淺談檔案管理工作中的幾點(diǎn)體會(huì)

文/劉小艷

2008年10月，我從接觸檔案管理工作的第一天開(kāi)始，對(duì)檔案法規(guī)、檔案管理工作有了全新的認(rèn)識(shí)和了解，特別在2009年9月份，通過(guò)參加陜西省檔案局檔案專題培訓(xùn)，結(jié)合公司基礎(chǔ)管理工作的特點(diǎn)和實(shí)際，對(duì)檔案管理工作又多了一些新的認(rèn)識(shí)及新的體會(huì)。

一、檔案資料是企業(yè)發(fā)展的歷史憑證

企業(yè)的檔案資料是維護(hù)企業(yè)歷史真實(shí)面貌、企業(yè)合法權(quán)益和經(jīng)濟(jì)利益的重要憑證和依據(jù)，也是企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理和企業(yè)發(fā)展中不可缺少的重要信息資源。隨著公司業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展，作為記錄和承載公司各項(xiàng)目歷史的檔案，在公司發(fā)展中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。檔案管理工作是整個(gè)公司發(fā)展過(guò)程中不可忽視的重要組成部分。

檔案資料對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，就如同一面鏡子，它翔實(shí)地反映了企業(yè)從創(chuàng)建初期到逐步發(fā)展的整個(gè)歷史過(guò)程，它以各種不同的形式真實(shí)而客觀地記載著公司經(jīng)營(yíng)及管理過(guò)程中的每一個(gè)環(huán)節(jié)，它是廣大干部職工勞動(dòng)智慧和經(jīng)驗(yàn)的結(jié)晶，是認(rèn)識(shí)和把握公司發(fā)展客觀規(guī)律的重要依據(jù)，是公司的寶貴財(cái)富。

二、做好檔案管理工作，能為企業(yè)創(chuàng)造社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益

比如，在井下管網(wǎng)工程設(shè)計(jì)活動(dòng)中，一旦管網(wǎng)出現(xiàn)了問(wèn)題，設(shè)計(jì)人員就必須依據(jù)于準(zhǔn)確、完整的井下管網(wǎng)資料，對(duì)井下管網(wǎng)的運(yùn)行提出科學(xué)分析，有計(jì)劃地實(shí)施更新，對(duì)井下管線附屬設(shè)施實(shí)施全面的維護(hù)。這樣就減少了測(cè)量、開(kāi)挖等開(kāi)支，加快了設(shè)計(jì)進(jìn)程，這時(shí)管網(wǎng)檔案就發(fā)揮了巨大的作用，節(jié)約了大量的人力、物力、財(cái)力，發(fā)揮了檔案的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。可見(jiàn)，檔案的質(zhì)量如何，不僅關(guān)系著企業(yè)形象，還關(guān)系著企業(yè)的發(fā)展。

建章立制，營(yíng)造良好建檔環(huán)境，充分認(rèn)識(shí)開(kāi)展企業(yè)建檔工作的重要性和必要性。讓大家真正明白，做好建檔工作不僅是權(quán)利，也是義務(wù)，是企業(yè)自身發(fā)展的客觀需要，是長(zhǎng)期受益之事而非權(quán)宜之計(jì)，從而增強(qiáng)開(kāi)展建檔工作的積極性和自覺(jué)性。檔案不是包袱，是財(cái)富，為使檔案工作從開(kāi)始就步入科學(xué)化、規(guī)范化軌道，檔案人員必須嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真、仔細(xì)。加強(qiáng)企業(yè)檔案工作，是企業(yè)強(qiáng)化基礎(chǔ)管理、提高市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力、維護(hù)自身權(quán)益的客觀要求。企業(yè)應(yīng)充分認(rèn)識(shí)檔案在企業(yè)各項(xiàng)工作中的重要作用，增強(qiáng)檔案人員依法做好檔案工作的自覺(jué)性和責(zé)任感，從企業(yè)現(xiàn)實(shí)工作和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的客觀需要出發(fā)，把檔案作為生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理的重要資源和必不可少的條件，切實(shí)加強(qiáng)管理。利用企業(yè)檔案的原始性，發(fā)揮憑證作用，產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。

