我國企業(yè)人事檔案管理中存在的問題及對策思考

李麗濤+王煥

[摘 要]企業(yè)的人事檔案管理工作對整個企業(yè)的發(fā)展和員工的切身利益起著十分重要的作用。本文分析了企業(yè)人事檔案的特點(diǎn)，提出了我國在企業(yè)人事檔案管理中存在的問題，并結(jié)合這些問題給出來一些建議和措施。

[關(guān)鍵詞]企業(yè)；人事檔案管理；問題；對策

引言

人事檔案的管理工作作為人事工作中的一個主要部分，它不僅為合理支配人力資源提供信息參考，也為人事工作的決策提供了既科學(xué)又可靠的依據(jù)。隨著我國改革步伐的加快以及經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，人事檔案制度也在不斷改革完善。由此，企業(yè)人事檔案管理工作也出現(xiàn)了許多新的問題，這就給人事檔案管理工作者的職業(yè)技能和專業(yè)知識提出了更高的要求。而且，現(xiàn)有的一些企業(yè)人事檔案的管理方法和制度發(fā)展也已不能滿足社會主義市場經(jīng)濟(jì)的要求，要想更好的為社會和企業(yè)服務(wù)，就需要我們不斷對它進(jìn)行探討與研究，以探索出新的科學(xué)管理模式。

1.企業(yè)人事檔案的特點(diǎn)

1.1特定性

企業(yè)人事檔案對象的特定性體現(xiàn)在三個方面，分別是：特定崗位、特定個人和特定時期。企業(yè)人事檔案是在特定工作崗位，特定個人在特定時期的真實(shí)歷史記錄，而人事檔案一旦離開特定崗位、特定個人和特定時期，就不存在了。

1.2客觀性

企業(yè)客觀的記錄員工的個人經(jīng)歷、政治思想和工作表現(xiàn)等情況是企業(yè)人事檔案最顯著的特征之一。形象的說，人事檔案就仿佛一面鏡子，客觀的來反映一個人。用人單位用人之前，先看其檔案，這已成為各用人單位的必要程序。組織在使用一個人的時候，人事檔案就起著舉足輕重的作用，通過人事檔案可以把其放在合適的工作崗位上，為其發(fā)揮最大才智創(chuàng)造舞臺和條件，從而為企業(yè)創(chuàng)造更多價值。同時人事檔案客觀反映現(xiàn)實(shí)，每一份檔案材料的來源及內(nèi)容必須真實(shí)可靠。

1.3動態(tài)性

人事檔案在建立以后是處于動態(tài)變化的，并不是不變的。由于一個人的工作狀態(tài)、經(jīng)歷及個人情況等是不斷變化的，而人事檔案又客觀反映一個人的真實(shí)情況，所以它也是隨個人成長不斷變化，也需要不斷的補(bǔ)充新材料以反映個人的成長和經(jīng)歷情況。除此之外，人和自身檔案是一個整體，人處在哪里檔案就要存在那里，它是不斷變化的，隨個人流動情況而流動。

2.我國企業(yè)人事檔案管理中存在的問題

2.1對人事檔案管理工作重視程度嚴(yán)重不足

人們對人事檔案管理工作的認(rèn)識不夠，受傳統(tǒng)觀念影響，普遍認(rèn)為對人事檔案沒必要花費(fèi)太多精力，它只是一項(xiàng)簡單而靜止的工作。因此，對人事檔案管理工作重視度不夠，就導(dǎo)致檔案信息材料不全和內(nèi)容不完整的情況，給企業(yè)人事部門的管理工作帶來麻煩和阻力。此外，企業(yè)一方面，對專職檔案管理人員進(jìn)行裁減，導(dǎo)致一崗多職，造成檔案工作、疏漏和顧不過來的現(xiàn)象嚴(yán)重。另一方面，企業(yè)對檔案人員頻繁更換，導(dǎo)致專業(yè)知識不扎實(shí)、業(yè)務(wù)素質(zhì)不高、缺乏相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，從而難以勝任檔案工作。企業(yè)規(guī)模要擴(kuò)大，員工數(shù)量就要相應(yīng)增多，檔案管理的業(yè)務(wù)數(shù)量、質(zhì)量和難度也會與日俱增，而有關(guān)的管理措施未跟上，致使檔案管理難以實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

