職業(yè)學(xué)院人事檔案管理存在的問題及對策探析

文/浙江省臺州科技職業(yè)學(xué)院 齊靜芬

職業(yè)學(xué)院人事檔案是組織人事部門按照黨的政策在培養(yǎng)和選拔干部的過程中記載個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)的文件材料。在檔案管理過程中要按照科學(xué)的原則和方法進(jìn)行管理、分類和保管，為人事工作提供服務(wù)的一種工作，所以職業(yè)學(xué)院人事檔案對全面了解學(xué)院干部工作經(jīng)歷和教育背景，對推進(jìn)職業(yè)院校教育體制改革，提高學(xué)院的管理水平有重要意義。

一、職業(yè)學(xué)院人事檔案管理存在的問題

（一）檔案內(nèi)容失真

真實(shí)性是人事檔案的核心，學(xué)生時(shí)期形成的檔案材料是一個(gè)人最早形成的檔案材料。反映的是一個(gè)人在學(xué)習(xí)階段的思想、特長愛好、實(shí)踐技能和專業(yè)特點(diǎn)及家庭成員、社會關(guān)系等真實(shí)情況。現(xiàn)在有的檔案中材料內(nèi)容和實(shí)際不相符，在一些檔案中學(xué)生考核的材料只有優(yōu)點(diǎn)的記錄，卻沒有缺點(diǎn)的記錄，成績不及格改成及格或高分?jǐn)?shù)，導(dǎo)致了檔案不能反應(yīng)學(xué)生的真實(shí)情況，給檔案管理工作帶來了一定困難，檔案資料內(nèi)容的真實(shí)性遭到質(zhì)疑。

（二）檔案材料不齊全

主要原因有兩個(gè)方面：一是學(xué)院教職工對人事檔案管理工作認(rèn)識不到位；二是分管人事的部門沒有對檔案材料進(jìn)行及時(shí)收集、整理和分類歸檔管理。

（三）檔案多頭管理

由于歷史、體制等方面的原因，現(xiàn)在很多部門都在公開或私自管理人事檔案，除人事部門所屬人才交流機(jī)構(gòu)外，勞動部門、失業(yè)管理部門、社會保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)、一些社會團(tuán)體也在管理，甚至有的企業(yè)也在管。人事檔案的多頭管理主要表現(xiàn)在傳統(tǒng)的“檔隨人走”的人事管理模式，它對人才的流動產(chǎn)生了阻礙，也是影響人事檔案質(zhì)量的重要原因。

（四）檔案的利用范圍比較狹窄

由于人事檔案需要嚴(yán)格保密，人事檔案的使用范圍很小，使用頻率也比較低，傳統(tǒng)人事檔案的管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展需要，人事檔案的利用，要延伸到非公所有制經(jīng)濟(jì)和社會組織中去，人事的使用頻率要符合人才流動的頻率。

（五）檔案意識淡薄

從目前來看，很多院校的檔案管理意識比較淡薄，有的隨意將檔案丟在學(xué)校；有的干脆把檔案揣在身上；有的把檔案轉(zhuǎn)到了學(xué)校所在地的人才市場；有的則完全將檔案遺忘了，不知檔案在哪。良好的檔案意識是加強(qiáng)檔案管理的基礎(chǔ)，只有檔案管理人員具有良好的檔案管理意識，在檔案管理工作中有很強(qiáng)的責(zé)任心和敬業(yè)精神，才能推動檔案管理工作向前發(fā)展。

二、職業(yè)學(xué)院人事檔案管理存在問題的主要原因

（一）管理制度存在一定的漏洞

職業(yè)院校尤其是獨(dú)立學(xué)院的人事管理體制要有自身的特點(diǎn)，人事檔案的傳統(tǒng)功能弱化，學(xué)院對人事檔案管理工作的重視程度也比較低，在檔案管理中比較松散，致使檔案損壞、丟失等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，這些問題的產(chǎn)生主要是由于獨(dú)立學(xué)院人事檔案采集、整理、歸檔、借閱和統(tǒng)計(jì)等管理制度不完善造成的。

（二）檔案管理手段較落后

目前，獨(dú)立學(xué)院人事檔案管理部門的主要工作是人事檔案的收集、整理、存檔和保管等，和傳統(tǒng)的檔案管理模式并沒有很大的區(qū)別，檔案管理的手段也比較落后，在獨(dú)立學(xué)院的檔案管理工作中沒有使用新的方法，現(xiàn)代化管理手段沒有在人事檔案管理中得到普遍應(yīng)用。

