從黨校評估談檔案的收集工作

文/中共鹽城市委黨校 葛雪梅

近年來，隨著中央對黨員領(lǐng)導(dǎo)干部培訓(xùn)力度的加大，各級黨委對黨校工作的評估，特別是對市、縣級別的基層黨校的評估得到重視。這幾年，省委、市委分別對地市、縣（市、區(qū)）委黨校進行了評估。評估內(nèi)容包含了組織領(lǐng)導(dǎo)、干部培訓(xùn)、教學(xué)科研、師資建設(shè)、行政后勤、基礎(chǔ)設(shè)施等黨校各個方面工作具體的內(nèi)容。筆者作為一名檔案管理人員有幸直接或間接參與了市委黨校的迎評工作和市委對各縣級黨校的評估工作。在黨校評估工作中，黨校的檔案發(fā)揮了重要的作用。黨校檔案作為直接反映和記述黨校發(fā)展和歷史活動的真實記錄和憑證，在評估中提供了大量的文字材料和基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。也正因為評估工作需要從檔案中提供大量的佐證資料，我們看出黨校檔案的收集工作存在許多問題和不足。

一、黨校檔案收集工作存在的問題

（一）內(nèi)容不全面

在檔案內(nèi)容上重視紅頭文件的歸檔，而“白頭文件”如單位編印的簡報、調(diào)查報告、電話記錄、各類報表收集不齊全；重視文書檔案的收集整理和歸檔，而作為黨校重點工作的教學(xué)、科研資料收集不全面；作為黨校中心工作的黨員領(lǐng)導(dǎo)干部培訓(xùn)工作，校本部制定的教學(xué)計劃、專題設(shè)置、學(xué)員手冊有歸檔，但反映培訓(xùn)班學(xué)員在校學(xué)習(xí)情況及走出校門、走上崗位的情況資料收集較少；科研檔案對科研成果比較重視，而對科研項目的組織、申報、立項、審核、經(jīng)費、鑒定、結(jié)項等材料歸檔不全面；反映黨校集體活動的資料收集多，反映個人或典型活動情況的資料收集比較少。

（二）收集不及時

在不少縣級黨校的評估報告中，總結(jié)了很多可以推廣的好的做法和經(jīng)驗及取得的成績，但是在具體材料中卻查不到可以佐證的原始資料，讓評估人員有種吹牛拔高不真實的感覺?；蛘咴谠u估時補了資料，但是已經(jīng)不能真實反映當(dāng)時的狀況。再如反映校容校貌變化發(fā)展的材料，現(xiàn)有的好補，但改貌前的資料已經(jīng)無法再補。

（三）收集不主動

評估過程中發(fā)現(xiàn)許多應(yīng)該收集歸檔的材料，沒有歸檔，還散落在處室、部門或個人手上保管，一方面，許多職能處室形成的材料，對今后的工作還有很大的用處，為了使用查找方便，不愿意上交到檔案室統(tǒng)一歸檔，形成檔案資源分散、條塊分割，另一方面，檔案人員思想上不積極，收集不主動，坐等各處室館將文件材料送。還有的檔案員對不斷修改的材料不關(guān)注，如干部培訓(xùn)的學(xué)員手冊，由于許多任課老師是外請的，經(jīng)常造成任課老師及任課時間在開班時還無法確定下來，導(dǎo)致培訓(xùn)手冊多次變動，而檔案員只收集了最原始的，造成檔案與實際情況不符。

（四）載體較單一

黨校檔案目前仍以紙質(zhì)檔案保管、文字材料為主，而反映各種活動的具體內(nèi)容及過程的照片、聲像、光盤、磁盤等載體類檔案收集的比較少，缺少了對評估內(nèi)容的有效證明力。

（五）收集范圍窄

從評估情況看，材料說明基本以文字為主，實物檔案收集少，如獎杯、獎?wù)?、錦旗、題詞等；口述檔案沒有收集，如某次省委領(lǐng)導(dǎo)到黨校視察，作了重要講話，卻沒有錄音沒有記錄；名人名師檔案沒有收集，黨校培訓(xùn)班都會外請很多知名學(xué)者、專家，每年也會在本土聘請一批兼職教授，這些名人名師應(yīng)建立檔案庫。

