房產(chǎn)檔案規(guī)范化管理實踐探析

馮杰

[摘 要]房產(chǎn)檔案管理是現(xiàn)代城市房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)管理工作中的重點，是房產(chǎn)制度改革、房產(chǎn)工作開展的基礎(chǔ)。隨著我國城市化進程的不斷深化，城市建設(shè)日新月異，房地產(chǎn)開發(fā)勢頭強勁，房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案形成于產(chǎn)權(quán)管理過程中，其數(shù)量大，內(nèi)容涉及面廣，多為文字與圖表相結(jié)合，在為解決房產(chǎn)糾紛、加快舊城改造步伐、深化住房制度改革中具有很大作用。如何實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化，提高房產(chǎn)檔案的利用價值，成為目前迫切需要解決的問題。

[關(guān)鍵詞]檔案；管理；規(guī)范化

檔案管理是房地產(chǎn)開發(fā)的一項重要的工作。它為政府相關(guān)的管理部門提供了寶貴的決策依據(jù)；它為房地產(chǎn)企業(yè)提升工作的效益提供幫助。為城市房產(chǎn)權(quán)屬登記提供了真實的記載與依據(jù)，為我國房產(chǎn)經(jīng)濟發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。同時，它也為房產(chǎn)擁有者提供社會物權(quán)證明，規(guī)范房地產(chǎn)市場，維護社會的正常秩序。針對這樣的情況，我國房產(chǎn)檔案管理工作迫切需要加快現(xiàn)代化管理方式的運用，以此提高房產(chǎn)檔案管理質(zhì)量，為城市發(fā)展提供更好的服務(wù)。

一、房產(chǎn)檔案管理存在的問題

（一）房產(chǎn)檔案管理職能認(rèn)識不清。近年來城市房地產(chǎn)業(yè)快速發(fā)展的影響，房產(chǎn)檔案的數(shù)量急劇增加，龐大的檔案庫和舊的管理模式已不能適應(yīng)工作發(fā)展的需要。隨著社會分工的細(xì)分，房產(chǎn)管理部門內(nèi)部職能不斷細(xì)分，各個職能不斷強化。房產(chǎn)檔案管理部門作為房產(chǎn)管理職能的有效補充，其職能也隨著強化和細(xì)分。然而，在細(xì)分和強化過程中，房產(chǎn)檔案管理部門由于對檔案機構(gòu)的職能定位認(rèn)識不清，尺度把握不準(zhǔn)，他們認(rèn)為檔案部門承接的業(yè)務(wù)越多越能體現(xiàn)機構(gòu)的價值，更能促進機構(gòu)的發(fā)展，造成檔案工作職能擴大化。

（二）房地產(chǎn)檔案的使用程度低。房產(chǎn)檔案的合理利用會給本行業(yè)帶來新的生命力，給房地產(chǎn)行業(yè)和社會公民維護其合法權(quán)益帶來不可替代的作用。最初我們建立一套完整的房地產(chǎn)檔案，主要是為了使得檔案用戶有效地使用這些信息資源，最大限度的提高資源的利用效率。但是從現(xiàn)實情況來看，在房地產(chǎn)檔案管理中，這些檔案的開放程度很低。這樣的話對檢查機關(guān)來說，查閱相關(guān)房產(chǎn)資料都是很困難的，更別說普通大眾了，因此，致使房產(chǎn)檔案的使用程度極低，使得房產(chǎn)檔案對于解決一些房產(chǎn)信息上的問題發(fā)揮的作用并不明顯。

（三）房地產(chǎn)檔案管理人員素質(zhì)不高。伴隨數(shù)字化管理模式的推出，要求房產(chǎn)檔案管理人員不僅要具備完善的房地產(chǎn)檔案管理知識，還要有敏銳的信息洞察能力，能夠為客戶提供高品質(zhì)的房地產(chǎn)檔案信息。檔案工作人員除了要具備相關(guān)的專業(yè)素質(zhì)，還應(yīng)該對涉及檔案管理的各個方面的綜合知識有所涉獵和掌握，這是對于人才的全面發(fā)展和綜合素質(zhì)的考慮，因為只有這樣的人才才能適應(yīng)當(dāng)代的現(xiàn)代化管理手段，只精通一門專業(yè)的人才并不是企業(yè)所需要的。就目前我國現(xiàn)狀來看，房產(chǎn)管理人員在在這方面的能力還很低，管理人員整體素質(zhì)還有待提高。

