高校后勤辦公室秘書素質(zhì)要求及提升措施

文/廣西師范大學(xué)后勤基建處綜合管理科 陳歡欣

廣西師范大學(xué)后勤服務(wù)集團(tuán)運(yùn)輸中心 韋永安

高校后勤辦公室秘書主要是指高校后勤領(lǐng)導(dǎo)者、主事者身邊的綜合輔助工作人員和公務(wù)服務(wù)人員，主要職能是輔助決策，綜合協(xié)調(diào)，溝通信息，辦文、辦會、辦事等，是后勤領(lǐng)導(dǎo)者、主事者的參謀和助手。后勤辦公室秘書作為后勤管理者的助手，在知識日新月異、經(jīng)濟(jì)全球化高速發(fā)展、高校后勤社會化改革不斷深入的今天，提高自身素質(zhì)，加強(qiáng)自身修養(yǎng)，提高專業(yè)水平是確保更好的發(fā)揮參謀和助手作用的前提。

一、高校后勤辦公室秘書的高素質(zhì)要求

（一）高校后勤工作的性質(zhì)要求辦公室秘書具備較高素質(zhì)

高校后勤工作的性質(zhì)總的來講是服務(wù)于高校的教學(xué)科研和全體師生的業(yè)余生活，其根本目標(biāo)是以優(yōu)質(zhì)的服務(wù)、優(yōu)良的作風(fēng)和優(yōu)美的環(huán)境達(dá)到學(xué)校滿意、師生滿意、員工滿意的“三滿意”。與其他社會組織不同，高校后勤在提供服務(wù)保障的同時(shí)，還兼有著一個(gè)非常特殊的性質(zhì)，也就是“三服務(wù)、兩育人”的育人性質(zhì)。高等學(xué)校是培養(yǎng)具有高素質(zhì)人才的地方，這就決定了高校后勤服務(wù)的對象主體是學(xué)生，決定了后勤部門的性質(zhì)是“教”。因此，高校后勤員工更多時(shí)候是扮演著“不上講臺的老師”的神圣職責(zé)。作為高校后勤辦公室秘書，作為離領(lǐng)導(dǎo)最近的人和后勤對外的窗口形象，即承擔(dān)著協(xié)調(diào)、配合領(lǐng)導(dǎo)者使后勤員工成為“不上講臺的老師”的作用，又扮演著樹立典范的角色。因此，辦公室秘書必須身先士卒，不斷提高自身素養(yǎng)和修養(yǎng)，為廣大后勤員工，適應(yīng)后勤工作性質(zhì)的需要，成為服務(wù)育人的新型后勤人員作出自己的貢獻(xiàn)。

（二）高校后勤工作的特點(diǎn)要求辦公室秘書具備較全面的素質(zhì)

高校后勤工作的一大特點(diǎn)就是服務(wù)范圍和服務(wù)內(nèi)容紛繁復(fù)雜、攤大面廣。主要表現(xiàn)在：一是工作范圍的廣泛性。高校后勤實(shí)體在服務(wù)范圍上主要包括飲食、公寓和教學(xué)樓管理、水電暖供應(yīng)維修、校園環(huán)衛(wèi)等單位，涉及了師生工作學(xué)習(xí)生活的方方面面，工作可謂繁雜、瑣碎。二是有較強(qiáng)的時(shí)效性和突發(fā)性，且與學(xué)校的穩(wěn)定安全密切相關(guān)。尤其是學(xué)生飲食供應(yīng)、學(xué)生公寓管理方面的突發(fā)事件，必須作出及時(shí)正確的處理，否則，將會直接涉及學(xué)校平安穩(wěn)定的大局。三是具有一定的社會性和綜合性。高校后勤部門，尤其是高校后勤辦公室，既要做好校內(nèi)的教學(xué)科研和師生員工的溝通服務(wù)，還需要與一些校外組織和部門進(jìn)行溝通，比如工商、衛(wèi)生防疫和稅務(wù)部門等相關(guān)政府部門。在和不同部門和組織打交道的過程中，既要考慮本單位的經(jīng)濟(jì)效益，還要注意維護(hù)好社會效益，更要確保單位的安全、高效、合法、順利的運(yùn)轉(zhuǎn)。四是后勤工作具有非常強(qiáng)的政策性。雖然高校后勤工作主要是從事一些基礎(chǔ)性的服務(wù)工作，但同時(shí)其具有一定的政策性。比如飲食供應(yīng)服務(wù)、學(xué)生公寓管理、校園樓道管理以及合同工的管理等都與國家的相關(guān)方針政策、法律法規(guī)有著緊密的聯(lián)系，要求后勤人員，尤其是其中的管理人員具有相應(yīng)的知識和較強(qiáng)的處理問題的能力。這些特點(diǎn)，對高校辦公室秘書提出了較高素質(zhì)的要求，同時(shí)也要求其具備適應(yīng)這些特點(diǎn)的知識和能力，并不斷提高自身素質(zhì)，成為領(lǐng)導(dǎo)者的得力助手，為維護(hù)高校的穩(wěn)定與發(fā)展作出堅(jiān)實(shí)的后勤保障。