二、檔案收集工作存在問題的原因分析

（一）檔案意識不強，缺乏重要性認(rèn)識的教育

從整個社會來看，除了檔案專業(yè)管理部門，各層各級各單位的檔案工作都被邊緣化，從單位領(lǐng)導(dǎo)到普通員工的檔案意識普遍淡弱。目前，黨校檔案管理人員基本是兼職的，大都承擔(dān)著本部門的其他工作，如行政管理、教學(xué)管理、科研管理等等，有的還承擔(dān)著教學(xué)的任務(wù)。也就是說檔案工作在他們所承擔(dān)的各項工作中也是處于邊緣地位。大家對檔案工作的重要性認(rèn)識不足，以致檔案收集工作也就一直處于被動狀態(tài)。

（二）法治思想淡薄，缺少相應(yīng)的約束機制

檔案是黨校的寶貴財富，應(yīng)由強制手段保證檔案的齊全完整，而當(dāng)前黨校整體依法治檔的思想觀念淡薄?？陀^上黨校缺乏各種具有約束力的規(guī)章制度，使得檔案收集工作無法落到實處，不能建立正常的檔案工作秩序。應(yīng)依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《檔案法實施辦法》及國家檔案局八號令并結(jié)合黨校的實際情況，制定更具體更完善的規(guī)章制度，如《黨校檔案工作條例》、《黨校文件材料歸檔和不歸檔的范圍》、《檔案管理人員崗位責(zé)任制》等，使得收集范圍更恰當(dāng)、收集辦法和要求更明確。

（三）業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，接受培訓(xùn)的機會較少

檔案人員兼職的多，專業(yè)知識缺乏，檔案業(yè)務(wù)管理的本領(lǐng)和水平欠缺，且流動性較大，剛剛熟悉了業(yè)務(wù)，人員又調(diào)整變動了，導(dǎo)致檔案管理人員學(xué)習(xí)專業(yè)知識的積極性低，缺乏活力和開拓創(chuàng)新精神，抱著“不求有功但求無過”的思想，使得檔案收集工作不穩(wěn)定、不規(guī)范。雖然市檔案管理部門每年舉辦業(yè)務(wù)培訓(xùn)，但大多數(shù)檔案人員都由于各種原因不能如期參加，外出參加業(yè)務(wù)交流的機會就更少了。

三、做好黨校檔案收集工作的對策

（一）加強宣傳，提高檔案收集意識

通過黨校工作評估，大家深刻認(rèn)識到檔案資料的價值和作用，提高了全校教職工的檔案意識和檔案在校領(lǐng)導(dǎo)心目中的位置。檔案意識強弱與校領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視程度有很大關(guān)系，所以檔案人員在平時工作中要從封閉半封閉的狀態(tài)中走出來，善于抓住機會向校領(lǐng)導(dǎo)特別是分管領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案工作開展的情況、取得的成績和存在的問題，邀請校領(lǐng)導(dǎo)參加檔案部門的會議和活動，爭取校領(lǐng)導(dǎo)的重視、關(guān)注和支持。另外，要積極向全體教職工宣傳檔案的價值和作用，宣傳檔案收集的目的、意義，定期或不定期地舉辦檔案展覽，利用黨校校園網(wǎng)、宣傳欄進行檔案法律法規(guī)知識的宣傳，從上至下、從核心到外圍，檔案工作開展到哪里，宣傳工作就跟進到哪里，使教職工充分認(rèn)識檔案對黨校發(fā)展和建設(shè)的作用。

（二）加強檔案管理人員的隊伍建設(shè)

要適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案發(fā)展，必須建立一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍。首先要加強檔案人員對檔案工作重要性認(rèn)識的教育。檔案內(nèi)容涉及黨校工作的方方面面，它對黨?，F(xiàn)在將來的建設(shè)和發(fā)展都有重要的作用和價值。把檔案的重要性灌輸?shù)矫總€檔案員的頭腦中，使之成為其主動工作的動力。其次要加強檔案人員能力素養(yǎng)的培養(yǎng)。能力是知識水平的綜合反映，一定程度上決定著工作的效率、質(zhì)量和水平。檔案人員必須具備一定檔案專業(yè)知識。檔案管理人員如果沒有系統(tǒng)、全面的檔案學(xué)基礎(chǔ)知識是很難做好檔案工作的。一方面可以引進具備檔案管理經(jīng)驗的專業(yè)人才，另一方面可以派送現(xiàn)有檔案人員繼續(xù)學(xué)習(xí)深造、提供檔案業(yè)務(wù)交流學(xué)習(xí)的平臺，使他們及時了解檔案管理的最新工作動態(tài)和信息。檔案人員必須具備廣博的科學(xué)文化素養(yǎng)。黨校檔案內(nèi)容豐富，工作涉及黨校活動的方方面面，檔案管理人員必須具備一定的理論素養(yǎng)、文化知識、科學(xué)技術(shù)知識及與檔案學(xué)相關(guān)的學(xué)科知識。檔案人員必須具備一定的綜合能力。黨校的檔案利用者一般層次都較高，既有豐富的實踐經(jīng)驗，又有較高的理論素養(yǎng)，這就要求我們的檔案人員具有較強的組織管理能力和服務(wù)能力去做好檔案信息資源的深層次開發(fā)，才能滿足利用者的深層次需求。

