學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)與問題對(duì)策

李靜

[摘 要]隨著信息化社會(huì)進(jìn)程的不斷深入，傳統(tǒng)的學(xué)校檔案管理方法、落后的技術(shù)與設(shè)備已經(jīng)不能滿足學(xué)校檔案管理工作的需求，現(xiàn)代化的管理技術(shù)逐步融入到學(xué)校檔案日常管理工作中。通過對(duì)學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理工作計(jì)智能化，提高工作效率。

[關(guān)鍵詞]信息化社會(huì)；學(xué)校檔案管理；工作效率

引言

隨著社會(huì)不斷進(jìn)步發(fā)展，全球化及信息化進(jìn)程的逐步加快，信息技術(shù)的應(yīng)用給我們的工作環(huán)境帶來了巨大的便利，實(shí)在有效的提升了工作效率。信息化進(jìn)程目前基本已經(jīng)遍布各個(gè)領(lǐng)域，學(xué)校檔案管理工作在其中，檔案管理信息化不斷成為各個(gè)學(xué)校的工作轉(zhuǎn)型重點(diǎn)，撇去以往人工、低效率的工作模式，檔案管理信息化使得檔案管理工作更加合理化、效率化，在人力資源和時(shí)間成本上都有著無可比擬的優(yōu)勢(shì)。但是我國進(jìn)入信息化社會(huì)相較西方發(fā)達(dá)國家時(shí)間較短，技術(shù)水平上仍有缺陷和不足，因此學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)將會(huì)是一個(gè)漫長并且曲折的過程。

學(xué)校檔案管理信息化概念：

國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面融入現(xiàn)代信息技術(shù)手段，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行合理配置、管理并提供借閱等服務(wù)即是檔案管理信息化。學(xué)校檔案管理信息化是把學(xué)校檔案管理從傳統(tǒng)實(shí)體檔案保管的工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)向由計(jì)算機(jī)化檔案保管的工作轉(zhuǎn)型，并向?qū)W生及社會(huì)提供服務(wù)[1]。

學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的主要內(nèi)容包括以下幾點(diǎn)：（1）學(xué)校檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，主要包括用于學(xué)校檔案管理所需的計(jì)算機(jī)，服務(wù)器及網(wǎng)絡(luò)服務(wù)等，通過建設(shè)高等級(jí)的計(jì)算機(jī)化學(xué)校檔案館，使得師生及需要檔案信息服務(wù)的人士得到快捷的服務(wù)；（2）數(shù)字化的檔案信息資源建設(shè)，建設(shè)數(shù)字檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，全面完善檔案管理工作文件的歸檔工作。數(shù)字化學(xué)校檔案信息化的建設(shè)對(duì)于檔案管理質(zhì)量的提升也是作用明顯，避免的人工的查閱資料，通過信息檢索快速定位所需檔案信息，很大程度上可以避免檔案信息錯(cuò)誤，極大的提高了檔案管理工作效率；（3）學(xué)校檔案管理信息化的業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范建設(shè)等；

學(xué)校檔案管理信息化所面臨的問題及對(duì)策：

伴隨著科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展，我國各大院校的學(xué)校檔案管理工作也逐步走上了信息化的道理，越來越多的學(xué)校由單一的人工檔案保管工作轉(zhuǎn)向信息化學(xué)校檔案管理，但是結(jié)合已有的經(jīng)驗(yàn)和一些學(xué)者所作的調(diào)查來看，學(xué)校檔案管理信息化工作中仍然存在著不少的問題阻礙了學(xué)校檔案管理信息化的發(fā)展，只有明確并且解決已有的問題才能使學(xué)校檔案管理信息化得到更好的運(yùn)用及發(fā)展[2]。

（1）對(duì)學(xué)校檔案管理工作重視程度不夠：目前仍然有個(gè)別學(xué)校對(duì)學(xué)校檔案管理工作沒有足夠的重視，沒有意識(shí)到學(xué)校檔案管理工作對(duì)于學(xué)校建設(shè)發(fā)展及教學(xué)質(zhì)量的作用。個(gè)別學(xué)校只花大力氣在完成教學(xué)目標(biāo)，疏忽了日常管理工作，導(dǎo)致學(xué)校檔案管理影響到了學(xué)校檔案管理發(fā)展規(guī)劃，對(duì)學(xué)校建設(shè)發(fā)展買下了隱患。

