新時期人事檔案管理的幾點思考

新時期人事檔案管理的幾點思考

在我國經(jīng)濟政治改革不斷深化的背景下，單位人事檔案管理出現(xiàn)了一系列問題，直接導(dǎo)致人事檔案資料無法為單位發(fā)展服務(wù)。因此，目前單位人事檔案管理應(yīng)該如何順應(yīng)社會發(fā)展，更好的為單位發(fā)展服務(wù)，本文筆者結(jié)合這幾年人事檔案管理的實踐經(jīng)驗，就單位人事檔案管理工作談?wù)勛约旱恼J識。

人事檔案；管理

一、人事檔案的定義

人事檔案是單位人事部門嚴格按照國家政策在培養(yǎng)、任用和提升干部等工作中形成的個人資料，其中主要包括干部人員個人經(jīng)歷、工作能力、品德作風(fēng)等內(nèi)容。人事檔案通過檔案管理人員整理后組成，是提升干部的重要依據(jù)。

二、人事檔案管理存在的問題

（一）人事檔案制度滯后，缺乏創(chuàng)新性

自20世紀50年代制定人事檔案制度以來，這項常規(guī)性的公共管理工作對國家單位科學(xué)用人，更好的向前發(fā)展作出了重要的貢獻。但是隨著社會經(jīng)濟快速發(fā)展，政治改革逐漸深入，傳統(tǒng)的人事檔案管理制度已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代社會的需要。大部分單位人事檔案管理制度之后，缺乏創(chuàng)新性，增加了單位管理人員利用人事檔案資料的難度。

（二）人事檔案內(nèi)容失真，檔案資料的準確性較低

目前，一些單位的人事檔案管理內(nèi)容失真，檔案資料的準確性較低。其中主要表現(xiàn)在以下幾個方面：其一，有的單位人事檔案中材料內(nèi)容立卷不規(guī)范，各類檔案卷宗質(zhì)量較低；其二，有些人事檔案材料的內(nèi)容在填寫的過程中存在亂填的現(xiàn)象。年齡、工作時間、入黨時間、學(xué)歷等方面的內(nèi)容登記多樣。有的單位干部利用職權(quán)，在登記檔案資料的時候?qū)⒛挲g越填越大，虛加參加工作的時間，文化學(xué)歷程度虛高。如：在時間方面出現(xiàn)農(nóng)歷、陽歷不規(guī)范的填寫，并沒有表明。改名字之后便不寫曾用名，這些都給人事檔案管理增加了工作量；其三，單位有些人事檔案歸檔不合理，重要的零散資料沒有及時進行歸檔管理；其四，人事檔案材料短缺。在單位的發(fā)展過程中，很多表彰和處罰個人的零散材料出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象嚴重，甚至還有些干部的個人履歷表上面缺乏人事管理部門的公章。人事檔案管理部門沒有認真做好本職工作，沒有對各類檔案資料歸檔進行嚴格把關(guān)。正是這些現(xiàn)象在一定程度上導(dǎo)致了單位人事檔案內(nèi)容失真，嚴重降低了檔案資料的準確性。

（三）人事檔案內(nèi)容不全，歸檔時間不及時

在當前單位人事檔案管理的過程中，很多檔案資料內(nèi)容不全面，如：履歷表、年度考核表、學(xué)歷和職稱等內(nèi)容。造成這種現(xiàn)象的重要原因包括兩個方面：其一是單位工作人員對人事檔案資料的重要性認識不到位，有的人在填寫檔案資料表格的時候，對于有些內(nèi)容不愿意花時間去填寫，履歷表中的學(xué)習(xí)簡歷基本上從高中填到大學(xué)，家庭成員之間的關(guān)系沒有填寫清楚。甚至還有一些人將學(xué)歷、培訓(xùn)、職稱等方面的內(nèi)容始終保存在自己的身邊，從而導(dǎo)致檔案資料不齊全；其二是單位人事檔案管理人員沒有及時收集相關(guān)資料。一些單位檔案管理人員并不是專業(yè)的檔案管理人員，往往是業(yè)務(wù)工作。于是在檔案資料的管理過程中只是將檔案資料作為保存資料來進行管理，而并沒有及時進行分類整理，從而導(dǎo)致單位人事檔案內(nèi)容不齊全，甚至還出現(xiàn)單位工作人員調(diào)任時沒有將檔案資料放入其中，長時間則造成人事檔案出現(xiàn)缺失的現(xiàn)象。

（四）目錄整理方法有待改進，及時調(diào)整檔案管理方法

檔案目錄采用打印方式，嚴謹、美觀，但是紙張浪費嚴重，工作量大。設(shè)想，如果打印檔案目錄時在每個大項后多留些空行，以備添加材料打印，就會避免每添加一項內(nèi)容，后面所有的內(nèi)容都必須調(diào)整，致使整個檔案目錄重新打印，造成紙張浪費的情況。另外，檔案目錄可每年或者兩年甚至更長時間打印一次，添加的材料先手寫在目錄上，年末統(tǒng)一打印，工作就能得到合理的統(tǒng)籌安排，也節(jié)約紙張。

