淺論會(huì)展項(xiàng)目的運(yùn)營(yíng)管理及發(fā)達(dá)國(guó)家會(huì)展業(yè)對(duì)我國(guó)會(huì)展業(yè)發(fā)展的借鑒

徐常勇

【摘要】當(dāng)今世界，發(fā)達(dá)國(guó)家在國(guó)際會(huì)展業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)中具有絕對(duì)的優(yōu)勢(shì)，這是與發(fā)達(dá)國(guó)家在會(huì)展各方面的綜合競(jìng)爭(zhēng)力分不開的。我國(guó)會(huì)展業(yè)的發(fā)展是經(jīng)濟(jì)全球化在我國(guó)的一個(gè)縮影，自改革開放以來，會(huì)展業(yè)以年均近20%的速度增長(zhǎng)，并迅速成長(zhǎng)為一個(gè)新興的產(chǎn)業(yè)。不過與發(fā)達(dá)國(guó)家會(huì)展業(yè)相比，我國(guó)會(huì)展經(jīng)濟(jì)在諸多方面存在很大的差距。因此，我們可以借鑒一下發(fā)達(dá)國(guó)家會(huì)展業(yè)的經(jīng)驗(yàn)，以促進(jìn)我國(guó)會(huì)展業(yè)更好地發(fā)展。

關(guān)鍵詞：會(huì)展項(xiàng)目 運(yùn)營(yíng)管理 發(fā)達(dá)國(guó)家 借鑒

“會(huì)展”是會(huì)議、展覽、展銷等集體性活動(dòng)的簡(jiǎn)稱，是在一定地域和空間由多個(gè)人、單位聚集在一起形成的定期或不定期的制度，或非制度的集體性活動(dòng)。包括各類大型會(huì)議、地方及民族節(jié)慶、展覽展銷活動(dòng)、文化藝術(shù)表演、體育競(jìng)技活動(dòng)、商品交易活動(dòng)等。其產(chǎn)品在國(guó)際上統(tǒng)稱為“MICE”，即Meeting（會(huì)議）、Incentive（獎(jiǎng)勵(lì)旅游）、Convention（大會(huì)）、Exhibition（展覽）。根據(jù)ICCA（國(guó)際大會(huì)和會(huì)議協(xié)會(huì)）的要求，50人以上才能夠列入正式被統(tǒng)計(jì)的會(huì)展活動(dòng)。會(huì)展業(yè)作為當(dāng)今世界范圍內(nèi)發(fā)展迅猛的朝陽企業(yè)，是集商務(wù)活動(dòng)、會(huì)議展示、觀光旅游、對(duì)外宣傳“四位一體”的產(chǎn)業(yè)，有力推動(dòng)著各國(guó)旅游業(yè)和整個(gè)國(guó)民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。由于會(huì)展業(yè)屬于一個(gè)前瞻性經(jīng)濟(jì)，能夠反映經(jīng)濟(jì)發(fā)展的未來趨勢(shì)，因此經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)、風(fēng)光宜人、交通便利的城市都非常重視拓展其會(huì)展功能，從而帶動(dòng)相關(guān)行業(yè)的發(fā)展。

本人在會(huì)展行業(yè)服務(wù)多年，對(duì)會(huì)展項(xiàng)目的運(yùn)營(yíng)也是在由淺入深的學(xué)習(xí)與實(shí)踐中。在這兒就會(huì)展行業(yè)的理論以及發(fā)達(dá)國(guó)家在會(huì)展運(yùn)營(yíng)管理模式行業(yè)的優(yōu)勢(shì)與大家分享，以共勉之。

一、會(huì)展項(xiàng)目概況

會(huì)展項(xiàng)目是綜合性的活動(dòng)，所需要的協(xié)調(diào)、計(jì)劃、組織、控制能力特別強(qiáng)。而在諸多的能力中，最主要的就是能把組織管理、人力資源管理、服務(wù)管理、危機(jī)管理、會(huì)展信息管理的理論與知識(shí)轉(zhuǎn)化為能力，特別是危機(jī)管理能力。在會(huì)展運(yùn)營(yíng)中危機(jī)屢有發(fā)生，在危機(jī)之中，需要管理人員及時(shí)而敏銳發(fā)現(xiàn)問題，做出決策，快速處理問題，果斷解決問題。

