芻議檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中的應(yīng)用

文/吉林省安圖縣檔案局 李華

進(jìn)入21世紀(jì)以來，我國已經(jīng)全面進(jìn)入經(jīng)濟(jì)知識(shí)時(shí)代。在經(jīng)濟(jì)知識(shí)時(shí)代的高速發(fā)展之下，檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化方針便成為了檔案管理中的重點(diǎn)工作。怎樣使檔案管理現(xiàn)代化更具實(shí)效性與科學(xué)性，成為了檔案管理人員長期關(guān)注的問題①。鑒于此，本課題對(duì)“檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中的應(yīng)用”進(jìn)行分析與探究具有尤為深遠(yuǎn)的重要意義。

一、檔案管理原理運(yùn)用在檔案管理現(xiàn)代化中的必要性

檔案管理現(xiàn)代化方針的實(shí)現(xiàn)是非常有必要的。在社會(huì)經(jīng)濟(jì)突飛猛進(jìn)的發(fā)展勢(shì)態(tài)之下，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也得到了相應(yīng)的發(fā)展。隨著網(wǎng)絡(luò)信息化的不斷加深，檔案管理工作便面臨著巨大的挑戰(zhàn)②。多種形式信息檔案的出現(xiàn)，再加上信息檔案數(shù)量的加劇，便在很大程度上增加了檔案管理工作的難度，進(jìn)而引發(fā)了檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范科學(xué)管理的思考。經(jīng)過檔案管理研究者發(fā)現(xiàn)，將檔案管理原理充分運(yùn)用到檔案管理當(dāng)中，能夠讓檔案管理現(xiàn)代化更具實(shí)效性與科學(xué)性。鑒于此，檔案管理原理運(yùn)用在檔案管理現(xiàn)代化中有著尤為明顯的必要性。

二、檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中的應(yīng)用分析

檔案管理的原理主要呈現(xiàn)在四大方面：系統(tǒng)管理理論、整分合原理、反饋原理以及動(dòng)力原理。下面就從這四大方面在檔案管理現(xiàn)代化中的應(yīng)用進(jìn)行分析。

（一）系統(tǒng)管理理論

實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化必須依靠系統(tǒng)管理理論的支持，傳統(tǒng)的檔案管理理念只是小生產(chǎn)分割式的，而現(xiàn)代化的檔案管理要求從整體考慮，通過系統(tǒng)的思想理念來對(duì)檔案進(jìn)行管理。因?yàn)闄n案大多都是按一定的局域、部門、單位來劃分的，如果把這些子系統(tǒng)融合在一起就構(gòu)成一個(gè)大的系統(tǒng)體系?，F(xiàn)代化的檔案管理應(yīng)該是一個(gè)有機(jī)的統(tǒng)一體。我國歷來重視檔案管理工作，檔案的管理是社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的重要組成部分，檔案管理和社會(huì)主義的建設(shè)同步發(fā)展，是黨和國家十分重視的一項(xiàng)事業(yè)，所以要做到以下幾點(diǎn)：

1.要把檔案管理工作作為一項(xiàng)重要的工作任務(wù)去抓。檔案管理工作是關(guān)系到社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，政治文化和科研教育等活動(dòng)的有序開展的重要工作，檔案的管理有一定的原則性和規(guī)范性，管理檔案的目的是為社會(huì)發(fā)展建設(shè)管理有效的信息資源，是國家各項(xiàng)事業(yè)健康發(fā)展的重要保證。比如說我國的海口市要在沿海開發(fā)區(qū)建設(shè)一個(gè)和丹東市同樣的建筑——“安東閣”，這就需要調(diào)取丹東市當(dāng)年設(shè)計(jì)該建筑時(shí)的檔案，海口市在建筑的過程中只需要參考建筑檔案并加以改進(jìn)，就可以在海口建一個(gè)和丹東市一樣的建筑，這充分說明檔案的管理在國家建設(shè)中能發(fā)揮其重要的作用，丹東的建筑檔案為海口的建設(shè)提供了參考的依據(jù)，從而提高了工作的效率。因此，完善檔案的系統(tǒng)化管理在社會(huì)建設(shè)中有著積極的意義。

