事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革新思路研究

黨立萍

[摘 要]檔案管理是事業(yè)單位工作管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作。它記載了一個(gè)單位發(fā)展、成長(zhǎng)的歷程，為事業(yè)單位的工作的順利進(jìn)展提供考查的依據(jù)和參考資料。事業(yè)單位的檔案管理是事業(yè)單位開展管理的基礎(chǔ)，在信息量日益膨脹的今天，做好檔案管理工作對(duì)于單位管理的作用尤為重要。

[關(guān)鍵詞]檔案；管理；事業(yè)單位

檔案管理與事業(yè)單位的高效、有序和協(xié)調(diào)發(fā)展息息相關(guān)。就目前事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀來說，檔案管理工作在規(guī)范化、質(zhì)量化和科學(xué)化方面存在很大的問題，因此需要進(jìn)一步規(guī)范事業(yè)單位的檔案管理工作。

一、事業(yè)單位檔案管理存在的問題

（一）對(duì)檔案工作的重視程度不足。雖然先進(jìn)的檔案管理工作對(duì)于事業(yè)單位的工作效率和迅速發(fā)展有著顯而易見的重大作用。但是，一直以來，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案的重視程度不高，工作人員對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)也不夠。事業(yè)單位檔案管理的工作性質(zhì)，注定了這不是一個(gè)受人關(guān)注的工作，它無法直接為事業(yè)單位創(chuàng)造明顯的利益。對(duì)檔案管理管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，對(duì)檔案管理的重視程度不夠，檔案管理工作的確比較枯燥乏味，檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，監(jiān)督力度不大，沒有真正按照檔案管理的規(guī)定做好本單位的檔案收集、整理、歸檔、保管、利用等工作，也沒有對(duì)檔案管理所必需的人、財(cái)、物加以保障。因此，事業(yè)單位的檔案管理工作受到了一定的限止。

（二）缺乏科學(xué)的檔案管理手段。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)信息的傳播也日益擴(kuò)大，所設(shè)計(jì)的檔案管理系統(tǒng)也得到了普遍采用。由于很多單位嘗試到了電子信息化的甜頭，從而大力地推進(jìn)電子信息化手段的應(yīng)用，然而電子檔案管理工作并沒有得到同步發(fā)展，有的事業(yè)單位甚至沒有開展。有的事業(yè)單位沒有配備電子檔案管理的專門人員，有的沒有配備專門的計(jì)算機(jī)，有的沒有配備電子檔案管理的必要硬件、軟件。有些檔案管理人員由于不懂得如何運(yùn)用，導(dǎo)致檔案管理的科學(xué)化程度不夠高，一些先進(jìn)的系統(tǒng)還不能加以實(shí)施，雖然已經(jīng)推廣，但并未在檔案管理中得到廣泛運(yùn)用。

（三）檔案管理人員缺乏管理素質(zhì)。檔案管理本身就是一項(xiàng)系統(tǒng)、專業(yè)的管理工作，其對(duì)管理人員的素質(zhì)要求較高。事業(yè)單位的檔案管理工作人員，要么待遇不高，要么身兼數(shù)職，致使檔案管理部門的人手不足，而補(bǔ)充進(jìn)來的人員多數(shù)未經(jīng)過系統(tǒng)、專業(yè)的培訓(xùn)，僅憑一己的日常經(jīng)驗(yàn)或口口相傳的工作方式就從容上崗。然而檔案管理的工作缺乏專業(yè)的知識(shí)，就會(huì)顯得繁瑣，錯(cuò)亂，冗余。同時(shí)，缺乏檔案管理工作的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，對(duì)檔案管理的歸檔范圍和要求不清楚，不懂得檔案管理的基本操作規(guī)程，造成歸檔文件整理、分類與保管期限劃分等具體業(yè)務(wù)不規(guī)范，有的甚至檔案沒有及時(shí)歸檔、立卷，即使整理出來的檔案也不夠規(guī)范，嚴(yán)重制約了事業(yè)單位的工作效率。

