如何做好大學(xué)內(nèi)設(shè)二級(jí)學(xué)院辦公室的督辦工作

文/李芳 華京生 葛明明

新時(shí)期高等教育正在從外延發(fā)展轉(zhuǎn)變?yōu)閮?nèi)涵發(fā)展、特色發(fā)展，高校的規(guī)模擴(kuò)大，多校區(qū)辦學(xué)特點(diǎn)明顯。分校區(qū)體制下，校、院兩級(jí)管理體制下的決策和管理難度也在不斷增加，管理的重心在不斷下移，學(xué)院的發(fā)展直接影響著學(xué)校整體質(zhì)量的提高，學(xué)院辦公室作為高校管理的核心樞紐，管理和建設(shè)水平直接關(guān)系到高校整體的發(fā)展。進(jìn)一步強(qiáng)化學(xué)院辦公室的督辦職能有著積極而現(xiàn)實(shí)的意義。

一、學(xué)院督辦的對(duì)象和內(nèi)容

督辦，是落實(shí)決策的一個(gè)過程，通過督促、檢查、辦理等工作保證決策的順利執(zhí)行，最終實(shí)現(xiàn)決策目標(biāo)，保證制度、方針、政策落到實(shí)處，以實(shí)現(xiàn)組織的戰(zhàn)略目標(biāo)。督辦工作涉及工作的方方面面，從督辦的對(duì)象上來看，包括上級(jí)部門、學(xué)院分管領(lǐng)導(dǎo)以及學(xué)院各部門。從督辦的內(nèi)容上講，學(xué)院辦公室的督辦事項(xiàng)的主要包括以下幾類：一是上級(jí)來文督辦，學(xué)院辦公室上級(jí)來文一般都是學(xué)校層面的紅頭文件，也包括一些國家及地方路線、方針、政策及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的重要文件。二是學(xué)校和學(xué)院的戰(zhàn)略規(guī)劃、年度重點(diǎn)工作。三是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及校機(jī)關(guān)職能部門對(duì)學(xué)院請(qǐng)示的批復(fù)、批示、交辦事項(xiàng)。四是學(xué)院黨政聯(lián)席會(huì)及其他分管院領(lǐng)導(dǎo)召開專門會(huì)議的重要決議。五是校領(lǐng)導(dǎo)及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來院檢查的相關(guān)指示的具體落實(shí)。六是學(xué)院院內(nèi)請(qǐng)示及院領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)事項(xiàng)。七是學(xué)院信訪的督辦。

二、學(xué)院督辦存在的問題

（一）督辦工作沒有形成科學(xué)化的管理體系。督辦是一項(xiàng)重要而復(fù)雜的工作，學(xué)院辦公室的督辦工作千頭萬緒，如果沒有對(duì)督辦工作進(jìn)行系統(tǒng)的思考與研究，督辦工作將只是成為一項(xiàng)臨時(shí)性的任務(wù)。首先，學(xué)院督辦事項(xiàng)沒有進(jìn)行明確的分類，辦公室督辦事項(xiàng)的范圍界定不清楚，督辦責(zé)任不明確，上級(jí)單位或者學(xué)院的決策沒有按時(shí)保質(zhì)完成，這種情況下，會(huì)導(dǎo)致學(xué)院部分工作拖沓，出現(xiàn)工作推諉、拖延的后果。其次，學(xué)院沒有專門的督辦工作管理體系，督辦工作協(xié)調(diào)事務(wù)多，跨部門協(xié)調(diào)工作多，需要專門的督辦人員站在全局的角度推進(jìn)整個(gè)任務(wù)的進(jìn)行，并反饋落實(shí)。在實(shí)際工作中，常常發(fā)生會(huì)議中領(lǐng)導(dǎo)的決策或者任務(wù)布置涉及多部門合作的情況出現(xiàn)“各掃門前雪”，部門之間缺乏溝通，時(shí)間表不一致，反饋分散，工作難以最終落實(shí)的情況。

（二）督辦工作經(jīng)常出現(xiàn)辦公室越位或者缺位的現(xiàn)象。督辦工作一個(gè)是“督”一個(gè)是“辦”，學(xué)院辦公室督到什么程度、辦到什么程度往往很難界定，學(xué)院辦公室在督辦的過程中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)督而未辦，或者應(yīng)該交由學(xué)院部門辦理的事項(xiàng)辦公室代為辦理，這樣就出現(xiàn)了督辦缺位或者越位現(xiàn)象的發(fā)生。督辦程度把握不準(zhǔn)會(huì)對(duì)學(xué)院部門間分工合作，職責(zé)界限模糊，最終導(dǎo)致學(xué)院管理的效率下降，對(duì)工作產(chǎn)生不利影響。

