房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策分析

楊冬寧

摘 要：隨著我國(guó)房地產(chǎn)業(yè)的迅猛發(fā)展，房產(chǎn)檔案的存儲(chǔ)量也在不斷增加，龐大的管理工作使檔案管理人員應(yīng)接不暇。結(jié)合實(shí)際工作，分析了現(xiàn)代房產(chǎn)檔案管理中存在的各種問(wèn)題，并且提出了相應(yīng)的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：房地產(chǎn)；檔案管理；抗風(fēng)險(xiǎn)能力；載體單一

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2095-6835（2014）20-0073-02

房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案是房屋權(quán)屬登記管理工作的真實(shí)記錄和重要依據(jù)，好的房地產(chǎn)檔案管理既能為社會(huì)公眾提供產(chǎn)權(quán)歸屬查詢，又能為政府部門(mén)提供研究房產(chǎn)政策，還是解決民事糾紛、規(guī)劃發(fā)展戰(zhàn)略的重要依據(jù)，對(duì)解決房產(chǎn)糾紛、加快舊城改造步伐、深化住房制度改革有著重要而不可替代的作用。但是，當(dāng)前房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案存在抗風(fēng)險(xiǎn)能力較差、質(zhì)量良莠不齊、載體單一、收集面狹窄等現(xiàn)象，無(wú)法順應(yīng)現(xiàn)代房地產(chǎn)業(yè)發(fā)展的潮流。因此，筆者結(jié)合多年的工作經(jīng)驗(yàn)，就房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案管理中存在的問(wèn)題及相應(yīng)的對(duì)策談?wù)勛约旱目捶ā?/p>

1 管理中存在的問(wèn)題

在房產(chǎn)檔案管理工作中，產(chǎn)權(quán)檔案歷經(jīng)的時(shí)間較長(zhǎng)，產(chǎn)權(quán)檔案的管理要求在不同的時(shí)期有所差別，但存在一些普遍性問(wèn)題。

1.1 產(chǎn)權(quán)檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力較差

房地產(chǎn)檔案屬于珍貴的文件，檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力受到經(jīng)濟(jì)水平和管理理念的制約。檔案管理過(guò)程中雖然采用了一些基本的預(yù)防偷盜、火災(zāi)、潮濕的措施，但如果遇到不可抗力因素時(shí)，產(chǎn)權(quán)檔案抗風(fēng)險(xiǎn)能力差的問(wèn)題就顯露出來(lái)了。

1.2 產(chǎn)權(quán)檔案質(zhì)量良莠不齊

隨著科學(xué)技術(shù)的創(chuàng)新和發(fā)展，人們對(duì)產(chǎn)權(quán)檔案的認(rèn)識(shí)有了很大的轉(zhuǎn)變。不同時(shí)期的檔案經(jīng)歷不同時(shí)代的管理人員之手，產(chǎn)權(quán)檔案具有明顯的時(shí)代特征。在影像技術(shù)和計(jì)算機(jī)信息技術(shù)普及之前，我市的產(chǎn)權(quán)檔案主要是紙質(zhì)檔案，且檔案中對(duì)于產(chǎn)權(quán)的描述過(guò)于簡(jiǎn)單，基本只有產(chǎn)權(quán)的平面布置圖，對(duì)產(chǎn)權(quán)周圍的情況描述較少。

1.3 產(chǎn)權(quán)檔案載體單一

產(chǎn)權(quán)檔案除了常見(jiàn)的紙質(zhì)材料以外，還包括反映房屋現(xiàn)狀的影像資料、拆遷審批用的照片、重要照片的底片以及在使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行產(chǎn)權(quán)管理過(guò)程中形成的磁盤(pán)、光盤(pán)等材料。這些特殊載體的檔案在某些方面比紙質(zhì)檔案更容易遭到損壞。因此，對(duì)特殊載體的檔案要采取特殊的保管方法。

1.4 產(chǎn)權(quán)檔案收集面狹窄

近年來(lái)，房地產(chǎn)作為我市的主要產(chǎn)業(yè)之一，越來(lái)越多地參與到各種經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，例如舊城改造、房屋拆遷、房產(chǎn)買賣、交換、繼承抵押等，每當(dāng)有涉及到房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的活動(dòng)發(fā)生時(shí)，就會(huì)產(chǎn)生相應(yīng)的產(chǎn)權(quán)文件資料。除了登記的檔案之外，還有他項(xiàng)權(quán)設(shè)立和撤銷的檔案、產(chǎn)權(quán)注銷登記的檔案、房地產(chǎn)交易檔案、房屋拆遷檔案等。因此，產(chǎn)權(quán)檔案的收集單靠接受登記部門(mén)移交是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，檔案工作必須滲透到產(chǎn)權(quán)登記和相關(guān)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)。

1.5 難以及時(shí)糾正不符合要求的資料

《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》中規(guī)定，“房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照檔案管理的規(guī)定對(duì)歸檔的各種房地產(chǎn)權(quán)屬檔案材料進(jìn)行驗(yàn)收，對(duì)于不符合要求的，不予歸檔?！钡珜?shí)際上，由于資料歸檔是整個(gè)權(quán)屬管理工作流程中最后一個(gè)環(huán)節(jié)，當(dāng)一宗業(yè)務(wù)進(jìn)行到歸檔環(huán)節(jié)時(shí)，各種審批手續(xù)都已經(jīng)履行完畢，房產(chǎn)證也已經(jīng)發(fā)放出去了，即使檔案管理人員在驗(yàn)收材料時(shí)發(fā)現(xiàn)缺少資料或者有不規(guī)范、不準(zhǔn)確之處時(shí)，退還登記人員，并要求他們補(bǔ)齊新視角經(jīng)濟(jì)理論研究或者更正就非常困難。

