如何做好檔案的管理工作

李壯新

[摘 要]檔案管理是完善現(xiàn)代企業(yè)制度的一種手段，隨著改革開放的深入，我國各項(xiàng)事業(yè)都處于不斷發(fā)展的階段，檔案管理也迎來了發(fā)展的新時(shí)期，做好檔案管理工作，對(duì)于促進(jìn)現(xiàn)代化的建設(shè)具有重要的作用。本文首先分析了做好檔案管理工作的重要意義，又探討了檔案管理的邊緣化危險(xiǎn)，最后提出了做好檔案管理工作的相關(guān)措施。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；問題；改進(jìn)措施

檔案管理就是利用適當(dāng)?shù)拇胧?，將大量分散的檔案進(jìn)行整理，隨著社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展，檔案管理工作面臨著更大的挑戰(zhàn)，檔案管理對(duì)于企業(yè)單位的健康發(fā)展具有重要的作用，要立足于企業(yè)當(dāng)前的現(xiàn)狀，借鑒一些先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，不斷完善檔案管理工作，促使檔案管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化發(fā)展。

1.做好檔案管理工作的重要意義

檔案管理是企業(yè)管理的一部分，將檔案管理工作做好能夠確保企業(yè)的可持續(xù)健康的發(fā)展，是企業(yè)提高工作效率的保障，對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范化的管理能夠提高企業(yè)的管理水平和業(yè)績(jī)水平，做好檔案管理工作一方面便于企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解企業(yè)的經(jīng)營情況和存在的問題，以便及時(shí)的進(jìn)行經(jīng)營戰(zhàn)略的調(diào)整；另一方面，企業(yè)的經(jīng)營情況可以受到社會(huì)各方面的監(jiān)督，便于及時(shí)更正在經(jīng)營中出現(xiàn)的問題。將檔案管理工作和企業(yè)的經(jīng)營管理相結(jié)合，對(duì)于提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，在經(jīng)營戰(zhàn)略上也會(huì)得到更加完美的優(yōu)化。

2.檔案管理的邊緣化危險(xiǎn)

計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，使計(jì)算機(jī)得到了十分廣泛的應(yīng)用和認(rèn)可，同時(shí)對(duì)檔案管理的重視程度也逐漸下降，人們對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)還不夠到位，認(rèn)為檔案管理工作是可有可無的，檔案管理工作人員在管理過程中常常出現(xiàn)缺乏責(zé)任感和職業(yè)道德的現(xiàn)象，工作態(tài)度也不端正，檔案管理工作人員大部分都缺乏相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，他們也不能認(rèn)識(shí)到這項(xiàng)工作對(duì)于社會(huì)發(fā)展的推動(dòng)作用，企業(yè)也缺乏對(duì)這方面工作的宣傳力度，在整個(gè)企業(yè)中，檔案管理的意識(shí)變得越來越薄弱，使檔案管理工作變得越來越邊緣化。

3.做好檔案管理工作的相關(guān)措施

3.1提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視程度，加大宣傳力度

對(duì)于檔案管理工作，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視是關(guān)鍵，注重提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)水平，是做好檔案管理工作的前提和保證，檔案管理屬于內(nèi)務(wù)性很強(qiáng)的工作，檔案管理人員常常不受外界的注意，很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理就是簡(jiǎn)單的對(duì)檔案進(jìn)行收集和存檔工作，把企業(yè)的形象與業(yè)績(jī)和政績(jī)相關(guān)聯(lián)，檔案管理在其中發(fā)揮不了多大的作用。領(lǐng)導(dǎo)的重視程度決定了企業(yè)檔案管理工作的水平，領(lǐng)導(dǎo)層要深化對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，關(guān)心本企業(yè)的檔案管理工作和工作人員的工作生活情況，切實(shí)加強(qiáng)檔案管理工作人員對(duì)于自己工作的責(zé)任感和使命感。企業(yè)應(yīng)該大力宣傳檔案管理工作的重要性和檔案的利用價(jià)值，以較高的福利和待遇來穩(wěn)定檔案管理人員，重視檔案的基礎(chǔ)性工作，提高工作水平。

