如何加強高職院校教務(wù)檔案管理

馮潔

摘要：教務(wù)檔案作為檔案管理的一個分支，是衡量一個學(xué)校管理水平的重要指標(biāo)，也是學(xué)校教學(xué)管理工作的重要部分。規(guī)范化的教務(wù)檔案管理在高職院校的教學(xué)改革中的作用越來越重要。為提高教務(wù)檔案管理水平，我們需不斷解決高職院校教務(wù)檔案管理工作中出現(xiàn)的問題并針對這些問題提出規(guī)范教學(xué)檔案管理及創(chuàng)新檔案管理的方式和方法。

關(guān)鍵詞：教務(wù)檔案管理；高職院校；方法

一、高職院校教務(wù)檔案管理工作的意義1為教務(wù)管理人員提供學(xué)習(xí)資料

教務(wù)管理人員可以根據(jù)以往累積下來的資料，更加科學(xué)地安排課表和制訂教學(xué)計劃。新來的教務(wù)管理人員可以主動地學(xué)習(xí)新知識，并根據(jù)教務(wù)檔案提供的資料，學(xué)習(xí)前人的工作經(jīng)驗及成果，提高自己的教務(wù)管理能力。

2為管理層提供決策依據(jù)

教務(wù)檔案是在教學(xué)管理工作過程中積累的原始資料，它為學(xué)校管理層進行教學(xué)決策提供了強有力的依據(jù)。學(xué)校高層領(lǐng)導(dǎo)可以通過對教務(wù)檔案中各種信息的綜合研究，對每一個學(xué)科、每一個教師及每一個學(xué)生進行全面的了解，從而減少領(lǐng)導(dǎo)在決策過程中的盲目性。

二、高職院校教務(wù)檔案管理工作中存在的問題1教務(wù)檔案管理信息化建設(shè)不夠

目前，大多數(shù)高職院校的教務(wù)檔案管理方法和手段比較單一。從收集、分類、整理，到最后裝訂成冊，檔案大都是教學(xué)過程中留下來的紙質(zhì)文字資料，以人工方法來管理；電子文件就是將資料進行了保存，教務(wù)檔案信息管理系統(tǒng)并未得到充分的開發(fā)與利用。

2教學(xué)檔案利用不足

教務(wù)檔案存檔資料的最主要用途是將檔案中的資料與信息為今后的教務(wù)工作所用。但是管理人員只注重檔案的收集與整理，忽視了檔案的利用和開發(fā)，忽視了檔案的重新利用與借鑒功能，絕大部分檔案處于閑置狀態(tài)。當(dāng)老師在查詢相關(guān)的教學(xué)資料的時候，必須到檔案管理室去一一查詢，不僅花費很長的時間，而且效果也很差。這樣教學(xué)檔案在為社會服務(wù)等方面沒有起到明顯作用，利用程度不夠。

3教務(wù)檔案管理工作人員素養(yǎng)亟待加強

在高職院校中，很多教務(wù)管理人員并沒有意識到教務(wù)檔案的重要意義，他們認為教務(wù)管理才是教務(wù)部門的主要工作，歸檔應(yīng)該是檔案管理人員的事情，不重視材料的收集和歸檔。教務(wù)檔案管理工作人員做事不認真，對這個工作敷衍了事，而且相當(dāng)一部分高職院校的教務(wù)檔案管理人員并沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案管理工作培訓(xùn)，他們只知道基礎(chǔ)的存檔，對檔案管理沒有系統(tǒng)的了解。

三、加強高職院校教務(wù)檔案管理工作的措施1加強人員培訓(xùn)，提高管理意識

教務(wù)檔案管理作為教學(xué)管理的重要組成部分，首先，應(yīng)建立規(guī)章條例，對檔案管理人員定期進行崗位培訓(xùn)，讓他們跟其他院校的檔案管理人員多進行經(jīng)驗交流，對檔案的整理、收集、分類以及統(tǒng)計等檔案管理知識進行系統(tǒng)的學(xué)習(xí)。其次，管理人員更是需要提升自身的修養(yǎng)和素質(zhì)，主動加強管理方面的技能。要仔細地去審查老師提交的資料，積極地為師生做好服務(wù)。最后，還要制定檔案管理工作的法律法規(guī)。

2建立健全教學(xué)檔案管理制度

各部門領(lǐng)導(dǎo)要重視和關(guān)心檔案管理工作，加強檔案意識的宣傳和教育，讓檔案管理人員和教職工從思想上充分認識到教學(xué)檔案管理對教研教改和學(xué)校評估有十分重要的作用和影響。在具體實踐中，可由學(xué)校的教務(wù)處牽頭，配置設(shè)備和場地，給予管理人員全方位的支持，而且建立激勵機制，對做得好的人員進行表彰和獎勵，提高他們的積極性。而且上一級檔案管理部門還要對管理工作定期進行監(jiān)督、檢查。這樣，教學(xué)檔案工作才能更好地進行。目前許多高職院校的教務(wù)檔案的紙質(zhì)資料對信息的收集、歸檔及信息分析處理等不到位。計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能夠大大提高檔案管理工作的效率。

綜上所述，高職院校檔案管理工作是教學(xué)管理工作的重要部分，這是一個跨度大、涉及面廣的工作，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要高度重視。而作為一名專業(yè)檔案管理人員，我們一定要主動地去做好教學(xué)檔案管理工作，為教學(xué)和評估服務(wù)。

參考文獻：

〖=1〗邵麗麗，付萬興.高校教務(wù)檔案管理常見問題及對策〖=J〗.中國電力教育，2010（03）.

〖=2〗周虹.教務(wù)檔案管理在高校教學(xué)評估工作中的重要性〖=J〗.陜西檔案，2011（01）.