2 對(duì)策研究

要解決我市產(chǎn)權(quán)檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題，就需要采取一系列切實(shí)可行的對(duì)策。

2.1 提高產(chǎn)權(quán)檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和普及，檔案的電子化給檔案的備份和異地存儲(chǔ)提供了可能。檔案的電子化工作開(kāi)展起來(lái)比較麻煩，一方面要將庫(kù)存檔案電子化；另一方面要將新入庫(kù)的檔案資料電子化，做這些工作需要耗費(fèi)大量的人力和物力，沒(méi)有政府的支持是不可能完成的。

2.2 加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍的建設(shè)

檔案管理人員是檔案利用工作的主體，是利用制度的直接貫徹者，對(duì)檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任，因此必須具備較高的素質(zhì)。隨著社會(huì)發(fā)展的日益加快和科學(xué)技術(shù)的日新月異，檔案業(yè)務(wù)也在不斷地更新和拓展，這就對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求，對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)也提出了新的要求和新的標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理人員要將產(chǎn)權(quán)登記各業(yè)務(wù)流程中資料的移交手續(xù)嚴(yán)格化，保證產(chǎn)權(quán)資料的齊全。產(chǎn)權(quán)檔案的歸檔不僅僅局限于紙質(zhì)檔案的歸檔，應(yīng)該增加與產(chǎn)權(quán)檔案有關(guān)的音像資料歸檔，因此，這些檔案資料還需要實(shí)現(xiàn)上網(wǎng)，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行管理。

2.3 充分運(yùn)用科技化手段

充分利用現(xiàn)代的科學(xué)技術(shù)多方面收集產(chǎn)權(quán)檔案信息，提高產(chǎn)權(quán)檔案的服務(wù)功能。隨著社會(huì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，音像技術(shù)和計(jì)算機(jī)的普及給產(chǎn)權(quán)檔案信息的收集提供了有效的手段，為產(chǎn)權(quán)檔案的質(zhì)量提供了保障。檔案管理人員應(yīng)該充分利用現(xiàn)有的音像技術(shù)，收集產(chǎn)權(quán)的音像資料、完善產(chǎn)權(quán)檔案的信息。計(jì)算機(jī)技術(shù)為整理、分析、保存、查閱和保護(hù)這些音像信息提供了方便。產(chǎn)權(quán)檔案中的音像信息使產(chǎn)權(quán)更加直觀、形象，產(chǎn)權(quán)檔案的使用者對(duì)產(chǎn)權(quán)的基本情況也更容易理解和接受。

2.4 規(guī)范和簡(jiǎn)化產(chǎn)權(quán)檔案的更正辦法

對(duì)已經(jīng)歸檔的產(chǎn)權(quán)檔案進(jìn)行更正時(shí)，如果要對(duì)原件重新辦理更正手續(xù)，涉及的單位和部門(mén)較多，更正的程序煩瑣，給檔案信息的更正帶來(lái)了一定的難度，從而導(dǎo)致檔案管理人員不愿意更正檔案中的錯(cuò)誤信息，影響到產(chǎn)權(quán)檔案的正確性。實(shí)際上，只需通過(guò)增加附加更正表，在檔案?jìng)淇急碇姓f(shuō)明更正原因及日期，并根據(jù)更正表更正微機(jī)中的信息就可解決上述問(wèn)題。檔案管理人員在提供檔案服務(wù)時(shí)，應(yīng)提醒調(diào)閱人査閱檔案時(shí)參看更正信息。

2.5 制訂有效的規(guī)章制度

建立健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)機(jī)構(gòu)，充分發(fā)揮兼職檔案管理人員的作用。在日常的管理中應(yīng)制訂合理的檔案利用規(guī)章制度，比如閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度、保密銷毀度等。建立健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)機(jī)構(gòu)使產(chǎn)權(quán)檔案的電子化采用相同的標(biāo)準(zhǔn)，便于更好地發(fā)揮產(chǎn)權(quán)檔案的服務(wù)功能。發(fā)證窗口是產(chǎn)權(quán)人在房屋權(quán)屬登記部門(mén)進(jìn)行產(chǎn)權(quán)登記的最后一站，一定要由業(yè)務(wù)熟練的工作人員把關(guān)，負(fù)責(zé)核實(shí)檔案資料，確保資料符合要求。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案是歷史的產(chǎn)物，是非常寶貴的資料，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。然而，在房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案的管理中仍然存在著許多問(wèn)題，因此，為了做好房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)管理工作，確保產(chǎn)權(quán)檔案的完好無(wú)損，相關(guān)人員不僅需要解決現(xiàn)代房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案管理中存在的問(wèn)題，還要不斷提高自身的專業(yè)能力，全面發(fā)展，積極應(yīng)對(duì)未來(lái)房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案管理中可能會(huì)出現(xiàn)的問(wèn)題。

參考文獻(xiàn)

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〔編輯：劉曉芳〕