2.重視檔案管理的外向作用的發(fā)揮。檔案的外向作用是指檔案的管理能為社會(huì)的發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。檔案的管理工作是一項(xiàng)服務(wù)性的工作，檔案管理的外向作用的發(fā)揮則是這項(xiàng)工作價(jià)值的重要體現(xiàn)，要使檔案的收藏和管理能最終為社會(huì)的各項(xiàng)工作服務(wù)，這才是檔案管理的重要意義③。比如：丹東市在開發(fā)建設(shè)中，面對(duì)鴨綠江口的淤積問題時(shí)，遼寧省檔案館提供的檔案為解決這一問題提供了參考借鑒依據(jù)，這為加快丹東的城市建設(shè)步伐起到了一定的作用，如果將檔案帶來的作用折合成經(jīng)濟(jì)，遼寧省檔案館提供的檔案，為國家直接節(jié)省了800多萬元的開支。這充分說明了檔案管理的外向作用是能為社會(huì)創(chuàng)造效益的。

3.檔案管理的內(nèi)向作用尤為重要。內(nèi)向作用和外向作用是檔案管理的內(nèi)因和外因的關(guān)系，內(nèi)因是根據(jù)，外因是條件。檔案管理的內(nèi)向作用主要是指檔案管理的部門要有完善的管理制度，檔案管理員要對(duì)自己的工作盡職盡責(zé)，做好檔案的收藏、裝訂、分類、管理工作，這樣才能為檔案發(fā)揮其外部作用提供保障，如果檔案的管理混亂，不夠規(guī)范，其外向作用的發(fā)揮是很難做到的。

（二）整分合原理

弗·溫·泰羅是現(xiàn)代科學(xué)管理學(xué)界的重量級(jí)人物，他有這樣的一番話：“提高勞動(dòng)的效率的方法其實(shí)很簡單，只需要仔細(xì)了解了所干的工作具體都有哪些細(xì)節(jié)要素組成的，并且逐一解決這些細(xì)小的分支就可以了?！边@句話的深刻內(nèi)涵是：通過把握事物的整體，在對(duì)事物充分了解的基礎(chǔ)上加以分析，掌握了事物發(fā)展的規(guī)律，這就是所謂的“仔細(xì)了解”；通過對(duì)事物細(xì)節(jié)和功能的了解，進(jìn)而詳細(xì)的進(jìn)行分工這就是“了解”；根據(jù)科學(xué)的組織方法，在對(duì)事物運(yùn)動(dòng)規(guī)律準(zhǔn)確把握的基礎(chǔ)之上進(jìn)行適當(dāng)?shù)膮f(xié)作，以達(dá)到提高工作效益的目的，這就是“適當(dāng)組織”?，F(xiàn)代的管理學(xué)要求科學(xué)的管理就是在把握住整體的規(guī)劃前提下，能整合有效的資源細(xì)化分工，最后再進(jìn)行綜合，這就是現(xiàn)在所謂的“整分合原理”。它作為現(xiàn)代科學(xué)管理的重要原理，已經(jīng)在社會(huì)管理的各個(gè)領(lǐng)域得到應(yīng)用。檔案的管理工作從狹義的角度來分析，主要包括檔案的收藏、歸類整理、性質(zhì)鑒定、庫存保管、數(shù)量統(tǒng)計(jì)、卷宗檢索、編訂研究、參考利用等幾個(gè)環(huán)節(jié)組成。廣義的檔案管理不僅僅只對(duì)檔案材料本身而言，還包括檔案室的建設(shè)，檔案館的制度，檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，檔案文獻(xiàn)的宣傳和出版等。為了促進(jìn)我國的檔案現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)，各級(jí)政府和部門近幾年來對(duì)檔案管理的工作越來越重視，檔案管理的現(xiàn)代化是促進(jìn)社會(huì)主義的現(xiàn)代化的重要保證，因此，一些檔案管理部門專門制定了嚴(yán)格的目標(biāo)考核制度，細(xì)化了檔案管理的工作職責(zé)和要求，為提高我國檔案管理的質(zhì)量和效率做出了一定的貢獻(xiàn)。但是我們還應(yīng)該看到，我國檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)起步很晚，各級(jí)部門間的聯(lián)動(dòng)機(jī)制還不太完善，如何使我國的檔案管理和檔案信息資源發(fā)揮其建設(shè)性作用，是今后我們工作的重點(diǎn)，加強(qiáng)檔案管理各部門之間的聯(lián)動(dòng)協(xié)調(diào)，整分整個(gè)檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化是今后我們工作的重點(diǎn)④。檔案的管理能為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，它是人事組織的分工，領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)管實(shí)施，社會(huì)監(jiān)督的開展，職業(yè)權(quán)責(zé)的劃分等社會(huì)各項(xiàng)工作開展的重要保證。

