高校學(xué)院辦公室工作芻議

文/高峰

高校學(xué)院的辦公室是對(duì)外聯(lián)絡(luò)的窗口，也是對(duì)內(nèi)管理和溝通的重要紐帶，它面對(duì)的不僅是校與院之間的聯(lián)絡(luò)，而且是學(xué)院與學(xué)院之間的橋梁，同時(shí)，還面對(duì)學(xué)院內(nèi)部全體師生之間的協(xié)調(diào)和溝通，能否處理好這些關(guān)系直接關(guān)系到學(xué)院工作的順利完成和健康發(fā)展。在這里，筆者將把這些關(guān)系的協(xié)調(diào)溝通做簡單的梳理，僅供大家參考。

一、學(xué)院辦公室工作是對(duì)外聯(lián)絡(luò)的重要窗口

對(duì)外聯(lián)絡(luò)是學(xué)院辦公室的一項(xiàng)重要任務(wù)，它關(guān)系到學(xué)院的發(fā)展前途。學(xué)院辦公室必須具備以下幾種意識(shí)：一是具有服務(wù)大局的意識(shí)。樹立服務(wù)大局的意識(shí)是學(xué)院工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，它關(guān)系到學(xué)院各個(gè)部門的協(xié)作與協(xié)調(diào)，是承上啟下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)內(nèi)外的重要部門，對(duì)于保證各部門的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，及時(shí)傳達(dá)決策、執(zhí)行政令、檢查監(jiān)督、及時(shí)反饋成為必經(jīng)途徑，這是服務(wù)大局的關(guān)鍵。在辦公室的管理工作中，服務(wù)意識(shí)是一個(gè)首要的任務(wù)，樹立服務(wù)意識(shí)，服務(wù)學(xué)院的各個(gè)部門是職責(zé)所在，更好地為教學(xué)、科研和管理各個(gè)部門服務(wù)，為廣大師生服務(wù)，充分發(fā)揮學(xué)院辦公室的職能作用。二是具有決策和輿論導(dǎo)向意識(shí)。學(xué)院辦公室面向的不僅是學(xué)院內(nèi)部，而且還面對(duì)學(xué)院的外部，它的功能是多層次、全方位的，涉及的范圍廣大，是學(xué)校和學(xué)院的喉舌和傳話筒。對(duì)學(xué)校來說，它不僅要領(lǐng)會(huì)學(xué)校傳達(dá)的精神，及時(shí)轉(zhuǎn)達(dá)到學(xué)院，而學(xué)院的精神要及時(shí)地傳達(dá)到每個(gè)師生當(dāng)中，學(xué)院辦公室工作既是載體，又是大眾傳媒。在某種意義上，學(xué)院的工作具有決策導(dǎo)向和輿論導(dǎo)向的作用。三是具有崗位責(zé)任意識(shí)。履行崗位職責(zé)，增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，是辦公室工作的基本要求。在每個(gè)部門、每個(gè)崗位的工作中，都是相互關(guān)聯(lián)、相輔相成的。這就要求我們每個(gè)職工應(yīng)該富有高度的責(zé)任心和團(tuán)隊(duì)精神，在工作中，只有不斷地創(chuàng)新，才能贏得領(lǐng)導(dǎo)和師生們的好評(píng)，在工作崗位上體現(xiàn)出自己的工作能力，不斷提高工作效率，為學(xué)院做出成績。四是公關(guān)創(chuàng)新意識(shí)。作為學(xué)院辦公室，是對(duì)外聯(lián)絡(luò)的重要窗口，涉及到外聯(lián)的很多重要部門，這樣，在處理事情的時(shí)候，不免會(huì)出現(xiàn)各種各樣的問題，如果處理不當(dāng)會(huì)影響到學(xué)院的聲譽(yù)和效益。公關(guān)創(chuàng)新意識(shí)即是我們所具備的素質(zhì)，在這方面，我們應(yīng)該廣開思路，集思廣益，強(qiáng)化我們的公關(guān)意識(shí)，必要時(shí)可以通過公關(guān)培訓(xùn)掌握一些技能，以期解決一些問題。

