淺議信息時代的檔案館建設(shè)

梁洪毓

[摘 要]本文分析了信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化環(huán)境下建設(shè)數(shù)字檔案館的必要性、緊迫性和重要意義，提出了數(shù)字檔案館是檔案事業(yè)發(fā)展趨勢的觀點，闡述了數(shù)字檔案館的特征、系統(tǒng)構(gòu)成，以及建設(shè)數(shù)字檔案館應(yīng)注意的主要問題。

[關(guān)鍵詞]信息時代；數(shù)字檔案館；建設(shè)；分析

人類社會已經(jīng)邁入新的世紀(jì)，我們檔案界所處的社會、經(jīng)濟和科技環(huán)境正在發(fā)生著巨大而迅速的變化，也給傳統(tǒng)的檔案工作以不小的沖擊，信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的浪潮席卷而來，“數(shù)字地球”、“數(shù)字城市”的呼聲不斷高漲，“數(shù)字圖書館”的發(fā)展方興未艾。面對競爭激烈的現(xiàn)實社會，檔案界如何才能抓住機遇，迎接挑戰(zhàn)，盡快建立“數(shù)字檔案館”，是我們檔案工作者面臨的重大課題，這也是社會發(fā)展的要求，時代前進的趨勢。

1.建設(shè)數(shù)字檔案館的意義

21世紀(jì)是知識經(jīng)濟的信息社會，信息資源是繼物資、能源之后，最重要、最關(guān)鍵的資源。檔案信息是信息的一種，是信息體系的重要組成部分。檔案信息以其特有的原始性而作為唯一的原生信息資源，是其他信息資源無法替代的，是國家和社會的寶貴財富，其價值將越來越重要。檔案工作與社會的發(fā)展和政治、經(jīng)濟形勢的變化密切相關(guān)，了解社會的變化、把握時代的脈搏，是檔案工作者的責(zé)任和義務(wù)。社會需要檔案信息資源的深層次開發(fā)，實現(xiàn)資源共享；網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化等高新技術(shù)的應(yīng)用為我們提供了先進的管理手段，建設(shè)數(shù)字化檔案館將成為社會信息化的必然要求，是21世紀(jì)檔案館發(fā)展的方向。因此，建設(shè)數(shù)字檔案館是實現(xiàn)檔案信息由傳統(tǒng)的封閉管理模式向現(xiàn)代化開放管理模式轉(zhuǎn)變，這是檔案事業(yè)發(fā)展的必由之路，也是信息時代賦予檔案工作者的歷史使命。

2.數(shù)字檔案館的描述

關(guān)于數(shù)字檔案館的概念，目前還沒有一個完整明確的定義。一般來說，數(shù)字檔案館是采用現(xiàn)代高新技術(shù)所支持的數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)，是檔案信息的組織模式，是大規(guī)模的、便于使用的、沒有時空限制的信息中心。這是一個數(shù)字化信息的系統(tǒng)工程，它把檔案信息以數(shù)字化的形式貯存，以網(wǎng)絡(luò)化的方式管理。與傳統(tǒng)檔案館相比，數(shù)字檔案館具有其獨有的特征和功能。主要表現(xiàn)在下列三個方面：一是信息資源數(shù)字化，無論是何種載體的傳統(tǒng)介質(zhì)資源，如紙張、膠片、錄像帶等等，都將被轉(zhuǎn)化成數(shù)字信息，以數(shù)字格式為信息載體。二是信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化，由于各種形式、各種載體的檔案信息資源都進行了數(shù)字化，這種數(shù)字化的信息資源就可以在互聯(lián)網(wǎng)上傳遞、交流，從而實現(xiàn)數(shù)字檔案館的開放性和跨越時空性。三是信息利用共享化。隨著檔案信息資源數(shù)字化及其傳遞的網(wǎng)絡(luò)化，數(shù)字檔案館的信息開發(fā)利用就將體現(xiàn)出跨地域的共享特點。用戶可在任何地方通過互聯(lián)網(wǎng)利用數(shù)字檔案館提供的信息資源和相關(guān)服務(wù)。

3.數(shù)字檔案館的系統(tǒng)構(gòu)成

數(shù)字檔案館是建立在現(xiàn)代高科技基礎(chǔ)之上，由電子計算機技術(shù)、通信網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息處理技術(shù)共同構(gòu)成。

3.1數(shù)字化信息系統(tǒng)