作為會(huì)展專業(yè)人才，應(yīng)該是一位通才，會(huì)展業(yè)是涉及面廣、政策性強(qiáng)、專業(yè)化程度高的行業(yè)，對(duì)專業(yè)人才和復(fù)合型人才的要求特別高，即能對(duì)所收集到的市場(chǎng)相關(guān)信息進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)新機(jī)會(huì)，通過綜合創(chuàng)新，開發(fā)出新的項(xiàng)目。這兩種能力的結(jié)合，有助于開發(fā)新主題，賦予原有的展會(huì)項(xiàng)目新的元素。

會(huì)展活動(dòng)觀眾復(fù)雜，需要具備較強(qiáng)的溝通能力和展會(huì)營(yíng)銷能力，精通溝通、協(xié)商、組織等技巧。從事會(huì)展工作必須與多方面人員打交道，要進(jìn)入各種場(chǎng)合，要面對(duì)經(jīng)常變化的情況，因此需要較強(qiáng)的適應(yīng)能力，尤其是快速應(yīng)變能力。會(huì)展業(yè)是多部門、多企業(yè)，甚至不同文化的聚集，需要從業(yè)人員善于學(xué)習(xí)。

會(huì)展項(xiàng)目是在一定時(shí)間，在預(yù)算規(guī)定范圍內(nèi)達(dá)到預(yù)定質(zhì)量水平的一項(xiàng)一次性任務(wù)；在總體上符合如下條件：

1、具有一定的目標(biāo)

2、具有時(shí)間、財(cái)務(wù)、人力和其他限制條件

3、具有專門的組織。

（一）、會(huì)展項(xiàng)目的特征及分類

會(huì)展項(xiàng)目是以會(huì)展活動(dòng)為管理對(duì)象的新型項(xiàng)目形式，其主要特征主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

顧客導(dǎo)向性；項(xiàng)目連帶性；客戶廣泛性；效益整合性

會(huì)展項(xiàng)目的分類

按展覽項(xiàng)目目的，分為展示類展覽項(xiàng)目和交易類展覽項(xiàng)目；

按展覽項(xiàng)目性質(zhì)，分為貿(mào)易類展覽項(xiàng)目、消費(fèi)類展覽項(xiàng)目和科技類展覽項(xiàng)目；

按展覽內(nèi)容，分為綜合類展覽項(xiàng)目和專業(yè)類展覽項(xiàng)目。

會(huì)展項(xiàng)目管理的過程

會(huì)展項(xiàng)目啟動(dòng)階段，確認(rèn)一個(gè)項(xiàng)目或者一個(gè)階段應(yīng)當(dāng)開始付諸行動(dòng)；

會(huì)展項(xiàng)目規(guī)劃階段，為實(shí)現(xiàn)啟動(dòng)過程提出目標(biāo)而制定計(jì)劃；

會(huì)展項(xiàng)目執(zhí)行階段，為計(jì)劃的實(shí)施所需執(zhí)行各項(xiàng)工作，包括對(duì)人員和其他資源進(jìn)行組織和協(xié)調(diào)；

會(huì)展項(xiàng)目控制階段，測(cè)量項(xiàng)目的進(jìn)程，并在必要的時(shí)候采取糾正措施，以確保啟動(dòng)階段時(shí)提出的目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)；

會(huì)展項(xiàng)目結(jié)束階段，通過對(duì)項(xiàng)目或者項(xiàng)目階段成果的正式接受，以使從啟動(dòng)階段開始的這一周期有條不紊的結(jié)束。

（二）、會(huì)展項(xiàng)目組織管理

會(huì)展項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)的類型：

工作隊(duì)式；部門控制式；矩陣型

會(huì)展項(xiàng)目型特征：企業(yè)中所有人都是按會(huì)展項(xiàng)目劃分，幾乎不存在職能部門；優(yōu)點(diǎn)：會(huì)展項(xiàng)目型組織的設(shè)置能迅速有效地對(duì)會(huì)展項(xiàng)目目標(biāo)和客戶的需求做出反應(yīng)。缺點(diǎn)：資源不能共享，成本高。會(huì)展項(xiàng)目之間缺乏信息交流。適用范圍：適用于同時(shí)進(jìn)行多個(gè)會(huì)展項(xiàng)目；