二、學(xué)院辦公室工作是學(xué)院與學(xué)院之間相互協(xié)調(diào)的橋梁

處理好學(xué)院與學(xué)院的關(guān)系是辦公室工作的一個(gè)重要的環(huán)節(jié)。一是相互交流經(jīng)驗(yàn)。在工作室工作也需要相互學(xué)習(xí)，相互交流，相互促進(jìn)。學(xué)習(xí)的渠道很多，可以走出去，還可以引進(jìn)來。同時(shí)，要把內(nèi)部學(xué)習(xí)和外部學(xué)習(xí)相互結(jié)合起來，借鑒別人經(jīng)驗(yàn)，為我所用。相互交流經(jīng)驗(yàn)，在相互學(xué)習(xí)的同時(shí)，可以相互交流，取長補(bǔ)短，吸取別人的長處，彌補(bǔ)自己的不足，這是我們工作中長期的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)。在總結(jié)經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上可以相互促進(jìn)，增長才干，不斷進(jìn)步，豐富自我，才能進(jìn)一步增進(jìn)院與院之間的協(xié)調(diào)與溝通。二是相互傳遞信息。信息是當(dāng)前社會(huì)必不可少的資源，充分利用信息資源可以增進(jìn)院與院之間的友誼。信息的傳遞有多種渠道，首先是人與人之間的交流傳遞，其次是傳統(tǒng)的院與院之間的傳遞，還有利用電腦網(wǎng)絡(luò)的傳遞。在人與人之間的交流傳遞中，對(duì)于有利于院與院健康發(fā)展，并且在互惠互利原則的基礎(chǔ)上，相互交流信息、經(jīng)驗(yàn)，不斷為學(xué)院與學(xué)院之間付出努力。院與院之間的信息交流主要靠搭建一個(gè)平臺(tái)，在一個(gè)平臺(tái)上相互傳遞信息。這就需要他們之間相互信任，相互傳播，互通有無。在利用電腦網(wǎng)絡(luò)傳遞信息過程中，要避免虛假信息的傳播，增強(qiáng)有效性和實(shí)效性，把各自的優(yōu)勢展現(xiàn)出來，以其優(yōu)勢增進(jìn)學(xué)院與學(xué)院之間的協(xié)同合作，不斷取得成績。三是相互取長補(bǔ)短。取他人之長，補(bǔ)自己之短，這是我們?cè)谵k公室工作的一個(gè)重要任務(wù)，如何將自己的辦公室工作搞好，提高工作效率，盡善盡美地完成自己的工作任務(wù)，這不是單方面的努力所達(dá)到的。因?yàn)樵谵k公室工作，有很多因素所限，這就需要不斷地改造自己的世界觀，不斷地努力學(xué)習(xí)，提高自己的文化素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，還應(yīng)該走出去，學(xué)習(xí)他人的經(jīng)驗(yàn)，改造自己的客觀世界，進(jìn)一步增強(qiáng)自己的綜合能力，在院與院的相互協(xié)調(diào)中取長補(bǔ)短，這是我們所必須具備的知識(shí)。