企業(yè)檔案是企業(yè)文化的重要部分，企業(yè)文化建設(shè)需要專業(yè)檔案管理工作的梳理，企業(yè)要成功，離不開(kāi)企業(yè)檔案的建立。各類檔案資料在企業(yè)文化建設(shè)、形象宣傳等方面發(fā)揮著積極的、舉足輕重的作用。把檔案管理工作落到實(shí)處，使其更好地為公司服務(wù)，是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的必然要求。

三、要加強(qiáng)檔案收集的廣度和深度

檔案管理人員要加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)的積累，擴(kuò)大檔案收集范圍，完善公司檔案收藏結(jié)構(gòu)，特別要加強(qiáng)對(duì)重要會(huì)議、重大歷史事件、重要藝術(shù)成果、公司發(fā)展建設(shè)成績(jī)、杰出人物及事跡、社會(huì)活動(dòng)、建設(shè)工程、科研項(xiàng)目等檔案的建設(shè)與管理。在檔案收集中，要突出公司及各部門(mén)特色，增加收集的門(mén)類，廣泛及時(shí)地收集有價(jià)值、有特色的檔案資料。要注意增加信息收集渠道，提高資料鑒別能力，注意發(fā)現(xiàn)有保存價(jià)值的資料。

四、歸檔工作是檔案管理工作中的重要環(huán)節(jié)

公司各部門(mén)形成的文件材料，既是歷史記錄，又是一個(gè)具體事件的具體實(shí)物，要確保文件材料的完整和安全，就要做好歸檔工作，把應(yīng)該保存的資料按時(shí)移交、歸檔。

完整的檔案資料在公司行政管理、項(xiàng)目生產(chǎn)管理、企業(yè)文化建設(shè)等方面發(fā)揮著重要的無(wú)可替代的作用。通過(guò)對(duì)公司檔案的查找和利用，可以清楚地看到公司歷史發(fā)展的足跡，看到在各個(gè)時(shí)期我們所取得的種種成績(jī)和榮耀；同時(shí)，也可以從中發(fā)現(xiàn)不足，以便總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，更好地做好工作。完整的檔案資料還可以為公司、為員工提供便利的服務(wù)。

要進(jìn)一步做好和規(guī)范公司檔案管理工作，還需要做大量的工作：一是下大力氣收回未歸檔資料。二是進(jìn)一步完善公司檔案室建制和檔案內(nèi)容的門(mén)類。三是進(jìn)一步健全和完善公司檔案管理規(guī)章制度。

檔案工作是一個(gè)專門(mén)的學(xué)問(wèn)，涉及部門(mén)和范圍極為廣泛，必須調(diào)動(dòng)全員意識(shí)來(lái)共同配合。這就要求我們必須統(tǒng)一大家的思想認(rèn)識(shí)，引起員工對(duì)檔案工作的重視，認(rèn)識(shí)到檔案工作是公司一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，使大家在檔案管理工作中給予更大的支持，才能使公司檔案工作有一個(gè)質(zhì)的飛躍，才能更好地為公司的發(fā)展服務(wù)。

作為檔案從業(yè)者，我們要保護(hù)好、管理好檔案，要依法行使自己的職責(zé)，定期接收檔案，妥善保管好檔案，提高對(duì)檔案開(kāi)發(fā)利用意義的認(rèn)識(shí)，健全檔案制度，建立檔案信息一體化的管理模式，為檔案的利用創(chuàng)造條件，提供方便，特別是應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：一是要維護(hù)好歷史的真實(shí)面貌。二是要忠于和熱愛(ài)檔案工作。三是要具備全心全意為人民服務(wù)的精神。四是要有良好的保密習(xí)慣。五是要樹(shù)立高度的法制意識(shí)和觀念。同時(shí)更要解放思想、勇于改革、大膽創(chuàng)新，以飽滿的工作熱情、奮發(fā)向上的精神，為發(fā)揮檔案事業(yè)的作用多作貢獻(xiàn)，為公司發(fā)展服務(wù)。