（三）督辦工作無規(guī)劃，難以形成閉環(huán)。督辦的對(duì)象按照時(shí)間周期劃分可以分為長期、中期和短期。長期主要是校院的整體戰(zhàn)略規(guī)劃內(nèi)容，如“十二五”規(guī)劃等，中期主要包括校院年度工作要點(diǎn)、學(xué)期重點(diǎn)工作，短期是指校院日常行政的會(huì)議、批示、制度、規(guī)定類的文件等。督辦對(duì)象周期不同要求督辦工作要有不同階段的規(guī)劃，長期、中期和短期的督辦節(jié)奏把握和定期反饋制度很難有效建立，難以形成督辦工作閉環(huán)，容易出現(xiàn)規(guī)劃制定后難以按照既定路線執(zhí)行，甚至脫離規(guī)劃的現(xiàn)象。因此，督辦工作不僅僅是具體事項(xiàng)的落實(shí)，同時(shí)也關(guān)系著校院發(fā)展的整體戰(zhàn)略目標(biāo)能否實(shí)現(xiàn)。

三、如何更好地做好學(xué)院辦公室的督辦工作

（一）在思想上明確督辦工作的實(shí)質(zhì)。督辦工作的實(shí)質(zhì)是就是保證決策落地，在督辦的過程中不僅僅是督促和檢查，更重要的是在督辦過程中要充分調(diào)研，及時(shí)發(fā)現(xiàn)決策在落實(shí)過程中出現(xiàn)的問題和困難，與決策層溝通反饋，以達(dá)到各項(xiàng)工作落在實(shí)處的目標(biāo)。這就要求督辦需要更多深入基層和群眾中進(jìn)行調(diào)研，掌握第一手材料，克服以文件落實(shí)文件、以會(huì)議落實(shí)會(huì)議的形式主義作風(fēng)。在督辦中及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，反饋解決問題，同時(shí)對(duì)落實(shí)中出現(xiàn)的好的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)并進(jìn)一步推廣，保證決策執(zhí)行的可行性和科學(xué)性，實(shí)事求是，將督辦落在實(shí)處，將工作落在實(shí)處。

（二）圍繞中心抓督辦。督辦工作范圍較廣，內(nèi)容層次較多，將督辦工作分層次、有重點(diǎn)地進(jìn)行規(guī)劃，保證督辦工作圍繞校院的中心工作展開，才能保證督辦工作有成效。將督辦事項(xiàng)按照重要性和時(shí)間周期進(jìn)行總體排序，不同的時(shí)期、不同階段有督辦的重點(diǎn)。對(duì)于中長期規(guī)劃類的文件，學(xué)院的督辦也應(yīng)該按照規(guī)劃逐步推進(jìn)，建立分階段的督辦反饋，為領(lǐng)導(dǎo)下一步?jīng)Q策和規(guī)劃的實(shí)現(xiàn)提供依據(jù)；針對(duì)每年的工作要點(diǎn)和重點(diǎn)工作則應(yīng)按照工作條目排出時(shí)間表，并及時(shí)跟進(jìn)各項(xiàng)工作，與各項(xiàng)工作的分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行定期的溝通，達(dá)到督促完成的目的；對(duì)于校院領(lǐng)導(dǎo)批示、會(huì)議決策以及臨時(shí)布置的各項(xiàng)任務(wù)，督辦應(yīng)該更加注重時(shí)效性，注重督辦結(jié)果反饋。這樣督辦工作才能既顧及大局，分清輕重緩急，又圍繞中心，突出重點(diǎn)。