（三）人力資源建設(shè)的短缺

缺少專業(yè)院校畢業(yè)的檔案操作和管理人員，在聘用制度下，無論是檔案管理工作人員的數(shù)量和人員的素質(zhì)方面有待提高。人力資源管理技術(shù)水平不高、機(jī)制缺失，使檔案工作管理部門的人力資源對檔案管理工作有一定的制約。

三、職業(yè)學(xué)院人事檔案管理的改進(jìn)措施

（一）完善管理制度

建立健全管理制度，這些制度包括檔案管理工作責(zé)任制、文件材料收集歸檔制度、檔案借閱管理制度、檔案保密管理制度、檔案復(fù)制制度、檔案庫房管理制度和檔案銷毀制度等，使檔案管理工作有法可依，人事檔案管理工作者要依據(jù)制度來維護(hù)檔案管理工作，保證檔案管理工作質(zhì)量，讓人事檔案管理工作逐步走向規(guī)范。

（二）實(shí)現(xiàn)信息化管理

信息化是當(dāng)今社會發(fā)展的趨勢，信息時(shí)代對人事檔案管理工作提出了更高的要求，要適應(yīng)信息時(shí)代的要求，就要用現(xiàn)代化手段進(jìn)行人事檔案管理。用微機(jī)對檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用，有效提高人事檔案管理工作的效率和水平，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化。

（三）獨(dú)立學(xué)院人事制度的聘用制

目前，開辦獨(dú)立學(xué)院為了擴(kuò)大招生的規(guī)模和解決教育經(jīng)費(fèi)不足，獨(dú)立學(xué)院一般是由高等院校進(jìn)行申請，并負(fù)責(zé)教學(xué)，申請學(xué)校不需要國家的支持，主要依靠社會投資進(jìn)行建設(shè)，按民辦機(jī)制運(yùn)行，這種辦學(xué)的方式是比較獨(dú)立的有一定的自主權(quán)，學(xué)校不負(fù)責(zé)日常的教學(xué)工作，可以自行聘請教師。獨(dú)立學(xué)院中的教師都是從各大高校中聘請來的，這種聘用方式是以獨(dú)立學(xué)院實(shí)行聘用，其聘用制度也是獨(dú)立學(xué)院人事制度的核心。

1.聘用制下人事檔案管理的人檔分離。應(yīng)該讓獨(dú)立學(xué)院的人事管理工作和社會化檔案管理的方式相結(jié)合，人事檔案管理體制要實(shí)行“人檔分離”，將獨(dú)立學(xué)院的人事檔案管理部門和其他職能部門分離，建立一個(gè)獨(dú)立學(xué)院人事檔案管理部門。獨(dú)立學(xué)院的檔案管理部門不以盈利為目的，檔案管理所需要的經(jīng)費(fèi)，由學(xué)校進(jìn)行分擔(dān)。

2.聘用制下人事檔案管理的開放式管理。隨著聘用制的不斷發(fā)展，學(xué)院和社會之間人才流動性將越來越頻繁，所以實(shí)行開方式檔案管理是一種必然趨勢，開放式和傳統(tǒng)式的檔案管理有很大的差異，傳統(tǒng)的管理方法相對是比較封閉的，而開放式的檔案管理服務(wù)面更廣，便于行事單位、社會機(jī)構(gòu)和企業(yè)對檔案的利用，檔案工作管理者要將兩種模式結(jié)合在一起，有效地避免風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)建立完善人事檔案管理模式。

四、結(jié)語

人事檔案的管理是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，涉及到很多方面。職業(yè)院校檔案記載的是院校、教職員工及學(xué)生的個(gè)人歷史，因此必須高度重視人事檔案管理工作，在信息時(shí)代，人事檔案管理工作應(yīng)配備相應(yīng)的專業(yè)人員，專職管理，提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，使他們成為既掌握檔案管理專業(yè)知識，又懂得信息技術(shù)的復(fù)合型檔案管理人員，并完善各項(xiàng)規(guī)章制度，保證人事檔案的完整性和真實(shí)性，提高人事檔案對社會經(jīng)濟(jì)服務(wù)的貢獻(xiàn)力。

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