數(shù)字檔案館是傳統(tǒng)檔案館在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下發(fā)展起來的，需要對館藏檔案信息進行系統(tǒng)科學(xué)地加工整理，運用計算機技術(shù)進行數(shù)字化處理，以數(shù)字形式貯存信息資源。通過文本錄入、圖像掃描、聲像采集等手段，將檔案資料全部以數(shù)字記錄形式存儲到計算機的存儲器中，完成館藏實體檔案向數(shù)字化轉(zhuǎn)化的過程，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，這是建設(shè)數(shù)字檔案館的重要基礎(chǔ)工作，也是傳統(tǒng)檔案館向數(shù)字檔案館過渡較為穩(wěn)妥的方法之一。

3.2自動化管理系統(tǒng)

建立自動化管理系統(tǒng)，由計算機代替手工完成各項業(yè)務(wù)工作，改變業(yè)務(wù)流程，提高工作效率，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)管理的自動編目、自動標(biāo)引、自動檢索。并要注重數(shù)字檔案館的系統(tǒng)安全和信息安全，尤其在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，更應(yīng)該注意共享與保密、邏輯性處理與物理存儲管理等問題，以防止信息丟失、被非法篡改等，實現(xiàn)檔案保護現(xiàn)代化。

3.3網(wǎng)絡(luò)化傳輸系統(tǒng)

網(wǎng)絡(luò)化通信手段是數(shù)字檔案館的技術(shù)支撐，也是數(shù)字檔案館實現(xiàn)高度開放和資源共享的基本條件。通過網(wǎng)絡(luò)化，能夠變“死檔案”為“活信息”，以充分開發(fā)檔案信息資源，高速寬帶網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)將為數(shù)字檔案館提供更加廣闊的發(fā)展空間。

4.建設(shè)數(shù)字檔案館的思考

隨著科技進步和社會發(fā)展，檔案、圖書和情報信息一體化是新世紀(jì)信息資源管理的大趨勢。數(shù)字圖書館已經(jīng)進入了實施階段，數(shù)字檔案館也應(yīng)加快實施步伐，這既是社會的客觀要求，也是檔案館生存、發(fā)展的需要。

4.1更新思想觀念，轉(zhuǎn)變工作方式

在數(shù)字檔案館建設(shè)中，也要注意一些誤區(qū)。不要認為把館藏檔案數(shù)字化，就是數(shù)字檔案館了。簡單地把館藏檔案電子化、放到網(wǎng)上，不是真正意義上的數(shù)字檔案館。我們應(yīng)當(dāng)深刻理解和體會數(shù)字化的目的及其實質(zhì)含義，以提供利用為中心，以數(shù)字化信息資源服務(wù)為目的，才是建設(shè)數(shù)字檔案館的最終目的。因此，一定要避免“重硬輕軟”、“重建輕用”的做法，有的地方耗巨資建設(shè)的計算機系統(tǒng)因缺少有價值的信息而成為事實上的“裸機”、“裸網(wǎng)”，搞花架子，看起來信息化建設(shè)得不錯，辦公也實現(xiàn)了自動化，但實際效益卻大打折扣。不久前，我上網(wǎng)瀏覽深圳的一個檔案館網(wǎng)站，看到一個帖子：“人氣不旺！”這一個值得檔案人思考的問題。

4.2重視基礎(chǔ)工作，實現(xiàn)資源共享

數(shù)字化檔案館的基礎(chǔ)工作包括兩方面的內(nèi)容，即加強數(shù)字檔案館的軟、硬件環(huán)境建設(shè)和檔案信息資源建設(shè)。環(huán)境建設(shè)主要指網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)站的建設(shè)等，要實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化和資源共享，必須解決檔案數(shù)據(jù)庫的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問題，包括對數(shù)據(jù)庫軟件、硬件數(shù)據(jù)指標(biāo)、文檔格式等實行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。在工作中要不斷創(chuàng)新，積極采用新技術(shù)，比如應(yīng)用元數(shù)據(jù)庫技術(shù)、全息數(shù)字化技術(shù)、信息推送技術(shù)等等，以提供服務(wù)質(zhì)量和水平。為信息綜合開發(fā)，實現(xiàn)資源共享奠定堅實基礎(chǔ)。

4.3培養(yǎng)信息人才，堅持“以人為本”

科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力，人才是第一生產(chǎn)力中最重要、最活躍的因素。建設(shè)數(shù)字檔案館，人員素質(zhì)是關(guān)鍵。要求專業(yè)人員不僅要有檔案專業(yè)知識、相關(guān)專業(yè)知識，而且要在信息加工處理技術(shù)方面有較高水平。這就要求我們努力優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，積極參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培養(yǎng)復(fù)合型人才。