（三）新的形勢要求高校后勤辦公室秘書不斷提升自身素質(zhì)

知識經(jīng)濟(jì)、網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)、信息時(shí)代，迫使辦公室秘書必須要具備順應(yīng)時(shí)代的相關(guān)知識和能力。作為高校后勤辦公室秘書應(yīng)具備三個(gè)方面的知識：一是必須具備的知識：主要是指部門相關(guān)的業(yè)務(wù)知識和秘書本職專業(yè)知識；二是應(yīng)該具有的知識：即基礎(chǔ)理論知識，主要包括政治思想理論知識和辦公自動(dòng)化相關(guān)的信息技術(shù)知識等；三是擴(kuò)展知識：作為辦公室秘書應(yīng)該重視學(xué)習(xí)，多做閱讀，即可開闊視野，也能拓展思維。當(dāng)下的大學(xué)生倡導(dǎo)個(gè)性，且具備較寬的信息途徑，對遇到的后勤服務(wù)中的不滿意，反映的途徑非常多樣，而且對后勤服務(wù)工作的要求也更加細(xì)致和多元化。另外，后勤一線員工的能力和水平也越來越好。不管是作為管理者，還是作為服務(wù)者，都對后勤辦公室秘書提出了不斷提升自身素質(zhì)，更新知識和技能，適應(yīng)新的形勢的要求。

二、高校后勤辦公室秘書提升素質(zhì)的幾個(gè)重點(diǎn)

（一）加強(qiáng)政治修養(yǎng)和思想作風(fēng)建設(shè)是關(guān)鍵

高校后勤辦公室秘書由于工作的需要，既要服務(wù)于后勤領(lǐng)導(dǎo)和廣大師生員工，又要與外界開展交流與合作，政治覺悟的高低將直接影響到后勤及學(xué)校的形象和聲譽(yù)。為此，作為高校后勤辦公室的秘書應(yīng)該著重加強(qiáng)自身的政治修養(yǎng)，牢固樹立起正確的人生觀、世界觀和價(jià)值觀。同時(shí)，要不斷加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)馬克思主義的基本原理及其中國化理論成果，學(xué)習(xí)哲學(xué)、政治學(xué)、管理學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)、社會學(xué)及其他有益理論。注重理論指導(dǎo)實(shí)踐，運(yùn)用最新理論方法指導(dǎo)工作實(shí)踐，分析和處理工作中出現(xiàn)的具體問題。這即秘書良好政治修養(yǎng)的具體體現(xiàn)，也是秘書提高自身素質(zhì)做好秘書工作的關(guān)鍵。