二、實(shí)現(xiàn)檔案管理的新思路促進(jìn)檔案工作健康發(fā)展

（一）加強(qiáng)對(duì)檔案管理重要性認(rèn)識(shí)。檔案工作是各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的一個(gè)重要基礎(chǔ)，這個(gè)基礎(chǔ)不牢固，將來我們要負(fù)歷史責(zé)任的。檔案管理作為單位工作質(zhì)量的一種再現(xiàn)，其管理水平的好壞直接關(guān)系到單位的工作效率能否提高的先決條件，檔案是單位各項(xiàng)工作和員工各種活動(dòng)的直接記錄，通過檔案可以對(duì)單位領(lǐng)導(dǎo)和員工、對(duì)單位的各個(gè)工作流程進(jìn)行有效的監(jiān)督和追溯。因此，要充分認(rèn)識(shí)檔案工作對(duì)促進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展的重要作用，切實(shí)增強(qiáng)做好檔案工作的使命感和責(zé)任感，必須立足于管理的現(xiàn)狀，吸取和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應(yīng)檔案管理工作的新形勢(shì)，逐步完善檔案管理工作，使檔案管理工作走上科學(xué)化、規(guī)范化的道路，進(jìn)一步明確抓好檔案工作是事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)義不容辭的責(zé)任和義務(wù)。

（二）完善檔案管理手段。首先，完善事業(yè)單位檔案管理的規(guī)章制度以及加大執(zhí)行力度。事業(yè)單位在檔案管理過程中，必須形成一套適合自身發(fā)展的檔案管理制度，并堅(jiān)決按照規(guī)章制度辦事，不能任由檔案管理的員工肆意妄為。其次，提高檔案管理服務(wù)水平。服務(wù)的好壞是衡量檔案工作者職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)的重要尺度，發(fā)揮好檔案信息資源的作用，使其充分地為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，是我們檔案工作者義不容辭的責(zé)任。檔案管理人員要樹立“以人為本”和“工作就是服務(wù)”的觀念，以“增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)”和“主動(dòng)熱情服務(wù)”作為工作的出發(fā)點(diǎn)，要明確查找目的，端正服務(wù)態(tài)度，樹立創(chuàng)新意識(shí)，提高服務(wù)質(zhì)量。第三，提升檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程。做好檔案管理工作，就必須把檔案信息化列入工作日程。在檔案部門配置信息化的基本設(shè)備的同時(shí)，檔案人員的計(jì)算機(jī)管理知識(shí)也應(yīng)隨之進(jìn)行培訓(xùn)。將先進(jìn)的技術(shù)如光盤、縮微、聲像等靈活應(yīng)用到檔案管理中。

（三）提高檔案管理人員素質(zhì)。檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接影響檔案管理工作的質(zhì)量。因此，我們要讓事業(yè)單位的檔案管理員工意識(shí)到自己的工作重于泰山，是事業(yè)單位一切管理的基礎(chǔ)。檔案管理人員應(yīng)該提高認(rèn)識(shí)水平，強(qiáng)化繼續(xù)教育，加強(qiáng)制度建設(shè)，建立相關(guān)運(yùn)行機(jī)制。堅(jiān)持“學(xué)用結(jié)合、按需施教、重視實(shí)效”的方針，切實(shí)遵守學(xué)以致用的原則。另外，作為檔案工作人員，要注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，熟悉檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。積極探索新的管理模式，使檔案工作更科學(xué)、更實(shí)用，為不斷進(jìn)步發(fā)展的社會(huì)提供有利的資源。

三、結(jié)束語

總之，事業(yè)單位檔案是記錄和反映事業(yè)單位發(fā)展、工作業(yè)務(wù)的重要依據(jù)，在事業(yè)單位管理工作中具有重要的實(shí)用價(jià)值。因此，在新的歷史條件下，事業(yè)單位檔案管理工作必須要緊緊聯(lián)系時(shí)代發(fā)展要求，要從觀念上更新，采取有效措施積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，促進(jìn)社會(huì)主義和諧社會(huì)建設(shè)。

參考文獻(xiàn)：

[1]吳清越；農(nóng)業(yè)事業(yè)單位檔案管理存在的問題與改進(jìn)對(duì)策[J]；廣西農(nóng)學(xué)報(bào)；2013年01期

[2]趙艷萍；伍明慧；做好新形勢(shì)下社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的思考[J]；哈爾濱職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)；2012年03期

[3]楊虹；論事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化方式的利用[J]；科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)；2011年04期