有助于發(fā)展雙方的友誼和信任度，從而建立良好的生意伙伴關系；而消極否定的語氣常給人不友好、不愉快的感覺，可能會激怒、傷害對方。相應的，商務信函應盡量使用積極的詞匯，少用消極的詞匯。積極正面的詞語比消極的詞語更具說服力，從而有助于達到交易的目的；而消極的詞語給人一種否定的印象，甚至有指責對方之意，不利于與對方建立良好的貿(mào)易伙伴關系。比較下面兩個句子：

A：We have to complain that you havent yet delivered the goods ordered a month ago.

一個月前訂購的貨物，你方尚未交貨，我們不得不對此提出抱怨。

B：We greatly regret to say that you havent yet delivered the goods ordered a month ago.

非常遺憾，一個月前訂購的貨物，你方尚未交貨。

A句直接對對方的未交貨表示抱怨，透出一種責難的語氣，比較生硬，因為還未了解對方未交貨的原因，不排除確因客觀原因無法交貨的情況存在；B句則對對方的未交貨表示遺憾，以此來提醒對方，雖無責備之詞，但也會促使對方對此作出解釋或采取措施進行彌補。后一種是商務英語信函中常常采用的方式，有助于雙方合作關系的健康發(fā)展。又如：

（1）We thank you for your offer，but we regret that we are not in need of these goods.We will surely bear you in mind for future demand.

感謝貴方的報價，但遺憾的是，我公司目前不需要這些貨物。我們會記住貴公司，并在將來有需要時接洽貴方。

（2）Thank you very much for your order，but we are sorry that we are fully occupied with contract orders.As it is the case，we have no other alternative but to decline your order of this time.But we look forward to your future favors and attention.

非常感謝貴方的訂單，但我們很抱歉，我們目前的合同訂單已滿。鑒于此，我們不得不婉拒貴方訂單，并期盼貴方今后的惠顧。

雖然與對方做不成生意，但這兩個句子仍然真誠地表達出將來合作的期望。這種禮貌的拒絕、誠懇的態(tài)度、積極的期望會讓對方很受用。

4.使用過去時

商務英語信函經(jīng)常使用情態(tài)動詞的過去式表示現(xiàn)在或?qū)淼臅r間，從而使語氣更加委婉。例如：

（1）We would remind you that the firm offer made by us last week is valid for one month from the date of our last letter.

我們提醒貴方，上周我方所發(fā)的實盤，自上封信所署日期起，有效期為1個月。

（2）We are giving you the first chance in view of your previous substantial orders，but we should appreciate a prompt reply.

鑒于你方以前的大量訂貨，特給予優(yōu)先機會，但望貴方盡快答復。

（3）In view of the goods in great demand，we would advise in your interest that you accept our offer without any delay.

鑒于商品緊俏，為貴方著想，建議迅速接受我方報盤。

（4）We would ask you kindly to note our respective signatures given below.

惠請留意我們每個人在下面的簽名。

5.恰當使用被動語態(tài)

在商務英語信函中，當無需交代動作的施動者或刻意避免提及動作施動者時，使用被動語態(tài)較合適，特別是當既要得體地傳遞涉及對方的失職或錯誤等負面信息，又要避免傷害感情、影響對方的工作積極性時，使用被動語態(tài)可以弱化責備的語氣，避免語氣咄咄逼人，引起對方不快。

（1）The price list was not enclosed in your letter.

價目表沒有隨函附上。

（2）Our offer will be withdrawn if not accepted within 14 days.

如果14天之內(nèi)沒有接受，我們將撤回發(fā)盤。

（3）Special terms will be allowed to customers who place trial orders before the end of May.

凡5月底前試訂貨的顧客，均可享受特別優(yōu)惠條件。

（4）Shipment should be made before the end of this month，otherwise we are not able to catch the season.

月底前必須交貨，否則就趕不上季節(jié)了。

6.使用條件句

條件句的使用會顯得更禮貌，特別是在想向?qū)Ψ教岢鲆蠡蚪ㄗh時，使用條件句，可以委婉地說明自己的想法和觀點。有時，使用非真實條件句，用虛擬肯定形式表示與事實相反的否定意義，可以達到委婉拒絕責任或抱怨的目的。如：

（1）If you are in a position to meet our demand，we shall place a large sum order from you.