過硬的思想作風(fēng)和優(yōu)良的工作作風(fēng)是高校后勤秘書一個(gè)必不可少的基本素質(zhì)，也是作為秘書這一職業(yè)的職業(yè)道德在日常具體工作中的集中表現(xiàn)，需要在工作中有意識的著重培養(yǎng)。首先，高校后勤秘書應(yīng)具備實(shí)事求是的思想作風(fēng)。能在工作生活中堅(jiān)持客觀實(shí)際，不武斷，不做假，能敢于面對錯(cuò)誤并及時(shí)糾正；其次，高校后勤秘書應(yīng)具有謙虛謹(jǐn)慎的思想作風(fēng)。態(tài)度和藹，尊重他人，甘當(dāng)助手，謹(jǐn)言慎行；再次，高校后勤秘書還需要具有公正廉潔的思想作風(fēng)。能堅(jiān)定立場、堅(jiān)持原則、不曲意奉承，不違法亂紀(jì)。除了需要具備上述思想作風(fēng)外，作為高校后勤辦公室秘書具備良好的工作作風(fēng)也非常重要。對待辦公室復(fù)雜繁瑣的各類工作，作為秘書具備高度的責(zé)任心十分重要。主要表現(xiàn)在工作中能全心身的投入，熱愛本職工作，對待工作積極主動(dòng)。在處理具體事件時(shí)，做到迅速果斷，不推諉、不扯皮。大事小情，能耐心細(xì)致，做到讓領(lǐng)導(dǎo)放心。當(dāng)時(shí)間緊、頭緒多，人手少的時(shí)候，能夠保持清晰的頭腦，能遇事不急，有條不紊的處理問題。此外，熱情誠懇的工作態(tài)度、機(jī)智靈活的工作方式、幽默豁達(dá)的爽快性格也是一個(gè)合格秘書所應(yīng)該具備的條件。

（二）培養(yǎng)綜合專業(yè)能力是基礎(chǔ)

1.寫作能力。所謂寫作能力對于秘書來說主要體現(xiàn)在草撰各類文稿上，比如工作總結(jié)計(jì)劃、請示報(bào)告和領(lǐng)導(dǎo)講話稿等。這是辦公室秘書的一項(xiàng)基本功,能夠比較集中的體現(xiàn)出秘書的政策水平、文學(xué)修養(yǎng)和文字表達(dá)能力等。合格的辦公室秘書必須具備良好的寫作能力，因?yàn)檗k公室的工作涉及到非常多的文字寫作，可以說占據(jù)了秘書工作的一大塊。

2.理解能力。在看似雜亂無章沒有頭緒的工作中迅速找出核心問題并作出正確判斷是對高校后勤辦公室秘書的又一項(xiàng)重要要求。其中也包括在聽取別人發(fā)言，閱讀文字材料時(shí)能夠迅速準(zhǔn)確地理解其基本意思，概括其核心思想，并能加以整理歸納，從而作出正確的判斷。理解能力的強(qiáng)弱涉及到日常信息篩選，接待工作，撰寫文稿，調(diào)查研究及決策咨詢等相關(guān)秘書工作的優(yōu)劣。

3.調(diào)研能力。調(diào)研能力是辦公室秘書發(fā)揮助手作用的基礎(chǔ)性工作。當(dāng)需要進(jìn)行一項(xiàng)調(diào)研時(shí)，作為辦公室秘書能夠獨(dú)立開展工作，在充分收集一手材料，揭示客觀情況的基礎(chǔ)上，提出自己獨(dú)到的見解，最大限度的對領(lǐng)導(dǎo)作出正確決策起到積極作用。調(diào)研能力需要系統(tǒng)培訓(xùn)和長期實(shí)踐，是一項(xiàng)要求較高文化素質(zhì)的能力。

4.協(xié)調(diào)能力。協(xié)調(diào)上下、溝通內(nèi)外是辦公室工作的基本職能，良好的溝通能力是一名合格秘書須具備的基本能力。作為秘書與各種人士打交道必不可少，而高校后勤辦公室作為學(xué)校的一個(gè)“窗口”，無論是對外交流，還是對內(nèi)服務(wù)，秘書人員都需要具備一定的協(xié)調(diào)能力。在與不同人士交流過程中，作為秘書要不畏困難，敢于應(yīng)對各種棘手的問題，尤其要做到在與自己不喜歡的人員打交道時(shí)保持理智，這就需要具備較強(qiáng)的自控能力。優(yōu)秀秘書要能夠做到不論發(fā)生了什么事，有什么挫折與煩惱，都能控制自己的情緒，保持謙虛禮貌的態(tài)度。