三、學(xué)院辦公室工作是內(nèi)部管理和協(xié)調(diào)的重要紐帶

學(xué)院的內(nèi)部管理和協(xié)調(diào)是辦公室工作的一個(gè)重要紐帶。一是辦公室人員之間的溝通與協(xié)調(diào)。作為辦公室人員，做好辦公室的溝通與協(xié)調(diào)是一門藝術(shù)，它涉及的范圍較廣，必須做到以下三點(diǎn)：第一，與上級(jí)之間的溝通與協(xié)調(diào)。第二，與辦公室同事之間的溝通與協(xié)調(diào)。第三，與師生之間的溝通與協(xié)調(diào)。這是我們辦公室工作人員所具備的基本要求，那么，如何才能做好這項(xiàng)工作？這就要求我們每個(gè)工作人員具備良好的協(xié)調(diào)技能，掌握高超的協(xié)調(diào)藝術(shù)，加強(qiáng)政治理論素養(yǎng)，提高綜合文化素質(zhì)，不斷地進(jìn)行創(chuàng)新工作，才能把辦公室工作保障好，改變我們學(xué)院的工作面貌，出色地完成學(xué)院交給的各項(xiàng)任務(wù)。二是教師對(duì)辦公室工作的信任度和誠信度。提高教師對(duì)辦公室工作的信任度和誠信度是衡量我們辦公室工作好壞的重要標(biāo)準(zhǔn)和尺度，這就要求我們辦公室工作人員必須以什么樣的態(tài)度對(duì)待我們每一個(gè)老師，這給我們提出了一個(gè)課題，不僅需要我們有耐心細(xì)致的服務(wù)意識(shí)和服務(wù)態(tài)度，還要有高度的責(zé)任心和事業(yè)感。在對(duì)待我們老師的時(shí)候要以飽滿的熱情和謙和的態(tài)度，細(xì)致認(rèn)真地為我們的老師服務(wù)，這是我們義不容辭的責(zé)任，也是對(duì)我們工作好壞的一個(gè)考量。同時(shí)，如何取得各位老師對(duì)我們的信任，更值得我們深思，這就要看我們以什么樣的服務(wù)意識(shí)對(duì)待我們每一個(gè)老師，這就要以誠信為原則，在老師們對(duì)我們提出要求時(shí)，我們以什么樣的方式，采取什么樣的行之有效的方法去解決各種問題，最終以老師的滿意度衡量我們的信任度和誠信度。三是學(xué)生對(duì)辦公室工作的適應(yīng)度和滿意度。辦公室工作的好壞直接影響到學(xué)生聲譽(yù)，學(xué)生對(duì)辦公室工作人員評(píng)價(jià)的好壞能夠看出學(xué)院師生的整體素質(zhì)。辦公室代表著學(xué)院的整體性工作，學(xué)生的學(xué)習(xí)、生活與辦公室工作的好壞關(guān)系極大。每個(gè)學(xué)生的學(xué)習(xí)、生活不離不開辦公室的工作，直接關(guān)系到辦公室的每一個(gè)工作人員，尤其是學(xué)院的輔導(dǎo)員，他們要對(duì)每個(gè)學(xué)生的學(xué)習(xí)和生活負(fù)責(zé)，可針對(duì)學(xué)生來說，他們所處的年代不同，學(xué)習(xí)和生活環(huán)境也不相同，而心理作用也不同，這樣，每個(gè)學(xué)生對(duì)辦公室工作的環(huán)境有一個(gè)適應(yīng)度的過渡期，有的學(xué)生適應(yīng)能力強(qiáng)，他們對(duì)辦公室的滿意度評(píng)價(jià)要好，但有些學(xué)生從小嬌生慣養(yǎng)，他們對(duì)于一個(gè)新環(huán)境的適應(yīng)度可能要稍差一些，這樣，他們對(duì)辦公室工作的評(píng)價(jià)有可能就差。鑒于這兩種情況，我們的辦公工作人員也應(yīng)換位思考，對(duì)于他們的一言一行或他們的心理狀況，應(yīng)做到心里有數(shù)，針對(duì)不同情況應(yīng)給予分析，進(jìn)而對(duì)他們進(jìn)行人文關(guān)懷，使他們對(duì)辦公室工作的適應(yīng)度和滿意度有較多的好評(píng)。

總之，高校學(xué)院辦公室工作的好壞會(huì)直接關(guān)系到學(xué)院的發(fā)展，關(guān)系到學(xué)院的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，以至于在社會(huì)上關(guān)系到學(xué)校的整體利益，這樣，我們學(xué)院辦公室工作牽涉到整個(gè)的整體發(fā)展。因此，我們應(yīng)不斷加強(qiáng)辦公室的管理工作，不斷完善，不斷創(chuàng)新，改革自我，完善自我。