2.2人事檔案材料信息利用價值低，內(nèi)容陳舊，缺乏動態(tài)性

人事檔案作為企業(yè)職工工作經(jīng)歷、身份和學(xué)歷等最真實(shí)直接的證明，應(yīng)該是看到職工的檔案就應(yīng)了解職工的大體情況。然而許多檔案材料現(xiàn)在都存在很多不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范的地方，導(dǎo)致人事檔案材料缺乏參考價值。一方面，檔案材料存在字跡模糊、內(nèi)容不完整及手續(xù)不完備等問題。比方說，有的人的檔案材料不規(guī)范填寫，造成檔案材料信息經(jīng)不住保存，時間一長，字跡就會變得模糊；有的人的檔案材料里履歷表沒有相關(guān)部門蓋章或缺少審核簽署意見；有的人的處分、決定沒有審批意見等。這就，檔案管理人員就應(yīng)對檔材料要嚴(yán)格把關(guān)，保證材料內(nèi)容詳細(xì)、完整、手續(xù)完備，以提高檔案材料的利用價值。另一方面，是人事檔案材料普遍存在內(nèi)容補(bǔ)充或更新不及時，導(dǎo)致過時，缺乏動態(tài)性和連續(xù)性。材料內(nèi)容空乏無味，形式多，而詳細(xì)實(shí)際的東西太少，反映經(jīng)歷、學(xué)歷和政治面貌等一般情況的比較多，而反映個人業(yè)務(wù)素質(zhì)和道德品質(zhì)的少。特別是一些材料存在定性結(jié)論較多，定量描述較少；更有的干脆只講優(yōu)點(diǎn)，不談缺點(diǎn)；在個人總結(jié)方面，套話連篇，而不是公正、合理、全面、客觀地評價一個人的情況，也不能真實(shí)反映一個人的成長經(jīng)歷以及道德和技能素質(zhì)方面的表現(xiàn)等信息。

2.3企業(yè)人事檔案材料內(nèi)容質(zhì)量不高

出于各方面的原因，目前企業(yè)很多人事檔案存在質(zhì)量不高問題，從而缺乏利用價值。其中，形式、空洞的材料多，而真實(shí)的、詳細(xì)的、能反應(yīng)客觀情況的材料少；反映自身學(xué)歷、經(jīng)歷和政治面貌等普通情況的材料多，而反映自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和道德水平的材料少；反映歷史情況的材料多，而反映目前情況的材料少。特別是一些材料普遍存在定性結(jié)論多、定量描述少的現(xiàn)象，不是避免確定只講優(yōu)點(diǎn)就是材料內(nèi)容空乏，個人總結(jié)不切合實(shí)際多為俗話、套話，無法公正而完整地反映一個人的真實(shí)、客觀情況。

2.4人事檔案材料制作不規(guī)范

干部檔案材料在《干部檔案工作條例》中就早有規(guī)定，檔案材料用紙必須統(tǒng)一使用16開的，辦公用紙無論小于還是大于16開的，都要進(jìn)行裁剪、裱糊以及折疊等技術(shù)加工。然而，目前在國際上標(biāo)準(zhǔn)用紙是A4紙，這樣一來就給歸檔增添了麻煩。比如像學(xué)生成績單、《高校畢業(yè)生登記表》以及獎勵等材料，經(jīng)裁剪加工后，通常是左邊超出裝訂部分，導(dǎo)致右邊超出部分必須折疊，這一折騰不但造成人力、物力、經(jīng)歷和財力的不必要浪費(fèi)，而且也給檔案案卷的美觀帶來了不小的影響。

2.5信息開發(fā)利用率差，發(fā)揮服務(wù)作用程度低

人事檔案管理工作是有一系列服務(wù)內(nèi)容的，而絕不只是單純的保管。當(dāng)前，許多企業(yè)人事部門的檔案信息管理依然處在封閉、半封閉以及被動服務(wù)狀態(tài)，對人事檔案信息資源的利用和開發(fā)程度不夠，通常是僅限于發(fā)展黨員和干部考察等地方，而在其他方面并沒有扮演應(yīng)有的角色。

3.完善和加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理的對策

3.1完善制度，嚴(yán)格人事檔案轉(zhuǎn)遞程序

人事檔案管理的性質(zhì)決定了人事檔案管理工作是一項(xiàng)非常認(rèn)真二嚴(yán)肅的工作，容不得半點(diǎn)馬虎和疏漏，所以必須健全和完善相關(guān)的規(guī)章制度。按照《收集制度》，明確收集的要求和范圍，建立起人事檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)，通過制度讓人事檔案材料內(nèi)容充實(shí)而全面地反映一個人的自身情況；按照《鑒別歸檔制度》，明確歸檔的要求以及鑒別內(nèi)容，有效鑒別檔案材料，及時查漏補(bǔ)缺、去偽存真；按照《保管保密制度》，積極采取有效措施，減少客觀因素破壞，保障人事檔案材料的安全，防止相關(guān)信息的泄露和被竊；按照《查閱制度》，使人事檔案管理工作的方式規(guī)范化，保證檔案材料的真實(shí)性。同時，在人事檔案轉(zhuǎn)移時，嚴(yán)格按照人事檔案轉(zhuǎn)遞的程序，保證流動人員人事檔案的及時轉(zhuǎn)遞與輸送。循制度、抓管理、重質(zhì)量，人事檔案工作者一定要通過制度來管理，通過管理來保證質(zhì)量，使人事檔案工作達(dá)到科學(xué)化、規(guī)范化、制度化和標(biāo)準(zhǔn)化。