（三）建立科學(xué)的督辦管理體系。首先，學(xué)院辦公室應(yīng)該根據(jù)督辦管理特點(diǎn)對(duì)督辦工作進(jìn)行信息化、臺(tái)賬化管理。目前高校尤其是多校區(qū)管理體制下的高校都利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，高校內(nèi)部辦公網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)應(yīng)該將督辦流程根據(jù)學(xué)校級(jí)學(xué)院管理的實(shí)際情況進(jìn)行獨(dú)立督辦系統(tǒng)設(shè)計(jì)，將督辦工作從擬辦、立項(xiàng)、交辦、催辦、辦結(jié)，再到最后的反饋和歸檔7個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行進(jìn)一步細(xì)化和專門化。對(duì)督辦進(jìn)行臺(tái)賬化管理，要對(duì)督查督辦事項(xiàng)的督辦內(nèi)容、督辦單位、督辦負(fù)責(zé)人、督辦時(shí)間和督辦效果等作出準(zhǔn)確、明晰和可行的規(guī)定。分別對(duì)辦公室督辦人員、院級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行專門的系統(tǒng)授權(quán)，各個(gè)環(huán)節(jié)都有人把關(guān)，實(shí)行逐級(jí)負(fù)責(zé)制。督查督辦事項(xiàng)要做到事事有部門承辦，件件有人負(fù)責(zé)，逐級(jí)明確督查督辦落實(shí)的責(zé)任單位。充分利用現(xiàn)代信息手段的工具實(shí)現(xiàn)督辦管理工作的閉環(huán)。其次，科學(xué)的督辦管理系統(tǒng)還應(yīng)該具備一支專業(yè)的管理隊(duì)伍。對(duì)于督辦工作管理，學(xué)院層面的督辦工作一般僅限于個(gè)別事項(xiàng)的臨時(shí)布置，實(shí)際上，督辦工作涉及人員、部門較多，不僅僅是簡單的上傳下達(dá)，更需要進(jìn)行各種橫向的溝通，是一個(gè)網(wǎng)格式的協(xié)調(diào)關(guān)系，因此，學(xué)校最好建立一個(gè)專門的督辦管理科室，有專人對(duì)學(xué)校的重大事項(xiàng)進(jìn)行督辦布置，同樣，學(xué)院應(yīng)該相應(yīng)建立一支覆蓋全院的督辦隊(duì)伍，每個(gè)部門都應(yīng)該有一個(gè)督辦專員負(fù)責(zé)事項(xiàng)的督辦和協(xié)調(diào)，明確督辦人員的職責(zé)與權(quán)限，將督辦工作按照重要程度和承辦主管部門進(jìn)行分工和布置，將督辦工作與部門領(lǐng)導(dǎo)業(yè)績、督辦專員的業(yè)績考核聯(lián)系在一起，合理激勵(lì)，從機(jī)制上解決主動(dòng)性不足和管理不順暢的問題。最后關(guān)于督辦內(nèi)容的管理應(yīng)該系統(tǒng)化。將中心工作、重點(diǎn)工作、日常事項(xiàng)進(jìn)行分類，將長期、中期、短期的督辦工作進(jìn)行分類，根據(jù)督辦工作內(nèi)容的不同制定不同的督辦管理周期和督辦管理人員，每件督辦事項(xiàng)都要進(jìn)行系統(tǒng)的跟蹤反饋，直到督辦工作完整閉環(huán)。

（四）注重督辦工作的方式方法。督辦工作是一項(xiàng)多頭協(xié)調(diào)的工作，督辦工作的方式方法一是要注意把握督辦的度，二是注重管理的藝術(shù)。

就督辦而言，最重要的是落實(shí)工作，但是作為督辦的主體辦公室而言，“督”與“辦”度的掌握尤為重要。哪些事項(xiàng)需要只督不辦，哪些事項(xiàng)需要又督又辦，正確處理好“督”與“辦”的關(guān)系是需要辦公室人員進(jìn)行細(xì)致把握和考量的。涉及學(xué)院發(fā)展全局層面的事項(xiàng)，學(xué)院辦公室應(yīng)該又督又辦，以督為主，合理分工，與各部門協(xié)調(diào)推進(jìn)的同時(shí)把握全局；如遇到學(xué)院緊急事件或者非常規(guī)突發(fā)事件，學(xué)院辦公室此刻要承擔(dān)起督辦的全部職責(zé)，督辦并行，保證事項(xiàng)及時(shí)得到處理和落實(shí)；在日常行政會(huì)議議定有明確承辦部門的事項(xiàng)，或者明確需要各分管院領(lǐng)導(dǎo)分管事項(xiàng)上，辦公室應(yīng)該只督不辦，把握工作發(fā)展進(jìn)度，及時(shí)反饋信息，保證各部門的工作服務(wù)于學(xué)院全局工作。

督辦工作是辦公室管理的重要內(nèi)容，注重督辦管理的藝術(shù)性，對(duì)督辦工作是否順利開展有著重要作用。督辦不僅僅是針對(duì)下級(jí)的工作，同時(shí)對(duì)上級(jí)也有檢查督促的作用，如何擺正督辦的位置，要樹立督辦就是服務(wù)的意識(shí)，對(duì)上級(jí)督辦時(shí)要堅(jiān)持原則，注重提醒和督促，對(duì)下級(jí)部門督辦是既要樹立權(quán)威，又要謙虛謹(jǐn)慎，積極調(diào)研，熱情耐心，保證督辦工作的順利進(jìn)行。