信息化環(huán)境下教學管理隊伍建設淺析

崔麗英　初吉斌

[提要] 本文通過對信息化環(huán)境下教學管理隊伍現(xiàn)狀分析，基于基層管理者角度，從五個方面提出提高教學管理隊伍建設相應措施。

關鍵詞：信息化；教學管理；隊伍建設

本文為遼寧省民辦教育協(xié)會2014年教育科研立項課題，課題名稱：“民辦高校學院制模式下教學管理信息化建設研究”（課題編號：LMJK201409）

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A

收錄日期：2014年10月10日

高校教學管理信息化是一個系統(tǒng)工程，他充分利用了現(xiàn)代的計算機、手機等信息設施以及網絡、管理軟件等信息技術，使高校內部的人、財、物、事、時間、空間、信息等各要素有機配合。它減少了數據輸入、保存的重復勞動，減輕了教學管理人員的負擔，做到資源共享，從而提高了辦學質量和效率，使得教學管理人員有更多的手段與方法來提高自身的工作效率，促進教學管理改革。以保證教學活動的高效、便捷、快速運行。高校教學管理隊伍是指校、院（部）兩級教學管理人員。筆者認為信息化環(huán)境下教學管理隊伍應該分為高層管理者、中層管理者以及基層管理者三個層級，此文主要探討的是第三個層級即具體的基層管理人員的隊伍建設。因為這個隊伍是具體實施執(zhí)行和落實信息化建設的關鍵人員，沒有他們的具體操作就無從談起信息化的延續(xù)和發(fā)展。

一、現(xiàn)狀

（一）工作理念有待進一步轉變。但凡改革都需要一個過程，其進程的快慢則取決于參與者理念轉變的快慢。受固有思想的禁錮，目前無論是中層的落實者還是基層的執(zhí)行者，都缺乏主動性，缺乏主動學習信息化的熱情，缺乏主動運用信息化手段服務師生的意識，缺乏以現(xiàn)代化的教學管理軟件、QQ群、微信、短信平臺、專用的互動軟件等為基礎進行管理的工作理念。工作中繁亂，疲于應付，總是以老路子的傳統(tǒng)經驗去工作，缺少思考，缺少責任心，很多問題形成死循環(huán)，周而復始的出現(xiàn)。

（二）工作職責有待于進一步明確。信息化環(huán)境下如何實現(xiàn)管理高效，首先基于明確的工作職責和任務流程。沒有明確的工作職責和清晰的工作流程，便無法進行網絡軟件的參數設定，功能的完善以及指令的分配等。特別是一些基本的信息數據，一旦設定則輕易不要改動。信息化環(huán)境給師生帶來了網絡前端的使用便捷，但同時其后臺軟件的數據維護是需要一定的人力、物力及財力資源的。目前，在各高校學院制管理模式的改革中，基于前期工作準備的不夠充分，導致工作職責不夠明確，或者是不斷地變動，這些都不利于信息化環(huán)境下的管理，這一現(xiàn)狀給基層的管理人員帶來了極大的困擾。

（三）工作能力有待于進一步提高。多數高校不夠重視教學管理者，特別是基層管理者。我們很多時候會聽到“要向一線教師傾斜”，但是很難聽到“要向一線教學管理者傾斜”。決策層領導對教學管理人員的工作角色認識上存在偏差，并未真正意識到教學管理人員除了服務以外，另外一個重要角色就是起控制及組織作用以及協(xié)調、教育的角色。學校高層對基層管理者的不重視，就造成目前普遍的基層管理者整體素質不高，因此也就缺乏應有的培訓，缺乏應有的待遇和尊重。信息化環(huán)境下，要適應發(fā)展，管理者自學軟件使用的較多，有針對性的系統(tǒng)培訓較少，這一現(xiàn)狀加劇了基層管理者能力不足，工作不完美的現(xiàn)實。

（四）工作指標有待于進一步細化。很多人形容教學管理部門就像菜市場，就連基層管理者本人也有同感，說這個還分“旺季”和“淡季”。這一現(xiàn)狀縱然有諸多原因，但其中一個主要原因是缺乏細致而周全的指標體系。教學管理工作任務繁重，這個是公認的。但并不代表其不可以形成一個有序的工作氛圍，不可以制定量化的有時間限制的可操作的標準質量體系。特別是信息化環(huán)境下，從軟件的使用到與軟件公司的溝通、到與師生的聯(lián)絡、到培訓學習、到軟件的開發(fā)利用、到使用流程的制作等，目前都沒能一一列入工作的指標當中。