3.2疏通渠道，夯實(shí)基礎(chǔ)，切實(shí)做好人事檔案收集工作

第一，人事檔案材料收集工作需要檔案保管部門、人事部門和本人多方的支配合。所以，檔案管理人員應(yīng)立足本職，本著認(rèn)真、負(fù)責(zé)的態(tài)度，建立聯(lián)系溝通制度，及時向檔案管理相關(guān)部門收集新形成的材料，充分將人事檔案材料收集與歸檔，通過聯(lián)系、移交、核對以及登記等這幾個程序入手，將檔案材料的收集和歸檔工作做好。第二，對新接收檔案材料要仔細(xì)審查，把好入口關(guān)。要重點(diǎn)審查內(nèi)容填寫是否規(guī)范、材料是否齊全、手續(xù)是否完備，不符合要求的材料應(yīng)予以退回，令其修改后再歸檔，對應(yīng)歸檔的材料，及時退還相關(guān)單位或部門。第三，特別注意檔案材料的真實(shí)性，杜絕一切弄虛作假的材料歸檔。要嚴(yán)格審核關(guān)于干部“三齡一歷”的有這種非常重要信息的材料，仔細(xì)核實(shí)檔案材料間前后聯(lián)系的銜接性，記錄的信息是否真實(shí)屬實(shí)及有無矛盾，確保歸檔材料的準(zhǔn)確真實(shí)性。

3.3提高人事檔案管理人員的素質(zhì)

企業(yè)應(yīng)當(dāng)注重檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，加大培養(yǎng)檔案管理人才的力度，提升企業(yè)檔案管理水平。一，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)人事檔案管理工作者的思想政治學(xué)習(xí)，使檔案工作人員具備良好的思想道德素和保密意識。二，企業(yè)要維護(hù)固定的人事檔案管理工作者，因?yàn)闄n案管理工作的業(yè)務(wù)熟練程度來源于長期鍛煉和閱歷經(jīng)驗(yàn)的累積，企業(yè)只有保障檔案管理工作者的固定，才能夠不斷提高企業(yè)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力及檔案管理的工作效率。三，企業(yè)應(yīng)對檔案管理者加強(qiáng)業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)。企業(yè)檔案管理者通過教育培訓(xùn)，就會更多的掌握檔案管理有關(guān)的理論知識，還能學(xué)到更先進(jìn)的人管理方法，然后應(yīng)用于實(shí)際檔案管理工作中去，從而使檔案管理水平和技術(shù)得到提升，加快企業(yè)人事檔案管理工作效率，在某種程度上推動了企業(yè)健康、穩(wěn)定、持續(xù)發(fā)展。

3.4加強(qiáng)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化水平

目前，關(guān)于個人信息的管理存在著很多種方式，這在一定程度上是有著很多重復(fù)和交叉的部分。針對其中一些可以資源共享的信息，我們可以從以下三個方面進(jìn)行融合，并分類。一方面，可以將管理工作中的編碼、查詢等工作使用微機(jī)輔助處理，這樣不僅可以省去手工操作所耗費(fèi)的人力、物力，還可以提高工作的效率和準(zhǔn)確性。另一方面，盡可能的把一些常用的內(nèi)容編成簡潔的信息存儲進(jìn)微機(jī)，逐步建立員工信息數(shù)據(jù)庫。最后，我們可以運(yùn)用掃描技術(shù)把經(jīng)常查閱的重要材料一一掃描進(jìn)微機(jī)，方便以后檔案的查詢和分析。以上的方法不僅可以把檔案信息資源進(jìn)行優(yōu)化，還可以提高資源的利用率，節(jié)省企業(yè)的人力、物力、財力。

3.5增強(qiáng)服務(wù)意識，提升檔案的利用價值

企業(yè)人事檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性是這個企業(yè)人力資源管理成功與否的重要保證，因此，人事檔案管理人員需要深刻認(rèn)識到自己崗位的重要性，端正態(tài)度，提高服務(wù)意識，徹底改變一直以來坐待別人咨詢的服務(wù)方式，為企業(yè)人力資源部門提供積極主動的檔案信息。這就要求無論是企業(yè)還是檔案管理工作人員個人，主動更新觀念，加強(qiáng)對檔案管理工作重要性的意識，并通過結(jié)合自身企業(yè)的特點(diǎn)，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，這樣才能更好的服務(wù)于企業(yè)和員工個人。

4.結(jié)語

社會隨著科技和經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，人事檔案管理工作也發(fā)生了巨大的變化，其內(nèi)容變得更加豐富，而與此同時，很多問題在實(shí)際工作中就會經(jīng)常出現(xiàn)。這就要求檔案工作人員，在認(rèn)真工作的同時，不斷學(xué)習(xí)，不斷進(jìn)步，只有通過不斷的學(xué)習(xí)，時刻鉆研、探討新形勢下我國企業(yè)人事檔案管理中出現(xiàn)的問題，通過完善和加強(qiáng)工作方法，改進(jìn)工作技術(shù)手段來管理檔案工作，這樣才能為一個企業(yè)的發(fā)展和企業(yè)員工的利益作出自己的貢獻(xiàn)，為我國的企業(yè)人事檔案管理工作的發(fā)展進(jìn)步增磚添瓦。

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