（2）學(xué)校檔案管理信息化所需的硬件設(shè)備落后，制度缺乏：隨著我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展部分地區(qū)的經(jīng)濟(jì)仍然達(dá)不到滿足所有學(xué)校檔案管理信息化所需基礎(chǔ)設(shè)備，學(xué)校檔案室老化、空間不足及防護(hù)措施不夠完善等，容易導(dǎo)致檔案信息破損丟失，嚴(yán)重威脅到了學(xué)校檔案管理的安全性。對(duì)于制度方面部分學(xué)校對(duì)于學(xué)校檔案管理沒有完善的計(jì)劃性，對(duì)于學(xué)校檔案管理標(biāo)準(zhǔn)沒有足夠的認(rèn)識(shí)，在管理流程上存在漏洞，使得學(xué)校檔案管理缺乏有效的監(jiān)督機(jī)制，導(dǎo)致制度只是一紙空文，學(xué)校檔案管理信息化不能有效地開展。

（3）檔案管理人員綜合素質(zhì)不夠：對(duì)于學(xué)校檔案管理信息化工作對(duì)檔案管理工作人員提出了許多的要求，除了自身檔案管理工作業(yè)務(wù)能力以外，學(xué)校檔案管理信息化進(jìn)程對(duì)管理人員的計(jì)算機(jī)能力、檢索能力提出了更高的要求。過于繁忙的事務(wù)、專業(yè)知識(shí)的匱乏及創(chuàng)新意識(shí)的缺失都會(huì)影響到學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。

對(duì)于上述提及的學(xué)校檔案管理信息化所面臨的問題提出一些針對(duì)性的對(duì)策來解決。對(duì)于學(xué)校檔案管理工作信息化應(yīng)當(dāng)予以足夠的重視，對(duì)于建設(shè)一所一流的學(xué)校，管理水平、辦學(xué)理念、特色與文化底蘊(yùn)等都是關(guān)鍵的因素，而學(xué)校檔案管理則是建設(shè)一所一流學(xué)校的基石，學(xué)校檔案管理信息化可以提高工作效率、保障檔案信息的安全、避免檔案信息人為性低極性錯(cuò)誤和檢索便利等好處，同時(shí)也可以向社會(huì)提供一個(gè)了解學(xué)校教學(xué)成果，規(guī)范管理檔案信息的平臺(tái)。對(duì)于重視學(xué)校檔案管理信息化能夠促進(jìn)學(xué)校發(fā)展和建設(shè)，提高學(xué)校在社會(huì)上知名度等一系列積極的意義。學(xué)校檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)需要有關(guān)部門重視，加大投資力度，支持學(xué)校檔案管理工作向信息化、現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型。管理人員的綜合素質(zhì)在學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)影響因素中是重中之重，管理人員也需要不斷學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)知識(shí)提高計(jì)算機(jī)水平能力，適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展要求，以專業(yè)的管理水平為依托不斷實(shí)現(xiàn)自身管理能力水平的突破。另外也有一些其他改進(jìn)對(duì)策，隨著智能手機(jī)應(yīng)用的越來越廣泛，Android操作系統(tǒng)下的手機(jī)App應(yīng)用廣泛使用，對(duì)于有較好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的學(xué)校而言依托自身軟件研究能力可以開發(fā)手機(jī)版檔案管理的應(yīng)用，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理信息化，使得學(xué)校檔案管理更加方便，易查詢，使得工作效率更上一個(gè)臺(tái)階。最后，也有學(xué)者提出了基于集成高等學(xué)校檔案信息管理與服務(wù)研究的觀點(diǎn)，通過集成服務(wù)來實(shí)現(xiàn)集成管理的最終目的。通過創(chuàng)造性運(yùn)用集成模式對(duì)學(xué)校檔案管理信息資源進(jìn)行整合重組，使得學(xué)校檔案管理信息化發(fā)揮更大的作用。

總結(jié)與展望：

檔案管理工作為學(xué)校發(fā)展的重要基礎(chǔ)組成部分，是反映一所學(xué)校綜合實(shí)力的重要表現(xiàn)。提高對(duì)于學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的重視程度，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)等問題都將會(huì)是我們?cè)谖磥砗荛L一段時(shí)間內(nèi)在學(xué)校檔案管理信息化進(jìn)程中所要面對(duì)的問題。

參考文獻(xiàn)：

[1]林李霞，“學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)”，金華職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，Vol.10，No.5，2010，pp.24-26.

[2]楊美芳，“試談學(xué)校檔案管理與工作效率的提高”，華章，2014，pp.368.