如果你們能滿足我們的需求，我們將向你們下大宗訂單。

（2）If you can meet us half way，you will get the lot.

如果貴方同意讓步，就可以得到這批貨物。

（3）If you require an additional quantity，we shall be prepared to grant you a 1.5% discount.

若你方需要額外數(shù)量的訂貨，我們愿給予1.5%的折扣。

（4）If you had understood our letter of May 18，you would have done it correctly.

如果你方仔細看過我方5月18日的去函，就不會出錯了。

7.使用虛擬語氣

商務信函常用動詞的虛擬式提出建議或請求，以使語氣委婉含蓄，具有更多的磋商余地，這樣更有利于在平等信任的基礎上達成貿(mào)易協(xié)議。

（1）We should be grateful if you would kindly give us a price for printing.

如蒙告知所需印刷費用，我方將不勝感激。

（2）We would esteem it a favor if you would reply promptly.

如蒙迅速回復，我們將不勝感激。

（3）Should you be ready to reduce your price by，say 5%，we might conclude terms.

如果貴方愿意減價，比如5%，我們就可以成交。

（4）We propose that the consignment be sent by container service.

我們建議用集裝箱運輸這批貨物。

8.使用禮貌句型

“We wish...”，“We hope...”，“We would like to...”，“Please...”，“Kindly…”，“We shall be glad/pleased/obliged...”，“We have pleasure in...”等句型常用來委婉地提出要求或表達意愿。疑問句的語氣最客氣、委婉，并給對方留有余地，特別是在表達不利消息的情況下，有利于緩和危機，效果更理想，如：“Will you…？”“Would you…？”表達歉意、遺憾時，常用以下句型：“We are sorry that...”“We regret that...”“It is regretful that...”“We are regretful that...”“We regret to say…”等等。

（1）We wish to place an order with you.

我方希望向你方訂貨。

（2）Kindly let us know on what terms you can supply the above goods.

請告訴我們，以什么樣的交易條件你方能供應上述商品。

（3）We shall be obliged to have your quotation with the lowest possible prices CIF Hong Kong，in US dollar.

懇請貴公司對以下商品以美元報CIF香港最低價。

（4）We have pleasure in placing the following order with you，and hope you kindly send by fast freight.

非常高興向貴方訂購以下商品，并希望貴方盡快發(fā)貨。

（5）Would you please ship the under-mentioned goods for delivery not later than May 31st？

請貴方裝運下列貨物，交貨期不晚于5月31日。

（6）It is regretful that we have to decline your counter offer.

很遺憾，我方必須拒絕貴方的還盤。

在商務往來中，禮貌是樹立良好商業(yè)形象、提高商業(yè)信譽、使商業(yè)合作順利進行的銳器。當無法滿足對方的要求或者因自己工作失誤給對方造成不便和損失時，應真誠地向?qū)Ψ奖硎具z憾或道歉，并解釋原因或積極采取措施設法解決。此時，以禮相待可以化解可能引起的不快和誤解。當對對方的失誤行為不滿或?qū)Ψ絹砗赞o尖刻無禮時，也要心平氣和地指明問題所在，以禮待非禮。此時，以禮相待則體現(xiàn)出豁達大度的胸襟，對方也可能因此而折服，對此更贊賞，更愿意建立貿(mào)易合作關系。由此可見，在商務信函中，禮貌有其特殊而豐富的內(nèi)涵。一封禮貌的信函可以加深與已有客戶的業(yè)務關系，也有助于結交新的業(yè)務伙伴。因此，要寫好商務英語信函，禮貌是不可忽視的重要原則。

參考文獻：

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[3]滕美榮，許楠.外貿(mào)英語函電[M].北京：首都經(jīng)濟貿(mào)易大學出版社，2005.

基金項目：黃岡師范學院2013年實驗教學示范中心大學生創(chuàng)新活動項目（zx201361）。