辦公室人員要訓(xùn)練“看六鏡”思維能力

文/田飛

辦公室人員常被誤認(rèn)為是“領(lǐng)導(dǎo)身邊的人”，給別人留下“辦事更方便，前途有奔頭”的假象，事實(shí)上所謂的方便之門(mén)和大有奔頭都是用無(wú)數(shù)熬更守夜、勞力費(fèi)神掙得原則之內(nèi)的“福利”。然而，無(wú)論怎樣，辦公室人員作為單位的“老黃牛”“調(diào)度員”和領(lǐng)導(dǎo)的“參謀員”“勤務(wù)兵”角色始終不會(huì)改變，既然承擔(dān)著如此重大的任務(wù)，扮演著舉足輕重的角色，就一定要不斷錘煉自己的能力和素養(yǎng)，努力成長(zhǎng)為一名綜合素質(zhì)優(yōu)秀的辦公室工作從業(yè)者。筆者結(jié)合多年辦公室工作經(jīng)驗(yàn)，另辟蹊徑，提出辦公室人員應(yīng)訓(xùn)練“看六鏡”思維能力的個(gè)性化觀點(diǎn)。

一、勇于看平面鏡。辦公室人員要始終保持照平面鏡的勇氣，看看自認(rèn)為干得不錯(cuò)的事情是不是做到了盡善盡美，還有哪些不足的地方需要改進(jìn)，并認(rèn)真思考舉措。對(duì)當(dāng)下在業(yè)務(wù)能力、工作作風(fēng)、思想認(rèn)識(shí)表現(xiàn)得不好的地方，要敢于實(shí)實(shí)在在亮家丑，不能學(xué)鴕鳥(niǎo)思維，一猛子扎到沙堆里就以為什么問(wèn)題都沒(méi)有了，不要搞一葉障目不見(jiàn)泰山的把戲，應(yīng)大膽地把不足說(shuō)出來(lái)，把問(wèn)題擺出來(lái)，讓身邊人幫自己一道找出問(wèn)題的癥結(jié)，并督促自己改正、提高、再提高?！坝掠诳雌矫骁R”著眼點(diǎn)在于要有十分勇氣面對(duì)真正的自我，正視自己的不足。落腳點(diǎn)卻在于看到真實(shí)的自己，真正清楚優(yōu)缺點(diǎn)，明白長(zhǎng)短處，找到行動(dòng)目標(biāo)和方向。

二、精于看顯微鏡。辦公室人員要有看顯微鏡的精神，屏息靜氣等待，細(xì)致入微觀察。找到自己日常工作中和單位事業(yè)發(fā)展中別人因不重視或疏忽大意看不見(jiàn)或視而不見(jiàn)問(wèn)題的機(jī)會(huì)。要不斷培養(yǎng)見(jiàn)微知著的能力和不斷思考的意識(shí)，養(yǎng)成觀一葉落知天下秋和窺一斑而知全豹的敏銳性，掌握并熟練運(yùn)用聯(lián)系歸納推理的思考方法，學(xué)會(huì)從雜亂無(wú)章的表面現(xiàn)象找到事物發(fā)展的本質(zhì)。一個(gè)工作人員的辦事能力和思維素養(yǎng)，將在看顯微鏡的過(guò)程中分出高下。假設(shè)一個(gè)會(huì)議情景，十幾名單位領(lǐng)導(dǎo)在會(huì)議室熱烈地討論工作，三個(gè)小時(shí)后，其中幾個(gè)領(lǐng)導(dǎo)相繼將外套脫掉，面對(duì)同樣的狀況，不同水平的辦公室工作人員尤其是服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的秘書(shū)人員將作出形式各異、效果有別的反應(yīng)。第一類無(wú)動(dòng)于衷型，看著眼前發(fā)生的一切毫無(wú)反應(yīng)，讓領(lǐng)導(dǎo)愛(ài)咋咋的，即便領(lǐng)導(dǎo)脫掉的衣服沒(méi)合適地方放置也不管不顧，此類人絕對(duì)不適合干辦公室工作，也許選擇一個(gè)純業(yè)務(wù)工作會(huì)更適合。第二類蜻蜓點(diǎn)水型，盡快把領(lǐng)導(dǎo)衣服接過(guò)來(lái)放到該放的地方，此類人加以指點(diǎn)會(huì)有一定進(jìn)步，但停留在解決表面問(wèn)題的層次，若能得悉心指導(dǎo)假以時(shí)日也許會(huì)有較大進(jìn)步。第三類主動(dòng)思考型，看到不少領(lǐng)導(dǎo)脫掉外套，會(huì)想到是不是室內(nèi)溫度太高或者空氣不夠流通，對(duì)此作出應(yīng)對(duì)舉措，調(diào)整空調(diào)溫度、開(kāi)窗實(shí)現(xiàn)空氣對(duì)流、為領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)續(xù)上茶水，營(yíng)造良好會(huì)議環(huán)境，輔助提高會(huì)議決策效果，此類人屬于具有主管素養(yǎng)的人，能夠在自己所負(fù)責(zé)工作內(nèi)做到盡心盡責(zé)并有所建樹(shù)。第四類超越“長(zhǎng)官”型，在解決同樣問(wèn)題時(shí)措施永遠(yuǎn)先人一步、快人一拍、高人一籌、優(yōu)人一等，在做好以上二三類人工作的同時(shí)，會(huì)觀察會(huì)議進(jìn)展情況，如果會(huì)議遲遲議而不決，部分領(lǐng)導(dǎo)精神狀態(tài)較差，預(yù)判會(huì)議還需進(jìn)行幾個(gè)小時(shí)才會(huì)告一段落，他會(huì)主動(dòng)建議會(huì)議主持人，是否暫時(shí)休會(huì)為參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)整理思路創(chuàng)造條件，是否提供茶點(diǎn)補(bǔ)充持續(xù)工作所需能量，雖然看似分類之舉，展現(xiàn)的卻是站高看遠(yuǎn)的能力。概括地講，“精于看顯微鏡”著眼點(diǎn)在于要有“精明”的頭腦、精到的眼光、精深的思維、精準(zhǔn)的手法，歸宿點(diǎn)卻在于關(guān)注到別人不能發(fā)現(xiàn)和難以發(fā)現(xiàn)的端倪。顯微鏡的“微”并非全指那些肉眼看不見(jiàn)的東西，更多的時(shí)候是指常常被人視而不見(jiàn)和見(jiàn)慣不驚的事情。