會(huì)展項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的選擇標(biāo)準(zhǔn)：

盡職盡責(zé)；分擔(dān)責(zé)任；靈活；任務(wù)導(dǎo)向；依據(jù)進(jìn)度和約束完成工作的能力；互相信任與支持；團(tuán)隊(duì)導(dǎo)向；能夠接受不同觀點(diǎn)；跨越部門和權(quán)限工作的能力；會(huì)展項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)建設(shè)；團(tuán)隊(duì)建設(shè)活動(dòng)；績(jī)效考核與激勵(lì)；集中安排；培訓(xùn)；

會(huì)展項(xiàng)目經(jīng)理的職責(zé)：

科學(xué)的組織和協(xié)調(diào)；制定周密的會(huì)展項(xiàng)目計(jì)劃；有效控制費(fèi)用、進(jìn)度和質(zhì)量；爭(zhēng)取會(huì)展項(xiàng)目所需資源；及時(shí)決策；

會(huì)展項(xiàng)目經(jīng)理的權(quán)利：

決策權(quán)；人力資源管理權(quán)；資源支配權(quán)。

二、發(fā)達(dá)國(guó)家會(huì)展業(yè)對(duì)我國(guó)會(huì)展業(yè)發(fā)展的借鑒

世界發(fā)達(dá)國(guó)家會(huì)展行業(yè)對(duì)我國(guó)會(huì)展業(yè)的影響；首先總結(jié)發(fā)達(dá)國(guó)家包括歐美和亞洲發(fā)達(dá)國(guó)家及地區(qū)的會(huì)展業(yè)發(fā)展經(jīng)驗(yàn)；然后分析我國(guó)會(huì)展業(yè)發(fā)展的基本狀況，包括優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)；最后，結(jié)合發(fā)達(dá)國(guó)家會(huì)展業(yè)在管理體制、場(chǎng)館建設(shè)、人才培養(yǎng)模式、會(huì)展?fàn)I銷方式、法律法規(guī)等方面的經(jīng)驗(yàn)，提出應(yīng)如何發(fā)展我國(guó)會(huì)展業(yè)。

我國(guó)自改革開放以來，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展，會(huì)展業(yè)以年均近20%的速度增長(zhǎng)，并迅速成長(zhǎng)為一個(gè)新興的產(chǎn)業(yè)。特別是在北京和上海相繼申奧申博成功后，發(fā)展勢(shì)頭更加迅猛。雖然我國(guó)的會(huì)展業(yè)發(fā)展速度很快，但和發(fā)達(dá)國(guó)家的會(huì)展業(yè)相比，我國(guó)的會(huì)展業(yè)還處于起步階段，存在著很多不足，而發(fā)達(dá)國(guó)家的會(huì)展業(yè)已經(jīng)發(fā)展比較成熟。因此，我們可以借鑒一下發(fā)達(dá)國(guó)家會(huì)展業(yè)的經(jīng)驗(yàn)，以促進(jìn)我國(guó)會(huì)展業(yè)更好地發(fā)展。

（一）、發(fā)達(dá)國(guó)家會(huì)展經(jīng)驗(yàn)總結(jié)

1.政府高度重視，強(qiáng)調(diào)宏觀管理

幾乎每個(gè)發(fā)達(dá)國(guó)家會(huì)展業(yè)的發(fā)展都與政府密切相關(guān)，政府在投資、制定政策、對(duì)行業(yè)協(xié)會(huì)的管理等方面做出了巨大的貢獻(xiàn)。

2.加強(qiáng)會(huì)展專業(yè)人才的培養(yǎng)

會(huì)展業(yè)的發(fā)展需要大量既熟悉業(yè)務(wù)、了解慣例又富有經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)人才。國(guó)際上會(huì)展業(yè)發(fā)達(dá)的國(guó)家，如德國(guó)、美國(guó)、法國(guó)等在大專院校都設(shè)有會(huì)展專業(yè)，系統(tǒng)地向?qū)W生講授會(huì)展理論知識(shí)。