（三）反饋原理

檔案管理信息的反饋，是指通過檔案信息的管理系統(tǒng)發(fā)布檔案管理信息，再通過傳輸渠道對(duì)信息的反映情況發(fā)送回來，從發(fā)布到返回的過程。這項(xiàng)工作能直接反映出檔案工作的價(jià)值和意義。檔案的管理價(jià)值的體現(xiàn)主要是通過反饋來的信息反應(yīng)出來的，例如檔案的管理在社會(huì)主義建設(shè)中發(fā)揮的經(jīng)濟(jì)效益，社會(huì)效益等都可以通過反饋來的信息作出判斷和分析。因此檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)離不開檔案的信息的反饋，檔案信息的發(fā)布和反饋的過程其實(shí)就是接受社會(huì)監(jiān)督和檢驗(yàn)的過程，通過檔案的反饋，一方面能掌握檔案在社會(huì)建設(shè)中的作用，另一方面也為檔案管理的自身建設(shè)提供借鑒和參考依據(jù)，通過對(duì)反饋來的信息的分析，能找到檔案管理的不足之處，這恰恰是改進(jìn)檔案管理工作的重要依據(jù)。

綜上所述，檔案管理的信息反饋是現(xiàn)代化的檔案管理必備的要素之一，是間接反映檔案管理質(zhì)量的有效手段，完善檔案信息反饋機(jī)制是抓好檔案管理工作的當(dāng)務(wù)之急。

（四）動(dòng)力原理

科學(xué)的管理必須要有動(dòng)力的支持，管理的動(dòng)力是維持管理工作的重要保證，這就是動(dòng)力原理所闡述的內(nèi)容?，F(xiàn)代化的檔案管理其動(dòng)力的來源與管理者本人有關(guān)，作為檔案管理者通過有效的管理方式和手段對(duì)檔案進(jìn)行管理，這需要巨大的動(dòng)力支持。管理者作為現(xiàn)代化檔案管理的重要因素，其對(duì)待檔案管理工作的態(tài)度，在檔案管理工作中的主觀能動(dòng)性，參與檔案管理的方法創(chuàng)新的積極性等都是其動(dòng)力的主要來源，因此可見研究檔案管理的動(dòng)力，其實(shí)就是研究人的動(dòng)力的過程，把握了人的動(dòng)力來源渠道就能促進(jìn)檔案管理的動(dòng)力產(chǎn)生。人的動(dòng)力來源主要有三個(gè)方面：1.動(dòng)力是物質(zhì)方面的需求。人從事工作的態(tài)度和積極性首要的保證就是基本物質(zhì)條件的滿足。物質(zhì)是人生存的基礎(chǔ)，檔案管理者的物質(zhì)需求得不到滿足就會(huì)制約檔案管理工作的發(fā)展。2.動(dòng)力是精神方面的需要。通過宣傳和培訓(xùn)等各種手段，使檔案管理者充分認(rèn)識(shí)到現(xiàn)代化的檔案管理和社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)間的關(guān)系，通過一系列的精神激勵(lì)措施，使其對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生興趣，進(jìn)而產(chǎn)生工作的動(dòng)力。3.動(dòng)力是管理機(jī)構(gòu)的動(dòng)力。國家對(duì)檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)立和保留，以及對(duì)檔案管理工作的重視，也能給檔案管理者帶來工作的動(dòng)力。

三、結(jié)語

通過本課題的探究，充分認(rèn)識(shí)到將檔案管理原理中的系統(tǒng)管理理論、整分合原理、反饋原理以及動(dòng)力原理四大原理運(yùn)用在檔案管理現(xiàn)代化中，能夠讓檔案管理工作更具實(shí)效性與科學(xué)性，并為我國經(jīng)濟(jì)知識(shí)的長遠(yuǎn)發(fā)展創(chuàng)造了條件，推動(dòng)了我國檔案管理工作的良性發(fā)展勢(shì)態(tài)。

注釋：

①劉國新.從教育入手加快檔案現(xiàn)代化管理步伐[J].檔案學(xué)通訊,2011,09(11):15-19.

②王曉霞.檔案現(xiàn)代化管理的現(xiàn)狀與發(fā)展思路[J].檔案與建設(shè),2011,07(15):14-16.

③王笑天,李溢.檔案現(xiàn)代化管理的現(xiàn)狀與發(fā)展思路[J].檔案學(xué)通訊,2012,08(21):45-46.

④陳有久.從教育入手加快檔案現(xiàn)代化管理步伐[J].檔案管理,2013,04(07):35-39.