（五）信息化程度不高，檔案資料管理效率低

目前，大多數(shù)人事檔案管理停留在原始的管理方式上，靠手工檢索、人工管理，工作量大，效率低，與科學(xué)化、現(xiàn)代化要求差距甚大，人事檔案管理科技含量低，從而嚴重制約了檔案管理工作的發(fā)展。首先要對陳舊的操作設(shè)備進行更新?lián)Q代，加快對干部人事檔案軟件系統(tǒng)的升級更新，利用先進的科技手段，加大干部人事?lián)V做信息化建設(shè)的力度。作為人事檔案管理者，本身也應(yīng)珍惜繼續(xù)學(xué)習(xí)的機會，為自己、為工作、為檔案事業(yè)積極“充電”，不斷提高自身素質(zhì)，改變自己的知識結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)信息社會的發(fā)展，跟上時代前進的步伐，以適應(yīng)人事檔案現(xiàn)代化管理的需要。

三、做好人事檔案管理工作的對策

（一）提高檔案管理人員素質(zhì)，積極探索新的檔案管理模式

人事檔案管理工作水平的高低，與檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)具有非常密切的關(guān)系。因此，作為單位人事檔案管理工作人員，在日常工作中應(yīng)該不斷提高自身的專業(yè)素質(zhì)和思想素質(zhì)。人事檔案管理工作人員通過提高自身的綜合素質(zhì)，增強檔案管理責任感，堅持把人事檔案管理工作作為一項重要的政治工作。不管人事檔案管理工作內(nèi)容多么繁雜瑣碎，都應(yīng)該時刻保持高度的責任心，最大限度的減少日常工作中出現(xiàn)錯誤。同時，還應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)，努力掌握科學(xué)合理的管理方法，切實提高人事檔案管理的質(zhì)量。不斷探索新的檔案管理模式，確保人事檔案管理工作更加科學(xué)合理，以便人事檔案資料更好的為單位發(fā)展服務(wù)。

（二）完善人事檔案管理制度，確保人事檔案管理工作順利進行

在人事檔案的管理過程中，工作人員是基礎(chǔ)，人事檔案管理制度是保障。人事檔案管理的性質(zhì)直接決定了人事檔案管理工作是一項責任重大的工作，必須嚴格按照單位人事檔案管理工作的各項規(guī)章制度來辦事，切實避免人事檔案管理過程中出現(xiàn)錯誤。因此，在單位的管理過程中，應(yīng)該建立健全的單位人事檔案管理制度，讓檔案管理工作有章可循，有法可依。遵循《收集制度》。在人事檔案管理過程中，建立科學(xué)合理的人事檔案收集網(wǎng)絡(luò)，充分明確檔案資料收集的范圍和各項要求，從而促使單位人事檔案資料內(nèi)容更加充實，全面反映單位的人事信息；遵循《鑒別歸檔制度》。通過明確人事檔案資料的歸檔要求，應(yīng)該對各類材料進行科學(xué)合理的分析，盡量查找人事檔案資料中存在的不足點；遵循《查閱制度》。明確人事檔案資料應(yīng)用的過程和方法，從而保障人事檔案資料的安全性和準確性。

在單位人事檔案的管理過程中，作為檔案管理人員應(yīng)該著重抓管理質(zhì)量，以制度來維護人事檔案管理的有效性，切切實實的做好單位人事檔案管理工作，確保人事檔案管理工作更加科學(xué)合理化。因此，在當前單位人事檔案的管理過程中，應(yīng)該緊跟單位干部人員的要求，準確實現(xiàn)人事檔案管理工作的規(guī)范化。堅持從收集檔案資料，到整理檔案資料都應(yīng)該有明確的方向，其中對于不符合要求的檔案資料應(yīng)該及時采取措施。對于不屬于歸檔范圍的檔案材料，則應(yīng)該及時返還給單位，有效確保人事檔案資料不散失、不積壓。

（三）采用信息化管理手段，有效提高人事檔案資料利用效率

在現(xiàn)代信息水平快速提高的背景下，應(yīng)該不斷改進人事檔案的檢索和查閱方法，堅持實現(xiàn)人事檔案信息化管理，有效提高單位人事檔案資料的利用效率。其中對于單位工作人員人事檔案的查閱，可以按照英文字母的順序認真進行編排，這樣有利于其他工作人員查找相關(guān)檔案管理信息。同時，為了有效提高單位人事檔案管理水平，還可以構(gòu)建計算機信息人事檔案管理系統(tǒng)，主要包括檢索系統(tǒng)和利用系統(tǒng)。讓需要人事檔案資料的人員充分利用計算機來快速查找信息，這樣不僅有利于提高檔案資料的利用速度，而且能夠確保單位人事檔案資料的安全性。

四、結(jié)論

在不斷變化的社會環(huán)境中，只有不斷創(chuàng)新，建立健全人事檔案管理制度，充分利用現(xiàn)代信息化技術(shù)，有效提高人事檔案管理的效率，才能夠讓人事檔案資料更好的為社會發(fā)展服務(wù)。

[1]代桂艷.做好干部檔案管理工作的思考[J].中小企業(yè)管理與科技,2014(5):61-61.

[2]張敏.淺談辦公自動化與檔案管理[J].檔案與社會,2013(5):48-49.