三、巧于看放大鏡。在工作過(guò)程中，辦公室人員是負(fù)責(zé)具體組織協(xié)調(diào)的經(jīng)辦員，面對(duì)的人常常脾性不同、觀點(diǎn)各異、舉止有別，甚至難免碰上個(gè)別臭毛病很多，特不善于溝通合作的人，如果處理不當(dāng)，就會(huì)產(chǎn)生矛盾，鬧出齟齬，影響團(tuán)隊(duì)合力，破壞單位關(guān)系，導(dǎo)致正常工作受阻。此時(shí)，有技巧地看放大鏡就成了我們解決問(wèn)題的技術(shù)措施之一。譬如遇到喜歡挑刺甚至挑事的人，一方面要敢于對(duì)觸碰原則的行為給予堅(jiān)決回?fù)?。另一方面則要從維護(hù)大局出發(fā)，以求大同存小異的方式冷靜靈活應(yīng)對(duì)。在合作過(guò)程中，放大對(duì)方優(yōu)點(diǎn)，并適度釋放你的善意，以正能量的方式，影響激勵(lì)其對(duì)自身行為作出積極規(guī)范。當(dāng)一個(gè)單位出現(xiàn)一些壞現(xiàn)象或產(chǎn)生一些消極思想，要學(xué)會(huì)用放大鏡去觀察，追根溯源找到癥結(jié)所在，及時(shí)從根本上消除隱患，一勞永逸解決可能帶來(lái)大損失的“小”問(wèn)題。同理，有時(shí)也要展現(xiàn)大事化小小事化了的變通和智慧，面對(duì)別人的短處，不要一味地吹毛求疵，懂得“水至清則無(wú)魚(yú)，人至察則無(wú)徒”的道理?？吹揭恍﹩?wèn)題，不要見(jiàn)到風(fēng)就是雨，搞上綱上線的批評(píng)甚至批判。時(shí)刻明白“團(tuán)結(jié)出凝聚力、出戰(zhàn)斗力、出生產(chǎn)力”的大道理。概括地講，“巧于看放大鏡”突出的是有技巧性地使用放大鏡，通過(guò)高調(diào)贊美別人的長(zhǎng)處，選擇性失明于別人的短處，團(tuán)結(jié)起一切可以團(tuán)結(jié)的力量干好工作，同時(shí)也讓壞事情、負(fù)能量無(wú)所遁形，讓我們所服務(wù)的工作和所熱愛(ài)的事業(yè)走在健康的軌道上。