3.2加大檔案管理的硬件投入

企業(yè)的檔案管理硬件中存在著基礎(chǔ)工作薄弱的現(xiàn)象，檔案的房間緊缺、設(shè)備也比較陳舊，基礎(chǔ)設(shè)施配套不到位，管理的理念和條件也跟不上時(shí)代的要求，存在較多的不安全隱患。檔案管理工作要有專門的綜合檔案室做保障，并添置必要的設(shè)備，這樣才能實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案材料的收集和管理，促使檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。企業(yè)應(yīng)該改善辦公條件，強(qiáng)化管理保障工作，加大對(duì)資金的投入力度，強(qiáng)化檔案管理的功能建設(shè)。檔案辦公是基層單位的首要工作任務(wù)，可以通過行政的手段推進(jìn)檔案基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)工作，不斷改善檔案部門的辦公條件，解決辦公房間和配套設(shè)備緊缺的問題，改善庫房的辦公條件，添置辦公必備的計(jì)算機(jī)、掃描儀和復(fù)印機(jī)等必要的設(shè)備，確保檔案管理工作資料的齊全和完整，促使檔案管理工作的長(zhǎng)久性發(fā)展。與此同時(shí)，加強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)工作，提高消防監(jiān)督執(zhí)法質(zhì)量和水平，把檔案管理作為一種文化，不斷提高社會(huì)的檔案管理意識(shí)。

3.3加強(qiáng)對(duì)管理人員綜合素質(zhì)的培訓(xùn)工作

檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平在一定程度上影響著檔案管理工作進(jìn)行的質(zhì)量，應(yīng)該充分發(fā)揮檔案管理人員的主觀能動(dòng)性和創(chuàng)造性思維，努力提高管理人員的知識(shí)水平和管理能力，設(shè)備變得越來越現(xiàn)代化，檔案的管理方法也不斷的在改革中更新，對(duì)檔案管理人員的工作能力也提出了更高的要求，傳統(tǒng)的專業(yè)知識(shí)和工作方法已經(jīng)不能滿足社會(huì)形勢(shì)的變化需求，對(duì)檔案人員進(jìn)行再教育是十分必要的，培養(yǎng)他們掌握新技術(shù)、學(xué)習(xí)新技能的能力，這樣才能實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化目標(biāo)。

3.4檔案管理要與現(xiàn)代化的技術(shù)相結(jié)合

計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得到了普及和應(yīng)用，新形勢(shì)下對(duì)于檔案管理工作提出了更高的要求和挑戰(zhàn)，只有將檔案管理工作和現(xiàn)代化的先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行有機(jī)的結(jié)合，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理的快速發(fā)展。檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，檔案管理人員應(yīng)該提高服務(wù)意識(shí)，培養(yǎng)自身的能力，學(xué)會(huì)運(yùn)用高新的技術(shù)知識(shí)實(shí)現(xiàn)高效的檔案管理，檔案上的信息具有較高的價(jià)值，這些資源集聚著大量的指示精神，檔案的整理工作是一項(xiàng)十分繁瑣、工作量很大的內(nèi)容，勞動(dòng)強(qiáng)度大，有很多重復(fù)性的勞動(dòng)內(nèi)容，如果能將計(jì)算機(jī)技術(shù)引入到檔案管理工作中來，那么將大大提高檔案管理工作的效率，節(jié)省大量的時(shí)間和人力，對(duì)檔案進(jìn)行整理時(shí)，可以根據(jù)文件形成的先后順序進(jìn)行打印，避免由于人為原因造成的影響。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全也是一個(gè)值得關(guān)注的問題，為了確保檔案文件的安全性，建立和完善相應(yīng)的制度，加強(qiáng)對(duì)電子文件的監(jiān)管力度，能夠確保檔案電子文件的安全。

3.5建立明確的獎(jiǎng)罰制度

加強(qiáng)建立對(duì)檔案管理人員的考核管理制度，對(duì)檔案材料的控制、積累要提上日程，將檔案材料的積累納入到管理人員的職責(zé)范圍之內(nèi)，建立檔案管理組織的領(lǐng)導(dǎo)體系，加強(qiáng)對(duì)這些檔案領(lǐng)導(dǎo)的檢查和考核，提高他們的管理水平。

4.結(jié)語

檔案管理工作只有做到規(guī)范化和科學(xué)化才能適應(yīng)時(shí)代的需求，才能符合企業(yè)的發(fā)展需要，檔案管理工作應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，不斷滿足新形勢(shì)的需要，它是社會(huì)建設(shè)中一個(gè)重要的組成部分，工作內(nèi)容十分繁瑣和復(fù)雜，需要具有較高業(yè)務(wù)水平的專業(yè)人才進(jìn)行恰當(dāng)?shù)陌才藕徒M織工作。

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