試論OA系統(tǒng)在媒體行政辦公中的應用

文/柯靜

媒體行政辦公網(wǎng)上辦公自動化通過對各辦公自動化要素的閉環(huán)整合，實現(xiàn)了工作流、信息流、知識流和辦公自動化系統(tǒng)的整合管理，提供了一個科學、開放、先進的信息化辦公平臺，實現(xiàn)辦公自動化，并實現(xiàn)了遠程辦公或是SOHO（在家辦公）。云南日報報業(yè)集團自2013年6月正式開始使用OA辦公系統(tǒng)以來，將行政工作人員從繁瑣、無序、低效的工作方式中解放出來從事核心事務，提高了集團行政辦事效率和對信息的可控性，降低了辦公成本，提高了執(zhí)行力，使集團行政管理更趨于完善。

一、OA辦公系統(tǒng)的定義

OA系統(tǒng)的英文全稱是Office Automation System ，意為辦公自動化系統(tǒng)，是建立在計算機局部網(wǎng)絡基礎上的一種分布式信息處理系統(tǒng)，所以又稱辦公信息系統(tǒng)，它是一種人機系統(tǒng)，其核心設備是電子計算機系統(tǒng)或OA工作站，包括信息采集、信息加工、信息傳輸和信息存取4個基本環(huán)節(jié)。

當前，OA系統(tǒng)較為廣泛地運用于為國家黨政機關提供無紙化的辦公條件，它利用先進的技術，使人的各種辦公業(yè)務活動逐步由各種設備，各種人機信息系統(tǒng)來協(xié)助完成，達到充分利用信息，提高工作效率和工作質量，提高生產(chǎn)率的目的，是工作流思想與行政機關工作模式相結合的又一典型范例。它通過現(xiàn)代通信技術、辦公自動化設備和電子計算機系統(tǒng)或工作站來實現(xiàn)事務處理、信息管理和決策支持的綜合自動化。而云南日報報業(yè)集團OA系統(tǒng)的主要功能有協(xié)同工作、工作流程、公文流轉、公共信息、論壇管理、計劃管理、關聯(lián)項目、文檔管理、車輛管理、在線消息、督辦系統(tǒng)、短信平臺、常用工具、人事管理、系統(tǒng)管理等。OA系統(tǒng)真正帶來了行政辦公的技術革命。

二、使用OA系統(tǒng)所需要的條件

（一）專業(yè)的網(wǎng)絡技術保障。OA平臺基于分層、標準和構件等進行架構，以領先的四層技術架構，遵循J2EE標準、SOA標準、WFMC標準、W3C xForm標準、JSR168、WSRP等標準，部署了大量構件、采用JAVA語言編寫、以多維門戶形式展現(xiàn)，支持各種部署模式、各種操作系統(tǒng)、各種數(shù)據(jù)庫和中間件，并具備完備的配置體系、接口體系和插件體系，從而支持未來的擴展空間。因此，專業(yè)的網(wǎng)絡技術保障是OA系統(tǒng)運行中必不可少的重要組成部分。

（二）專業(yè)的技術人員。任何一個系統(tǒng)從開發(fā)到利用，都必須有專業(yè)技術人員為其提供諸如設計、研發(fā)、培訓、使用、維護等各類保障。因此，高素質的專業(yè)技術人員是OA系統(tǒng)能正常運用的保障。

（三）高素質的行政管理工作人員。由于辦公自動化的系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）是建立在計算機局部網(wǎng)絡基礎上的一種分布式信息處理系統(tǒng)，對行政管理工作人員的自身能力和工作素養(yǎng)要求相對就要高些，能熟練使用電腦并具備高素質的管理理念成為最基本的技能之一。

三、OA系統(tǒng)在媒體行政辦公中的優(yōu)勢

（一）簡化辦公流程。自從使用OA系統(tǒng)以來，集團行政辦公中諸如擬文、發(fā)文、辦文、內部調動、差旅費報銷、用車申請、印章使用、休假、會議通知、行政審批流程等等事項的辦公效率相對于從前，有了較大幅度的提高。避免了因相關工作人員不在辦公室而出現(xiàn)的一次又一次無功而返、一天又一天的等待，一回又一回的催問現(xiàn)象。通過信息傳遞，特別是隨著電腦軟硬件的持續(xù)升級、WIFI無線網(wǎng)絡的普及以及手機帶寬的持續(xù)擴容，通過手機、平板電腦實現(xiàn)隨時隨地的辦公，尤其是高層管理者，通過移動終端實現(xiàn)對時間碎片的高效應用，使得許多跨部門、跨級別的行政事務都可以在網(wǎng)絡條件下實現(xiàn)正常運轉，即使出差在外也不需要等待當面批閱，只要有網(wǎng)絡環(huán)境就能在OA系統(tǒng)上辦公，簡化了行政辦公流程，節(jié)約了時間，提高了工作效率。