四、善于看望遠(yuǎn)鏡。作為一個(gè)單位的辦公室人員，要有登高望遠(yuǎn)的心態(tài)和能力，要具備較強(qiáng)的戰(zhàn)略性眼光。即便身處煩瑣事務(wù)，心被勞累糾纏，也要有意識(shí)地“抬望眼，仰天長(zhǎng)嘯，壯懷激烈”。以筆者所在的國(guó)家級(jí)新區(qū)開(kāi)發(fā)投資公司為例，辦公室人員要在做好本職工作的同時(shí)，不斷拓寬眼界和視野，持續(xù)細(xì)致專業(yè)地關(guān)注資金鏈安全、土地資源集約利用、招商產(chǎn)業(yè)布局、人才資源儲(chǔ)備、制度能力和執(zhí)行力提升、企業(yè)文化建設(shè)等戰(zhàn)略問(wèn)題。只有在這些方面做好調(diào)研工作并作出成效，才能真正發(fā)揮并體現(xiàn)出辦公室的參謀助手作用。有時(shí)候，我們還要具備把望遠(yuǎn)鏡組裝成潛望鏡的能力，要把自己的視界拓展到水面，觀察自己所處地區(qū)、行業(yè)之外的發(fā)展態(tài)勢(shì)，不能沉迷于熟悉的領(lǐng)域自我陶醉，卻忘了門(mén)外的風(fēng)云際會(huì)。概括地講，“善于看望遠(yuǎn)鏡”講究的是要主動(dòng)積極為之，直到形成一種自覺(jué)和獨(dú)到的能力，最終的落腳點(diǎn)強(qiáng)調(diào)的是用富有戰(zhàn)略性的眼光和思維關(guān)注每個(gè)戰(zhàn)略支撐點(diǎn)，思考事業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)未來(lái)，并以積極有效的作為為單位發(fā)展服好務(wù)。

五、智于看單面鏡。我們?cè)诳吹絾蚊骁R魔力的同時(shí)，卻對(duì)自己身處生活中的單面鏡毫無(wú)察覺(jué)。最要引起重視的情況有兩種：一種是當(dāng)我們以亢奮的情緒面對(duì)工作時(shí)，常常忘記處理好我們?cè)谶^(guò)程中忽略的小細(xì)節(jié)和犯下的各種小錯(cuò)誤，當(dāng)小問(wèn)題不斷累積，在量變到質(zhì)變的剎那，釀成了一敗涂地的慘狀。另一種是面對(duì)事業(yè)的一帆風(fēng)順，在既定的道路上行進(jìn)得風(fēng)生水起，卻沒(méi)有看見(jiàn)我們周?chē)?，?jìng)爭(zhēng)者如群狼一樣虎視眈眈，他們不斷追趕、不斷創(chuàng)新，直到對(duì)手遙遙領(lǐng)先才如夢(mèng)方醒。辦公室人員作為單位的智囊分子，要站在全局和戰(zhàn)略的高度思考問(wèn)題，時(shí)刻充滿“危機(jī)意識(shí)”，持續(xù)保持高度警惕，要做“既埋頭拉車(chē)，又抬頭看路，還引領(lǐng)方向”的老黃牛。概況地講，“智于看單面鏡”重在突出講究智慧，落腳點(diǎn)是要求辦公室人員要做一個(gè)頭腦聰慧，能審時(shí)度勢(shì)，比局外人還清醒的局中人。

六、樂(lè)于看哈哈鏡。辦公室人員在巨量的綜合文字寫(xiě)作和冗繁的行政事務(wù)協(xié)調(diào)工作中，難免身心疲憊，難免得不償失，難免遭人誤解，我們要用看哈哈鏡的心態(tài)，學(xué)會(huì)自我解嘲，學(xué)會(huì)自找樂(lè)子，淡看個(gè)人名利，維護(hù)好身心健康。做辦公室工作，要做好吃長(zhǎng)期苦，享淡泊福的準(zhǔn)備。辦公室從業(yè)者要學(xué)會(huì)擁有大格局的人生，學(xué)會(huì)大格局的思維方式。在梳理過(guò)去與把握未來(lái)過(guò)程中，做到可以執(zhí)著，切不可執(zhí)拗；可以頑強(qiáng)，而不可頑固；可以要強(qiáng)，萬(wàn)不可逞強(qiáng)。堅(jiān)持信守本心，懷抱正道，守規(guī)而不循規(guī)蹈矩，變通而不破壞規(guī)則。走不通的路，不虛張聲勢(shì)，過(guò)不了的坎，不屈意強(qiáng)求。以水的懷柔之心，靈活突破。以水的堅(jiān)韌之力，智慧向前！概況地講，“樂(lè)于看哈哈鏡”在于突出保持快樂(lè)心境，著眼點(diǎn)在于保持平衡的心態(tài)和優(yōu)雅的姿態(tài)，學(xué)會(huì)把工作看成一件實(shí)現(xiàn)社會(huì)價(jià)值和個(gè)人價(jià)值的事情，而不是單純的責(zé)任與負(fù)累。

養(yǎng)成獨(dú)特的“看六鏡”思維方式，想必會(huì)讓辦公室工作變得更有方向性和目標(biāo)感，在日復(fù)一日的繁瑣工作中不但不會(huì)消磨銳氣增加怨氣，更讓我們磨練出一顆平和之心、堅(jiān)韌之心、進(jìn)取之心、澄澈之心。