醫(yī)院檔案信息化建設(shè)

吳瓊

[摘 要]隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展和醫(yī)院管理模式的改進(jìn)，許多大型綜合性醫(yī)院開(kāi)展了信息化建設(shè)，此舉不僅大大提高工作效率、降低工作成本更是適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的必然要求。本文結(jié)合自己工作的實(shí)際情況重點(diǎn)探討醫(yī)院傳統(tǒng)檔案管理的不足之處及對(duì)檔案信息化建設(shè)的一些建議。

[關(guān)鍵詞]檔案；信息化建設(shè)；意義

面對(duì)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，信息化正逐漸成為考量現(xiàn)代化管理水平的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)，信息技術(shù)作為現(xiàn)代信息管理的手段，變革著醫(yī)院的傳統(tǒng)經(jīng)營(yíng)和服務(wù)模式[1]。醫(yī)院檔案作為醫(yī)院信息資源的重要組成部分，其信息服務(wù)的作用日益突出。因此，加快檔案信息化建設(shè)是醫(yī)院檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)和工作重點(diǎn)，是提高醫(yī)院現(xiàn)代化管理水平的重要途徑。

1.醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵及意義

1.1醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵

檔案信息化建設(shè)是指應(yīng)用信息技術(shù)生成、管理、開(kāi)發(fā)利用檔案的過(guò)程。醫(yī)院檔案信息化建設(shè)以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以擴(kuò)大檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用為目標(biāo)，以檔案信息化人才隊(duì)伍為依托，以政策法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、管理制度等為保障的信息化工作體系。

1.2醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的意義

由檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵得知，醫(yī)院的檔案信息化建設(shè)不僅包括醫(yī)院檔案信息資源的有序整理、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、資源開(kāi)發(fā)利用、人才隊(duì)伍建設(shè)，還包括工作的標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)的制定。當(dāng)前醫(yī)院檔案信息化建設(shè)重在利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)，對(duì)醫(yī)院檔案資源進(jìn)行綜合管理、開(kāi)發(fā)并提供利用[2]。

伴隨著醫(yī)院日常工作的開(kāi)展，大量有關(guān)醫(yī)療、科研、黨政、基建、外事、財(cái)務(wù)等檔案形成，利用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備將檔案數(shù)字化并通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上傳至檔案管理系統(tǒng)，可以很方便地從中檢索出需要的檔案資料，這大大提高了工作效率；其次，在醫(yī)院內(nèi)部實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，查閱者通過(guò)網(wǎng)絡(luò)可以快速、便捷地查詢(xún)到所需要的檔案資料；第三，實(shí)行檔案信息化管理，通過(guò)對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行信息數(shù)據(jù)備份，有利于提高檔案保管的安全性。

2.目前醫(yī)院檔案管理工作存在的問(wèn)題

2.1傳統(tǒng)檔案管理方式受空間局限性較大

傳統(tǒng)模式下的檔案資料多由紙質(zhì)檔案構(gòu)成，這就對(duì)庫(kù)房的存儲(chǔ)空間有一定要求，然而由于近年來(lái)歸檔材料的逐年遞增，且檔案庫(kù)房的空間有限，紙質(zhì)檔案的保管受存放空間的限制影響越來(lái)越顯著，這一問(wèn)題阻礙了檔案管理工作的有序開(kāi)展。

2.2傳統(tǒng)檔案管理手段與信息化技術(shù)發(fā)展已不相適應(yīng)

傳統(tǒng)的檔案管理從分類(lèi)、排序到裝訂入盒都是由人工完成，消耗了大量的時(shí)間與人力，工作效率過(guò)低。且由于人工操作的隨意性和差錯(cuò)率高，降低了檔案查找的準(zhǔn)確率，容易出現(xiàn)查詢(xún)遺漏的情況，再次利用時(shí)需將檔案重新全部查找一邊，影響檔案的利用效率。

2.3傳統(tǒng)檔案管理增加檔案保管成本

涉及不同內(nèi)容不同種類(lèi)的醫(yī)院檔案都有各自的保存期限，根據(jù)規(guī)定，超過(guò)保存期限是需要進(jìn)行銷(xiāo)毀的，但受到傳統(tǒng)檔案管理方式的制約，很難較完整準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)出需要銷(xiāo)毀的檔案數(shù)量，且鑒定工作比較繁瑣困難，這樣容易造成檔案資源的浪費(fèi)，增加檔案保管工作的成本。

2.4檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)欠缺

檔案管理工作者相當(dāng)部分都不是專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，大多數(shù)對(duì)檔案手工操作比較熟悉，但是對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用管理比較陌生，因此給檔案信息化建設(shè)帶來(lái)了一定的阻礙。

3.醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的實(shí)施意見(jiàn)

3.1思想上要重視檔案信息化建設(shè)

重視對(duì)檔案信息化的建設(shè)是做好檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)。只有摒棄舊的思想，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，適應(yīng)現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，明確醫(yī)院檔案管理信息化的發(fā)展目標(biāo)并認(rèn)真落實(shí)，才能做好檔案的信息化建設(shè)。

3.2加強(qiáng)檔案信息化的設(shè)施建設(shè)

檔案信息化建設(shè)需要配備完善的基礎(chǔ)設(shè)施和軟硬件設(shè)備。良好的硬件設(shè)施是醫(yī)院開(kāi)展檔案信息化建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)。首先，配備一定數(shù)量的計(jì)算機(jī)是必不可少的。其次，需要有較大容量的服務(wù)器來(lái)支持檔案信息化處理，從而提高檔案信息化水平。有了基礎(chǔ)設(shè)施才能開(kāi)展信息資源建設(shè)和應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)，因此需要具備一個(gè)完善的檔案管理系統(tǒng)軟件，將經(jīng)過(guò)信息化處理的檔案資料上傳至該軟件。此外，做好檔案管理部門(mén)與其他部門(mén)之間的檔案信息局域網(wǎng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)資源的信息共享，提高工作效率。

3.3提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平

轉(zhuǎn)變檔案管理人員陳舊的管理思想和服務(wù)模式，重視檔案工作人員業(yè)務(wù)知識(shí)的培養(yǎng)，為檔案工作者提供良好的學(xué)習(xí)條件，安排他們接受有關(guān)計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息管理技術(shù)及現(xiàn)代管理技術(shù)等知識(shí)的培訓(xùn)，提升檔案管理人員應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)的能力。

3.4建立檔案信息化建設(shè)的相關(guān)規(guī)章制度，健全信息化標(biāo)準(zhǔn)體系

在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，醫(yī)院要制定符合實(shí)際的管理規(guī)章制度，有效保障醫(yī)院檔案信息化建設(shè)順利有序地開(kāi)展。不斷健全檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)，加快制定電子檔案管理、電子檔案?jìng)浞?、檔案信息公開(kāi)和網(wǎng)絡(luò)維護(hù)等方面的規(guī)章制度。使得檔案信息化建設(shè)得到有效的制度保護(hù)和長(zhǎng)足發(fā)展。

醫(yī)院檔案的信息化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院現(xiàn)代化管理的重要組成部分，每一位從事檔案管理的工作人員都有責(zé)任為完善醫(yī)院檔案信息化建設(shè)做出努力。轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思維，提高創(chuàng)新意識(shí)，科學(xué)合理地進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，使醫(yī)院檔案工作更好地服務(wù)于醫(yī)院各個(gè)部門(mén)。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙明娟.《檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院現(xiàn)代信息管理中的重要性》[J]，中國(guó)醫(yī)院管理2009，08.

[2]徐紅蕾.《加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的若干體會(huì)》[J]，浙江檔案2013，05.