二、措施

（一）轉變理念。信息化環(huán)境下的教學管理信息化的過程不是簡單的計算機、手機等現(xiàn)代設施或軟件、網絡等信息技術的引入過程，教學管理信息化的過程同時是教學管理觀念、教學管理思想轉變的過程，是以信息化的觀點對教學管理過程進行系統(tǒng)分析、統(tǒng)計、決策的過程。工作理念是工作行為的核心指導思想，有什么樣的工作理念就有什么樣的工作行為。因此，教學管理信息化建設要有成效，必須首先轉變管理者的工作理念。首先是以管理為主向以服務為主轉變，實現(xiàn)扁平化的管理模式，著眼點就是促進“師生參與”，著力點是“激發(fā)師生的思維風暴”，落腳點就是“簡政放權”和“促進參與”。要站在社會發(fā)展最前沿的高度來服務教師和學生，把教師和學生是否滿意、工作是否高效快捷作為服務是否合格的衡量標準。其次是以傳統(tǒng)的經驗管理向現(xiàn)代的信息化管理模式轉變，在以服務為核心的基礎上充分運用信息化進行快速、便捷、高效的管理，讓師生在辦理業(yè)務中能夠“一次結”，有效實施“一站式”服務和“一鍵式”服務，把工作做到教師和學生當中去，將管理寓于服務之中。有效保障教師和學生的權益，為師生提供更好的教學和學習環(huán)境，以推動高校“全員質量管理”的實施和進程，進而促進高校校園和諧穩(wěn)定、高效發(fā)展。

（二）明確工作職責。要使信息化環(huán)境下教學管理工作有序高效，必須明確“現(xiàn)實中”的工作職責，細化工作的流程。學院制管理模式即校、院兩級教學管理模式是指為了實現(xiàn)學校的總體辦學目標，學校、院的教學管理機構（人員）在教學管理活動中，分級負責，相互協(xié)作，相互支持，共同發(fā)揮各自管理效能，以提高教學管理的效率和效益的教學管理活動。當前，教學管理信息化的關鍵之處就是教學管理隊伍之間即高層、中層和基層三個層級間的責、權、利的明晰。（圖1）

1、學校高層負責宏觀調控。學校高層成為宏觀決策中心，即主要定位于做好總體的發(fā)展規(guī)劃和專項規(guī)劃的設計，立足于宏觀決策、調控、協(xié)調和監(jiān)督。學校高層主要憑借政策與制度導向從外部影響和引導各教學部門的教學活動，運用規(guī)劃、督導、評估和經費投入等杠桿來調控各教學單位的教學管理目標、發(fā)展規(guī)模和速度，以確保信息化教學管理水平的提高，使之符合學校宏觀發(fā)展的總體目標。

2、各部門中層負責研究部署。教務處、督導處以及二級院（部）這幾個核心部門的中層，應該定位于對學校宏觀規(guī)劃進行研究、分析，依據各部門的職能制定相應的計劃，并進行合理有效的設備與技術的配備和任務部署。同時，要定期總結，及時反饋工作動態(tài)，以使本部門的工作符合學校整體的發(fā)展規(guī)劃。

3、各部門基層負責落實實施。要使管理真正有效運行，離不開各部門最基層的腳踏實地地去落實實施。作為基層人員首先要明確自身職責，理解自身的任務，在認真執(zhí)行的同時要不斷地對信息化的管理手段和軟件進行學習和研究，以精進業(yè)務。管理人員必須結合工作實際，提出對所運用軟件在信息化管理中更適宜的需求，以更好地創(chuàng)新管理模式。

（三）加強培訓。社會的發(fā)展是飛速的，信息化雖說不是最新產生的，但高校教學管理模式的改革是新的，教學管理的全面信息化是新的，是新的就需要投入一定精力和時間去研究、去學習，在實際的工作中管理者自學是一種不可或缺的途徑，但高校有組織的、有針對性的系統(tǒng)培訓是必不可少的。就教學管理的工作性質而言，筆者認為應從以下幾個方面進行培訓：