（二）方便信息檢索。在手工辦公的情況下，文檔的檢索存在非常大的難度。OA系統(tǒng)使集團各種文檔實現(xiàn)了電子化，通過電子文件柜的形式實現(xiàn)文檔的保管，按權限進行使用和共享，調檔迅速，準確率高，提高了利用效率。例如:集團網(wǎng)絡中心為每一位集團員工都設置了一個ID號，只要能過注冊登錄，就可以自己上網(wǎng)看到符合身份權限范圍內的集團公告、集團新聞，以及集團討論、集團調查等等集團內部信息，對集團的基礎情況和最新信息有所了解，同時還能查詢到自己需要的有價值的信息，不需再像以前一樣在查詢有關信息時要到檔案室、人事處借閱，然后再進行復印，OA系統(tǒng)的使用有效地實現(xiàn)了資源共享，增強了各部門、各科室、各位員工之間的溝通交流。

（三）降低辦公成本。以集團辦公室為例，作為下發(fā)文件的部門，從來文擬辦開始，到文件的下發(fā)，需要耗費大量的紙張和印刷材料。自從使用OA系統(tǒng)以來，發(fā)文、收文、批閱等所有步驟完全通過無紙化辦公來實現(xiàn)，近一年的時間里，紙張和印刷材料的使用率大幅度減少，不但節(jié)省了能源，降低了辦公成本，還提高了經(jīng)濟效率。

四、OA系統(tǒng)在使用中存在的問題和解決辦法

（一）相應的技術保障還有待提高。電源和網(wǎng)絡是OA系統(tǒng)正常運行的基本保證，因此，分管集團電力和網(wǎng)絡的兩個相關部門，應經(jīng)常對電力設施和網(wǎng)絡通訊進行保養(yǎng)維護，一旦有斷電和脫網(wǎng)的情況發(fā)生，要在第一時間內啟用備用源，以保證OA系統(tǒng)的正常使用。此外，還應加強網(wǎng)絡安全管理，防止遭到網(wǎng)絡黑客攻擊。同時，由于OA系統(tǒng)中有些權限不是人人都有的，建議員工不定期地更換自己的登錄密碼，以確保OA系統(tǒng)在使用時的安全性和保密性。

（二）要形成全員使用OA系統(tǒng)的意識。OA系統(tǒng)是根據(jù)使用單位的相關要求所設計的，集團在使用OA系統(tǒng)之前，對行政部門的工作人員進行了全員培訓并進行了上崗考試，但在實際使用當中，并沒有實現(xiàn)全員使用，特別是對一些年齡大的員工，由于對掌握電腦操作系統(tǒng)的能力有限，因此對OA系統(tǒng)的使用并不是那樣的得心應手，這也阻礙了OA系統(tǒng)的推廣普及。因此，在實際工作中若要強化OA系統(tǒng)的使用意識，可能還需要進行必要的制度強制，以此推動OA辦公系統(tǒng)的普及。

（三）充分利用OA系統(tǒng)的功能。近一年來，集團OA系統(tǒng)的使用較為順利，最大化地實現(xiàn)了無紙化辦公，但在實際使用當中，有些功能還處于“沉睡”狀態(tài)，比如個人事務中的個人考勤項等等。在今后的工作中，要加強此類功能的使用，為集團行政管理部門的員工考核提供科學依據(jù)。

OA系統(tǒng)的應用，使得傳統(tǒng)的媒體行政辦公模式必將被現(xiàn)代信息化的新型行政辦公模式所取代。但任何一個系統(tǒng)都不可能是完美無缺的，只有根據(jù)本單位現(xiàn)實工作的需要，循序漸進地進行改進、升級和完善，將系統(tǒng)的使用功能發(fā)揮到極致，才能真正實現(xiàn)媒體現(xiàn)代信息化行政辦公，最大限度地提升組織的運行效率。