3.先進(jìn)的會(huì)展場(chǎng)館

發(fā)達(dá)國(guó)家先進(jìn)一流的會(huì)展場(chǎng)館保證了會(huì)展活動(dòng)可以朝著規(guī)?；?、品牌化和現(xiàn)代化方向發(fā)展，從而使得其在世界會(huì)展業(yè)具有領(lǐng)先地位和國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)力。正是由于發(fā)達(dá)國(guó)家的這些先進(jìn)現(xiàn)代的會(huì)展場(chǎng)館設(shè)施，從而使得一些會(huì)展企業(yè)能在將會(huì)展做大做強(qiáng)的同時(shí)發(fā)展成為具有一定國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)力的跨國(guó)際會(huì)展集團(tuán)公司。

4.完善的會(huì)展法律法規(guī)

發(fā)達(dá)國(guó)家在長(zhǎng)期的會(huì)展實(shí)踐過程中制定了一整套完整的會(huì)展法規(guī)，正是這些嚴(yán)格的會(huì)展法規(guī)保證了他們會(huì)展業(yè)健康有序的發(fā)展。

（二）、我國(guó)會(huì)展業(yè)發(fā)展的基本現(xiàn)狀

隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步發(fā)展，會(huì)展經(jīng)濟(jì)得到了飛速的發(fā)展，特別是北京、上海、廣州、成都等城市的會(huì)展業(yè)蓬勃發(fā)展。國(guó)外大型會(huì)展集團(tuán)企業(yè)特別看重中國(guó)會(huì)展業(yè)的發(fā)展機(jī)遇，我國(guó)會(huì)展業(yè)的發(fā)展呈現(xiàn)了以下一些特征。

1.會(huì)展業(yè)發(fā)展前景良好

黨的十六屆五中全會(huì)強(qiáng)調(diào)，必須把加快轉(zhuǎn)變經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)方式作為“十一五”時(shí)期的戰(zhàn)略重點(diǎn)，努力取得突破性進(jìn)展，使經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)建立在提高人口素質(zhì)、高效利用資源、減少環(huán)境污染、注重質(zhì)量效益的基礎(chǔ)上。這是“十一五”時(shí)期創(chuàng)新發(fā)展模式、提高發(fā)展質(zhì)量的必然要求。會(huì)展業(yè)作為一個(gè)無污染的綠色行業(yè)，完全符合我國(guó)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求。一方面，隨著我國(guó)整體經(jīng)濟(jì)實(shí)力的不斷增強(qiáng)，國(guó)際地位的不斷上升，以及國(guó)家吸引外資的政策，西方國(guó)家到我國(guó)舉辦各種各樣的會(huì)展也越來越多，使我國(guó)在會(huì)展業(yè)的世界地位不斷上升。

2.展覽項(xiàng)目數(shù)量和質(zhì)量的增長(zhǎng)速度迅猛

近幾年，全國(guó)各地舉辦的展覽會(huì)數(shù)量迅猛增長(zhǎng)，統(tǒng)計(jì)表明：2001年2387個(gè)，2002年3075個(gè)，2003年達(dá)到了3298個(gè)。我國(guó)展覽會(huì)數(shù)量的年增長(zhǎng)率為20%-30%。2005年，我國(guó)獲得10個(gè)UFI認(rèn)證項(xiàng)目，是中國(guó)展會(huì)和展覽機(jī)構(gòu)獲得認(rèn)證最多的一年。

3.優(yōu)越的地理?xiàng)l件和便利的交通條件

我國(guó)幅員遼闊，南北跨度很大，所以氣候類型多樣化，這是舉辦會(huì)展的一大優(yōu)勢(shì)，因?yàn)闊o論在何時(shí)，都能在國(guó)內(nèi)找到一個(gè)氣候宜人的理想城市來辦展。

4.缺乏權(quán)威性的行業(yè)協(xié)會(huì)、管理體制有待理順

我國(guó)的會(huì)展協(xié)會(huì)很多，但大多是地域性的，規(guī)模都不是很大。展覽業(yè)發(fā)達(dá)的北京、上海、大連、寧波、重慶、廈門、深圳等會(huì)展城市都有了會(huì)展行業(yè)協(xié)會(huì)。直到2005年4月由國(guó)內(nèi)行業(yè)知名企業(yè)共同組織發(fā)起的中華全國(guó)工商業(yè)聯(lián)合會(huì)會(huì)議展覽業(yè)商會(huì)，我國(guó)的會(huì)展行業(yè)才算有了一個(gè)全國(guó)性的行業(yè)組織。雖然我國(guó)會(huì)展業(yè)舉辦權(quán)正由多頭審批向登記制過渡，但目前仍是多頭審批，管理體制仍顯混亂。