（三）建立檔案收集工作的正常機制

檔案收集工作機制是黨校檔案收集工作得以正常有效開展的基本保證。我們必須從實際出發(fā)，建立檔案收集工作機制。主要包括四個方面的內(nèi)容：一是檔案部門的控制機制。黨校的職能主要是黨員領(lǐng)導(dǎo)干部培訓(xùn)，培訓(xùn)工作既有連續(xù)性，又有較強的階段性和周期性，這就要求我們檔案收集工作做到定期收集和不定期收集、重點收集與普遍收集相結(jié)合,靈活、主動地控制檔案材料的收集。檔案管理人員要及時掌握黨校正在發(fā)生或即將發(fā)生的重大工作和活動的信息，有目的的開展收集工作。如主體班開班、教改工作會議、科研工作會議、黨校重大活動等等，檔案人員主動參加，了解工作動態(tài)和信息，進行現(xiàn)場跟蹤收集，做好零散文件的及時收集。二是職能處室的約束機制。將檔案收集工作列入職能處室相關(guān)人員的崗位責(zé)任制、列入職能處室的年度目標(biāo)考核內(nèi)容，列入相關(guān)人員的績效考核范圍，真正把檔案收集工作落到實處。三是檔案部門的督查機制。檔案管理部門要指導(dǎo)和協(xié)助職能部門文件材料的收集整理和規(guī)范管理，有效提高工作效率，對未歸檔和準(zhǔn)備銷毀的文件材料進行檢查和監(jiān)督，保證收集工作的有效開展。四要檔案收集網(wǎng)絡(luò)制。檔案管理人員不可能對方方面面的工作都非常清楚了解，必須在各職能處室、綜合處室選拔熱愛檔案事業(yè)、具有奉獻精神、精通計算機的教職工擔(dān)任兼職檔案管理員，他們對本處室的文件材料了如指掌，能及時有效地甑別分類，保證本處室、部門的文件收集、整理和歸檔。檔案部門人員要經(jīng)常深入各處室，及時交流溝通，解決收集工作中遇到的問題。形成縱向和橫向的收集網(wǎng)絡(luò)，保證檔案收集的完整，使檔案收集工作經(jīng)常化、制度化。

（四）加強信息化建設(shè)，保障電子文檔收集

目前，除了文書檔案應(yīng)檔案局的要求統(tǒng)一配備了專門的檔案管理軟件，其它職能處室的檔案，如教務(wù)處的黨員領(lǐng)導(dǎo)干部培訓(xùn)檔案、科研處的科研檔案等大部分都是紙質(zhì)保存，有的連電子目錄都沒有，資料的檢索仍舊依靠手工作業(yè)，這已經(jīng)不能很好地適應(yīng)社會信息化發(fā)展進程及檔案數(shù)字化建設(shè)的要求。而現(xiàn)在電子文件日益增多，各職能處室必須配備專業(yè)檔案電腦及業(yè)務(wù)軟件，并與辦公室檔案管理軟件兼容，保證不同平臺不同數(shù)據(jù)庫的信息資源可以進行整合，使得檔案信息化日趨完善，保證檔案的及時查找和利用。

檔案收集是整個檔案工作的起點，也是檔案生存的條件，沒有前期的收集工作就談不上檔案的管理和利用。要做好檔案收集工作，我們檔案管理人員必須樹立高度的責(zé)任心、細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，培養(yǎng)團結(jié)協(xié)作、勇于創(chuàng)新的精神，全面提升檔案管理水平，使檔案更好地服務(wù)于黨校的改革和發(fā)展。

[1]于曉慶.企事業(yè)單位檔案管理基礎(chǔ)[M].內(nèi)蒙古人民出版社,2001.6.

[2]曾麗芳.淺談檔案收集工作[J]辦公室業(yè)務(wù),2012.13.