1、心理素質的培訓。包括耐力、定力，情緒的控制，無論是以管理為主還是以服務為主，無論是過去的傳統(tǒng)管理模式還是如今的信息化服務模式，教學管理工作始終面臨的一項核心工作就是——咨詢服務。無論是你做了還是沒做，無論你通知里寫了還是沒寫，無論網絡操作可行還是不可行，也許還有公認很明了的事情，在師生眼里可能因為思考問題的角度不同，人生經歷不同，而非如想象中的明了簡單、可操作。因此，總有那些個教師和學生會沉浸在“依賴的懷抱”，必須先“問問”，以求“安全感”和“自我滿足感”。所以，管理者的咨詢量始終是有增無減的，特別是在每一項改革的初期和中期。因此，高校才會推出“首問負責制”和“限時辦結制”，以督導管理者更好地開展咨詢服務，提高師生的滿意度。就是說無論多么無聊和幼稚的問題，管理者都要予以耐心的解答。因此，基層管理者必須在工作期間很好地控制自己的情緒，調節(jié)自己的心情，擁有一定的耐力和定力，始終以飽滿的熱情來應對重復問題的解答以及重復工作的實施。我們要培訓管理者在良好的心理狀態(tài)下進行微笑服務，這是一個雙贏的培訓，即保障了基層管理者的心理健康，也化解了工作溝通中不必要產生的矛盾。

2、工作能力的培訓。工作能力培訓要堅持在“精、實、新”上下工夫?！熬奔磁嘤杻热菰O置精確，突出針對性，所設培訓專題要能反映現(xiàn)階段高校管理工作的核心內容，反映教學管理工作中有關政策把握的問題；“實”即在培訓中解決實用性，堅持理論聯(lián)系實際，聯(lián)系教學各管理部門工作實際、針對管理中存在問題的找出解決的方法；“新”即體現(xiàn)時代性，不僅注重基本理論的培訓，還注重對創(chuàng)新理論的教育，及時開辟新專題，豐富培訓內容。

信息化環(huán)境下，工作能力培訓要包括工作責任心、工作思路、工作方法以及工作的禮儀、工作語言表達、計算機的熟練度、教學管理軟件的運用等。首先，必須加強管理者責任心的培訓，信息化管理中因為信息的溝通渠道增多了，溝通的媒介增多了，諸如QQ群、軟件管理平臺、短信平臺、微信平臺、郵件等等，必須要求管理者及時回復來自于各種網絡溝通渠道中師生的問題；我們的每一項工作都是要經過全校師生評價的，我們的每一個行動都是要師生過關和評價的。因此，只有擁有了基本的責任心，管理者用心服務于廣大師生，才會有和諧的校園教學和學習環(huán)境；其次，要求管理者工作思路必須清晰，工作流程必須簡潔，在關注細節(jié)的情況下，結果和過程的重視度要視不同的工作內容有不同的側重點，不能各項工作一刀切，要真正的貼近師生，了解師生，簡化流程，用最明了的流程，最快速、最直接的信息化手段，服務于教師和學生；第三，培訓管理者要避免重復勞動，常規(guī)化的一定要常規(guī)化，以節(jié)省時間，比如教務常用的通知與表格，可以固化其格式。并充分利用網絡公開公示，以更好地方便師生隨時下載使用；第四，教學管理部門從另一個角度來看也是一個“窗口單位”，凡“窗口單位”都應有自己的形象文化也就是工作禮儀，從外在的形象到內在的語言表達，包括接電話的禮儀、文件的專業(yè)、被咨詢時的態(tài)度等等；第五，信息化的模式下，計算機的熟練度是最基本的工作能力，因此在專用軟件的培訓中要結合進行基本的辦公自動化軟件的熟練掌握，特別是EXCEL操作系統(tǒng)的應用，包括數據的導出與導入、數據的運算、數據的比對等。

（四）量化指標。量化指標是在明確工作職責的基礎上對每一位基層管理者進行工作任務的細化分配和明確要求。量化指標的目的是要每一位管理者明確知道自己的工作職責，明確知道自己的工作目標、工作結果以及工作效率。量化指標，從心理學的角度來看，同時也是另一種形式的激勵，他可以讓員工清晰地看到自己的方向在哪里，看到自己的貢獻在哪里，自己的價值在哪里，進一步促進了管理者由忙亂向有序邁進，由有序向有質提高。指標的具體量化是整體管理質量提升的關鍵因素。信息化環(huán)境下管理者的指標制定，要包含軟件的使用、與軟件公司的溝通、與師生的聯(lián)絡、軟件的培訓學習、軟件的開發(fā)利用、軟件的使用流程的制作等。

（五）關注待遇。因為基層管理者的工作得不到重視，其工資待遇等均低于一線教師，這一現(xiàn)狀極大地挫傷了管理者的工作熱情。因此，決策部門必須認真考慮基層管理者的待遇問題，特別是要予以特別關注關乎其職業(yè)發(fā)展的個人規(guī)劃，出臺相關政策，在待遇上提高，要讓每一位員工真正感受到“家”的溫暖，進而才會全身心地投入到工作中。

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