5.會(huì)展場(chǎng)館建設(shè)存在問題

從目前我國(guó)已有的會(huì)展大型場(chǎng)館來看，利用率非常地低下，例如：北京的大型會(huì)展在我國(guó)可以說是非常之多，但是其展館利用率也只有30%多，會(huì)展場(chǎng)館的利用率低下，資源浪費(fèi)現(xiàn)象嚴(yán)重。與國(guó)際上配備智能化、現(xiàn)代化的大型場(chǎng)館還存在著非常大的差距。

6.會(huì)展人才缺口大、人才培養(yǎng)體系落后

根據(jù)上海師范大學(xué)旅游學(xué)院、上海申博工作領(lǐng)導(dǎo)小組和上海外服公司等單位的調(diào)查，2005年初，上海會(huì)展業(yè)有經(jīng)驗(yàn)的高級(jí)項(xiàng)目經(jīng)理不足50人，復(fù)合型會(huì)展人才不到100人，會(huì)展運(yùn)營(yíng)管理、廣告和物流等人才僅能滿足1/3的市場(chǎng)需要。如此巨大的人才需求缺口成為目前阻礙我國(guó)會(huì)展業(yè)發(fā)展的一大劣勢(shì)因素。另外，我國(guó)會(huì)展業(yè)還存在法律法規(guī)不健全，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)秩序混亂，會(huì)展?fàn)I銷手段落后，國(guó)際化水平較低等諸多問題。

當(dāng)今世界，發(fā)達(dá)國(guó)家在國(guó)際會(huì)展業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)中具有絕對(duì)的優(yōu)勢(shì)，這是與發(fā)達(dá)國(guó)家在會(huì)展各方面的綜合競(jìng)爭(zhēng)力分不開的。我國(guó)會(huì)展業(yè)的發(fā)展是經(jīng)濟(jì)全球化在我國(guó)的一個(gè)縮影，一方面國(guó)際會(huì)展巨頭大舉進(jìn)人中國(guó)會(huì)展市場(chǎng)，憑借其雄厚的資金、發(fā)達(dá)的營(yíng)銷網(wǎng)絡(luò)、高素質(zhì)的人才、豐富的管理與服務(wù)經(jīng)驗(yàn)，與國(guó)內(nèi)會(huì)展公司展開激烈的競(jìng)爭(zhēng)；另一方面，國(guó)內(nèi)許多企業(yè)也開始走向國(guó)外，在國(guó)外參展，辦展。不過與發(fā)達(dá)國(guó)家會(huì)展業(yè)相比，我國(guó)會(huì)展經(jīng)濟(jì)在諸多方面存在很大的差距。我國(guó)會(huì)展業(yè)應(yīng)充分借鑒歐洲會(huì)展業(yè)經(jīng)過100多年發(fā)展所總結(jié)出來的經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合我國(guó)國(guó)情，大膽創(chuàng)新，在實(shí)踐中不斷發(fā)展中國(guó)的會(huì)展經(jīng)濟(jì)。相信我國(guó)會(huì)展業(yè)的行業(yè)水平定會(huì)不斷提高，行業(yè)實(shí)力也會(huì)不斷增強(qiáng)，不僅僅成為世界會(huì)展大國(guó)，更要成為世界會(huì)展強(qiáng)國(guó)。

綜上所述，隨著我國(guó)市場(chǎng)化進(jìn)程的加快，利用會(huì)展這一形式來宣傳自己的企業(yè)越來越多，他們通過各種國(guó)內(nèi)外會(huì)展活動(dòng)來尋求合作、拓展市場(chǎng)。與國(guó)外相比，我國(guó)的會(huì)展業(yè)發(fā)展?jié)摿薮蟆＿@一切表明，我國(guó)的會(huì)展經(jīng)濟(jì)有著非常良好的發(fā)展前景。