5.表達(dá)能力。思維清晰，重點(diǎn)明確，簡明扼要是辦公室秘書需要具備的表達(dá)能力，也是合格秘書人員的一項(xiàng)基本功。具體講，表達(dá)能力包括普通話使用能做到口齒清楚，語速適中；語言運(yùn)用簡潔扼要，措辭準(zhǔn)確；表達(dá)意思有分寸，火候掌握恰當(dāng)；表達(dá)觀點(diǎn)明確，能使接收者沒有疑義；表達(dá)邏輯上條理清楚，層次分明，有觀點(diǎn)、有論述，能使人信服。

6.記事能力。能在領(lǐng)導(dǎo)需要時(shí)隨時(shí)提供信息是對秘書工作的一個(gè)要求，要做到這一點(diǎn)，就需要平時(shí)注重培養(yǎng)記憶重要信息的能力。把各種重要的信息記住，以備不時(shí)之需。所謂重要信息主要有這么幾方面的內(nèi)容：一是重要事件的時(shí)間、背景、主要過程、結(jié)局和影響；二是重要文件的主要內(nèi)容和數(shù)據(jù)，收發(fā)文部門和大致的時(shí)間；三是接觸過或聽過介紹的重要人物的基本情況，姓名、職位等。

（三）擁有干練的職業(yè)性格及過硬的心理素質(zhì)是保障

高校后勤辦公室秘書除了具備良好的政治素質(zhì)和專業(yè)技能之外，還要在工作中培養(yǎng)歷煉良好的心理素質(zhì)。

1.意志堅(jiān)強(qiáng)。辦公室秘書在日常的工作中扮演著上通下達(dá)的角色，肩負(fù)著傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)指令和反饋收集信息的重要職能，這一職能要求具有高度的責(zé)任感和做好這一工作的堅(jiān)定的信念，唯有如此才能在工作當(dāng)中做到堅(jiān)持原則，遵守紀(jì)律，維護(hù)好學(xué)校和師生員工的利益。

2.待人隨和。辦公室秘書內(nèi)心意志堅(jiān)強(qiáng)的同時(shí)，外在還必須待人隨和。辦公室秘書工作的環(huán)境多是各種矛盾和不同意見相交的地方。既有部門與部門之間的糾葛，也有人員與人員之間的矛盾。在日常工作要接觸各色各樣、各種性格的人，這些對辦公室秘書的交際能力提出了較高的要求，要善于同不同意見的人在工作中很好地協(xié)調(diào)共處，在堅(jiān)持原則的前提下，采取寬容忍耐、以理服人的態(tài)度，調(diào)節(jié)梳理各方矛盾，消減弱化各種沖突，做出各方滿意的工作處理。

3.靈活應(yīng)變性強(qiáng)。處事靈活應(yīng)變，在遇到突發(fā)事件的情況下能冷靜應(yīng)對，有條不紊，對是否能完成工作任務(wù)起直接影響作用。由于各種因素的影響，突發(fā)事情在辦公室的工作中經(jīng)常出現(xiàn)，如果缺乏應(yīng)變能力，就會茫然不知所措，失去為決策機(jī)構(gòu)和決策者服務(wù)的作用。辦公室秘書在遇到突發(fā)事件時(shí)要頭腦冷靜，迅速反映，審時(shí)度勢，及時(shí)應(yīng)對。必要時(shí)候要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)請示報(bào)告。

4.客觀理智。情緒控制力的強(qiáng)弱對工作表現(xiàn)有著直接影響。情緒控制與自身的文化教養(yǎng)有關(guān)，更與是否具備客觀理智的態(tài)度有關(guān)。高校后勤辦公室秘書身處多變的環(huán)境和復(fù)雜的外部條件，要將自己的情緒放在理智的支配下，進(jìn)行有效的自我管理與調(diào)節(jié)，克服和抑制壞的情緒，要胸懷寬廣，緩解工作中的心理壓力，增強(qiáng)理性。

高校后勤辦公室秘書素質(zhì)的提高關(guān)系高等教育事業(yè)的發(fā)展，事關(guān)重大，素質(zhì)的提高并非一朝一夕的事情，是一個(gè)循序漸進(jìn)、不斷積累的過程。作為辦公室秘書需要在工作中勤奮學(xué)習(xí)、勇于實(shí)踐、善于總結(jié)、不斷完善，才能有效提高自身的素質(zhì)，更好地?fù)?dān)負(fù)起高校后勤辦公室秘書工作的重任。

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