二、房產(chǎn)檔案規(guī)范化管理實踐策略

（一）建立房產(chǎn)檔案規(guī)范管理機制。首先，規(guī)范工作流程。制定《房產(chǎn)檔案管理工作辦理程序》，完善房產(chǎn)檔案收集、整理、歸檔、保管制度，為檔案規(guī)范化、制度化、科學(xué)化管理奠定了基礎(chǔ)。其次，組織人力將所有的房產(chǎn)檔案按檔案號進行徹底的清查，使檔賬一致。把房產(chǎn)檔案管理分成收集、整理、歸檔三個環(huán)節(jié)和收集整理、歸檔調(diào)檔兩道工序。每個環(huán)節(jié)之間互相檢查校對、制約，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。第三，按照房產(chǎn)檔案管理范圍，規(guī)范檔案管理員崗位職責(zé)及工作流程，嚴(yán)格按規(guī)定做好房產(chǎn)材料的收集整理、編號、電子歸檔、電子掃描、裝訂、入庫管理及查詢工作，確保房產(chǎn)檔案材料收集齊全、組卷合理、編號正確、裝訂整齊、目錄編制科學(xué)、檔案交接手續(xù)完備、收進及移出登記及時，實現(xiàn)了檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化管理。

（二）實現(xiàn)房產(chǎn)檔案管理的全面數(shù)字化，確保了檔案服務(wù)效能的最大化。在電子信息技術(shù)的不斷引進，先進管理理念不斷革新，社會分工越來越細(xì)分沖擊下，電子信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，形成集成的電子信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)。檔案信息共享達到前所未有的高度，房產(chǎn)檔案管理部門和業(yè)務(wù)部門的聯(lián)網(wǎng)辦公加強了相互之間聯(lián)系，利于檔案的收集和統(tǒng)一管理。緊緊圍繞“檔案數(shù)字化、檔案信息利用網(wǎng)絡(luò)化”的工作目標(biāo)，對檔案資料進行數(shù)碼攝影、電腦儲存等技術(shù)處理，全面建成電子檔案，提高查詢與管理的效率，保障檔案的永久保存，方便老百姓快捷查詢檔案資料。檔案部門在新環(huán)境下革新傳統(tǒng)工作模式，提高工作效率，房產(chǎn)檔案工作取得長足進步。

（三）強化房產(chǎn)檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)。首先，高度重視人才培訓(xùn)，先后組織多次專業(yè)知識培訓(xùn)，并派出業(yè)務(wù)人員赴兄弟單位學(xué)習(xí)交流，積極參加省組織的《房地產(chǎn)登記規(guī)程》培訓(xùn)學(xué)習(xí)，較大提高了檔案管理人員的專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力。其次，加強對房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，使其及時了解、掌握新知識、新政策、新程序，不斷更新檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)，建立一支既懂檔案管理，又懂房地產(chǎn)管理和計算機知識的專業(yè)隊伍。第三，定期業(yè)務(wù)培訓(xùn)。檔案館在任務(wù)重，時間緊的情況下，堅持每周組織全體成員進行檔案管理制度、職責(zé)等的培訓(xùn)學(xué)習(xí)；進行資料拍攝、整理、上架、《房屋登記信息查詢申請書》填寫等理論知識和程序的學(xué)習(xí)培訓(xùn)；上機操作管理軟件使用的培訓(xùn)。努力培養(yǎng)出一支思想品德好、業(yè)務(wù)水平精、創(chuàng)新意識強、廉潔高效的高素質(zhì)隊伍。

三、結(jié)束語

房產(chǎn)檔案管理是現(xiàn)代城市房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)管理的基礎(chǔ)、是城市規(guī)劃與建設(shè)的基礎(chǔ)。隨著我國各項管理制度逐步深化不斷改革，加強房地產(chǎn)檔案的科學(xué)管理工作已迫在眉睫。因此，不斷加強房產(chǎn)檔案規(guī)范化管理，使房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理有法可依、有章可循，為百姓提供更加便捷、高效的檔案服務(wù)，促進經(jīng)濟社會的快速健康發(fā)展。

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